Saluran Komunikasi Terbaik yang Harus Digunakan Perusahaan Anda

Diterbitkan: 2021-03-04

Dengan lanskap tempat kerja yang terus berubah, menerapkan saluran komunikasi yang tepat akan sangat penting untuk membuat karyawan tetap bahagia, terhubung, terinformasi, terlibat, dan produktif.

Dan seharusnya tidak mengherankan, karyawan menginginkan informasi yang konsisten dan transparansi ke dalam bisnis. Misalnya, 85% karyawan mengatakan bahwa mereka paling termotivasi ketika manajemen menawarkan pembaruan rutin tentang berita perusahaan.

Tetapi bahkan ketika pekerjaan jarak jauh dan tempat kerja digital menjadi lebih jelas, organisasi sering kali masih berjuang dengan strategi komunikasi mereka dan mengetahui cara terbaik mendistribusikan berita. Jadi, bagaimana cara terbaik untuk meningkatkan saluran komunikasi Anda dan memastikan karyawan merasa dihargai?

Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari hal berikut:

Saluran Komunikasi di Tempat Kerja
Saluran Komunikasi Umum
Konsekuensi Memilih Saluran yang Salah
Tips Memilih Saluran Komunikasi yang Tepat
Mengkonsolidasikan Saluran Komunikasi Hari Ini

Saluran Komunikasi di Tempat Kerja

Penggunaan saluran komunikasi di tempat kerja adalah bagaimana orang-orang di seluruh perusahaan tetap mendapat informasi, berkomunikasi, dan berinteraksi satu sama lain secara teratur. Tanpa saluran ini, menjadi sulit untuk menjaga moral karyawan tetap tinggi dan memastikan semua orang memahami tujuan bisnis.

Dan saat ini, lebih dari sebelumnya, komunikasi adalah perekat yang memastikan setiap orang mendapatkan pengalaman terbaik di tempat kerja dan terus berkembang secara profesional.

Dunia kerja terus berubah melalui munculnya mobile, kerja jarak jauh, serta organisasi dengan lokasi global dan karyawan garis depan — komunikasi Anda harus menjangkau orang-orang di mana mereka berada dan saat mereka bekerja.

Kerusakan Saluran Komunikasi Internal

Sebelum masuk ke saluran komunikasi teratas untuk digunakan, Anda sebenarnya dapat memecahnya menjadi beberapa kategori berbeda. Akan ada situasi di mana Anda memiliki pesan yang mungkin cocok dengan setiap kategori di beberapa titik atau pesan yang mungkin mengaburkan batasan.

Jenis saluran komunikasi meliputi:

Formal – informasi dan pesan yang terkait dengan organisasi, tujuan dan strategi bisnis, tim, dan kebijakan.
Informal – cara menyampaikan pesan bisnis yang mungkin memerlukan lebih sedikit persyaratan tentang pengiriman pesan dan saluran. Pikirkan pertanyaan tim, kolaborasi, rapat 1:1, dll.
Tidak Terkait Pekerjaan – meskipun ini dapat terjadi di tempat kerja atau selama jam kerja, komunikasi biasanya tidak terkait dengan pekerjaan atau bisnis.

Dan masing-masing kategori tersebut dapat dilakukan melalui saluran komunikasi digital, komunikasi tertulis, atau tatap muka (face-to-face).

Dampak Memilih Saluran Komunikasi yang Tepat

Memastikan organisasi Anda berkomunikasi dengan benar dan karyawan menerima pesan yang tepat sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Dampak positifnya dapat dirasakan dalam berbagai hal seperti:

Karyawan yang lebih terinformasi dan terhubung
Meningkatkan dan meningkatkan keterlibatan karyawan
Jaringan internal yang lebih baik dan kolaborasi antar tim
Lebih sedikit kebingungan dan kesalahan informasi yang dibagikan
Peningkatan umpan balik untuk memperbaiki bisnis
Pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan dan prospek
Lebih semangat untuk bekerja dan perusahaan

Statistik Komunikasi

Ingin tahu apa yang terjadi di dunia komunikasi? Berikut adalah beberapa statistik penting yang mungkin mengejutkan Anda atau membantu Anda memahami nilainya lebih jauh.

