Cele mai bune canale de comunicare pe care compania dvs. ar trebui să le folosească

Publicat: 2021-03-04

Cu peisajul în continuă schimbare al locului de muncă, implementarea canalelor de comunicare potrivite va fi crucială pentru a menține angajații fericiți, conectați, informați, implicați și productivi.

Și nu ar trebui să fie o surpriză, angajații doresc informații consistente și transparență în afacere. De exemplu, 85% dintre angajați au spus că sunt cei mai motivați atunci când conducerea oferă actualizări regulate despre știrile companiei.

Dar chiar dacă munca de la distanță și locul de muncă digital devin tot mai evidente, organizațiile deseori încă se luptă cu strategiile lor de comunicare și să știe cum să distribuie cel mai bine știrile. Deci, cum vă puteți îmbunătăți cel mai bine canalele de comunicare și să vă asigurați că angajații se simt apreciați?

În acest ghid, veți învăța următoarele:

Canale de comunicare la locul de muncă
Canale comune de comunicare
Consecințele alegerii canalelor greșite
Sfaturi pentru alegerea canalelor de comunicare potrivite
Consolidarea canalelor de comunicare astăzi

Canale de comunicare la locul de muncă

Utilizarea canalelor de comunicare la locul de muncă este modul în care oamenii din cadrul companiei rămân informați, comunică și interacționează între ei în mod regulat. Fără aceste canale, devine dificil să menținem moralul angajaților ridicat și să ne asigurăm că toată lumea înțelege obiectivele de afaceri.

Și astăzi, mai mult decât oricând, comunicarea este lipiciul care asigură că toată lumea are cea mai bună experiență posibilă la locul de muncă și continuă să crească profesional.

Lumea muncii a continuat să se schimbe prin creșterea muncii pe mobil, la distanță, precum și a organizațiilor cu locații globale și angajați în primă linie - comunicațiile dvs. trebuie să ajungă la oameni acolo unde sunt și când lucrează.

Defalcarea canalelor de comunicare internă

Înainte de a intra în canalele de comunicare de top pe care să le utilizați, le puteți împărți în câteva categorii diferite. Vor exista situații în care aveți mesaje care probabil se vor încadra în fiecare categorie la un moment dat sau cele care pot estompa liniile.

Tipurile de canale de comunicare includ:

Formal – informații și mesaje legate de organizație, obiective și strategie de afaceri, echipă și politici.
Informal – modalitatea de a livra mesaje de afaceri care ar putea necesita mai puține cerințe privind mesajele și canalele. Gândește întrebări în echipă, colaborări, întâlniri 1:1 etc.
Nelegate de muncă – în timp ce acest lucru se poate întâmpla la locul de muncă sau în timpul orelor de lucru, comunicările nu sunt de obicei legate de muncă sau de afaceri.

Și fiecare dintre aceste categorii se poate face prin canale de comunicare digitală, comunicări scrise sau în persoană (față în față).

Impactul alegerii canalelor de comunicare potrivite

Asigurarea că organizația dumneavoastră comunică corect și angajații primesc mesajele potrivite este esențială pentru succesul afacerii. Impactul pozitiv poate fi resimțit în mai multe moduri, cum ar fi:

Angajați mai informați și conectați
Creșterea și îmbunătățirea implicării angajaților
O mai bună rețea internă și colaborare între echipe
Se partajează mai puțină confuzie și dezinformare
Bucla de feedback îmbunătățită pentru a îmbunătăți afacerea
Experiențe mai bune pentru clienți și potențiali
Mai mult entuziasm pentru muncă și companie

Statistica de comunicare

Vă întrebați ce se întâmplă în lumea comunicațiilor? Iată câteva statistici importante care te-ar putea surprinde sau te pot ajuta să înțelegi mai mult valoarea.

57% dintre angajați raportează că nu li s-au dat instrucțiuni clare și 69% dintre manageri nu se simt confortabil să comunice cu angajații în general. (tehnolog HR)
72% dintre angajați nu au o înțelegere completă a strategiei companiei. (IBM)
Doar 23% dintre directori spun că companiile lor sunt excelente în alinierea obiectivelor angajaților cu scopurile corporative. (Deloitte)
60% dintre companii nu au o strategie pe termen lung pentru comunicarea lor internă. (Forta de munca)
74% dintre angajați simt că ratează informațiile și știrile companiei. (Servicii de presă comercială)
74% dintre companii intenționează să treacă permanent la muncă la distanță după COVID-19 (Gartner)
Vânzările cresc cu 20% atunci când angajații sunt implicați activ (Gallup)

Cauți mai mult? Consultați mai multe statistici privind comunicarea internă aici, în această postare.

