I migliori canali di comunicazione che la tua azienda dovrebbe utilizzare

Pubblicato: 2021-03-04

Con il panorama in continua evoluzione del posto di lavoro, l'implementazione dei giusti canali di comunicazione sarà fondamentale per mantenere i dipendenti felici, connessi, informati, coinvolti e produttivi.

E non dovrebbe sorprendere, i dipendenti vogliono informazioni coerenti e trasparenza nell'azienda. Ad esempio, l'85% dei dipendenti ha affermato di essere più motivato quando la direzione offre aggiornamenti regolari sulle novità aziendali.

Ma anche se il lavoro a distanza e il posto di lavoro digitale diventano più evidenti, le organizzazioni spesso lottano ancora con le loro strategie di comunicazione e nel sapere come distribuire al meglio le notizie. Quindi, come puoi migliorare al meglio i tuoi canali di comunicazione e assicurarti che i dipendenti si sentano apprezzati?

In questa guida imparerai quanto segue:

Canali di comunicazione sul posto di lavoro
Canali di comunicazione comuni
Conseguenze della scelta dei canali sbagliati
Suggerimenti per scegliere i canali di comunicazione giusti
Consolidare i canali di comunicazione oggi

Canali di comunicazione sul posto di lavoro

L'uso dei canali di comunicazione sul posto di lavoro è il modo in cui le persone all'interno dell'azienda rimangono informate, comunicano e interagiscono tra loro su base regolare. Senza questi canali, diventa difficile mantenere alto il morale dei dipendenti e assicurarsi che tutti comprendano gli obiettivi aziendali.

E oggi più che mai la comunicazione è il collante che garantisce a tutti la migliore esperienza possibile sul lavoro e continua a crescere professionalmente.

Il mondo del lavoro ha continuato a cambiare grazie all'ascesa del lavoro mobile e remoto, nonché di organizzazioni con sedi globali e dipendenti in prima linea: le tue comunicazioni devono raggiungere le persone dove si trovano e quando lavorano.

Ripartizione dei canali di comunicazione interna

Prima di entrare nei principali canali di comunicazione da utilizzare, puoi effettivamente suddividerli in alcune categorie diverse. Ci saranno situazioni in cui hai messaggi che probabilmente si adatteranno a ogni categoria a un certo punto o quelli che potrebbero offuscare le linee.

I tipi di canali di comunicazione includono:

Formale : informazioni e messaggi relativi all'organizzazione, agli obiettivi aziendali e alla strategia, al team e alle politiche.
Informale : il modo per recapitare messaggi aziendali che potrebbero richiedere meno requisiti di messaggistica e canali. Pensa alle domande del team, alle collaborazioni, alle riunioni 1:1, ecc.
Non correlato al lavoro : sebbene ciò possa accadere al lavoro o durante l'orario di lavoro, le comunicazioni in genere non sono correlate al lavoro o all'azienda.

E ciascuna di queste categorie può essere svolta attraverso canali di comunicazione digitale, comunicazioni scritte o di persona (faccia a faccia).

L'impatto della scelta dei giusti canali di comunicazione

Garantire che la tua organizzazione comunichi correttamente e che i dipendenti ricevano i messaggi giusti è fondamentale per il successo aziendale. L'impatto positivo può essere percepito in molti modi come:

Dipendenti più informati e connessi
Aumento e miglioramento del coinvolgimento dei dipendenti
Migliore networking interno e collaborazione tra i team
Meno confusione e disinformazione condivisa
Ciclo di feedback migliorato per migliorare il business
Esperienze migliori per clienti e prospect
Più entusiasmo per il lavoro e per l'azienda

Statistiche di comunicazione

Ti chiedi cosa sta succedendo nel mondo della comunicazione? Ecco alcune statistiche importanti che potrebbero sorprenderti o aiutarti a comprendere ulteriormente il valore.

Il 57% dei dipendenti dichiara di non aver ricevuto indicazioni chiare e il 69% dei dirigenti non si sente a proprio agio nel comunicare con i dipendenti in generale. (tecnologo delle risorse umane)
Il 72% dei dipendenti non ha una piena comprensione della strategia dell'azienda. (IBM)
Solo il 23% dei dirigenti afferma che le proprie aziende sono eccellenti nell'allineare gli obiettivi dei dipendenti con quelli aziendali. (Deloitte)
Il 60% delle aziende non ha una strategia a lungo termine per le proprie comunicazioni interne. (forza lavoro)
Il 74% dei dipendenti ritiene di perdersi informazioni e notizie aziendali. (Servizi di stampa commerciale)
Il 74% delle aziende prevede di passare in modo permanente a un lavoro più remoto dopo il COVID-19 (Gartner)
Le vendite aumentano del 20% quando i dipendenti sono attivamente coinvolti (Gallup)

Cerchi di più? Scopri altre statistiche sulla comunicazione interna qui in questo post.