57% karyawan melaporkan tidak diberikan arahan yang jelas dan 69% manajer tidak nyaman berkomunikasi dengan karyawan secara umum. (Teknologi SDM)
72% karyawan tidak memiliki pemahaman penuh tentang strategi perusahaan. (IBM)
Hanya 23% eksekutif yang mengatakan bahwa perusahaan mereka sangat baik dalam menyelaraskan tujuan karyawan dengan tujuan perusahaan. (Deloitte)
60% perusahaan tidak memiliki strategi jangka panjang untuk komunikasi internal mereka. (Tenaga Kerja)
74% karyawan merasa kehilangan informasi dan berita perusahaan. (Layanan Pers Perdagangan)
74% perusahaan berencana untuk beralih secara permanen ke lebih banyak pekerjaan jarak jauh pasca-COVID-19 (Gartner)
Penjualan meningkat 20% ketika karyawan terlibat secara aktif (Gallup)

Mencari lebih? Lihat lebih banyak statistik komunikasi internal di sini di posting ini.

9 Saluran Komunikasi Umum

Saat ini, sebagian besar organisasi menggunakan saluran komunikasi digital untuk menjangkau dan melibatkan karyawan. Ini adalah cara paling langsung dan efisien untuk terhubung dengan semua orang secara real-time, di mana pun atau kapan pun mereka bekerja.

Berikut adalah saluran komunikasi umum:

1. Intranet

Bahkan di masa awal teknologi dan internet, intranet menjadi sarana utama untuk terhubung dengan karyawan secara internal. Ini adalah cara bagi karyawan untuk mendapatkan informasi tentang perusahaan mereka dan mengakses dokumen penting.

Tantangan dengan intranet adalah bahwa mereka cenderung ketinggalan zaman dan dapat membuat pencarian informasi sedikit lebih menantang. Dalam survei oleh Prescient Digital Media, hanya 13% karyawan yang melaporkan berpartisipasi dalam intranet mereka setiap hari—31% mengatakan tidak pernah.

Menerapkan intranet tidak memiliki tujuan, menyajikan konten yang relevan, dan desain usang yang menurut orang kikuk.

Menurut CMSWire, 90% intranet gagal dan masih gagal. Itu sebabnya alternatif intranet bisa menjadi solusi yang baik.

2. Email & Buletin Perusahaan

Saluran komunikasi klasik lainnya adalah email dan tidak akan hilang dalam waktu dekat. Dan untuk beberapa organisasi, email cenderung menjadi saluran teratas untuk komunikasi internal. Masalahnya adalah untuk informasi perusahaan: apakah itu cara terbaik untuk mendistribusikan informasi?

Banyak perusahaan (termasuk Anda) mungkin memiliki buletin seluruh perusahaan. Tujuannya adalah untuk memasukkan informasi penting perusahaan, posting blog, dan mungkin mendorong beberapa bentuk advokasi karyawan.

Tantangannya adalah bahwa informasi tidak disesuaikan untuk kelompok individu dan dapat menyebabkan karyawan mengabaikan email ini. 62% dari email yang diterima oleh karyawan tidak penting, dan 83% dari karyawan melaporkan merasa lelah dengan volume email yang tinggi.

Dan kotak masuk terus terisi, di mana buletin ini terkubur dan item penting yang sensitif terhadap waktu dapat benar-benar terlewatkan. Meskipun email masih diperlukan, mereka harus menjadi tambahan untuk pendekatan komunikasi yang lebih modern.

3. Perangkat Lunak Pesan Instan

Konsep perangkat lunak pesan instan telah ada untuk sementara waktu. salah satu dari Anda mungkin ingat hari-hari kejayaan instant messenger AOL. Namun kecepatan pengiriman pesan dan berbagi informasi menjadikan hal ini penting bagi bisnis.

Dan ketika Slack muncul, sebagian besar organisasi mulai mengadopsi beberapa layanan untuk terhubung dengan karyawan.