9 canale de comunicare comune

Astăzi, majoritatea organizațiilor utilizează canale de comunicare digitală pentru a ajunge și a implica angajații. Este cel mai direct și eficient mod de a vă conecta cu toată lumea în timp real, indiferent unde sau când lucrează.

Iată canalele comune de comunicare:

1. Intranet

Chiar și în primele zile ale tehnologiei și internetului, intranetul a devenit mijlocul de conectare intern cu angajații. Este o modalitate prin care angajații să fie informați despre compania lor și să acceseze documente importante.

Provocarea cu intranet-urile este că acestea tind să fie depășite și pot face găsirea de informații un pic mai dificilă. Într-un sondaj realizat de Prescient Digital Media, doar 13% dintre angajați au declarat că participă zilnic la intranet - 31% au spus că nu o fac niciodată.

10 motive pentru care intranetele eșuează.

Implementarea unui intranet este lipsită de scop, de a oferi conținut relevant și de design învechit pe care oamenii îl consideră neplăcut.

Potrivit CMSWire, 90% dintre rețele intranet eșuează și încă eșuează. De aceea, o alternativă de intranet poate fi o soluție bună.

2. E-mailuri și buletine informative ale companiei

Un alt canal de comunicare clasic este e-mailul și nu va dispărea prea curând. Iar pentru unele organizații, e-mailul tinde să fie principalul canal de comunicare internă. Problema este pentru informațiile companiei: este cel mai bun mijloc de a distribui informații?

Multe companii (inclusiv a dvs.) ar putea avea un buletin informativ la nivel de companie. Scopul este de a include informații importante despre companie, postări pe blog și poate încuraja o formă de susținere a angajaților.

Provocarea este că informațiile nu sunt adaptate pentru grupuri individuale și pot determina angajații să ignore aceste e-mailuri. 62% dintre e-mailurile primite de angajați nu sunt importante, iar 83% dintre angajați declară că se simt epuizați de un volum mare de e-mailuri.

Și căsuțele de e-mail continuă să se umple, unde aceste buletine informative sunt îngropate și articolele importante care necesită timp pot fi complet ratate. Deși e-mailurile pot fi în continuare necesare, ele ar trebui să fie un supliment pentru o abordare mai modernă de comunicare.

3. Software de mesagerie instantanee

Conceptul de software de mesagerie instant există de ceva vreme. oricare dintre voi s-ar putea să-și amintească zilele de glorie ale mesageriei instantanee AOL. Dar rapiditatea mesajelor și a partajării informațiilor a făcut ca acest lucru să fie important pentru companii.

Și când a apărut Slack, majoritatea organizațiilor au început să adopte anumite servicii pentru a intra în legătură cu angajații.

Ceea ce face ca acest canal de comunicare să funcționeze este capacitatea de a crea discuții instantanee în echipă, de a pune întrebări rapide și de a avea discuții private cu persoane.

Cu toate acestea, creșterea tehnologiilor și platformelor a creat și un loc de muncă care distrag atenția. Au existat articole despre motivul pentru care software-ul de mesagerie sau instrumente precum Slack pot provoca distragere. Cealaltă provocare este că, în timp ce poți crea un canal în care toată lumea are acces, aceste mesaje în timp real se mișcă rapid și pot fi pierdute.

4. Instrumente de management de proiect

Adesea, s-ar putea să nu vă gândiți la un instrument de management de proiect ca fiind unul dintre canalele de comunicare de top, dar este locul unde se întâmplă colaborarea și productivitatea. În plus, multe dintre instrumentele bine-cunoscute au funcții de comentare și comunicare pentru a discuta sarcini.

Aceste instrumente permit angajaților să creeze sarcini și proiecte cu câteva clicuri. Și aceste platforme creează vizualizări ale calendarului și programarea sarcinilor pentru a se asigura că proiectele sunt finalizate în timp util.

Și în timp ce aceste instrumente fac comunicarea pe proiecte să meargă mai bine, acest mic canal digital nu este suficient pentru a face față tuturor nevoilor dvs. de comunicare. Prin urmare, rețineți că instrumentele de management de proiect nu vor fi suficiente pentru a ajunge la fiecare angajat cu conținutul și știrile de care au nevoie.

