Лучшие каналы связи, которые должна использовать ваша компания

Опубликовано: 2021-03-04

В постоянно меняющемся ландшафте рабочего места внедрение правильных каналов связи будет иметь решающее значение для того, чтобы сотрудники были довольны, связаны, информированы, вовлечены и продуктивны.

И неудивительно, что сотрудники хотят получить согласованную информацию и прозрачность в бизнесе. Например, 85% сотрудников заявили, что они наиболее мотивированы, когда руководство предлагает регулярные обновления новостей компании.

Но даже когда удаленная работа и цифровое рабочее место становятся все более очевидными, организации часто все еще борются со своими коммуникационными стратегиями и не знают, как лучше всего распространять новости. Итак, как лучше всего улучшить каналы связи и обеспечить, чтобы сотрудники чувствовали себя ценными?

В этом руководстве вы узнаете следующее:

Каналы связи на рабочем месте
Общие каналы связи
Последствия выбора неправильных каналов
Советы по выбору правильных каналов связи
Консолидация каналов связи сегодня

Каналы связи на рабочем месте

Использование каналов связи на рабочем месте — это то, как люди в компании получают информацию, общаются и взаимодействуют друг с другом на регулярной основе. Без этих каналов становится трудно поддерживать высокий моральный дух сотрудников и гарантировать, что все понимают бизнес-цели.

И сегодня, более чем когда-либо, общение является связующим звеном, которое гарантирует, что каждый получит наилучший возможный опыт работы и продолжит профессиональный рост.

Сфера труда продолжает меняться благодаря развитию мобильной и удаленной работы, а также организаций с глобальными офисами и передовыми сотрудниками — ваши сообщения должны доходить до людей, где бы они ни находились и когда бы они ни работали.

Структура каналов внутренней связи

Прежде чем перейти к основным каналам связи, вы можете разбить их на несколько разных категорий. Будут ситуации, когда у вас есть сообщения, которые, вероятно, в какой-то момент впишутся в каждую категорию, или такие, которые могут размыть границы.

Типы каналов связи включают в себя:

Формальная — информация и сообщения, относящиеся к организации, бизнес-целям и стратегии, команде и политикам.
Неформальный — способ доставки деловых сообщений, который может потребовать меньше требований к обмену сообщениями и каналам. Подумайте о командных вопросах, сотрудничестве, встречах один на один и т. д.
Не связанные с работой — хотя это может происходить на работе или в рабочее время, общение обычно не связано с работой или бизнесом.

И каждая из этих категорий может осуществляться через цифровые каналы связи, письменные сообщения или лично (лицом к лицу).

Влияние выбора правильных каналов связи

Обеспечение того, чтобы ваша организация правильно общалась и сотрудники получали правильные сообщения, имеет решающее значение для успеха бизнеса. Положительное влияние можно ощутить по-разному, например:

Более информированные и связанные сотрудники
Повышение и улучшение вовлеченности сотрудников
Улучшение внутренней сети и сотрудничества между командами
Меньше путаницы и дезинформации
Улучшенный цикл обратной связи для улучшения бизнеса
Лучший опыт для клиентов и потенциальных клиентов
Больше энтузиазма в работе и компании

Статистика связи

Хотите знать, что происходит в мире коммуникаций? Вот некоторые важные статистические данные, которые могут вас удивить или помочь вам лучше понять ценность.

57% сотрудников сообщают, что им не дают четких указаний, а 69% менеджеров не чувствуют себя комфортно в общении с сотрудниками в целом. (HR-технолог)
72% сотрудников не имеют полного представления о стратегии компании. (ИБМ)
Только 23% руководителей говорят, что их компании отлично согласовывают цели сотрудников с корпоративными целями. (Делойт)
60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций. (рабочая сила)
74% сотрудников считают, что пропускают информацию и новости компании. (торговые пресс-службы)
74% компаний планируют навсегда перейти на более удаленную работу после COVID-19 (Gartner)
Продажи увеличиваются на 20%, когда сотрудники активно вовлечены (Gallup)

Ищете больше? Ознакомьтесь с дополнительной статистикой внутреннего общения здесь, в этом посте.

