회사가 활용해야 하는 최고의 커뮤니케이션 채널

게시 됨: 2021-03-04

끊임없이 변화하는 직장 환경에서 올바른 의사 소통 채널을 구현하는 것은 직원을 행복하게, 연결되어 있고, 정보를 제공하고, 참여하고, 생산적으로 유지하는 데 매우 중요합니다.

직원들이 비즈니스에 대한 일관된 정보와 투명성을 원한다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 예를 들어, 직원의 85%는 경영진이 회사 뉴스에 대한 정기적인 업데이트를 제공할 때 가장 동기가 부여된다고 말했습니다.

그러나 원격 작업과 디지털 작업 공간이 더욱 분명해짐에 따라 조직은 여전히 커뮤니케이션 전략과 뉴스 배포 방법을 아는 데 어려움을 겪습니다. 그렇다면 어떻게 하면 커뮤니케이션 채널을 가장 잘 개선하고 직원들이 가치를 느낀다고 느낄 수 있을까요?

이 가이드에서는 다음을 배우게 됩니다.

직장 내 커뮤니케이션 채널
공통 커뮤니케이션 채널
잘못된 채널 선택의 결과
올바른 커뮤니케이션 채널 선택을 위한 팁
오늘날의 커뮤니케이션 채널 통합

직장 내 커뮤니케이션 채널

직장에서 의사 소통 채널을 사용하는 것은 회사 전체의 사람들이 정기적으로 정보를 얻고 의사 소통하고 상호 작용하는 방법입니다. 이러한 채널이 없으면 직원의 사기를 높게 유지하고 모든 사람이 비즈니스 목표를 이해하도록 하는 것이 어려워집니다.

그리고 오늘날 그 어느 때보다도 커뮤니케이션은 모든 사람이 직장에서 최고의 경험을 누리고 계속해서 전문적으로 성장할 수 있도록 하는 접착제 역할을 합니다.

업무 세계는 모바일, 원격 근무, 전 세계에 지사를 두고 있는 조직 및 일선 직원을 통해 계속해서 변화해 왔습니다. 커뮤니케이션은 사람들이 있는 장소와 근무 시간에 도달해야 합니다.

내부 커뮤니케이션 채널 내역

활용할 수 있는 최고의 커뮤니케이션 채널에 들어가기 전에 실제로 이를 몇 가지 다른 범주로 나눌 수 있습니다. 어느 시점에서 모든 범주에 적합하거나 경계가 흐려질 수 있는 메시지가 있는 상황이 있을 것입니다.

통신 채널 유형은 다음과 같습니다.

공식 – 조직, 비즈니스 목표 및 전략, 팀, 정책과 관련된 정보 및 메시징.
비공식 – 메시징 및 채널에 대한 요구 사항이 적을 수 있는 비즈니스 메시지를 전달하는 방법입니다. 팀 질문, 협업, 1:1 미팅 등을 생각해 보세요.
업무와 관련되지 않은 경우 – 이는 직장이나 근무 시간 중에 발생할 수 있지만 일반적으로 커뮤니케이션은 업무 또는 비즈니스와 관련이 없습니다.

그리고 이러한 각 범주는 디지털 커뮤니케이션 채널, 서면 커뮤니케이션 또는 대면(대면)을 통해 수행할 수 있습니다.

올바른 커뮤니케이션 채널 선택의 영향

조직이 올바르게 의사 소통하고 직원이 올바른 메시지를 받고 있는지 확인하는 것은 비즈니스 성공에 매우 중요합니다. 긍정적인 영향은 다음과 같은 다양한 방식으로 느낄 수 있습니다.

더 많은 정보와 연결된 직원
직원 몰입도 증가 및 개선
팀 간의 더 나은 내부 네트워킹 및 협업
혼란 및 잘못된 정보 공유 감소
비즈니스 개선을 위한 개선된 피드백 루프
고객과 잠재 고객을 위한 더 나은 경험
일과 회사에 대한 더 많은 열정

통신 통계

통신의 세계에서 무슨 일이 일어나고 있는지 궁금하십니까? 다음은 당신을 놀라게 하거나 가치를 더 깊이 이해하는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 중요한 통계입니다.

