Najlepsze kanały komunikacji, które Twoja firma powinna wykorzystywać

Opublikowany: 2021-03-04

W ciągle zmieniającym się krajobrazie miejsca pracy wdrożenie odpowiednich kanałów komunikacji będzie kluczowe dla zapewnienia pracownikom szczęścia, łączności, informacji, zaangażowania i produktywności.

I nie powinno to dziwić, pracownicy chcą spójnych informacji i przejrzystości w biznesie. Na przykład 85% pracowników twierdzi, że najbardziej motywuje ich kierownictwo, które regularnie informuje o nowościach firmy.

Jednak nawet gdy praca zdalna i cyfrowe miejsce pracy stają się coraz bardziej widoczne, organizacje wciąż mają trudności ze swoimi strategiami komunikacji i wiedzą, jak najlepiej rozpowszechniać wiadomości. Jak więc najlepiej ulepszyć swoje kanały komunikacji i zapewnić pracownikom poczucie wartości?

Z tego przewodnika dowiesz się, co następuje:

Kanały komunikacji w miejscu pracy
Wspólne kanały komunikacji
Konsekwencje wybrania niewłaściwych kanałów
Wskazówki dotyczące wyboru właściwych kanałów komunikacji
Konsolidacja kanałów komunikacji dzisiaj

Kanały komunikacji w miejscu pracy

Korzystanie z kanałów komunikacji w miejscu pracy to sposób, w jaki ludzie w całej firmie są regularnie informowani, komunikują się i współdziałają ze sobą. Bez tych kanałów trudno jest utrzymać wysokie morale pracowników i upewnić się, że wszyscy rozumieją cele biznesowe.

A dzisiaj, bardziej niż kiedykolwiek, komunikacja jest spoiwem, które zapewnia każdemu najlepsze możliwe doświadczenie w pracy i ciągły rozwój zawodowy.

Świat pracy wciąż się zmienia dzięki rozwojowi pracy mobilnej, zdalnej, a także organizacji z globalnymi lokalizacjami i pracownikami pierwszej linii — Twoja komunikacja musi docierać do ludzi tam, gdzie są i kiedy pracują.

Awaria kanałów komunikacji wewnętrznej

Zanim przejdziesz do najlepszych kanałów komunikacyjnych do wykorzystania, możesz podzielić je na kilka różnych kategorii. Będą sytuacje, w których będziesz mieć wiadomości, które prawdopodobnie w pewnym momencie będą pasować do każdej kategorii lub takie, które mogą zamazać linie.

Rodzaje kanałów komunikacji obejmują:

Formalne – informacje i komunikaty związane z organizacją, celami biznesowymi i strategią, zespołem i politykami.
Nieformalne — sposób dostarczania wiadomości biznesowych, który może wymagać mniejszych wymagań dotyczących wiadomości i kanałów. Pomyśl o pytaniach zespołowych, współpracy, spotkaniach 1:1 itp.
Niezwiązane z pracą – chociaż może się to zdarzyć w pracy lub w godzinach pracy, komunikacja zazwyczaj nie jest związana z pracą ani biznesem.

Każdą z tych kategorii można zrealizować za pomocą cyfrowych kanałów komunikacji, komunikacji pisemnej lub osobiście (twarzą w twarz).

Wpływ wyboru właściwych kanałów komunikacji

Upewnienie się, że Twoja organizacja komunikuje się prawidłowo, a pracownicy otrzymują właściwe wiadomości, ma kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego. Pozytywny wpływ można odczuć na wiele sposobów, takich jak:

Bardziej poinformowani i połączeni pracownicy
Wzrost i poprawa zaangażowania pracowników
Lepsza sieć wewnętrzna i współpraca między zespołami
Mniej zamieszania i udostępnianych dezinformacji
Ulepszona pętla informacji zwrotnych w celu usprawnienia biznesu
Lepsze doświadczenia dla klientów i potencjalnych klientów
Więcej zapału do pracy i firmy

Statystyki komunikacji

Zastanawiasz się, co się dzieje w świecie komunikacji? Oto kilka ważnych statystyk, które mogą cię zaskoczyć lub pomóc w dalszym zrozumieniu wartości.