9 canali di comunicazione comuni

Oggi, la maggior parte delle organizzazioni utilizza i canali di comunicazione digitale per raggiungere e coinvolgere i dipendenti. È il modo più diretto ed efficiente per connettersi con tutti in tempo reale, indipendentemente da dove o quando stanno lavorando.

Ecco i canali di comunicazione comuni:

1. Intranet

Anche agli albori della tecnologia e di Internet, l'intranet è diventata il mezzo di riferimento per connettersi internamente con i dipendenti. È un modo per i dipendenti di essere informati sulla propria azienda e di accedere a documenti importanti.

La sfida con le intranet è che tendono ad essere obsolete e possono rendere un po' più difficile la ricerca di informazioni. In un sondaggio di Prescient Digital Media, solo il 13% dei dipendenti ha dichiarato di partecipare quotidianamente alla propria intranet, il 31% ha dichiarato di non farlo mai.

10 motivi per cui le intranet falliscono.

L'implementazione di una intranet non ha scopo, serve contenuti pertinenti e un design obsoleto che le persone trovano goffo.

Secondo CMSWire, il 90% delle intranet fallisce e continua a non funzionare. Ecco perché un'alternativa intranet può essere una buona soluzione.

2. Email e newsletter aziendali

Un altro canale di comunicazione classico è l'e-mail e non scomparirà presto. E per alcune organizzazioni, l'e-mail tende a essere il canale principale per le comunicazioni interne. Il problema è per l'informazione aziendale: è il mezzo migliore per diffondere l'informazione?

Molte aziende (la tua inclusa) potrebbero avere una newsletter a livello aziendale. L'obiettivo è includere informazioni importanti sull'azienda, post di blog e forse incoraggiare una qualche forma di difesa dei dipendenti.

La sfida è che le informazioni non sono personalizzate per i singoli gruppi e possono indurre i dipendenti a ignorare queste e-mail. Il 62% delle e-mail ricevute dai dipendenti non è importante e l'83% dei dipendenti dichiara di sentirsi esaurito a causa di un elevato volume di e-mail.

E le caselle di posta continuano a riempirsi, dove queste newsletter vengono sepolte e gli elementi importanti che richiedono tempo possono essere completamente persi. Sebbene le e-mail possano essere ancora necessarie, dovrebbero essere un componente aggiuntivo di un approccio di comunicazione più moderno.

3. Software di messaggistica istantanea

Il concetto di software di messaggistica istantanea è in circolazione da un po'. chiunque di voi potrebbe ricordare i giorni di gloria di AOL Instant Messenger. Ma la rapidità di messaggistica e condivisione delle informazioni ha reso questo importante per le aziende.

E quando è arrivato Slack, la maggior parte delle organizzazioni ha iniziato ad adottare alcuni servizi per connettersi con i dipendenti.

Ciò che fa funzionare questo canale di comunicazione è la capacità di creare discussioni di gruppo istantanee, porre domande rapide e avere discussioni private con le persone.

Tuttavia, l'aumento delle tecnologie e delle piattaforme ha anche creato un ambiente di lavoro che distrae. Sono stati pubblicati articoli sul motivo per cui software di messaggistica o strumenti come Slack possono causare distrazioni. L'altra sfida è che mentre puoi creare un canale a cui tutti hanno accesso, questi messaggi in tempo reale si muovono rapidamente e possono essere persi.

4. Strumenti di gestione del progetto

Spesso, potresti non pensare a uno strumento di gestione dei progetti come uno dei principali canali di comunicazione, ma è qui che si verificano collaborazione e produttività. Inoltre, molti degli strumenti ben noti hanno funzionalità di commento e comunicazione per discutere le attività.

Questi strumenti consentono ai dipendenti di creare attività e progetti con pochi clic. E queste piattaforme creano visualizzazioni del calendario e pianificazione delle attività per garantire che i progetti vengano completati in modo tempestivo.

E mentre questi strumenti rendono più fluide le comunicazioni sui progetti, questo piccolo canale digitale non è sufficiente per gestire tutte le tue esigenze di comunicazione. Quindi tieni presente che gli strumenti di gestione dei progetti non saranno sufficienti per raggiungere ogni dipendente con i contenuti e le notizie di cui ha bisogno.