9 общих каналов связи

Сегодня большинство организаций используют цифровые каналы связи для охвата и вовлечения сотрудников. Это самый прямой и эффективный способ связаться со всеми в режиме реального времени, независимо от того, где и когда они работают.

Вот общие каналы связи:

1. Интранет

Даже на заре развития технологий и Интернета интранет стал основным средством внутренней связи с сотрудниками. Это способ для сотрудников получать информацию о своей компании и получать доступ к важным документам.

Проблема с интрасетями заключается в том, что они, как правило, устаревают и могут затруднить поиск информации. Согласно опросу, проведенному Prescient Digital Media, только 13 % сотрудников ежедневно используют интранет, а 31 % заявили, что никогда этого не делают.

10 причин, по которым интранет терпит неудачу.

Внедрению интранета не хватает цели, он не обслуживает релевантный контент и имеет устаревший дизайн, который люди считают неуклюжим.

По данным CMSWire, 90% интрасетей выходят из строя и продолжают выходить из строя. Вот почему альтернатива интрасети может быть хорошим решением.

2. Электронные письма и информационные бюллетени компании

Еще одним классическим каналом связи является электронная почта, и он не исчезнет в ближайшее время. А для некоторых организаций электронная почта, как правило, является главным каналом внутренней коммуникации. Проблема с информацией о компании: является ли это лучшим средством для распространения информации?

Многие компании (включая вашу) могут выпускать информационные бюллетени для всей компании. Цель состоит в том, чтобы включить важную информацию о компании, сообщения в блогах и, возможно, поощрить некоторую форму защиты интересов сотрудников.

Проблема заключается в том, что информация не предназначена для отдельных групп и может привести к тому, что сотрудники будут игнорировать эти электронные письма. 62% электронных писем, полученных сотрудниками, не важны, а 83% сотрудников сообщают, что чувствуют себя выгоревшими из-за большого количества электронных писем.

И почтовые ящики продолжают заполняться, где эти информационные бюллетени прячутся, а важные срочные сообщения могут быть полностью упущены. Хотя электронные письма все еще могут быть необходимы, они должны быть дополнением к более современному подходу к коммуникациям.

3. Программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями

Концепция программного обеспечения для обмена мгновенными сообщениями существует уже некоторое время. любой из вас может помнить славные дни мессенджера AOL. Но скорость обмена сообщениями и информацией сделала это важным для бизнеса.

И когда появился Slack, большинство организаций начали внедрять какой-либо сервис для связи с сотрудниками.

Что заставляет этот канал связи работать, так это возможность создавать мгновенные групповые обсуждения, задавать быстрые вопросы и вести частные беседы с отдельными людьми.

Однако распространение технологий и платформ также привело к тому, что рабочее место стало отвлекать. Были статьи о том, почему программное обеспечение или инструменты для обмена сообщениями, такие как Slack, могут отвлекать. Другая проблема заключается в том, что хотя вы можете создать канал, к которому у всех есть доступ, эти сообщения в реальном времени передаются быстро и могут быть потеряны.

4. Инструменты управления проектами

Часто вы можете не думать об инструменте управления проектами как об одном из лучших каналов связи, но именно здесь происходит совместная работа и продуктивность. Кроме того, многие известные инструменты имеют функции комментирования и общения для обсуждения задач.

Эти инструменты позволяют сотрудникам создавать задачи и проекты несколькими щелчками мыши. И эти платформы создают представления календаря и планирование задач, чтобы обеспечить своевременное завершение проектов.

И хотя эти инструменты упрощают общение по проектам, этого небольшого цифрового канала недостаточно для удовлетворения всех ваших коммуникационных потребностей. Так что имейте в виду, что инструментов управления проектами будет недостаточно, чтобы донести до каждого сотрудника нужный им контент и новости.

