您的公司应该使用的最佳沟通渠道

已发表: 2021-03-04

随着工作场所环境的不断变化，实施正确的沟通渠道对于让员工保持快乐、联系、知情、参与和高效至关重要。

毫不奇怪，员工希望获得一致的信息和业务透明度。例如，85% 的员工表示，当管理层定期更新公司新闻时，他们最有动力。

但即使远程工作和数字工作场所变得更加明显，组织仍然经常在沟通策略和知道如何最好地传播新闻方面遇到困难。那么，您如何才能最好地改善您的沟通渠道并确保员工感到被重视呢？

在本指南中，您将了解以下内容：

工作场所的沟通渠道
常见的沟通渠道
选错渠道的后果
选择正确沟通渠道的技巧
今天整合沟通渠道

工作场所的沟通渠道

在工作场所使用沟通渠道是整个公司的员工定期了解、沟通和互动的方式。如果没有这些渠道，就很难保持员工士气高涨并确保每个人都了解业务目标。

今天比以往任何时候都更重要的是，沟通是确保每个人都能在工作中获得最佳体验并继续专业发展的粘合剂。

随着移动、远程工作以及拥有全球地点和一线员工的组织的兴起，工作世界不断发生变化——您的通信必须在人们所处的位置和工作时间传达给他们。

内部沟通渠道细分

在进入要使用的主要通信渠道之前，您实际上可以将它们分解为几个不同的类别。在某些情况下，您的消息可能在某些时候适合每个类别，或者可能会模糊界限。

沟通渠道的类型包括：

正式的——与组织、业务目标和战略、团队和政策相关的信息和消息。
非正式- 传递业务消息的方式，可能对消息传递和渠道的要求较少。考虑团队问题、协作、1:1 会议等。
非工作相关——虽然这可能发生在工作或工作时间，但通信通常与工作或业务无关。

这些类别中的每一个都可以通过数字沟通渠道、书面沟通或面对面（面对面）来完成。

选择正确的沟通渠道的影响

确保您的组织正确沟通并且员工收到正确的信息对于业务成功至关重要。可以通过多种方式感受到积极影响，例如：

更知情和联系更紧密的员工
提高和改善员工敬业度
团队之间更好的内部网络和协作
共享更少的混乱和错误信息
改进反馈循环以改善业务
为客户和潜在客户提供更好的体验
对工作和公司更有热情

通讯统计

想知道通信世界正在发生什么吗？以下是一些可能会让您感到惊讶或帮助您进一步了解价值的重要统计数据。

57% 的员工表示没有得到明确的指示，69% 的经理通常不习惯与员工沟通。（人力资源技术专家）
72%的员工对公司的战略没有完全了解。 (IBM)
只有 23% 的高管表示，他们的公司在将员工的目标与企业目标保持一致方面表现出色。 (德勤)
60% 的公司没有内部沟通的长期战略。（劳动力）
74% 的员工觉得他们错过了公司信息和新闻。（贸易新闻服务）
74% 的公司计划在 COVID-19 之后永久转向更多远程工作 (Gartner)
当员工积极参与时，销售额增长 20%（盖洛普）

寻找更多？ 在这篇文章中查看更多内部通信统计信息。

9 种常用沟通渠道

如今，大多数组织都在利用数字通信渠道来接触和吸引员工。这是与每个人实时联系的最直接、最有效的方式，无论他们在何处或何时工作。

以下是常见的沟通渠道：

1. 内联网

即使在技术和互联网的早期，Intranet 也成为了与内部员工联系的首选方式。这是员工了解公司和访问重要文件的一种方式。

Intranet 的挑战在于它们往往已经过时，并且会使查找信息更具挑战性。在 Prescient Digital Media 的一项调查中，只有 13% 的员工报告说他们每天都参与他们的内部网——31% 的员工说他们从不这样做。

实施 Intranet 缺乏目的、提供相关内容以及人们觉得笨拙的过时设计。

据 CMSWire 称，90% 的 Intranet 都失败了，并且仍在失败。这就是为什么 Intranet 替代方案可能是一个很好的解决方案。

2. 电子邮件和公司通讯

另一个经典的沟通渠道是电子邮件，它不会很快消失。对于某些组织而言，电子邮件往往是内部沟通的首选渠道。问题在于公司信息：它是发布信息的最佳方式吗？

许多公司（包括您的公司）可能有一份全公司范围的时事通讯。目标是包括重要的公司信息、博客文章，并可能鼓励某种形式的员工宣传。

挑战在于信息不是针对个别群体量身定制的，可能会导致员工忽略这些电子邮件。员工收到的 62% 的电子邮件并不重要，83% 的员工表示因大量电子邮件而感到筋疲力尽。

收件箱继续被填满，这些通讯被埋没了，重要的时间敏感项目可能会被完全遗漏。尽管电子邮件仍然是必要的，但它们应该是更现代的通信方法的附加组件。

3. 即时通讯软件

即时通讯软件的概念已经存在了一段时间。你们中的任何人都可能记得 AOL 即时通讯工具的辉煌岁月。但是消息传递和共享信息的速度使这对企业很重要。

当 Slack 出现时，大多数组织开始采用一些服务来与员工建立联系。

使这个沟通渠道发挥作用的原因是能够创建即时团队讨论、提出快速问题以及与个人进行私人讨论。

然而，技术和平台的增加也创造了一个分散注意力的工作场所。有文章介绍了为什么像 Slack 这样的消息传递软件或工具会导致分心。另一个挑战是，虽然您可以创建一个每个人都可以访问的频道，但这些实时消息会快速移动并且可能会丢失。

