Los mejores canales de comunicación que su empresa debe utilizar

Publicado: 2021-03-04

Con el panorama siempre cambiante del lugar de trabajo, implementar los canales de comunicación correctos será crucial para mantener a los empleados felices, conectados, informados, comprometidos y productivos.

Y no debería sorprender, los empleados quieren información consistente y transparencia en el negocio. Por ejemplo, el 85% de los empleados dijeron que están más motivados cuando la gerencia ofrece actualizaciones periódicas sobre las noticias de la empresa.

Pero incluso cuando el trabajo remoto y el lugar de trabajo digital se vuelven más evidentes, las organizaciones a menudo aún luchan con sus estrategias de comunicación y saben cómo distribuir mejor las noticias. Entonces, ¿cómo puede mejorar mejor sus canales de comunicación y asegurarse de que los empleados se sientan valorados?

En esta guía, aprenderá lo siguiente:

Canales de comunicación en el lugar de trabajo
Canales de comunicación comunes
Consecuencias de escoger los canales equivocados
Consejos para elegir los canales de comunicación adecuados
Consolidando los Canales de Comunicación Hoy

Canales de comunicación en el lugar de trabajo

El uso de canales de comunicación en el lugar de trabajo es la forma en que las personas de toda la empresa se mantienen informadas, se comunican e interactúan entre sí de manera regular. Sin estos canales, se vuelve difícil mantener alta la moral de los empleados y garantizar que todos entiendan los objetivos comerciales.

Y hoy más que nunca, las comunicaciones son el pegamento que asegura que todos tengan la mejor experiencia posible en el trabajo y continúen creciendo profesionalmente.

El mundo del trabajo ha seguido cambiando a través del auge del trabajo móvil y remoto, así como de organizaciones con ubicaciones globales y empleados de primera línea: sus comunicaciones deben llegar a las personas donde están y cuando trabajan.

Desglose de Canales de Comunicación Interna

Antes de entrar en los principales canales de comunicación a utilizar, puede dividirlos en algunas categorías diferentes. Habrá situaciones en las que tenga mensajes que probablemente encajarán en todas las categorías en algún momento o aquellos que pueden desdibujar las líneas.

Los tipos de canales de comunicación incluyen:

Formal : información y mensajes relacionados con la organización, los objetivos comerciales y la estrategia, el equipo y las políticas.
Informal : la forma de entregar mensajes comerciales que pueden requerir menos requisitos sobre mensajería y canales. Piense en preguntas de equipo, colaboraciones, reuniones 1:1, etc.
No relacionadas con el trabajo : si bien esto puede suceder en el trabajo o durante el horario laboral, las comunicaciones generalmente no están relacionadas con el trabajo o el negocio.

Y cada una de estas categorías se puede realizar a través de canales de comunicación digital, comunicaciones escritas o de manera presencial (presencial).

El impacto de elegir los canales de comunicación correctos

Asegurarse de que su organización se comunique correctamente y que los empleados reciban los mensajes correctos es fundamental para el éxito empresarial. El impacto positivo se puede sentir de muchas maneras, como:

Empleados más informados y conectados
Incremento y mejora en el compromiso de los empleados
Mejor red interna y colaboración entre equipos.
Se comparte menos confusión y desinformación
Bucle de retroalimentación mejorado para mejorar el negocio
Mejores experiencias para clientes y prospectos
Más ilusión por el trabajo y la empresa

Estadísticas de comunicación

¿Se pregunta qué está pasando en el mundo de las comunicaciones? Aquí hay algunas estadísticas importantes que pueden sorprenderlo o ayudarlo a comprender mejor el valor.

El 57% de los empleados informa que no se les dan instrucciones claras y el 69% de los gerentes no se sienten cómodos comunicándose con los empleados en general. (Tecnólogo de RRHH)
El 72% de los empleados no tienen una comprensión completa de la estrategia de la empresa. (IBM)
Solo el 23% de los ejecutivos dice que sus empresas son excelentes para alinear las metas de los empleados con los propósitos corporativos. (Deloitte)
El 60% de las empresas no cuenta con una estrategia a largo plazo para su comunicación interna. (Personal)
El 74% de los empleados sienten que se están perdiendo información y noticias de la empresa. (Servicios de Prensa Comercial)
El 74% de las empresas planea cambiar permanentemente a un trabajo más remoto después de COVID-19 (Gartner)
Las ventas aumentan un 20% cuando los empleados participan activamente (Gallup)

¿Buscando por mas? Consulte más estadísticas de comunicación interna aquí en esta publicación.