5. Software per riunioni video

Il software per videoconferenze è stato sul radar come un potente canale di comunicazione, ma è cresciuto con il lavoro a distanza e durante la pandemia del 2020. Rende disponibili interazioni più personali, anche quando si lavora in un fuso orario completamente diverso.

Il software video ti consente di vedere le persone faccia a faccia e di distribuire rapidamente le informazioni. Inoltre, conosci le persone che lavorano con te in modo più efficace.

Questa forma di comunicazione funziona bene per piccoli team o conversazioni individuali, ma può essere una sfida per le iniziative a livello aziendale. Le soluzioni di videoconferenza non sono l'ideale per guidare le conversazioni aziendali in corso, per condividere aggiornamenti e ricevere feedback o per ottenere un migliore coinvolgimento dei dipendenti.

Ma dovrebbe essere nel tuo stack tecnologico di comunicazione.

6. Rete sociale interna

Uno dei canali di comunicazione digitale in erba e in espansione è l'idea del social networking interno. L'obiettivo di questo canale è condividere, connettere e raggiungere rapidamente i dipendenti, ma anche consentire alle persone di interagire e connettersi tra loro.

Questo è ciò che una piattaforma di advocacy dei dipendenti porta all'organizzazione. Ma consente anche alle persone di creare e condividere contenuti sulle proprie reti, aumentando anche le comunicazioni esterne.

Quando utilizzi i social media interni, la tua azienda migliora la collaborazione, la comunità, la condivisione delle conoscenze e la comunicazione tra chiunque all'interno della tua organizzazione.

L'uso del social software da parte dei dipendenti può migliorare la produttività del 20-25%. (Mc Kinsey)
Quando le aziende utilizzano internamente i social media, i messaggi diventano contenuti; un record di conoscenza ricercabile può ridurre, fino al 35%, il tempo che i dipendenti dedicano alla ricerca di informazioni aziendali. (Mc Kinsey)

7. Piattaforme di indagine

Potresti non pensare ai sondaggi interni troppo spesso come un canale di comunicazione, ma è potente perché aiuta la tua azienda a capire come i dipendenti consumano le informazioni.

Ma non solo, può darti approfondimenti sui manager, sulla cultura aziendale, sull'esperienza dei dipendenti e molto altro.

Utilizzando il software di indagine dei dipendenti sarai in grado di raccogliere dati che possono guidare la tua strategia di comunicazione interna per il meglio.

E sebbene ci siano dei limiti nell'essere un canale di comunicazione aperto, è potente per capire meglio cosa pensano e sentono i tuoi dipendenti riguardo ai processi aziendali.

8. Soluzioni per la condivisione di documenti

Non avere un buon database di documenti con facilità di ricerca e organizzazione causa anche colli di bottiglia nella comunicazione. È qui che le soluzioni di condivisione dei documenti diventano fondamentali anche come canale di comunicazione digitale per i dipendenti.

Questi strumenti organizzano facilmente documenti importanti e conservano registrazioni dettagliate di informazioni. Questi possono essere piuttosto sofisticati o qualcosa di semplice come Google Drive. Tuttavia, hai ancora bisogno di una strategia e di mezzi per garantire che la ricerca delle informazioni sia semplice.

Le piattaforme di condivisione dei documenti non sono necessariamente progettate per aiutarti a condividere informazioni specifiche con i dipendenti quando ne hanno più bisogno. Quindi è fondamentale creare gruppi, segmenti e continuare a gestire la distribuzione dei file.

L'86% dei dipendenti afferma di avere difficoltà a cercare i file dell'ufficio quando ne hanno bisogno.

9. Contenuto interno dell'azienda

Oltre ai social media interni, molte organizzazioni hanno iniziato a esplorare i contenuti del blog direttamente su misura per i propri dipendenti.

In genere, le aziende aziendali hanno assunto questo compito come il modo più rapido per condividere informazioni, valori aziendali e notizie sul business nel mondo. In genere, anche il pubblico può avere accesso a questo contenuto, mentre altri possono solo renderlo un blog interno.

Il problema è che il contenuto deve essere ancora sul radar dei dipendenti. Anche se sanno che esiste un blog aziendale, potrebbero non dedicare tempo a cercarlo o se ne sono completamente dimenticati. Ogni dipendente è diverso: alcuni adoreranno leggere il blog e altri aspetteranno che tu gli invii le informazioni pertinenti.