5. Программное обеспечение для видеоконференций

Программное обеспечение для видеоконференций было замечено как надежный канал для общения, но оно расширилось с удаленной работой и во время пандемии 2020 года. Оно делает доступным больше личных взаимодействий, даже если вы работаете в совершенно другом часовом поясе.

Программное обеспечение для видео позволяет вам видеть людей лицом к лицу и быстро распространять информацию. Кроме того, вы лучше узнаете людей, которые с вами работают.

Эта форма общения хорошо подходит для небольших групп или бесед один на один, но может стать проблемой для инициатив в масштабах всей компании. Решения для видеоконференций не идеальны для проведения текущих разговоров в компании, для обмена новостями и получения отзывов или для повышения вовлеченности сотрудников.

Но он должен быть в вашем стеке коммуникационных технологий.

6. Внутренняя социальная сеть

Одним из многообещающих и расширяющихся каналов цифровой коммуникации является идея внутренних социальных сетей. Цель этого канала — быстро обмениваться информацией, связываться и связываться с сотрудниками, а также позволять людям взаимодействовать и общаться друг с другом.

Это то, что платформа защиты интересов сотрудников приносит организации. Но это также позволяет людям создавать контент и делиться им в своих собственных сетях, что также способствует развитию внешних коммуникаций.

Когда вы используете внутренние социальные сети, ваша компания улучшает совместную работу, сообщество, обмен знаниями и общение между всеми в вашей организации.

Использование социального ПО сотрудниками может повысить производительность на 20-25%. (МакКинзи)
Когда компании используют социальные сети внутри компании, сообщения становятся контентом; запись знаний с возможностью поиска может сократить на 35% время, затрачиваемое сотрудниками на поиск информации о компании. (МакКинзи)

7. Опросные платформы

Возможно, вы не слишком часто думаете о внутренних опросах как о канале связи, но они эффективны, поскольку помогают вашей компании понять, как сотрудники потребляют информацию.

Но не только это, он может дать вам представление о менеджерах, корпоративной культуре, опыте сотрудников и многом другом.

Используя программное обеспечение для опроса сотрудников, вы сможете собирать данные, которые помогут улучшить вашу внутреннюю коммуникационную стратегию.

И хотя у открытого канала связи есть ограничения, он помогает лучше понять, что ваши сотрудники думают и думают о процессах компании.

8. Решения для обмена документами

Отсутствие хорошей базы данных документов с простотой поиска и организации также вызывает узкие места в коммуникации. Именно здесь решения для обмена документами также становятся ключевым каналом цифровой связи для сотрудников.

Эти инструменты легко упорядочивают важные документы и ведут подробный учет информации. Они могут быть довольно сложными или такими простыми, как Google Диск. Тем не менее, вам по-прежнему нужна стратегия и средства для обеспечения простого поиска информации.

Платформы для обмена документами не обязательно предназначены для того, чтобы помогать вам делиться определенной информацией с сотрудниками, когда они больше всего в ней нуждаются. Поэтому создание групп, сегментов и управление распространением файлов имеет решающее значение.

86% сотрудников говорят, что обычно испытывают трудности с поиском офисных файлов, когда они им нужны.

9. Внутренний контент компании

Помимо внутренних социальных сетей, многие организации начали изучать контент блогов, предназначенный непосредственно для их сотрудников.

Как правило, корпоративные компании берут на себя эту задачу как быстрый способ поделиться информацией, ценностями компании и новостями о бизнесе со всем миром. Как правило, общественность также может иметь доступ к этому контенту, тогда как другие могут сделать его только внутренним блогом.

Проблема в том, что контент все еще должен быть на радаре сотрудников. Даже если они знают, что блог компании существует, они могут не тратить время на его поиски или совсем о нем забыть. Все сотрудники разные — некоторым понравится читать блог, а другие будут ждать, пока вы отправите им соответствующую информацию.

Хорошей новостью является то, что платформа, такая как EveryoneSocial, может автоматически получать эти RSS-каналы, которые будут отображаться в каналах сотрудников, и могут отправляться напоминания по электронной почте о содержании.