9 canales de comunicación comunes

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones utilizan canales de comunicación digital para llegar e involucrar a los empleados. Es la forma más directa y eficiente de conectarse con todos en tiempo real, sin importar dónde o cuándo estén trabajando.

Estos son los canales de comunicación comunes:

1. Intranets

Incluso en los primeros días de la tecnología e Internet, la intranet se convirtió en el medio de referencia para conectarse internamente con los empleados. Es una forma de que los empleados estén informados sobre su empresa y accedan a documentos importantes.

El desafío con las intranets es que tienden a estar desactualizadas y pueden dificultar un poco la búsqueda de información. En una encuesta realizada por Prescient Digital Media, solo el 13 % de los empleados informó que participaba en su intranet diariamente; el 31 % dijo que nunca lo hacía.

10 razones por las que fallan las intranets.

La implementación de una intranet carece de propósito, brinda contenido relevante y un diseño obsoleto que las personas encuentran torpe.

Según CMSWire, el 90% de las intranets fallan y siguen fallando. Es por eso que una alternativa de intranet puede ser una buena solución.

2. Correos electrónicos y boletines de la empresa

Otro canal de comunicación clásico es el correo electrónico y no desaparecerá pronto. Y para algunas organizaciones, el correo electrónico tiende a ser el canal principal para las comunicaciones internas. El problema es para la información de la empresa: ¿es el mejor medio para distribuir información?

Muchas empresas (incluida la suya) pueden tener un boletín informativo para toda la empresa. El objetivo es incluir información importante de la empresa, publicaciones de blog y tal vez alentar alguna forma de defensa de los empleados.

El desafío es que la información no está adaptada a grupos individuales y puede hacer que los empleados ignoren estos correos electrónicos. El 62 % de los correos electrónicos que reciben los empleados no son importantes, y el 83 % de los empleados informan sentirse agotados por un gran volumen de correos electrónicos.

Y las bandejas de entrada continúan llenándose, donde estos boletines quedan enterrados y los elementos importantes y urgentes pueden perderse por completo. Aunque los correos electrónicos aún pueden ser necesarios, deberían ser un complemento de un enfoque de comunicación más moderno.

3. Software de mensajería instantánea

El concepto de software de mensajería instantánea ha existido por un tiempo. cualquiera de ustedes puede recordar los días de gloria de la mensajería instantánea de AOL. Pero la rapidez de enviar mensajes y compartir información hizo que esto fuera importante para las empresas.

Y cuando apareció Slack, la mayoría de las organizaciones comenzaron a adoptar algún servicio para conectarse con los empleados.

Lo que hace que este canal de comunicación funcione es la capacidad de crear discusiones de equipo instantáneas, hacer preguntas rápidas y tener discusiones privadas con individuos.

Sin embargo, el aumento de tecnologías y plataformas también ha creado un lugar de trabajo que distrae. Ha habido artículos sobre por qué el software de mensajería o las herramientas como Slack pueden causar distracciones. El otro desafío es que, si bien puede crear un canal al que todos tengan acceso, estos mensajes en tiempo real se mueven rápidamente y se pueden perder.

4. Herramientas de gestión de proyectos

A menudo, es posible que no piense en una herramienta de gestión de proyectos como uno de los principales canales de comunicación, pero es donde suceden la colaboración y la productividad. Además, muchas de las herramientas conocidas tienen funciones de comentarios y comunicación para discutir tareas.

Estas herramientas permiten a los empleados crear tareas y proyectos con unos pocos clics. Y estas plataformas crean vistas de calendario y programación de tareas para garantizar que los proyectos se completen de manera oportuna.

Y si bien estas herramientas hacen que las comunicaciones sobre los proyectos sean más fluidas, este pequeño canal digital no es suficiente para manejar todas sus necesidades de comunicación. Así que tenga en cuenta que las herramientas de gestión de proyectos no serán suficientes para llegar a todos los empleados con el contenido y las noticias que necesitan.