La buona notizia è che una piattaforma come EveryoneSocial può inserire automaticamente questi feed RSS che verranno visualizzati nei feed dei dipendenti e possono essere inviati promemoria via e-mail sul contenuto.

Conseguenze della scelta dei canali di comunicazione sbagliati

Si spera che tu stia acquisendo una profonda comprensione di quanto siano critici i canali di comunicazione per la tua azienda e i tuoi dipendenti! Ci sono molti canali a cui pensare e come comunicare al meglio con i tuoi team.

Ma se scegli i canali sbagliati o troppi contemporaneamente, puoi danneggiare l'esperienza e la produttività dei dipendenti e interrompere la collaborazione tra i dipendenti. Ma può estendersi oltre. Ecco alcune conseguenze comuni della scelta dei canali interni sbagliati.

Sovraccarico di comunicazione in cui inizi a infastidire i dipendenti e loro iniziano a disattivare tutte le comunicazioni.
Può fornire più disinformazione poiché troppi canali possono causare confusione e più domande.
La tua azienda finisce per creare più distrazioni che interrompono la giornata lavorativa per tutti.
Può creare ulteriore stress inutile per dipendenti e dirigenti.
Può ostacolare i tempi di risposta e causare colli di bottiglia nel processo decisionale.

Come puoi vedere, scegliere i canali sbagliati e fornire troppe informazioni può anche danneggiare negativamente la tua organizzazione. E quando le tue comunicazioni vengono interrotte, possono gocciolare in tutte le altre aree dell'attività.

Come scegliere i giusti canali di comunicazione al lavoro

Ogni organizzazione è diversa e tutti i dipendenti sono unici nel modo e nel momento in cui consumano le informazioni. Quindi questo rappresenta una piccola sfida per la tua organizzazione poiché troppo pochi e troppi canali possono rovinare il tuo flusso di comunicazione interna.

Come puoi assicurarti di scegliere i giusti canali di comunicazione sul lavoro? Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a navigare o modificare la tua strategia attuale.

Considera i tipi di messaggi che devi distribuire

Un ottimo modo per capire quali canali di distribuzione della comunicazione utilizzerai è determinare i tipi di messaggi che i dipendenti riceveranno. In questo modo, puoi determinare i canali giusti a cui inviare quel messaggio.

Questo messaggio è formale, informale o più non correlato al lavoro?
Le informazioni sono critiche o sensibili al fattore tempo?
Alcune delle informazioni sono riservate o devono essere consegnate in modo sicuro?
Queste informazioni riguardano determinati gruppi, un individuo o l'intera azienda?
Le comunicazioni sono per dirigenti, manager o un collega?
Il messaggio richiede un feedback o una risposta da parte di qualcuno?

Conoscere la cultura aziendale intorno alla comunicazione

Sebbene ogni azienda debba essere trasparente e aperta alle comunicazioni, alcune sono più guardinghe di altre. La sfida è che i dati mostrano come la mancanza di una buona cultura sulle comunicazioni possa avere un impatto negativo sull'azienda.

Secondo Salesforce, l'86% dei dipendenti e dei dirigenti cita la mancanza di collaborazione o la comunicazione inefficace per i fallimenti sul posto di lavoro.
Il 33% dei dipendenti ha affermato che la mancanza di una comunicazione aperta e onesta ha l'impatto più negativo sul morale dei dipendenti. (Reclutatore)

Ma distribuire i messaggi in modo appropriato significa che è necessario comprendere la cultura che circonda le comunicazioni interne.

Ad esempio, se il lavoro a distanza e le piattaforme digitali sono la strada da percorrere, l'utilizzo di elementi come e-mail, messaggistica istantanea e piattaforme di advocacy dei dipendenti funzionerà bene per ottenere informazioni sull'azienda in tutta l'organizzazione.

Un altro esempio è se la tua azienda apprezza un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, inviare e-mail o messaggi di testo di notte non è la strada da percorrere.

Scegli i canali in base al tuo pubblico

È inevitabile che ci siano sempre più canali per condividere informazioni e contenuti. Ci sono sicuramente opportunità per consolidare (vedi di più nella prossima sezione), ma ci saranno inevitabilmente vari canali da selezionare.

Un modo per garantire il canale giusto è capire il pubblico del messaggio o delle informazioni che stai inviando. Con quale rapidità è necessario indirizzare queste informazioni e in che modo questo particolare pubblico interagisce su determinati canali?