5. Software pentru întâlniri video

Software-ul pentru întâlniri video a fost pe radar ca un canal puternic pentru comunicații, dar a crescut cu munca de la distanță și în timpul pandemiei din 2020. Face mai multe interacțiuni personale disponibile, chiar și atunci când lucrați într-un fus orar complet diferit.

Software-ul video vă permite să vedeți oamenii față în față și să distribuiți rapid informații. În plus, vei cunoaște mai eficient oamenii care lucrează cu tine.

Această formă de comunicare funcționează bine pentru echipe mici sau conversații 1-la-1, dar poate fi o provocare pentru inițiativele la nivel de companie. Soluțiile de videoconferință nu sunt ideale pentru a conduce conversații în curs de desfășurare a companiei, pentru a partaja actualizări și pentru a obține feedback sau pentru a obține o implicare mai bună a angajaților.

Dar ar trebui să fie în stiva ta de tehnologie de comunicații.

6. Rețele sociale interne

Unul dintre canalele de comunicare digitală în devenire și în expansiune este ideea rețelelor sociale interne. Scopul acestui canal este de a partaja, de a conecta și de a ajunge rapid la angajați, dar, de asemenea, de a permite indivizilor să se implice și să se conecteze unul cu celălalt.

Aceasta este ceea ce o platformă de advocacy a angajaților aduce organizației. Dar, de asemenea, permite persoanelor să creeze și să partajeze conținut în propriile lor rețele, stimulând și comunicațiile externe.

Când utilizați rețelele sociale interne, compania dvs. îmbunătățește colaborarea, comunitatea, schimbul de cunoștințe și comunicarea între oricine din cadrul organizației dvs.

Utilizarea software-ului social de către angajați poate îmbunătăți productivitatea cu 20-25%. (McKinsey)
Când companiile folosesc rețelele de socializare intern, mesajele devin conținut; o înregistrare a cunoștințelor care poate fi căutată poate reduce, cu până la 35%, timpul petrecut de angajați căutând informații despre companie. (McKinsey)

7. Platforme de sondaj

S-ar putea să nu vă gândiți prea des la sondajele interne ca un canal de comunicare, dar este puternic pentru că vă ajută compania să înțeleagă modul în care angajații consumă informații.

Dar nu doar atât, vă poate oferi informații despre manageri, cultura companiei, experiența angajaților și multe altele.

Folosind software-ul pentru sondaje ale angajaților, veți putea aduna date care vă pot ghida în bine strategia de comunicare internă.

Și, deși există limitări în ceea ce privește faptul că este un canal de comunicare deschis, acesta este puternic pentru a înțelege mai bine ceea ce gândesc și simt angajații tăi despre procesele companiei.

8. Soluții de partajare a documentelor

Neavând o bază de date bună de documente cu ușurință de căutare și organizare provoacă, de asemenea, blocaje de comunicare. Aici soluțiile de partajare a documentelor devin, de asemenea, esențiale ca canal de comunicare digitală pentru angajați.

Aceste instrumente organizează cu ușurință documentele importante și păstrează înregistrări detaliate ale informațiilor. Acestea pot fi destul de sofisticate sau ceva la fel de simplu ca Google Drive. Cu toate acestea, aveți nevoie de o strategie și de mijloace pentru a vă asigura că găsirea informațiilor este simplă.

Platformele de partajare a documentelor nu sunt neapărat concepute pentru a vă ajuta să împărtășiți informații specifice cu angajații atunci când au cea mai mare nevoie de ele. Deci, construirea de grupuri, segmente și gestionarea distribuției fișierelor este esențială.

86% dintre angajați spun că de obicei întâmpină dificultăți în căutarea fișierelor de birou atunci când au nevoie de ele.

9. Conținutul intern al companiei

Pe lângă rețelele sociale interne, multe organizații au început să exploreze conținutul blogului personalizat direct pentru angajații lor.

În mod obișnuit, companiile și-au asumat această sarcină ca modalitate rapidă de a împărtăși lumii informații, valorile companiei și știri despre afaceri. În general, publicul poate avea acces și la acest conținut, unde alții îl pot face doar un blog intern.

Problema este că conținutul trebuie să fie în continuare pe radarul angajaților. Chiar dacă știu că există un blog al companiei, s-ar putea să nu-și dedice timp să-l caute sau că au uitat complet de el. Fiecare angajat este diferit – unora le va plăcea să citească blogul, iar alții vor aștepta să le trimiți informațiile relevante.