Apa yang membuat saluran komunikasi ini berfungsi adalah kemampuan untuk membuat diskusi tim secara instan, mengajukan pertanyaan cepat, dan melakukan diskusi pribadi dengan individu.

Namun, peningkatan teknologi dan platform juga telah menciptakan tempat kerja yang mengganggu. Ada artikel tentang mengapa perangkat lunak perpesanan atau alat seperti Slack dapat menyebabkan gangguan. Tantangan lainnya adalah saat Anda dapat membuat saluran di mana setiap orang memiliki akses, pesan waktu nyata ini bergerak cepat dan dapat hilang.

4. Alat Manajemen Proyek

Seringkali, Anda mungkin tidak menganggap alat manajemen proyek sebagai salah satu saluran komunikasi teratas, tetapi di situlah kolaborasi dan produktivitas terjadi. Plus, banyak alat terkenal memiliki fitur komentar dan komunikasi untuk mendiskusikan tugas.

Alat-alat ini memungkinkan karyawan untuk membuat tugas dan proyek dengan beberapa klik. Dan platform ini membuat tampilan kalender dan penjadwalan tugas untuk memastikan proyek selesai tepat waktu.

Dan sementara alat ini membuat komunikasi pada proyek berjalan lebih lancar, saluran digital kecil ini tidak cukup untuk menangani semua kebutuhan komunikasi Anda. Jadi perlu diingat bahwa alat manajemen proyek tidak akan cukup untuk menjangkau setiap karyawan dengan konten dan berita yang mereka butuhkan.

5. Perangkat lunak rapat video

Perangkat lunak rapat video telah ada di radar sebagai saluran komunikasi yang kuat, tetapi perangkat lunak ini ditingkatkan dengan pekerjaan jarak jauh dan selama pandemi tahun 2020. Ini membuat lebih banyak interaksi pribadi tersedia, bahkan ketika Anda bekerja di zona waktu yang sama sekali berbeda.

Perangkat lunak video memungkinkan Anda melihat orang secara langsung dan mendistribusikan informasi dengan cepat. Plus, Anda mengenal orang-orang yang bekerja dengan Anda secara lebih efektif.

Bentuk komunikasi ini bekerja dengan baik untuk tim kecil atau percakapan 1 lawan 1 tetapi dapat menjadi tantangan bagi inisiatif di seluruh perusahaan. Solusi konferensi video tidak ideal untuk mendorong percakapan perusahaan yang sedang berlangsung, untuk berbagi pembaruan dan mendapatkan umpan balik, atau mendapatkan keterlibatan karyawan yang lebih baik.

Tapi itu harus ada di tumpukan teknologi komunikasi Anda.

6. Jejaring Sosial Internal

Salah satu saluran komunikasi digital yang sedang tumbuh dan berkembang adalah gagasan jejaring sosial internal. Tujuan saluran ini adalah untuk berbagi, terhubung, dan menjangkau karyawan dengan cepat — tetapi juga memungkinkan individu untuk terlibat dan terhubung satu sama lain.

Itulah yang dibawa oleh platform advokasi karyawan ke organisasi. Tetapi juga memungkinkan individu untuk membuat dan berbagi konten ke jaringan mereka sendiri, meningkatkan komunikasi eksternal juga.

Ketika Anda menggunakan media sosial internal, perusahaan Anda meningkatkan kolaborasi, komunitas, berbagi pengetahuan, dan komunikasi antara siapa pun di dalam organisasi Anda.

Penggunaan perangkat lunak sosial oleh karyawan dapat meningkatkan produktivitas sebesar 20-25%. (McKinsey)
Ketika perusahaan menggunakan media sosial secara internal, pesan menjadi konten; catatan pengetahuan yang dapat dicari dapat mengurangi, sebanyak 35%, waktu yang dihabiskan karyawan untuk mencari informasi perusahaan. (McKinsey)

7. Platform Survei

Anda mungkin tidak terlalu sering berpikir tentang survei internal sebagai saluran komunikasi, tetapi survei ini ampuh karena membantu perusahaan Anda memahami cara karyawan mengonsumsi informasi.