5. Software para videoconferencias

El software de videoconferencia ha estado en el radar como un canal sólido para las comunicaciones, pero aumentó con el trabajo remoto y durante la pandemia de 2020. Hace que haya más interacciones personales disponibles, incluso cuando se trabaja en una zona horaria completamente diferente.

El software de video le permite ver a las personas cara a cara y distribuir información rápidamente. Además, llega a conocer a las personas que trabajan con usted de manera más efectiva.

Esta forma de comunicación funciona bien para equipos pequeños o conversaciones 1 a 1, pero puede ser un desafío para las iniciativas de toda la empresa. Las soluciones de videoconferencia no son ideales para impulsar las conversaciones continuas de la empresa, para compartir actualizaciones y obtener comentarios, o para mejorar la participación de los empleados.

Pero debería estar en su pila de tecnología de comunicaciones.

6. Redes sociales internas

Uno de los canales de comunicación digital en ciernes y en expansión es la idea de las redes sociales internas. El objetivo de este canal es compartir, conectar y llegar rápidamente a los empleados, pero también permitir que las personas participen y se conecten entre sí.

Eso es lo que una plataforma de defensa de los empleados aporta a la organización. Pero también permite a las personas crear y compartir contenido en sus propias redes, lo que también impulsa las comunicaciones externas.

Cuando utiliza las redes sociales internas, su empresa mejora la colaboración, la comunidad, el intercambio de conocimientos y la comunicación entre cualquier persona dentro de su organización.

El uso de software social por parte de los empleados puede mejorar la productividad en un 20-25%. (Mc Kinsey)
Cuando las empresas utilizan las redes sociales internamente, los mensajes se convierten en contenido; un registro de búsqueda de conocimientos puede reducir, hasta en un 35 %, el tiempo que los empleados dedican a buscar información de la empresa. (Mc Kinsey)

7. Plataformas de encuestas

Es posible que no piense demasiado en las encuestas internas como un canal de comunicación, pero son poderosas porque ayudan a su empresa a comprender cómo los empleados consumen información.

Pero no solo eso, puede brindarle información sobre los gerentes, la cultura de la empresa, la experiencia de los empleados y mucho más.

Al usar el software de encuestas para empleados, podrá recopilar datos que pueden guiar su estrategia de comunicaciones internas para mejorar.

Y aunque existen limitaciones al ser un canal de comunicación abierto, es poderoso para comprender mejor lo que piensan y sienten sus empleados sobre los procesos de la empresa.

8. Soluciones para compartir documentos

No tener una buena base de datos de documentos con facilidad de búsqueda y organización también provoca cuellos de botella en la comunicación. Ahí es donde las soluciones para compartir documentos también se vuelven fundamentales como un canal de comunicación digital para los empleados.

Estas herramientas organizan fácilmente documentos importantes y mantienen registros detallados de información. Estos pueden ser bastante sofisticados o algo tan simple como Google Drive. Sin embargo, aún necesita una estrategia y medios para garantizar que encontrar la información sea simple.

Las plataformas para compartir documentos no están necesariamente diseñadas para ayudarlo a compartir información específica con los empleados cuando más la necesitan. Por lo tanto, es fundamental crear grupos, segmentos y aún administrar la distribución de archivos.

El 86 % de los empleados dice que suele tener dificultades para buscar archivos de Office cuando los necesita.

9. Contenido interno de la empresa

Además de las redes sociales internas, muchas organizaciones han comenzado a explorar contenido de blogs directamente adaptado a sus empleados.

Por lo general, las empresas empresariales han asumido esta tarea como la forma más rápida de compartir información, valores de la empresa y noticias sobre el negocio con el mundo. En general, el público también puede tener acceso a este contenido, mientras que otros solo pueden convertirlo en un blog interno.

El problema es que el contenido aún debe estar en el radar de los empleados. Incluso si saben que existe un blog de empresa, es posible que no estén dedicando tiempo a buscarlo o que lo hayan olvidado por completo. Cada empleado es diferente: a algunos les encantará leer el blog y otros esperarán a que les envíes la información relevante.