57% pracowników twierdzi, że nie otrzymują jasnych wskazówek, a 69% menedżerów ogólnie nie czuje się komfortowo w komunikacji z pracownikami. (technolog HR)
72% pracowników nie rozumie w pełni strategii firmy. (IBM)
Tylko 23% menedżerów twierdzi, że ich firmy doskonale radzą sobie z dopasowywaniem celów pracowników do celów korporacyjnych. (Deloitte)
60% firm nie ma długoterminowej strategii komunikacji wewnętrznej. (Siła robocza)
74% pracowników uważa, że brakuje im informacji i wiadomości o firmie. (Usługi dla prasy branżowej)
74% firm planuje trwale przejść na bardziej zdalną pracę po COVID-19 (Gartner)
Wzrost sprzedaży o 20%, gdy pracownicy są aktywnie zaangażowani (Gallup)

Szukasz więcej? Sprawdź więcej statystyk komunikacji wewnętrznej w tym poście.

9 wspólnych kanałów komunikacyjnych

Obecnie większość organizacji wykorzystuje cyfrowe kanały komunikacji, aby dotrzeć do pracowników i zaangażować ich. To najbardziej bezpośredni i skuteczny sposób na komunikowanie się ze wszystkimi w czasie rzeczywistym, bez względu na to, gdzie i kiedy pracują.

Oto wspólne kanały komunikacji:

1. Intranet

Nawet w początkach technologii i Internetu intranet stał się podstawowym środkiem do wewnętrznego łączenia się z pracownikami. To sposób na informowanie pracowników o swojej firmie i dostęp do ważnych dokumentów.

Wyzwanie związane z intranetami polega na tym, że są one przestarzałe i mogą sprawić, że znalezienie informacji będzie nieco trudniejsze. W ankiecie przeprowadzonej przez Prescient Digital Media tylko 13% pracowników zgłosiło codzienne korzystanie z intranetu — 31% stwierdziło, że nigdy tego nie robi.

10 powodów, dla których intranet nie działa.

Wdrażanie intranetu nie ma celu, dostarczanie odpowiedniej treści i przestarzały projekt, który ludzie uważają za niezgrabny.

Według CMSWire, 90% intranetów nie działa i nadal nie działa. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być alternatywa dla intranetu.

2. E-maile i biuletyny firmowe

Innym klasycznym kanałem komunikacji jest e-mail, który w najbliższym czasie nie zniknie. W przypadku niektórych organizacji poczta e-mail jest zwykle głównym kanałem komunikacji wewnętrznej. Problem dotyczy informacji firmowych: czy to najlepszy sposób na rozpowszechnianie informacji?

Wiele firm (w tym Twoja) może mieć biuletyn obejmujący całą firmę. Celem jest zawarcie ważnych informacji o firmie, postów na blogu i być może zachęcenie do jakiejś formy rzecznictwa pracowniczego.

Wyzwanie polega na tym, że informacje nie są dostosowane do poszczególnych grup i mogą spowodować, że pracownicy zignorują te e-maile. 62% e-maili otrzymywanych przez pracowników nie jest ważnych, a 83% pracowników zgłasza uczucie wypalenia przez dużą liczbę e-maili.

Skrzynki odbiorcze wciąż się zapełniają, gdzie te biuletyny są zakopywane, a ważne elementy, na których zależy Ci na czasie, mogą zostać całkowicie pominięte. Chociaż e-maile mogą być nadal potrzebne, powinny być dodatkiem do bardziej nowoczesnego podejścia do komunikacji.

3. Oprogramowanie do obsługi wiadomości błyskawicznych

Koncepcja oprogramowania do obsługi wiadomości błyskawicznych istnieje już od jakiegoś czasu. każdy z was może pamiętać czasy świetności komunikatora internetowego AOL. Jednak szybkość przesyłania wiadomości i udostępniania informacji sprawiła, że jest to ważne dla firm.

A kiedy pojawił się Slack, większość organizacji zaczęła stosować jakąś usługę, aby połączyć się z pracownikami.