4. 项目管理工具

通常，您可能不会将项目管理工具视为最重要的沟通渠道之一，但它是协作和生产力发生的地方。此外，许多知名工具都具有评论和交流功能来讨论任务。

这些工具使员工只需单击几下即可创建任务和项目。这些平台创建日历视图和任务调度，以确保项目及时完成。

虽然这些工具使项目沟通更加顺畅，但这个小型数字渠道不足以满足您的所有沟通需求。因此请记住，项目管理工具不足以让每位员工都能获得他们需要的内容和新闻。

5.视频会议软件

视频会议软件作为强大的沟通渠道一直备受关注，但随着远程工作和 2020 年大流行期间的出现，它的使用量激增。即使您在完全不同的时区工作，它也可以提供更多的个人互动。

视频软件使您可以面对面地看到人们并快速分发信息。此外，您还可以更有效地了解与您合作的人。

这种沟通形式适用于小型团队或一对一对话，但对公司范围内的计划来说可能是一个挑战。视频会议解决方案不适合推动持续的公司对话、共享更新和获取反馈或提高员工参与度。

但它应该在您的通信技术堆栈中。

6. 内部社交网络

新兴和扩展的数字通信渠道之一是内部社交网络的概念。该渠道的目标是快速分享、联系和接触员工——但也允许个人相互参与和联系。

这就是员工倡导平台为组织带来的东西。但它也允许个人创建内容并将其共享到自己的网络，从而促进外部通信。

当您利用内部社交媒体时，您的公司会改善组织内任何人之间的协作、社区、知识共享和沟通。

员工使用社交软件可以将生产力提高 20-25%。（麦肯锡）
当公司在内部使用社交媒体时，信息就变成了内容；可搜索的知识记录可以将员工搜索公司信息的时间减少多达 35%。（麦肯锡）

7. 调查平台

您可能不会经常将内部调查视为一种沟通渠道，但它很强大，因为它可以帮助您的公司了解员工如何使用信息。

但不仅如此，它还可以让您深入了解经理、公司文化、员工体验等等。

通过使用员工调查软件，您将能够收集可以更好地指导您的内部沟通策略的数据。

尽管开放式沟通渠道存在局限性，但它在更好地了解员工对公司流程的想法和感受方面非常有用。

8. 文档共享解决方案

没有易于搜索和组织的良好文档数据库也会导致沟通瓶颈。这就是文档共享解决方案作为员工数字通信渠道的关键所在。

这些工具可以轻松组织重要文件并保存详细的信息记录。这些可以非常复杂，也可以像 Google Drive 一样简单。但是，您仍然需要一种策略和方法来确保轻松查找信息。

文档共享平台不一定旨在帮助您在员工最需要时与他们共享特定信息。因此，构建组、段并仍然管理文件的分发至关重要。

86% 的员工表示，他们通常在需要时难以搜索办公文件。

9. 公司内部内容

除了内部社交媒体，许多组织已经开始探索直接为员工量身定制的博客内容。

通常，企业公司已将这项任务作为向世界分享信息、公司价值观和业务新闻的快速方式。通常，公众也可以访问此内容，而其他人可能只会将其设为内部博客。

问题是内容仍然需要在员工的关注范围内。即使他们知道公司博客的存在，他们也可能没有花时间去寻找它，或者他们已经完全忘记了它。每个员工都是不同的——有些人会喜欢阅读博客，而另一些人会等你给他们发送相关信息。

好消息是，像 EveryoneSocial 这样的平台可以自动提取这些 RSS 提要，这些提要会显示在员工的提要中，并且可以发送有关内容的电子邮件提醒。

选择错误沟通渠道的后果

希望您能够深入了解沟通渠道对您的公司和员工的重要性！有很多渠道需要考虑，以及如何与您的团队进行最佳沟通。

但是，如果您一次选择了错误的渠道或太多渠道，您可能会损害员工体验、生产力，并破坏员工之间的协作。但它可以超越这一点。以下是选择错误内部渠道的一些常见后果。

沟通超载，您开始惹恼员工，他们开始调出所有通信。
可能会提供更多错误信息，因为太多渠道会导致混乱和更多问题。
您的公司最终会制造更多干扰，扰乱每个人的工作日。
可能会给员工和经理带来额外的不必要压力。
可能会阻碍响应时间并导致决策瓶颈。