Последствия выбора неправильных каналов связи

Надеюсь, вы получили глубокое понимание того, насколько важны каналы связи для вашей компании и сотрудников! Есть много каналов, о которых стоит подумать и о том, как лучше всего общаться с вашими командами.

Но если вы выбираете неправильные каналы или слишком много одновременно, вы можете повредить опыту сотрудников, производительности и нарушить сотрудничество между сотрудниками. Но это может выходить за рамки этого. Вот некоторые распространенные последствия выбора неправильных внутренних каналов.

Коммуникационная перегрузка, когда вы начинаете раздражать сотрудников, и они начинают отключаться от всех коммуникаций.
Может внести больше дезинформации, так как слишком много каналов может вызвать путаницу и больше вопросов.
Ваша компания в конечном итоге создает больше отвлекающих факторов, которые мешают рабочему дню для всех.
Может создать дополнительный ненужный стресс для сотрудников и руководителей.
Может сократить время отклика и создать узкие места для принятия решений.

Как видите, выбор неправильных каналов и предоставление слишком большого количества информации также может негативно сказаться на вашей организации. И когда ваши коммуникации нарушены, это может просочиться во все другие сферы бизнеса.

Как выбрать правильные каналы связи на работе

Каждая организация уникальна, и все сотрудники уникальны в том, как и когда они потребляют информацию. Таким образом, это представляет собой некоторую проблему для вашей организации, поскольку слишком мало и слишком много каналов могут разрушить ваш внутренний коммуникационный поток.

Как убедиться, что вы выбираете правильные каналы коммуникации на работе? Вот несколько советов, которые помогут вам сориентироваться или скорректировать текущую стратегию.

Рассмотрите типы сообщений, которые вам нужно распространять

Отличный способ понять, какие каналы распространения информации вы будете использовать, — это определить типы сообщений, которые будут получать сотрудники. Таким образом, вы можете определить правильные каналы для отправки этого сообщения.

Является ли этот обмен сообщениями формальным, неформальным или больше не связанным с работой?
Является ли информация критической или срочной?
Является ли какая-либо информация конфиденциальной или необходима для безопасной доставки?
Относится ли эта информация к определенным группам, отдельным лицам или всей компании?
Коммуникации предназначены для руководителей, менеджеров или коллег?
Требует ли сообщение обратной связи или ответа от кого-либо?

Знать корпоративную культуру в области коммуникаций

Хотя каждая компания должна быть прозрачной и открытой для общения, некоторые из них более осторожны, чем другие. Проблема в том, что данные показывают, как отсутствие хорошей культуры общения может негативно повлиять на бизнес.

По данным Salesforce, 86% сотрудников и руководителей называют отсутствие сотрудничества или неэффективное общение причиной неудач на рабочем месте.
33% сотрудников заявили, что отсутствие открытого и честного общения оказывает наиболее негативное влияние на моральный дух сотрудников. (Рекрутер)

Но для того, чтобы распространять сообщения должным образом, вам необходимо понимать культуру, связанную с внутренними коммуникациями.

Например, если удаленная работа и цифровые платформы — это то, что нужно, то использование таких вещей, как электронная почта, обмен мгновенными сообщениями и платформы защиты интересов сотрудников, будет хорошо работать для распространения информации о компании по всей организации.

Другой пример: если ваша компания ценит хороший баланс между работой и личной жизнью, то отправлять электронные письма или текстовые сообщения ночью — не лучший вариант.

Выберите каналы на основе вашей аудитории

Неизбежно, что у вас всегда будет несколько каналов для обмена информацией и контентом. Конечно, есть возможности для консолидации (подробнее см. в следующем разделе), но неизбежно будут различные каналы для выбора.

Один из способов обеспечить правильный канал — понять аудиторию сообщения или информации, которую вы отправляете. Как быстро нужно обрабатывать эту информацию и как эта конкретная аудитория взаимодействует на определенных каналах?