직원의 57%는 명확한 지시를 받지 못했다고 보고하고 관리자의 69%는 일반적으로 직원과 의사 소통하는 것이 불편합니다. (HR 기술자)
직원의 72%는 회사 전략을 완전히 이해하지 못합니다. (IBM)
경영진의 23%만이 자신의 회사가 직원의 목표를 기업 목적에 맞추는 데 탁월하다고 말합니다. (딜로이트)
기업의 60%는 내부 커뮤니케이션을 위한 장기 전략이 없습니다. (인력)
직원의 74%는 회사 정보와 뉴스를 놓치고 있다고 느낍니다. (무역 언론 서비스)
기업의 74%는 COVID-19 이후 더 많은 원격 작업으로 영구적으로 전환할 계획입니다(Gartner)
직원들이 적극적으로 참여할 때 매출 20% 증가(Gallup)

더 찾고 계십니까? 이 게시물에서 더 많은 내부 커뮤니케이션 통계를 확인하세요.

9 공통 커뮤니케이션 채널

오늘날 대부분의 조직은 직원에게 다가가고 참여시키기 위해 디지털 커뮤니케이션 채널을 활용하고 있습니다. 장소와 시간에 관계없이 모든 사람과 실시간으로 연결하는 가장 직접적이고 효율적인 방법입니다.

일반적인 커뮤니케이션 채널은 다음과 같습니다.

1. 인트라넷

기술과 인터넷의 초창기에도 인트라넷은 내부적으로 직원들과 연결하는 수단이 되었습니다. 직원들이 회사에 대한 정보를 얻고 중요한 문서에 액세스할 수 있는 방법입니다.

인트라넷의 문제점은 구식 경향이 있고 정보를 찾는 것이 좀 더 어려울 수 있다는 것입니다. Prescient Digital Media의 설문 조사에서 직원의 13%만이 매일 인트라넷에 참여한다고 보고했으며 31%는 전혀 하지 않는다고 말했습니다.

인트라넷을 구현하는 것은 목적이 없고 관련 콘텐츠를 제공하며 사람들이 투박해 보이는 구식 디자인을 제공합니다.

CMSWire에 따르면 인트라넷의 90%가 실패하고 여전히 실패하고 있습니다. 이것이 인트라넷 대안이 좋은 솔루션이 될 수 있는 이유입니다.

2. 이메일 및 회사 뉴스레터

또 다른 고전적인 커뮤니케이션 채널은 이메일이며 곧 사라지지 않을 것입니다. 그리고 일부 조직의 경우 이메일이 내부 커뮤니케이션의 최상위 채널인 경향이 있습니다. 문제는 회사 정보입니다. 정보를 배포하는 최선의 수단입니까?

많은 회사(귀하의 회사 포함)에는 전사적 뉴스레터가 있을 수 있습니다. 목표는 중요한 회사 정보, 블로그 게시물을 포함하고 일종의 직원 옹호를 장려하는 것입니다.

문제는 정보가 개별 그룹에 맞게 조정되지 않아 직원이 이러한 이메일을 무시하게 할 수 있다는 것입니다. 직원이 받는 이메일의 62%는 중요하지 않으며 직원의 83%는 많은 양의 이메일에 지쳐 있다고 보고합니다.

그리고 받은 편지함은 계속 채워져 이러한 뉴스레터가 묻히고 시간에 민감한 중요한 항목을 완전히 놓칠 수 있습니다. 이메일은 여전히 필요할 수 있지만 보다 현대적인 커뮤니케이션 접근 방식에 대한 추가 기능이어야 합니다.

3. 인스턴트 메시징 소프트웨어

인스턴트 메시징 소프트웨어의 개념은 한동안 존재해 왔습니다. AOL 인스턴트 메신저의 영광스러운 시절을 기억하는 사람은 없을 것입니다. 그러나 메시징 및 정보 공유의 신속성으로 인해 이것이 기업에 중요했습니다.

그리고 Slack이 등장했을 때 대부분의 조직은 직원과 소통하기 위해 일부 서비스를 도입하기 시작했습니다.

이 커뮤니케이션 채널이 작동하는 이유는 즉각적인 팀 토론을 만들고, 빠른 질문을 하고, 개인과 개인적인 토론을 할 수 있다는 것입니다.