Certamente, se lavori per un'azienda grande o aziendale, non conoscerai le preferenze di tutti, ma puoi ridurre gli attriti conoscendo meglio i canali. Il tuo messaggio dovrebbe essere di persona, vocale e video o scritto? Con quali tecnologie si possono realizzare?

Consolidare i canali di comunicazione oggi

Il modo in cui le aziende si collegano con i loro team e i canali che possono essere utilizzati è sicuramente cresciuto negli ultimi anni. Principalmente a causa del posto di lavoro digitale e del modo in cui le persone lavorano oggi.

Anche con tutte queste informazioni e conoscenze sulle comunicazioni interne, può essere comunque difficile capire come raggiungere tutti, dallo stagista al CEO, con le informazioni e i contenuti giusti.

Pensa a tutti i modi in cui le comunicazioni vengono distribuite oggi nelle organizzazioni: newsletter aziendali, e-mail di manager e dipendenti, app per sondaggi, software di messaggistica istantanea (IE Slack), intranet, piattaforme di condivisione di documenti, messaggi di testo, videoconferenze, ecc.

Tutti questi modi di comunicare possono svolgere un ruolo fondamentale, ma è importante trovare l'equilibrio e cercare anche di combinare i canali in un'opzione più centralizzata.

Tieni informati i dipendenti, crea e condividi con tutti Social

Un approccio più moderno all'intranet e un modo per consolidare i canali è utilizzare EveryoneSocial.

Tradizionalmente, le piattaforme di advocacy dei dipendenti erano un forte canale di marketing e vendita. E mentre ciò vale ancora oggi, le comunicazioni sono diventate la pietra angolare della piattaforma EveryoneSocial quando abbiamo ricostruito il nostro prodotto.

Ora la tua azienda può distribuire contenuti, newsletter, e-mail e notifiche push, messaggi aziendali e informazioni più importanti direttamente da un feed ai dipendenti. I dipendenti possono accedere a questi messaggi quando è conveniente per loro e dal loro dispositivo preferito!

Nel nostro rapporto sul feedback dei dipendenti in cui esaminiamo tutti i nostri clienti, sono emersi due punti di dati:

I partecipanti ai programmi di advocacy hanno aumentato il loro apprendimento a livello macro (industria) e micro (specifico per il loro ruolo e progetti).
Il 90% degli utenti dichiara di condividere più contenuti e di essere più coinvolto dopo essere stato coinvolto nell'iniziativa EveryoneSocial del proprio team.

In che modo EveryoneSocial aiuta le tue comunicazioni:

Raggiungi i dipendenti con i messaggi giusti al momento giusto. Tramite gruppi organizzati, newsletter, notifiche push, appuntamento a timeline e altro ancora.
I dipendenti possono avere feed di contenuti personalizzati in base ai loro interessi, team e gruppi a cui appartengono.
Le persone possono taggare i colleghi e avviare conversazioni su messaggi o contenuti importanti per assicurarsi che gli altri vedano le informazioni. Inoltre, può avviare dialoghi sani tra i dipendenti!
Inserisci automaticamente contenuti, importanti fonti di notizie o canali social.
Un luogo in cui creare comunità tra tutti i dipendenti, distribuiti grazie a wok remoti o sedi globali. Segui i contenuti dei dipendenti o visualizza le informazioni di contatto su chi sono, per quale team lavorano e altro ancora.
Le app mobili in modo che i dipendenti in prima linea e i lavoratori senza scrivania siano ancora connessi. Possono anche contribuire a molte idee o notizie considerando che tendono a lavorare a stretto contatto con i clienti.
È possibile aggiungere alla piattaforma video, immagini, gif, solo testo e altre informazioni importanti.
Dati di reporting dettagliati dei risultati esterni e dei risultati interni per misurare le prestazioni di marketing e il coinvolgimento dei dipendenti nella piattaforma.
Creare canali per argomenti aziendali specifici. Inoltre, la possibilità di creare gruppi privati per dirigenti o team selezionati o consentire ai dipendenti di creare gruppi per contenuti e comunicazioni importanti per loro.
Consenti ai dipendenti di condividere contenuti didattici, notizie aziendali, post di lavoro e contenuti di terze parti sulle loro reti personali.
Integrazioni con altri canali e piattaforme per la distribuzione dei contenuti.

Ovviamente, questo non copre tutto ciò che riguarda EveryoneSocial e il potere della difesa dei dipendenti nella tua azienda. Ma dovrebbe darti il quadro generale.