Конечно, если вы работаете в крупном или корпоративном бизнесе, вы не будете знать предпочтения каждого, но вы можете уменьшить трения, лучше изучив каналы. Должно ли ваше сообщение быть личным, голосовым и видео или письменным? С помощью каких технологий это можно сделать?

Консолидация каналов связи сегодня

То, как компании связываются со своими командами, и каналы, которые можно использовать, за последние годы, безусловно, расширились. В основном из-за цифрового рабочего места и того, как люди работают сегодня.

Даже со всей этой информацией и знаниями о внутренних коммуникациях может быть непросто выяснить, как донести до всех — от стажера до генерального директора — нужную информацию и контент.

Подумайте обо всех способах передачи информации сегодня в организациях: информационные бюллетени компаний, электронные письма от менеджеров и сотрудников, приложения для опросов, программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями (IE Slack), интрасети, платформы для обмена документами, обмен текстовыми сообщениями, видеоконференции и т. д.

Все эти способы общения могут играть ключевую роль, но важно найти баланс, а также попытаться объединить каналы в более централизованный вариант.

Держите сотрудников в курсе, создавайте и делитесь со всемиСоциальные сети

Более современный подход к интранету и способ консолидации каналов — использоватьEveryoneSocial.

Традиционно платформы защиты интересов сотрудников были сильным каналом маркетинга и продаж. И хотя это остается верным и сегодня, коммуникации стали краеугольным камнем платформы EveryoneSocial, когда мы перестроили наш продукт.

Теперь ваша компания может распространять контент, информационные бюллетени, электронные и push-уведомления, корпоративные сообщения и другую важную информацию непосредственно из одной ленты для сотрудников. Сотрудники могут получить доступ к этим сообщениям, когда им удобно и с предпочитаемого ими устройства!

В нашем отчете об отзывах сотрудников, где мы опрашиваем всех наших клиентов, выделяются две точки данных:

Участники программ по защите интересов расширили свое обучение как на макроуровне (отрасль), так и на микроуровне (в зависимости от их роли и проектов).
90% пользователей сообщают, что делятся большим количеством контента и стали более вовлеченными после участия в инициативе EveryoneSocial своей команды.

Как EveryoneSocial помогает вашим коммуникациям:

Обращайтесь к сотрудникам с нужными сообщениями в нужное время. Через организованные группы, информационные бюллетени, push-уведомления, закрепление на временной шкале и многое другое.
Сотрудники могут иметь персонализированные каналы контента в зависимости от их интересов, команд и групп, к которым они принадлежат.
Люди могут отмечать коллег и начинать обсуждение важных сообщений или контента, чтобы другие видели информацию. Кроме того, это может начать здоровый диалог между сотрудниками!
Автоматически извлекайте контент, важные источники новостей или каналы социальных сетей.
Место для создания сообщества среди всех сотрудников, независимо от того, распределены ли они из-за удаленной работы или глобального местоположения. Следите за контентом сотрудников или просматривайте контактную информацию о том, кто они, в какой команде они работают и т. д.
Мобильные приложения, благодаря которым сотрудники, работающие на переднем крае, и работники, работающие без рабочего стола, по-прежнему остаются на связи. Они также могут внести свой вклад во многие идеи или новости, учитывая, что они, как правило, тесно сотрудничают с клиентами.
На платформу можно добавлять видео, изображения, гифки, только текст и другую важную информацию.
Подробные отчетные данные о внешних и внутренних результатах для измерения эффективности маркетинга и вовлеченности сотрудников в платформу.
Создавайте каналы для конкретных тем компании. Кроме того, возможность создавать частные группы для руководителей или выбирать команды или позволять сотрудникам создавать группы для контента и сообщений, которые им важны.
Позвольте сотрудникам делиться образовательным контентом, новостями компании, публикациями о вакансиях и сторонним контентом в своих личных сетях.
Интеграция с другими каналами и платформами для распространения контента.

Конечно, это не все, что касается EveryoneSocial и силы защиты интересов сотрудников в вашей компании. Но это должно дать вам общую картину.