그러나 기술과 플랫폼의 증가는 또한 주의를 산만하게 하는 작업 공간을 만들었습니다. 메시징 소프트웨어나 Slack과 같은 도구가 주의를 산만하게 만드는 이유에 대한 기사가 있습니다. 다른 문제는 모든 사람이 액세스할 수 있는 채널을 만들 수 있지만 이러한 실시간 메시지는 빠르게 이동하고 손실될 수 있다는 것입니다.

4. 프로젝트 관리 도구

종종 프로젝트 관리 도구를 최고의 커뮤니케이션 채널 중 하나로 생각하지 않을 수 있지만 협업과 생산성이 발생하는 곳입니다. 또한 잘 알려진 많은 도구에는 작업을 논의하기 위한 댓글 및 커뮤니케이션 기능이 있습니다.

이러한 도구를 사용하면 직원이 몇 번의 클릭으로 작업과 프로젝트를 만들 수 있습니다. 그리고 이러한 플랫폼은 일정 보기와 작업 일정을 만들어 프로젝트가 적시에 완료되도록 합니다.

이러한 도구를 사용하면 프로젝트에서 더 원활하게 커뮤니케이션할 수 있지만 이 작은 디지털 채널로는 모든 커뮤니케이션 요구 사항을 처리하기에 충분하지 않습니다. 따라서 프로젝트 관리 도구는 모든 직원에게 필요한 콘텐츠와 뉴스를 제공하는 데 충분하지 않습니다.

5. 화상 회의 소프트웨어

화상 회의 소프트웨어는 커뮤니케이션을 위한 강력한 채널로 레이더에 포착되었지만 원격 작업과 2020년 대유행 기간 동안 그 사용이 증가했습니다. 완전히 다른 시간대에서 작업하는 경우에도 더 많은 개인적인 상호 작용을 사용할 수 있습니다.

비디오 소프트웨어를 사용하면 사람들을 대면하고 빠르게 정보를 배포할 수 있습니다. 또한 함께 일하는 사람들을 보다 효과적으로 알게 됩니다.

이러한 형태의 커뮤니케이션은 소규모 팀이나 1:1 대화에 적합하지만 전사적 이니셔티브에는 어려울 수 있습니다. 화상 회의 솔루션은 지속적인 회사 대화를 유도하거나, 업데이트를 공유하고 피드백을 받거나, 직원 참여도를 높이는 데 적합하지 않습니다.

그러나 그것은 당신의 커뮤니케이션 기술 스택에 있어야 합니다.

6. 내부 소셜 네트워킹

싹트고 확장되고 있는 디지털 커뮤니케이션 채널 중 하나는 내부 소셜 네트워킹에 대한 아이디어입니다. 이 채널의 목표는 직원을 빠르게 공유하고 연결하고 도달하는 것뿐 아니라 개인이 서로 참여하고 연결할 수 있도록 하는 것입니다.

이것이 바로 직원 옹호 플랫폼이 조직에 제공하는 것입니다. 그러나 또한 개인이 콘텐츠를 만들고 자신의 네트워크에 공유할 수 있도록 하여 외부 커뮤니케이션도 강화할 수 있습니다.

내부 소셜 미디어를 활용하면 회사는 조직 내 모든 사람 간의 협업, 커뮤니티, 지식 공유 및 의사 소통을 향상시킵니다.

직원이 소셜 소프트웨어를 사용하면 생산성이 20~25% 향상될 수 있습니다. (맥킨지)
회사가 내부적으로 소셜 미디어를 사용하면 메시지가 콘텐츠가 됩니다. 검색 가능한 지식 기록은 직원들이 회사 정보를 검색하는 데 소비하는 시간을 최대 35%까지 줄일 수 있습니다. (맥킨지)

7. 설문조사 플랫폼

내부 설문 조사를 커뮤니케이션 채널로 너무 자주 생각하지 않을 수도 있지만 직원이 정보를 사용하는 방식을 회사에서 이해하는 데 도움이 되기 때문에 강력합니다.

그러나 그뿐만 아니라 관리자, 회사 문화, 직원 경험 등에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다.