To, co sprawia, że ten kanał komunikacji działa, to możliwość tworzenia natychmiastowych dyskusji zespołowych, zadawania szybkich pytań i prowadzenia prywatnych dyskusji z poszczególnymi osobami.

Jednak rozwój technologii i platform stworzył również rozpraszające miejsce pracy. Pojawiły się artykuły o tym, dlaczego oprogramowanie lub narzędzia do przesyłania wiadomości, takie jak Slack, mogą rozpraszać uwagę. Inne wyzwanie polega na tym, że możesz stworzyć kanał, do którego wszyscy mają dostęp, te wiadomości w czasie rzeczywistym szybko się przemieszczają i mogą zostać utracone.

4. Narzędzia do zarządzania projektami

Często możesz nie myśleć o narzędziu do zarządzania projektami jako jednym z najlepszych kanałów komunikacji, ale to tam ma miejsce współpraca i produktywność. Ponadto wiele znanych narzędzi ma funkcje komentowania i komunikacji umożliwiające omawianie zadań.

Narzędzia te pozwalają pracownikom tworzyć zadania i projekty za pomocą kilku kliknięć. Platformy te tworzą widoki kalendarza i harmonogramy zadań, aby zapewnić terminowe zakończenie projektów.

I chociaż te narzędzia sprawiają, że komunikacja w projektach przebiega bardziej płynnie, ten mały kanał cyfrowy nie wystarcza do zaspokojenia wszystkich potrzeb komunikacyjnych. Pamiętaj więc, że narzędzia do zarządzania projektami nie wystarczą, aby dotrzeć do każdego pracownika z potrzebną mu treścią i wiadomościami.

5. Oprogramowanie do spotkań wideo

Oprogramowanie do spotkań wideo było na radarze jako silny kanał komunikacji, ale nabrało tempa dzięki pracy zdalnej i podczas pandemii w 2020 roku. Udostępnia więcej osobistych interakcji, nawet gdy pracujesz w zupełnie innej strefie czasowej.

Oprogramowanie wideo umożliwia oglądanie ludzi twarzą w twarz i szybkie rozpowszechnianie informacji. Dodatkowo lepiej poznajesz ludzi, którzy z Tobą pracują.

Ta forma komunikacji sprawdza się dobrze w małych zespołach lub rozmowach 1 na 1, ale może być wyzwaniem dla inicjatyw ogólnofirmowych. Rozwiązania do wideokonferencji nie są idealne do prowadzenia bieżących rozmów firmowych, udostępniania aktualizacji i uzyskiwania opinii lub zwiększania zaangażowania pracowników.

Ale powinno być w twoim stosie technologii komunikacyjnych.

6. Wewnętrzne sieci społecznościowe

Jednym z pączkujących i rozwijających się kanałów komunikacji cyfrowej jest idea wewnętrznych sieci społecznościowych. Celem tego kanału jest szybkie udostępnianie, łączenie się i docieranie do pracowników — ale także umożliwienie poszczególnym osobom angażowania się i łączenia się ze sobą.

Właśnie to wnosi do organizacji platforma wspierania pracowników. Ale umożliwia także osobom tworzenie i udostępnianie treści we własnych sieciach, usprawniając również komunikację zewnętrzną.

Kiedy korzystasz z wewnętrznych mediów społecznościowych, Twoja firma usprawnia współpracę, społeczność, dzielenie się wiedzą i komunikację między wszystkimi osobami w Twojej organizacji.

Korzystanie z oprogramowania społecznościowego przez pracowników może poprawić produktywność o 20-25%. (McKinsey)
Kiedy firmy korzystają z mediów społecznościowych wewnętrznie, wiadomości stają się treścią; przeszukiwalny rekord wiedzy może skrócić nawet o 35% czas, jaki pracownicy spędzają na wyszukiwaniu informacji o firmie. (McKinsey)

7. Platformy ankietowe

Być może nie myślisz zbyt często o ankietach wewnętrznych jako kanale komunikacji, ale jest to potężne, ponieważ pomaga Twojej firmie zrozumieć, w jaki sposób pracownicy wykorzystują informacje.

Ale nie tylko to, może dać ci wgląd w menedżerów, kulturę firmy, doświadczenie pracowników i wiele więcej.