Tapi tidak hanya itu, ini dapat memberi Anda wawasan tentang manajer, budaya perusahaan, pengalaman karyawan, dan banyak lagi.

Dengan menggunakan perangkat lunak survei karyawan, Anda akan dapat mengumpulkan data yang dapat memandu strategi komunikasi internal Anda menjadi lebih baik.

Dan meskipun ada batasan dengan menjadi saluran komunikasi terbuka, ini sangat kuat untuk lebih memahami apa yang dipikirkan dan dirasakan karyawan Anda tentang proses perusahaan.

8. Solusi Berbagi Dokumen

Tidak memiliki database dokumen yang baik dengan kemudahan pencarian dan organisasi juga menyebabkan kemacetan komunikasi. Di situlah solusi berbagi dokumen juga menjadi penting sebagai saluran komunikasi digital bagi karyawan.

Alat-alat ini dengan mudah mengatur dokumen penting dan menyimpan catatan informasi yang terperinci. Ini bisa sangat canggih atau sesuatu yang sederhana seperti Google Drive. Namun, Anda tetap memerlukan strategi dan sarana untuk memastikan menemukan informasi itu sederhana.

Platform berbagi dokumen tidak selalu dirancang untuk membantu Anda berbagi informasi spesifik dengan karyawan saat mereka sangat membutuhkannya. Jadi membangun grup, segmen, dan tetap mengelola distribusi file sangat penting.

86% karyawan mengatakan bahwa mereka biasanya mengalami kesulitan mencari file kantor saat mereka membutuhkannya.

9. Konten Internal Perusahaan

Selain media sosial internal, banyak organisasi yang mulai mengeksplorasi konten blog yang langsung disesuaikan dengan karyawannya.

Biasanya, perusahaan perusahaan telah mengambil tugas ini sebagai cara cepat untuk berbagi informasi, nilai-nilai perusahaan, dan berita tentang bisnis kepada dunia. Umumnya, publik juga dapat mengakses konten ini, di mana orang lain hanya dapat menjadikannya blog internal.

Masalahnya adalah bahwa konten harus tetap berada di radar karyawan. Bahkan jika mereka tahu ada blog perusahaan, mereka mungkin tidak mendedikasikan waktu untuk mencarinya, atau mereka benar-benar melupakannya. Setiap karyawan berbeda – beberapa akan senang membaca blog, dan yang lain akan menunggu Anda mengirimkan informasi yang relevan kepada mereka.

Kabar baiknya adalah platform seperti EveryoneSocial dapat menarik RSS feed ini secara otomatis yang akan ditampilkan di feed karyawan dan dapat dikirimi email pengingat tentang konten tersebut.

Konsekuensi Memilih Saluran Komunikasi yang Salah

Semoga, Anda mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang betapa pentingnya saluran komunikasi bagi perusahaan dan karyawan Anda! Ada banyak saluran untuk dipikirkan dan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan tim Anda.

Tetapi jika Anda memilih saluran yang salah atau terlalu banyak sekaligus, Anda dapat merusak pengalaman karyawan, produktivitas, dan mengganggu kolaborasi antar karyawan. Tapi itu bisa lebih dari itu. Berikut adalah beberapa konsekuensi umum dari memilih saluran internal yang salah.

Komunikasi yang berlebihan di mana Anda mulai mengganggu karyawan dan mereka mulai mengabaikan semua komunikasi.
Dapat berkontribusi lebih banyak informasi yang salah karena terlalu banyak saluran dapat menyebabkan kebingungan dan lebih banyak pertanyaan.
Perusahaan Anda akhirnya menciptakan lebih banyak gangguan yang mengganggu hari kerja semua orang.
Dapat menciptakan tekanan tambahan yang tidak perlu pada karyawan dan manajer.
Dapat menghambat waktu respon dan menyebabkan kemacetan untuk pengambilan keputusan.

Seperti yang Anda lihat, memilih saluran yang salah dan memberikan terlalu banyak informasi juga dapat merugikan organisasi Anda secara negatif. Dan ketika komunikasi Anda rusak, itu bisa menyebar ke semua area bisnis lainnya.