Vestea bună este că o platformă precum EveryoneSocial poate trage automat aceste fluxuri RSS care vor apărea în feedurile angajaților și pot primi mementouri prin e-mail despre conținut.

Consecințele alegerii canalelor de comunicare greșite

Sperăm că obțineți o înțelegere profundă a cât de importante sunt canalele de comunicare pentru compania și angajații dvs.! Există o mulțime de canale la care să te gândești și cum să comunici cel mai bine cu echipele tale.

Dar dacă alegeți canale greșite sau prea multe simultan, puteți afecta experiența angajaților, productivitatea și puteți perturba colaborarea dintre angajați. Dar se poate extinde dincolo de asta. Iată câteva consecințe comune ale alegerii canalelor interne greșite.

Supraîncărcare de comunicare în care începi să-i enervezi pe angajați și aceștia încep să deconecteze toate comunicările.
Poate contribui cu mai multă dezinformare, deoarece prea multe canale pot provoca confuzie și mai multe întrebări.
Compania dvs. ajunge să creeze mai multe distrageri care perturbă ziua de lucru pentru toată lumea.
Poate crea stres suplimentar inutil asupra angajaților și managerilor.
Poate împiedica timpul de răspuns și poate cauza blocaje în luarea deciziilor.

După cum puteți vedea, alegerea canalelor greșite și furnizarea de prea multe informații poate afecta negativ organizația dvs. Și atunci când comunicațiile tale sunt întrerupte, se poate prelinge în toate celelalte domenii ale afacerii.

Cum să alegi canalele de comunicare potrivite la locul de muncă

Fiecare organizație este diferită și toți angajații sunt unici în ceea ce privește modul și momentul în care consumă informații. Prin urmare, aceasta reprezintă o mică provocare pentru organizația dvs., deoarece prea puține și prea multe canale vă pot distruge fluxul de comunicare internă.

Cum vă puteți asigura că alegeți canalele de comunicare potrivite la locul de muncă? Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să navigați sau să vă ajustați strategia actuală.

Luați în considerare tipurile de mesaje pe care trebuie să le distribuiți

O modalitate excelentă de a înțelege ce canale de distribuție de comunicare veți folosi este să determinați tipurile de mesaje pe care le vor primi angajații. În acest fel, puteți determina canalele potrivite către care să transmiteți mesajul respectiv.

Acest mesaj este formal, informal sau nu are legătură cu munca?
Informația este critică sau sensibilă la timp?
Este vreuna dintre informațiile confidențiale sau trebuie să fie furnizată în siguranță?
Aceste informații se referă la anumite grupuri, un individ sau la nivel de companie?
Comunicațiile sunt pentru directori, manageri sau un coleg?
Mesajul necesită feedback sau un răspuns din partea cuiva?

Cunoașteți cultura companiei în jurul comunicării

Deși fiecare companie ar trebui să fie transparentă și deschisă la comunicare, unele sunt mai păzite decât altele. Provocarea este că datele arată cum lipsa unei bune culturi în jurul comunicării poate afecta afacerea într-un mod negativ.

Potrivit Salesforce, 86% dintre angajați și directori menționează lipsa de colaborare sau comunicarea ineficientă pentru eșecurile la locul de muncă.
33% dintre angajați au spus că lipsa unei comunicări deschise și sincere are cel mai mare impact negativ asupra moralului angajaților. (Recruter)

Dar pentru a distribui mesajele în mod corespunzător înseamnă că trebuie să înțelegeți cultura din jurul comunicării interne.

De exemplu, dacă munca de la distanță și platformele digitale sunt calea de urmat, atunci utilizarea unor lucruri precum e-mailul, mesageria instantanee și platformele de susținere a angajaților va funcționa bine pentru a obține informații despre companie în întreaga organizație.

Un alt exemplu este dacă compania dumneavoastră apreciază un echilibru bun între muncă și viață, atunci trimiterea de e-mailuri sau mesaje text pe timp de noapte nu este calea de urmat.

Alegeți canalele în funcție de publicul dvs

Este inevitabil faptul că veți avea întotdeauna mai multe canale pentru a împărtăși informații și conținut. Cu siguranță există oportunități de consolidare (a se vedea mai multe în secțiunea următoare), dar inevitabil vor exista diverse canale de selectat.

O modalitate de a vă asigura că canalul potrivit este să înțelegeți publicul mesajului sau informațiilor pe care le trimiteți. Cât de repede trebuie abordate aceste informații și cum interacționează acest public anume pe anumite canale?