La buena noticia es que una plataforma como EveryoneSocial puede extraer estas fuentes RSS automáticamente que se mostrarán en las fuentes de los empleados y se les pueden enviar recordatorios por correo electrónico sobre el contenido.

Consecuencias de elegir los canales de comunicación equivocados

Con suerte, está obteniendo una comprensión profunda de cuán críticos son los canales de comunicación para su empresa y sus empleados. Hay muchos canales en los que pensar y cómo comunicarse mejor con sus equipos.

Pero si elige los canales incorrectos o demasiados a la vez, puede dañar la experiencia y la productividad de los empleados e interrumpir la colaboración entre los empleados. Pero puede extenderse más allá de eso. Aquí hay algunas consecuencias comunes de elegir los canales internos incorrectos.

Sobrecarga de comunicación donde comienza a molestar a los empleados y comienzan a desconectarse de todas las comunicaciones.
Puede aportar más información errónea ya que demasiados canales pueden causar confusión y más preguntas.
Su empresa termina creando más distracciones que interrumpen la jornada laboral de todos.
Puede crear estrés adicional innecesario en los empleados y gerentes.
Puede dificultar el tiempo de respuesta y causar cuellos de botella para la toma de decisiones.

Como puede ver, elegir los canales equivocados y proporcionar demasiada información también puede perjudicar a su organización. Y cuando sus comunicaciones se interrumpen, pueden filtrarse a todas las demás áreas del negocio.

Cómo elegir los canales de comunicación adecuados en el trabajo

Cada organización es diferente y todos los empleados son únicos en cuanto a cómo y cuándo consumen información. Por lo tanto, esto presenta un pequeño desafío para su organización, ya que muy pocos y demasiados canales pueden arruinar su flujo de comunicación interna.

¿Cómo puede asegurarse de que está eligiendo los canales de comunicación correctos en el trabajo? Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a navegar o ajustar su estrategia actual.

Considere los tipos de mensajes que necesita distribuir

Una excelente manera de comprender qué canales de distribución de comunicación utilizará es determinar los tipos de mensajes que recibirán los empleados. De esa manera, puede determinar los canales correctos para enviar ese mensaje.

¿Este mensaje es formal, informal o más no relacionado con el trabajo?
¿La información es crítica o sensible al tiempo?
¿Alguna de la información es confidencial o necesita ser entregada de forma segura?
¿Esta información pertenece a ciertos grupos, a un individuo oa toda la empresa?
¿Las comunicaciones son para ejecutivos, gerentes o un colega?
¿El mensaje requiere comentarios o una respuesta de alguien?

Conocer la cultura de la empresa en torno a las comunicaciones.

Aunque todas las empresas deben ser transparentes y abiertas a las comunicaciones, algunas son más cautelosas que otras. El desafío es que los datos muestran cómo la falta de una buena cultura en torno a las comunicaciones puede tener un impacto negativo en el negocio.

Según Salesforce, el 86 % de los empleados y ejecutivos mencionan la falta de colaboración o la comunicación ineficaz como causa de las fallas en el lugar de trabajo.
El 33% de los empleados dijo que la falta de comunicación abierta y honesta tiene el impacto más negativo en la moral de los empleados. (Reclutador)

Pero para distribuir los mensajes de manera adecuada, debe comprender la cultura que rodea a las comunicaciones internas.

Por ejemplo, si el trabajo remoto y las plataformas digitales son el camino a seguir, utilizar cosas como el correo electrónico, la mensajería instantánea y las plataformas de defensa de los empleados funcionarán bien para obtener información de la empresa en toda la organización.

Otro ejemplo es si su empresa valora un buen equilibrio entre el trabajo y la vida, entonces enviar correos electrónicos o mensajes de texto por la noche no es el camino a seguir.

Elige los canales en función de tu audiencia

Es inevitable que siempre haya múltiples canales para compartir información y contenido. Ciertamente hay oportunidades para consolidar (ver más en la siguiente sección), pero inevitablemente habrá varios canales para seleccionar.

Una forma de garantizar el canal correcto es comprender la audiencia del mensaje o la información que está enviando. ¿Con qué rapidez debe abordarse esta información y cómo interactúa esta audiencia en particular en ciertos canales?