직원 설문 조사 소프트웨어를 사용하면 내부 커뮤니케이션 전략을 더 잘 이끌 수 있는 데이터를 수집할 수 있습니다.

그리고 열린 커뮤니케이션 채널이 되는 데에는 한계가 있지만 직원들이 회사 프로세스에 대해 어떻게 생각하고 느끼는지 더 잘 이해하는 데 강력합니다.

8. 문서 공유 솔루션

검색 및 구성이 용이한 문서 데이터베이스가 없으면 통신 병목 현상이 발생합니다. 바로 여기에서 문서 공유 솔루션이 직원을 위한 디지털 커뮤니케이션 채널로서 중추적인 역할을 하게 됩니다.

이러한 도구는 중요한 문서를 쉽게 구성하고 정보에 대한 자세한 기록을 유지합니다. 이것은 매우 정교하거나 Google 드라이브와 같은 간단한 것일 수 있습니다. 그러나 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 하는 전략과 수단이 여전히 필요합니다.

문서 공유 플랫폼은 직원이 가장 필요로 할 때 특정 정보를 직원과 공유하는 데 도움이 되도록 설계되지 않았습니다. 따라서 그룹, 세그먼트를 구축하고 여전히 파일 배포를 관리하는 것이 중요합니다.

직원의 86%는 일반적으로 필요할 때 사무실 파일을 검색하는 데 어려움을 겪는다고 말합니다.

9. 내부 회사 내용

내부 소셜 미디어 외에도 많은 조직에서 직원에게 직접 맞춤화된 블로그 콘텐츠를 탐색하기 시작했습니다.

일반적으로 엔터프라이즈 회사는 정보, 회사 가치 및 비즈니스에 대한 뉴스를 전 세계에 공유하는 빠른 방법으로 이 작업을 수행했습니다. 일반적으로 일반 대중도 이 콘텐츠에 액세스할 수 있으며 다른 사람들은 이 콘텐츠를 내부 블로그로만 만들 수 있습니다.

문제는 콘텐츠가 여전히 직원의 레이더에 있어야 한다는 것입니다. 회사 블로그가 있다는 것을 알고 있더라도 검색할 시간이 없거나 완전히 잊어버렸을 수 있습니다. 직원마다 다릅니다. 어떤 직원은 블로그 읽기를 좋아할 것이고 다른 직원은 관련 정보를 보내기를 기다릴 것입니다.

좋은 소식은 EveryoneSocial과 같은 플랫폼이 이러한 RSS 피드를 자동으로 가져와 직원의 피드에 표시하고 콘텐츠에 대한 알림 이메일을 보낼 수 있다는 것입니다.

잘못된 커뮤니케이션 채널 선택의 결과

의사 소통 채널이 회사와 직원에게 얼마나 중요한지 깊이 이해하고 있기를 바랍니다. 생각해야 할 채널과 팀과 가장 잘 소통하는 방법이 있습니다.

그러나 잘못된 채널을 선택하거나 한 번에 너무 많은 채널을 선택하면 직원 경험, 생산성을 저하시키고 직원 간의 협업을 방해할 수 있습니다. 그러나 그 이상으로 확장될 수 있습니다. 다음은 잘못된 내부 채널을 선택하는 일반적인 결과입니다.

당신이 성가신 직원을 시작하고 모든 커뮤니케이션을 조정하기 시작하는 커뮤니케이션 과부하.
너무 많은 채널이 혼란과 더 많은 질문을 유발할 수 있으므로 더 많은 잘못된 정보를 제공할 수 있습니다.
회사는 결국 모든 사람의 업무 시간을 방해하는 더 많은 주의를 산만하게 만듭니다.
직원과 관리자에게 불필요한 추가 스트레스를 유발할 수 있습니다.
응답 시간을 지연시키고 의사 결정에 병목 현상을 일으킬 수 있습니다.

보시다시피 잘못된 채널을 선택하고 너무 많은 정보를 제공하는 것도 조직에 부정적인 영향을 줄 수 있습니다. 그리고 통신이 끊어지면 비즈니스의 다른 모든 영역으로 흘러 들어갈 수 있습니다.