Cu siguranță, dacă lucrezi pentru o afacere mare sau pentru o întreprindere, nu vei cunoaște preferințele tuturor, dar poți reduce fricțiunile cunoscând mai bine canalele. Mesajul dvs. ar trebui să fie în persoană, voce și video sau scris? Cu ce tehnologii pot fi realizate acestea?

Consolidarea canalelor de comunicare astăzi

Modul în care companiile se conectează cu echipele lor și canalele care pot fi utilizate a crescut cu siguranță în ultimii ani. În mare parte, datorită locului de muncă digital și modului în care lucrează oamenii astăzi.

Chiar și cu toate aceste informații și cunoștințe despre comunicațiile interne, poate fi încă o luptă să descoperi cum să ajungi la toată lumea - de la stagiar la CEO - cu informațiile și conținutul potrivit.

Gândiți-vă la toate modurile în care comunicațiile sunt distribuite astăzi în organizații: buletine informative ale companiei, e-mailuri de la manageri și angajați, aplicații pentru sondaje, software de mesagerie instantanee (IE Slack), intranet, platforme de partajare a documentelor, mesagerie text, conferințe video etc.

Toate aceste moduri de a comunica pot juca un rol esențial, dar este important să găsim echilibrul și, de asemenea, să căutați să combinați canalele într-o opțiune mai centralizată.

Mențineți angajații informați, creând și împărtășiți cu toată lumeaSocial

O abordare mai modernă a intranetului și o modalitate de a consolida canalele este de a folosiEveryoneSocial.

În mod tradițional, platformele de susținere a angajaților erau un canal puternic de marketing și vânzări. Și, deși acest lucru este valabil și astăzi, comunicațiile au devenit piatra de temelie a platformei EveryoneSocial atunci când ne-am reconstruit produsul.

Acum, compania dvs. poate distribui conținut, buletine informative, notificări prin e-mail și push, mesaje ale companiei și mai multe informații importante direct de la un feed către angajați. Angajații pot accesa aceste mesaje atunci când le este convenabil și de pe dispozitivul lor preferat!

În raportul nostru de feedback al angajaților, în care ne sondam toți clienții, au evidențiat două date:

Participanții la programele de advocacy și-au crescut învățarea la nivel macro (industrie), precum și la nivel micro (specific rolului și proiectelor lor).
90% dintre utilizatori raportează că partajează mai mult conținut și sunt mai implicați după ce s-au implicat în inițiativa EveryoneSocial a echipei lor.

Cum vă ajută EveryoneSocial comunicațiile:

Ajungeți la angajați cu mesajele potrivite la momentul potrivit. Prin grupuri organizate, buletine informative, notificări push, fixare pe cronologie și multe altele.
Angajații pot avea fluxuri de conținut personalizate în funcție de interesele, echipele și grupurile cărora le aparțin.
Oamenii pot eticheta colegii și pot începe conversații despre mesaje sau conținut importante pentru a se asigura că ceilalți văd informațiile. În plus, poate începe dialoguri sănătoase între angajați!
Atrageți automat conținut, surse importante de știri sau canale sociale.
Un loc pentru a construi o comunitate între toți angajații, indiferent dacă este distribuit datorită wok-ului de la distanță sau locații globale. Urmăriți conținutul angajaților sau vedeți informațiile de contact despre cine sunt aceștia, pentru ce echipă lucrează și multe altele.
Aplicații mobile, astfel încât angajații din prima linie și lucrătorii fără birou să fie în continuare conectați. De asemenea, pot contribui la multe idei sau știri, având în vedere că tind să lucreze îndeaproape cu clienții.
Videoclipuri, imagini, gif-uri, doar text și alte informații importante pot fi adăugate pe platformă.
Detaliați datele de raportare a rezultatelor externe și a rezultatelor interne pentru a măsura performanța de marketing și implicarea angajaților în platformă.
Creați canale pentru anumite subiecte ale companiei. În plus, capacitatea de a crea grupuri private pentru directori sau echipe selectate sau de a permite angajaților să creeze grupuri pentru conținut și comunicații care contează pentru ei.
Permiteți angajaților să partajeze conținut educațional, știri despre companie, postări de locuri de muncă și conținut terță parte în rețelele lor personale.
Integrari cu alte canale si platforme pentru distribuirea continutului.

Desigur, acest lucru nu acoperă totul despre EveryoneSocial și puterea de advocacy a angajaților din compania dvs. Dar ar trebui să vă ofere imaginea de ansamblu.