Ciertamente, si trabaja para una empresa grande o empresarial, no conocerá las preferencias de todos, pero puede reducir la fricción conociendo mejor los canales. ¿Su mensaje debe ser en persona, de voz y video, o escrito? ¿Con qué tecnologías se pueden lograr?

Consolidando los Canales de Comunicación Hoy

La forma en que las empresas se conectan con sus equipos y los canales que pueden utilizar ciertamente ha crecido en los últimos años. Principalmente debido al lugar de trabajo digital y a cómo trabaja la gente hoy en día.

Incluso con toda esta información y conocimientos sobre comunicaciones internas, aún puede ser una lucha descubrir cómo llegar a todos, desde el pasante hasta el director ejecutivo, con la información y el contenido correctos.

Piense en todas las formas en que las comunicaciones se distribuyen hoy en las organizaciones: boletines de la empresa, correos electrónicos de gerentes y empleados, aplicaciones de encuestas, software de mensajería instantánea (IE Slack), intranets, plataformas para compartir documentos, mensajes de texto, videoconferencias, etc.

Todas estas formas de comunicarse pueden desempeñar un papel fundamental, pero es importante encontrar el equilibrio y también buscar combinar canales en una opción más centralizada.

Mantenga a los empleados informados, creando y compartiendo con todosSocial

Un enfoque más moderno de la intranet y una forma de consolidar los canales es usar EveryoneSocial.

Tradicionalmente, las plataformas de defensa de los empleados eran un sólido canal de marketing y ventas. Y si bien eso sigue siendo cierto hoy en día, las comunicaciones se han convertido en la piedra angular de la plataforma EveryoneSocial cuando reconstruimos nuestro producto.

Ahora su empresa puede distribuir contenido, boletines, correos electrónicos y notificaciones automáticas, mensajes de la empresa y más información importante directamente desde una fuente a los empleados. ¡Los empleados pueden acceder a estos mensajes cuando sea conveniente para ellos y desde su dispositivo preferido!

En nuestro informe de comentarios de los empleados en el que encuestamos a todos nuestros clientes, sobresalieron dos puntos de datos:

Los participantes en los programas de promoción aumentaron su aprendizaje a un nivel macro (industria) así como a un nivel micro (específico de su rol y proyectos).
El 90% de los usuarios informan que comparten más contenido y se involucran más después de involucrarse en la iniciativa EveryoneSocial de su equipo.

Cómo ayuda EveryoneSocial a sus comunicaciones:

Llegue a los empleados con los mensajes correctos en el momento correcto. A través de grupos organizados, boletines, notificaciones automáticas, fijación de líneas de tiempo y más.
Los empleados pueden tener feeds de contenido personalizados en función de sus intereses, equipos y grupos a los que pertenecen.
Las personas pueden etiquetar a colegas e iniciar conversaciones sobre mensajes o contenido importantes para garantizar que otros vean la información. Además, ¡puede iniciar diálogos saludables entre los empleados!
Obtenga automáticamente contenido, fuentes de noticias importantes o canales sociales.
Un lugar para construir una comunidad entre todos los empleados, ya sea distribuidos debido a trabajos remotos o ubicaciones globales. Siga el contenido de los empleados o vea la información de contacto de quiénes son, para qué equipo trabajan y más.
Aplicaciones móviles para que los empleados de primera línea y los trabajadores sin escritorio sigan conectados. También pueden contribuir con muchas ideas o noticias considerando que tienden a trabajar en estrecha colaboración con los clientes.
Se pueden agregar videos, imágenes, gifs, solo texto y otra información importante a la plataforma.
Detalle los datos de informes de resultados externos e internos para medir el rendimiento de marketing y la participación de los empleados en la plataforma.
Cree canales para temas específicos de la empresa. Además, la capacidad de crear grupos privados para ejecutivos o equipos selectos o dejar que los empleados creen grupos para el contenido y las comunicaciones que les interesan.
Permita que los empleados compartan contenido educativo, noticias de la empresa, publicaciones de trabajo y contenido de terceros en sus redes personales.
Integraciones con otros canales y plataformas para distribuir contenidos.

Por supuesto, esto no cubre todo sobre EveryoneSocial y el poder de la defensa de los empleados en su empresa. Pero debería darle el panorama general.