Cara Memilih Saluran Komunikasi yang Tepat di Tempat Kerja

Setiap organisasi berbeda dan semua karyawan unik dalam bagaimana dan kapan mereka mengkonsumsi informasi. Jadi ini menghadirkan sedikit tantangan bagi organisasi Anda karena terlalu sedikit dan terlalu banyak saluran dapat merusak aliran komunikasi internal Anda.

Bagaimana Anda dapat memastikan bahwa Anda memilih saluran komunikasi yang tepat di tempat kerja? Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda menavigasi atau menyesuaikan strategi Anda saat ini.

Pertimbangkan jenis pesan yang perlu Anda sebarkan

Cara terbaik untuk memahami saluran distribusi komunikasi yang akan Anda gunakan adalah dengan menentukan jenis pesan yang akan diterima karyawan. Dengan begitu, Anda dapat menentukan saluran yang tepat untuk mengirim pesan tersebut.

Apakah pesan ini formal, informal, atau lebih tidak terkait dengan pekerjaan?
Apakah informasi tersebut penting atau sensitif terhadap waktu?
Apakah ada informasi yang bersifat rahasia atau perlu disampaikan dengan aman?
Apakah informasi ini berkaitan dengan kelompok tertentu, individu, atau seluruh perusahaan?
Apakah komunikasi untuk eksekutif, manajer, atau kolega?
Apakah pesan tersebut memerlukan umpan balik atau tanggapan dari siapa pun?

Ketahui budaya perusahaan seputar komunikasi

Meskipun setiap perusahaan harus transparan dan terbuka untuk komunikasi, beberapa lebih dijaga daripada yang lain. Tantangannya adalah data menunjukkan bagaimana kurangnya budaya yang baik seputar komunikasi dapat berdampak negatif pada bisnis.

Menurut Salesforce, 86% karyawan dan eksekutif menyebutkan kurangnya kolaborasi atau komunikasi yang tidak efektif untuk kegagalan di tempat kerja.
33% karyawan mengatakan kurangnya komunikasi yang terbuka dan jujur memiliki dampak paling negatif terhadap semangat kerja karyawan. (Perekrut)

Tetapi untuk mendistribusikan pesan secara tepat berarti Anda perlu memahami budaya yang melingkupi komunikasi internal.

Misalnya, jika kerja jarak jauh dan platform digital adalah cara yang harus dilakukan, maka memanfaatkan hal-hal seperti email, pesan instan, dan platform advokasi karyawan akan bekerja dengan baik untuk mendapatkan info perusahaan di seluruh organisasi.

Contoh lain adalah jika perusahaan Anda menghargai keseimbangan kerja/kehidupan yang baik, maka mengirim email atau pesan teks di malam hari bukanlah cara yang tepat.

Pilih saluran berdasarkan pemirsa Anda

Tidak dapat dihindari bahwa akan selalu ada banyak saluran bagi Anda untuk berbagi informasi dan konten. Tentu saja ada peluang untuk berkonsolidasi (lihat lebih lanjut di bagian berikutnya), tetapi pasti akan ada berbagai saluran untuk dipilih.

Salah satu cara untuk memastikan saluran yang tepat adalah dengan memahami audiens dari pesan atau info yang Anda kirimkan. Seberapa cepat informasi ini perlu ditangani dan bagaimana audiens tertentu ini berinteraksi di saluran tertentu?

Tentu saja, jika Anda bekerja untuk bisnis besar atau perusahaan, Anda tidak akan mengetahui preferensi semua orang, tetapi Anda dapat mengurangi gesekan dengan mengenal saluran lebih baik. Haruskah pesan Anda secara langsung, suara dan video, atau tertulis? Dengan teknologi apa ini dapat dicapai?

Mengkonsolidasikan Saluran Komunikasi Hari Ini

Cara perusahaan terhubung dengan tim mereka dan saluran yang dapat digunakan telah berkembang dalam beberapa tahun terakhir. Sebagian besar karena tempat kerja digital dan cara orang bekerja saat ini.