如您所见，选择错误的渠道和提供过多的信息也会对您的组织造成负面影响。当您的通信中断时，它可能会渗透到业务的所有其他领域。

如何在工作中选择正确的沟通渠道

每个组织都是不同的，所有员工在使用信息的方式和时间方面都是独一无二的。因此，这对您的组织来说是一个挑战，因为太少和太多的渠道都会破坏您的内部沟通流程。

您如何确保在工作中选择正确的沟通渠道？这里有一些提示可以帮助您导航或调整当前策略。

考虑您需要分发的消息类型

了解您将使用哪些通信分发渠道的一个好方法是确定员工将收到的消息类型。这样，您可以确定将消息推送到的正确渠道。

此消息是正式的、非正式的还是与工作无关的？
信息是关键的还是时间敏感的？
是否有任何信息保密或需要安全传递？
这些信息是否与某些群体、个人或公司范围内的人有关？
沟通是针对高管、经理还是同事？
该消息是否需要任何人的反馈或回应？

了解围绕沟通的公司文化

尽管每家公司都应该对沟通保持透明和开放，但有些公司比其他公司更加谨慎。挑战在于数据显示缺乏良好的沟通文化会对业务产生负面影响。

据 Salesforce 称，86% 的员工和高管认为工作场所失败是因为缺乏协作或沟通效率低下。
33% 的员工表示，缺乏公开、诚实的沟通对员工士气的负面影响最大。（招聘人员）

但是要适当地分发消息意味着您需要了解围绕内部沟通的文化。

例如，如果远程工作和数字平台是要走的路，那么利用电子邮件、即时消息和员工宣传平台等工具可以很好地在整个组织中获取公司信息。

另一个例子是，如果您的公司重视良好的工作/生活平衡，那么晚上发送电子邮件或短信不是可行的方法。

根据您的受众选择频道

不可避免的是，总会有多个渠道供您共享信息和内容。固然有整合的机会（详见下一节），但难免会有各种渠道可供选择。

确保正确渠道的一种方法是了解您发送的消息或信息的受众。需要多快处理这些信息，以及这些特定受众如何在某些渠道上进行互动？

当然，如果您为大型或企业业务工作，您不会了解每个人的喜好，但您可以通过更好地了解渠道来减少摩擦。您的信息应该是面对面的、语音和视频的，还是书面的？这些可以通过哪些技术来实现？

今天整合沟通渠道

近年来，公司与团队联系的方式以及可以使用的渠道肯定有所增长。主要是由于数字工作场所以及人们今天的工作方式。

即使掌握了有关内部沟通的所有这些信息和知识，要弄清楚如何用正确的信息和内容接触到每个人——从实习生到首席执行官——仍然是一项艰巨的任务。

想想当今组织中传播通信的所有方式：公司通讯、来自经理和员工的电子邮件、调查应用程序、即时通讯软件 (IE Slack)、内联网、文档共享平台、短信、视频会议等。

所有这些沟通方式都可以发挥关键作用，但重要的是找到平衡点，并将渠道组合成一个更集中的选项。

让员工了解、创建并与每个人共享社交

一种更现代的 Intranet 方法和一种整合渠道的方法是使用EveryoneSocial。

传统上，员工宣传平台是一个强大的营销和销售渠道。虽然今天仍然如此，但当我们重建产品时，通信已成为 EveryoneSocial 平台的基石。

现在，您的公司可以将内容、时事通讯、电子邮件和推送通知、公司消息以及更重要的信息直接从一个提要分发给员工。员工可以在方便时通过他们喜欢的设备访问这些消息！

在我们调查所有客户的员工反馈报告中，有两个数据点突出：

倡导计划的参与者增加了他们在宏观层面（行业）和微观层面（特定于他们的角色和项目）的学习。
90% 的用户表示在参与团队的“EveryoneSocial”计划后分享了更多内容并更加投入。

EveryoneSocial 如何帮助您的沟通：

在正确的时间向员工传达正确的信息。通过有组织的群组、时事通讯、推送通知、固定到时间线等。
员工可以根据他们所属的兴趣、团队和群组获得个性化的内容提要。
人们可以标记同事并就重要消息或内容开始对话，以确保其他人看到信息。另外，它可以开始员工之间的健康对话！
自动提取内容、重要新闻来源或社交渠道。
一个在所有员工之间建立社区的地方，无论是由于远程工作还是全球位置而分布。关注员工的内容或查看他们是谁、他们为哪个团队工作等的联系信息。
移动应用程序使一线员工和无办公桌工作人员仍然保持联系。考虑到他们倾向于与客户密切合作，他们还可以为许多想法或新闻做出贡献。
视频、图像、GIF、纯文本和其他重要信息可以添加到平台。
详细报告外部结果和内部结果的数据，以衡量营销绩效和员工在平台中的参与度。
为特定的公司主题创建频道。此外，还可以为高管创建私人群组或选择团队，或者让员工为对他们而言重要的内容和通信创建群组。
使员工能够将教育内容、公司新闻、职位发布和第三方内容分享到他们的个人网络。
与其他渠道和平台集成以分发内容。

当然，这并没有涵盖有关EveryoneSocial 的所有内容以及贵公司员工倡导的力量。但它应该给你一个大局。