Korzystając z oprogramowania do ankiet pracowniczych, będziesz w stanie zebrać dane, które mogą ukierunkować Twoją strategię komunikacji wewnętrznej na lepsze.

I chociaż istnieją ograniczenia związane z byciem otwartym kanałem komunikacji, pozwala lepiej zrozumieć, co Twoi pracownicy myślą i czują na temat procesów firmy.

8. Rozwiązania do udostępniania dokumentów

Brak dobrej bazy danych dokumentów z łatwością wyszukiwania i organizacji powoduje również wąskie gardła komunikacyjne. W tym miejscu rozwiązania do udostępniania dokumentów stają się również kluczowe jako cyfrowy kanał komunikacji dla pracowników.

Narzędzia te z łatwością organizują ważne dokumenty i prowadzą szczegółową ewidencję informacji. Mogą być dość wyrafinowane lub coś tak prostego, jak Dysk Google. Jednak nadal potrzebujesz strategii i środków, aby zapewnić proste znalezienie informacji.

Platformy udostępniania dokumentów niekoniecznie są zaprojektowane tak, aby pomóc Ci udostępniać określone informacje pracownikom, gdy najbardziej ich potrzebują. Dlatego budowanie grup, segmentów i nadal zarządzanie dystrybucją plików ma kluczowe znaczenie.

86% pracowników twierdzi, że zwykle ma trudności z wyszukiwaniem plików biurowych, gdy ich potrzebują.

9. Treść firmy wewnętrznej

Oprócz wewnętrznych mediów społecznościowych, wiele organizacji zaczęło eksplorować treści na blogach bezpośrednio dostosowane do ich pracowników.

Zazwyczaj firmy korporacyjne podjęły się tego zadania jako szybkiego sposobu udostępniania informacji, wartości firmy i wiadomości o firmie na całym świecie. Ogólnie rzecz biorąc, publiczność również może mieć dostęp do tych treści, podczas gdy inni mogą uczynić to tylko wewnętrznym blogiem.

Problem polega na tym, że treść musi nadal znajdować się na radarze pracowników. Nawet jeśli wiedzą, że istnieje blog firmowy, mogą nie poświęcać czasu na jego wyszukiwanie lub zupełnie o nim zapomnieli. Każdy pracownik jest inny – niektórzy pokochają czytanie bloga, a inni będą czekać, aż prześlesz im odpowiednie informacje.

Dobrą wiadomością jest to, że platforma taka jak EveryoneSocial może automatycznie pobierać te kanały RSS, które będą wyświetlane w kanałach pracowników i mogą być wysyłane e-mailem z przypomnieniami o treści.

Konsekwencje wybrania niewłaściwych kanałów komunikacji

Mamy nadzieję, że dogłębnie rozumiesz, jak krytyczne są kanały komunikacji dla Twojej firmy i pracowników! Istnieje wiele kanałów, o których warto pomyśleć i jak najlepiej komunikować się ze swoimi zespołami.

Ale jeśli wybierzesz niewłaściwe kanały lub zbyt wiele naraz, możesz pogorszyć doświadczenie pracowników, produktywność i zakłócić współpracę między pracownikami. Ale może wykraczać poza to. Oto kilka typowych konsekwencji wybrania niewłaściwych kanałów wewnętrznych.

Przeciążenie komunikacyjne, w którym zaczynasz denerwować pracowników, a oni zaczynają wyłączać całą komunikację.
Może wnieść więcej dezinformacji, ponieważ zbyt wiele kanałów może powodować zamieszanie i więcej pytań.
Twoja firma w końcu tworzy więcej rozrywek, które zakłócają dzień pracy dla wszystkich.
Może powodować dodatkowy niepotrzebny stres dla pracowników i menedżerów.
Może utrudniać czas reakcji i powodować wąskie gardła w podejmowaniu decyzji.

Jak widać, wybór niewłaściwych kanałów i podawanie zbyt dużej ilości informacji może również negatywnie zaszkodzić Twojej organizacji. A gdy Twoja komunikacja zostanie zerwana, może przedostać się do wszystkich innych obszarów działalności.

Jak wybrać odpowiednie kanały komunikacji w pracy?