직장에서 올바른 커뮤니케이션 채널을 선택하는 방법

모든 조직은 다르고 모든 직원은 정보를 소비하는 방법과 시기에 고유합니다. 너무 적고 너무 많은 채널이 내부 커뮤니케이션 흐름을 망칠 수 있기 때문에 이는 조직에 약간의 문제를 제시합니다.

직장에서 올바른 커뮤니케이션 채널을 선택하고 있는지 어떻게 확인할 수 있습니까? 다음은 현재 전략을 탐색하거나 조정하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

배포해야 하는 메시지 유형 고려

어떤 커뮤니케이션 배포 채널을 사용할 것인지 이해하는 가장 좋은 방법은 직원이 받을 메시지 유형을 결정하는 것입니다. 그렇게 하면 해당 메시지를 푸시할 올바른 채널을 결정할 수 있습니다.

이 메시지가 공식적입니까, 비공식적입니까, 아니면 업무와 관련되지 않습니까?
정보가 중요하거나 시간에 민감합니까?
기밀 정보이거나 안전하게 전달되어야 하는 정보가 있습니까?
이 정보가 특정 그룹, 개인 또는 회사 전체에 적용됩니까?
경영진, 관리자 또는 동료를 위한 커뮤니케이션입니까?
메시지에 피드백이나 누군가의 응답이 필요합니까?

커뮤니케이션을 중심으로 한 기업 문화를 안다.

모든 회사는 투명하고 커뮤니케이션에 개방적이어야 하지만 일부 회사는 다른 회사보다 더 보호받고 있습니다. 문제는 데이터가 커뮤니케이션에 대한 좋은 문화의 부재가 비즈니스에 부정적인 영향을 미칠 수 있음을 보여줍니다.

Salesforce에 따르면 직원과 경영진의 86%가 직장 실패의 원인으로 협업 부족이나 비효율적인 커뮤니케이션을 꼽았습니다.
직원의 33%는 개방적이고 정직한 의사 소통의 부족이 직원 사기에 가장 부정적인 영향을 미친다고 말했습니다. (채용자)

그러나 메시지를 적절하게 배포하려면 내부 커뮤니케이션을 둘러싼 문화를 이해해야 합니다.

예를 들어 원격 작업과 디지털 플랫폼이 필요한 경우 이메일, 인스턴트 메시징 및 직원 옹호 플랫폼과 같은 것을 활용하면 조직 전체에서 회사 정보를 얻을 수 있습니다.

또 다른 예는 회사에서 일과 삶의 균형을 중요하게 생각한다면 밤에 이메일이나 문자 메시지를 보내는 것이 적절하지 않다는 것입니다.

잠재고객에 따라 채널 선택

정보와 콘텐츠를 공유할 수 있는 채널이 항상 여러 개 있다는 것은 불가피합니다. 확실히 통합할 기회가 있지만(자세한 내용은 다음 섹션 참조) 선택해야 할 다양한 채널이 불가피합니다.

올바른 채널을 보장하는 한 가지 방법은 보내는 메시지나 정보의 청중을 이해하는 것입니다. 이 정보를 얼마나 빨리 처리해야 하며 이 특정 잠재고객이 특정 채널에서 어떻게 상호작용합니까?

물론 대기업이나 대기업에서 일하는 경우 모든 사람의 선호도를 알 수는 없지만 채널을 더 잘 알게 되면 마찰을 줄일 수 있습니다. 메시지를 직접 대면해야 합니까, 음성 및 비디오로 해야 합니까, 아니면 서면으로 해야 합니까? 어떤 기술로 이러한 작업을 수행할 수 있습니까?

오늘날의 커뮤니케이션 채널 통합

회사가 팀과 연결하는 방식 및 사용할 수 있는 채널이 최근 몇 년 동안 확실히 성장했습니다. 대부분 디지털 작업 공간과 오늘날 사람들이 일하는 방식 때문입니다.

내부 커뮤니케이션에 대한 이 모든 정보와 지식이 있음에도 불구하고 인턴에서 CEO에 이르기까지 모든 사람에게 올바른 정보와 콘텐츠를 제공하는 방법을 찾는 것은 여전히 어려울 수 있습니다.