Bahkan dengan semua informasi dan pengetahuan tentang komunikasi internal ini, masih sulit menemukan cara untuk menjangkau semua orang — dari karyawan magang hingga CEO — dengan informasi dan konten yang tepat.

Pikirkan tentang semua cara komunikasi didistribusikan hari ini di organisasi: buletin perusahaan, email dari manajer dan karyawan, aplikasi survei, perangkat lunak pesan instan (IE Slack), intranet, platform berbagi dokumen, pesan teks, konferensi video, dll.

Semua cara berkomunikasi ini dapat memainkan peran penting, tetapi penting untuk menemukan keseimbangan dan juga menggabungkan saluran menjadi opsi yang lebih terpusat.

Buat Karyawan Tetap Terinformasi, Berkreasi, dan Berbagi Dengan Semua OrangSosial

Pendekatan yang lebih modern untuk intranet dan cara untuk mengkonsolidasikan saluran adalah dengan menggunakanEveryoneSocial.

Secara tradisional, platform advokasi karyawan adalah saluran pemasaran dan penjualan yang kuat. Dan meskipun hal itu masih berlaku hingga hari ini, komunikasi telah menjadi landasan platform EveryoneSocial saat kami membangun kembali produk kami.

Sekarang perusahaan Anda dapat mendistribusikan konten, buletin, email dan pemberitahuan push, pesan perusahaan, dan informasi penting lainnya langsung dari satu umpan ke karyawan. Karyawan dapat mengakses pesan-pesan ini saat mereka merasa nyaman dan dari perangkat pilihan mereka!

Dalam laporan umpan balik karyawan kami di mana kami mensurvei semua pelanggan kami, dua poin data menonjol:

Peserta dalam program advokasi meningkatkan pembelajaran mereka di tingkat makro (industri) maupun tingkat mikro (khusus untuk peran dan proyek mereka).
90% pengguna melaporkan berbagi lebih banyak konten dan menjadi lebih terlibat setelah terlibat dalam inisiatif EveryoneSocial tim mereka.

Bagaimana EveryoneSocial Membantu Komunikasi Anda:

Jangkau karyawan dengan pesan yang tepat pada waktu yang tepat. Melalui grup terorganisir, buletin, pemberitahuan push, menyematkan ke garis waktu, dan banyak lagi.
Karyawan dapat memiliki umpan konten yang dipersonalisasi berdasarkan minat, tim, dan grup mereka.
Orang dapat menandai rekan kerja dan memulai percakapan tentang pesan atau konten penting untuk memastikan orang lain melihat informasi tersebut. Plus, itu bisa memulai dialog yang sehat di antara karyawan!
Secara otomatis menarik konten, sumber berita penting, atau saluran sosial.
Tempat untuk membangun komunitas di antara semua karyawan, baik yang didistribusikan karena wajan yang jauh atau lokasi global. Ikuti konten karyawan atau lihat info kontak tentang siapa mereka, untuk tim apa mereka bekerja, dan banyak lagi.
Aplikasi seluler sehingga karyawan garis depan dan pekerja tanpa meja tetap terhubung. Mereka juga dapat berkontribusi pada banyak ide atau berita mengingat mereka cenderung bekerja sama dengan pelanggan.
Video, gambar, gif, teks saja, dan informasi penting lainnya dapat ditambahkan ke platform.
Detail pelaporan data hasil eksternal dan internal untuk mengukur kinerja pemasaran dan keterlibatan karyawan di platform.
Buat saluran untuk topik perusahaan tertentu. Plus, kemampuan untuk membuat grup pribadi untuk eksekutif atau memilih tim atau membiarkan karyawan membuat grup untuk konten dan komunikasi yang penting bagi mereka.
Memungkinkan karyawan untuk berbagi konten pendidikan, berita perusahaan, posting pekerjaan, dan konten pihak ketiga ke jaringan pribadi mereka.
Integrasi dengan saluran dan platform lain untuk mendistribusikan konten.

Tentu saja, ini tidak mencakup semua hal tentang EveryoneSocial dan kekuatan advokasi karyawan di perusahaan Anda. Tapi itu harus memberi Anda gambaran besar.