Każda organizacja jest inna, a wszyscy pracownicy są wyjątkowi pod względem tego, jak i kiedy wykorzystują informacje. Stanowi to więc pewne wyzwanie dla Twojej organizacji, ponieważ zbyt mało i zbyt wiele kanałów może zrujnować przepływ komunikacji wewnętrznej.

Jak możesz upewnić się, że wybierasz właściwe kanały komunikacji w pracy? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci nawigować lub dostosować obecną strategię.

Rozważ rodzaje wiadomości, które musisz rozpowszechniać

Świetnym sposobem na zrozumienie, z jakich kanałów dystrybucji komunikacji będziesz korzystać, jest określenie typów wiadomości, które otrzymają pracownicy. W ten sposób możesz określić odpowiednie kanały, do których chcesz przekazać tę wiadomość.

Czy ta wiadomość jest formalna, nieformalna czy bardziej niezwiązana z pracą?
Czy informacje są krytyczne lub czasochłonne?
Czy którakolwiek z informacji jest poufna lub musi być bezpiecznie dostarczona?
Czy te informacje dotyczą określonych grup, osób indywidualnych czy całej firmy?
Czy komunikacja jest dla kadry kierowniczej, menedżerów lub współpracownika?
Czy wiadomość wymaga opinii lub odpowiedzi od kogokolwiek?

Poznaj kulturę firmy związaną z komunikacją

Chociaż każda firma powinna być przejrzysta i otwarta na komunikację, niektóre są bardziej strzeżone niż inne. Wyzwanie polega na tym, że dane pokazują, jak brak dobrej kultury w zakresie komunikacji może mieć negatywny wpływ na biznes.

Według Salesforce 86% pracowników i kadry kierowniczej wskazuje na brak współpracy lub nieefektywną komunikację w przypadku niepowodzeń w miejscu pracy.
33% pracowników stwierdziło, że brak otwartej, uczciwej komunikacji ma najbardziej negatywny wpływ na morale pracowników. (Rekruter)

Ale odpowiednia dystrybucja wiadomości oznacza, że musisz zrozumieć kulturę otaczającą komunikację wewnętrzną.

Na przykład, jeśli najlepszym rozwiązaniem jest praca zdalna i platformy cyfrowe, korzystanie z takich rzeczy, jak poczta e-mail, komunikatory internetowe i platformy wspierania pracowników będzie dobrze działać, aby uzyskać informacje o firmie w całej organizacji.

Innym przykładem jest to, że jeśli Twoja firma ceni sobie równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, wysyłanie e-maili lub wiadomości tekstowych w nocy nie jest dobrym rozwiązaniem.

Wybierz kanały na podstawie swoich odbiorców

To nieuniknione, że zawsze będzie wiele kanałów do udostępniania informacji i treści. Z pewnością istnieją możliwości konsolidacji (więcej informacji w następnej sekcji), ale nieuchronnie będą dostępne różne kanały do wyboru.

Jednym ze sposobów zapewnienia właściwego kanału jest zrozumienie odbiorców wiadomości lub informacji, które wysyłasz. Jak szybko należy zająć się tymi informacjami i jak ta konkretna publiczność wchodzi w interakcję na niektórych kanałach?

Oczywiście, jeśli pracujesz dla dużej lub korporacyjnej firmy, nie poznasz preferencji wszystkich, ale możesz zmniejszyć tarcia, lepiej poznając kanały. Czy Twoja wiadomość powinna być osobista, głosowa i wideo, czy pisemna? Za pomocą jakich technologii można to osiągnąć?

Konsolidacja kanałów komunikacji dzisiaj

Sposób, w jaki firmy łączą się ze swoimi zespołami i kanały, z których mogą korzystać, z pewnością urósł w ostatnich latach. Głównie ze względu na cyfrowe miejsce pracy i sposób, w jaki ludzie dzisiaj pracują.

Nawet przy tych wszystkich informacjach i wiedzy na temat komunikacji wewnętrznej wciąż może być trudno znaleźć sposób na dotarcie do każdego — od stażysty po dyrektora generalnego — z odpowiednimi informacjami i treścią.