회사 뉴스레터, 관리자 및 직원의 이메일, 설문 조사 앱, 인스턴트 메시징 소프트웨어(IE Slack), 인트라넷, 문서 공유 플랫폼, 문자 메시지, 화상 회의 등 오늘날 조직에서 커뮤니케이션이 배포되는 모든 방식에 대해 생각해 보십시오.

이러한 모든 커뮤니케이션 방법이 중추적인 역할을 할 수 있지만 균형을 찾고 채널을 보다 중앙 집중식 옵션으로 결합하는 것도 중요합니다.

직원에게 계속 정보를 제공하고, 만들고, 모두와 공유하기소셜

인트라넷에 대한 보다 현대적인 접근 방식과 채널을 통합하는 방법은EveryoneSocial을 사용하는 것입니다.

전통적으로 직원 옹호 플랫폼은 강력한 마케팅 및 판매 채널이었습니다. 오늘날에도 여전히 유효하지만 커뮤니케이션은 제품을 재구축할 때 EverythingSocial 플랫폼의 초석이 되었습니다.

이제 회사는 콘텐츠, 뉴스레터, 이메일 및 푸시 알림, 회사 메시지 및 더 중요한 정보를 하나의 피드에서 직원에게 직접 배포할 수 있습니다. 직원들은 편리한 시간에 선호하는 장치에서 이러한 메시지에 액세스할 수 있습니다!

모든 고객을 조사하는 직원 피드백 보고서 에서 두 가지 데이터 포인트가 눈에 띄었습니다.

옹호 프로그램 참가자들은 거시적 수준(산업)과 미시적 수준(자신의 역할 및 프로젝트에 따라 다름)에서 학습을 늘렸습니다.
사용자의 90%는 팀의 EveryoneSocial 이니셔티브에 참여한 후 더 많은 콘텐츠를 공유하고 더 많이 참여했다고 보고합니다.

EveryoneSocial이 귀하의 커뮤니케이션을 돕는 방법:

적시에 적절한 메시지로 직원에게 도달하십시오. 조직화된 그룹, 뉴스레터, 푸시 알림, 타임라인 고정 등을 통해
직원은 자신이 속한 관심사, 팀 및 그룹에 따라 개인화된 콘텐츠 피드를 가질 수 있습니다.
사람들은 동료를 태그하고 중요한 메시지나 콘텐츠에 대한 대화를 시작하여 다른 사람들이 정보를 볼 수 있도록 할 수 있습니다. 또한 직원 간의 건강한 대화를 시작할 수 있습니다!
콘텐츠, 중요한 뉴스 소스 또는 소셜 채널을 자동으로 가져옵니다.
원격 웍 또는 글로벌 위치로 인해 분산되어 있는지 여부에 관계없이 모든 직원 간에 커뮤니티를 구축할 수 있는 장소입니다. 직원의 콘텐츠를 팔로우하거나 직원이 누구인지, 어떤 팀에서 근무하는지 등에 대한 연락처 정보를 확인하세요.
일선 직원과 책상이 없는 직원이 계속 연결되어 있는 모바일 앱. 그들은 또한 고객과 긴밀하게 협력하는 경향이 있다는 점을 고려할 때 많은 아이디어나 뉴스에 기여할 수 있습니다.
비디오, 이미지, gif, 텍스트 전용 및 기타 중요한 정보를 플랫폼에 추가할 수 있습니다.
플랫폼에서 마케팅 성과 및 직원 참여를 측정하기 위한 외부 결과 및 내부 결과의 세부 보고 데이터.
특정 회사 주제에 대한 채널을 만드십시오. 또한 경영진을 위한 비공개 그룹을 만들거나 팀을 선택하거나 직원이 자신에게 중요한 콘텐츠 및 커뮤니케이션을 위한 그룹을 만들 수 있습니다.
직원이 교육 콘텐츠, 회사 뉴스, 채용 정보 및 타사 콘텐츠를 개인 네트워크에 공유할 수 있습니다.
콘텐츠 배포를 위한 다른 채널 및 플랫폼과의 통합.

물론 이것은 EveryoneSocial과 회사 직원 옹호의 힘에 대한 모든 것을 다루지는 않습니다. 그러나 그것은 당신에게 큰 그림을 제공해야 합니다.