Pomyśl o wszystkich sposobach dystrybucji komunikacji w dzisiejszych organizacjach: biuletynach firmowych, wiadomościach e-mail od menedżerów i pracowników, aplikacjach ankietowych, oprogramowaniu do obsługi wiadomości błyskawicznych (IE Slack), intranetach, platformach do udostępniania dokumentów, wiadomościach tekstowych, wideokonferencjach itp.

Wszystkie te sposoby komunikacji mogą odgrywać kluczową rolę, ale ważne jest, aby znaleźć równowagę, a także połączyć kanały w bardziej scentralizowaną opcję.

Informuj pracowników, twórz i udostępniaj wszystkim Społecznościowe

Bardziej nowoczesnym podejściem do intranetu i sposobem na konsolidację kanałów jest wykorzystanieEveryoneSocial.

Tradycyjnie platformy rzecznictwa pracowniczego były silnym kanałem marketingu i sprzedaży. I chociaż jest to prawdą do dziś, komunikacja stała się kamieniem węgielnym platformy EverySocial, gdy przebudowaliśmy nasz produkt.

Teraz Twoja firma może dystrybuować treści, biuletyny, powiadomienia e-mail i push, wiadomości firmowe i ważniejsze informacje bezpośrednio z jednego kanału do pracowników. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do tych wiadomości, kiedy jest to dla nich wygodne i z preferowanego urządzenia!

W naszym raporcie z opiniami pracowników, w którym przeprowadzamy ankietę wśród wszystkich naszych klientów, uwidoczniły się dwa punkty danych:

Uczestnicy programów rzecznictwa zwiększyli swoją naukę na poziomie makro (branża) oraz mikro (specyficznym dla ich roli i projektów).
90% użytkowników zgłasza udostępnianie większej ilości treści i większe zaangażowanie po zaangażowaniu się w inicjatywę EverySocial swojego zespołu.

Jak EverySocial pomaga w komunikacji:

Docieraj do pracowników z właściwymi wiadomościami we właściwym czasie. Za pośrednictwem zorganizowanych grup, biuletynów, powiadomień push, przypinania do osi czasu i nie tylko.
Pracownicy mogą mieć spersonalizowane źródła treści na podstawie ich zainteresowań, zespołów i grup, do których należą.
Ludzie mogą oznaczać współpracowników i rozpoczynać konwersacje na temat ważnych wiadomości lub treści, aby zapewnić innym dostęp do informacji. Dodatkowo może rozpocząć zdrowe dialogi wśród pracowników!
Automatycznie pobieraj treści, ważne źródła wiadomości lub kanały społecznościowe.
Miejsce do budowania społeczności wśród wszystkich pracowników, niezależnie od tego, czy jest to rozproszone z powodu zdalnego woka, czy globalnych lokalizacji. Śledź treści pracowników lub zobacz informacje kontaktowe, kim są, dla jakiego zespołu pracują i nie tylko.
Aplikacje mobilne, dzięki którym pracownicy pierwszej linii i pracownicy bez biurka są nadal połączeni. Mogą również przyczynić się do wielu pomysłów lub wiadomości, ponieważ mają tendencję do ścisłej współpracy z klientami.
Do platformy można dodać filmy, obrazy, gify, tylko tekst i inne ważne informacje.
Szczegółowe raportowanie danych dotyczących wyników zewnętrznych i wyników wewnętrznych w celu pomiaru wyników marketingowych i zaangażowania pracowników na platformie.
Twórz kanały dla konkretnych tematów firmy. Dodatkowo możliwość tworzenia prywatnych grup dla kadry kierowniczej lub wybranych zespołów lub umożliwiania pracownikom tworzenia grup dla treści i komunikacji, które są dla nich ważne.
Umożliwiaj pracownikom udostępnianie treści edukacyjnych, wiadomości firmowych, ogłoszeń o pracę i treści stron trzecich w ich sieciach osobistych.
Integracje z innymi kanałami i platformami w celu dystrybucji treści.

Oczywiście nie obejmuje to wszystkiego, co dotyczy EverySocial i siły wsparcia pracowników w Twojej firmie. Ale powinno to dać ci szerszy obraz.