Os melhores canais de comunicação que sua empresa deve utilizar

Publicados: 2021-03-04

Com o cenário em constante mudança do local de trabalho, a implementação dos canais de comunicação corretos será crucial para manter os funcionários felizes, conectados, informados, engajados e produtivos.

E não deve ser surpresa, os funcionários querem informações consistentes e transparência nos negócios. Por exemplo, 85% dos funcionários disseram que estão mais motivados quando a gerência oferece atualizações regulares sobre as notícias da empresa.

Mas mesmo que o trabalho remoto e o local de trabalho digital se tornem mais aparentes, as organizações muitas vezes ainda lutam com suas estratégias de comunicação e sabem como distribuir melhor as notícias. Então, como você pode melhorar seus canais de comunicação e garantir que os funcionários se sintam valorizados?

Neste guia, você aprenderá o seguinte:

Canais de comunicação no local de trabalho
Canais de comunicação comuns
Consequências de escolher os canais errados
Dicas para escolher os canais de comunicação certos
Consolidando Canais de Comunicação Hoje

Canais de comunicação no local de trabalho

O uso de canais de comunicação no local de trabalho é como as pessoas em toda a empresa se mantêm informadas, se comunicam e interagem umas com as outras regularmente. Sem esses canais, fica difícil manter o moral dos funcionários alto e garantir que todos entendam as metas de negócios.

E hoje, mais do que nunca, a comunicação é a cola que garante que todos tenham a melhor experiência possível no trabalho e continuem a crescer profissionalmente.

O mundo do trabalho continuou a mudar por meio do aumento do trabalho remoto e móvel, bem como de organizações com locais globais e funcionários da linha de frente – suas comunicações devem chegar às pessoas onde elas estão e quando trabalham.

Detalhamento dos Canais de Comunicação Interna

Antes de entrar nos principais canais de comunicação a serem utilizados, você pode dividi-los em algumas categorias diferentes. Haverá situações em que você terá mensagens que provavelmente se encaixarão em todas as categorias em algum momento ou aquelas que podem confundir as linhas.

Os tipos de canais de comunicação incluem:

Formal – informações e mensagens relacionadas à organização, objetivos e estratégia de negócios, equipe e políticas.
Informal – a maneira de entregar mensagens de negócios que podem exigir menos requisitos sobre mensagens e canais. Pense em perguntas de equipe, colaborações, reuniões 1:1, etc.
Não relacionado ao trabalho – embora isso possa acontecer no trabalho ou durante o horário de trabalho, as comunicações geralmente não estão relacionadas ao trabalho ou aos negócios.

E cada uma dessas categorias pode ser feita por meio de canais de comunicação digital, comunicação escrita ou presencial (presencial).

O impacto de escolher os canais de comunicação certos

Garantir que sua organização esteja se comunicando corretamente e que os funcionários estejam recebendo as mensagens certas é fundamental para o sucesso dos negócios. O impacto positivo pode ser sentido de várias maneiras, como:

Colaboradores mais informados e conectados
Aumento e melhoria no engajamento dos funcionários
Melhor rede interna e colaboração entre as equipes
Menos confusão e desinformação sendo compartilhada
Ciclo de feedback aprimorado para melhorar o negócio
Melhores experiências para clientes e prospects
Mais entusiasmo pelo trabalho e pela empresa

Estatísticas de comunicação

Quer saber o que está acontecendo no mundo das comunicações? Aqui estão algumas estatísticas importantes que podem surpreendê-lo ou ajudá-lo a entender melhor o valor.

57% dos funcionários relatam não receber orientações claras e 69% dos gerentes não se sentem à vontade para se comunicar com os funcionários em geral. (Tecnólogo de RH)
72% dos funcionários não entendem totalmente a estratégia da empresa. (IBM)
Apenas 23% dos executivos dizem que suas empresas são excelentes em alinhar as metas dos funcionários com os objetivos corporativos. (Deloitte)
60% das empresas não possuem uma estratégia de longo prazo para suas comunicações internas. (Trabalhadores)
74% dos funcionários sentem que estão perdendo informações e notícias da empresa. (Serviços de Imprensa Comercial)
74% das empresas planejam mudar permanentemente para mais trabalho remoto pós-COVID-19 (Gartner)
As vendas aumentam 20% quando os funcionários estão ativamente engajados (Gallup)

Procurando mais? Confira mais estatísticas de comunicação interna aqui neste post.

9 Canais de Comunicação Comuns

Hoje, a maioria das organizações está utilizando canais de comunicação digital para alcançar e envolver os funcionários. É a maneira mais direta e eficiente de se conectar com todos em tempo real, não importa onde ou quando estejam trabalhando.

Aqui estão os canais de comunicação comuns:

1. Intranets

Mesmo nos primórdios da tecnologia e da internet, a intranet tornou-se o meio principal de se conectar com os funcionários internamente. É uma forma de os funcionários ficarem informados sobre sua empresa e acessarem documentos importantes.

O desafio com as intranets é que elas tendem a ser desatualizadas e podem tornar a busca de informações um pouco mais desafiadora. Em uma pesquisa da Prescient Digital Media, apenas 13% dos funcionários relataram participar de sua intranet diariamente – 31% disseram que nunca o fazem.

10 razões pelas quais as intranets falham.

A implementação de uma intranet carece de propósito, servindo conteúdo relevante e design desatualizado que as pessoas acham desajeitado.

De acordo com a CMSWire, 90% das intranets falham e continuam falhando. É por isso que uma alternativa de intranet pode ser uma boa solução.

2. E-mails e boletins informativos da empresa

Outro canal de comunicação clássico é o e-mail e não vai desaparecer tão cedo. E para algumas organizações, o e-mail tende a ser o principal canal de comunicação interna. O problema é para a informação da empresa: é o melhor meio de distribuir a informação?

Muitas empresas (incluindo a sua) podem ter um boletim informativo para toda a empresa. O objetivo é incluir informações importantes da empresa, postagens em blogs e talvez incentivar alguma forma de defesa dos funcionários.

O desafio é que as informações não são adaptadas a grupos individuais e podem fazer com que os funcionários ignorem esses e-mails. 62% dos e-mails recebidos pelos funcionários não são importantes e 83% dos funcionários relatam se sentir esgotados por um grande volume de e-mails.

E as caixas de entrada continuam a encher, onde esses boletins são enterrados e itens importantes e sensíveis ao tempo podem ser completamente perdidos. Embora os e-mails ainda possam ser necessários, eles devem ser um complemento para uma abordagem de comunicação mais moderna.

3. Software de mensagens instantâneas

O conceito de software de mensagens instantâneas já existe há algum tempo. qualquer um de vocês pode se lembrar dos dias de glória do mensageiro instantâneo da AOL. Mas a rapidez das mensagens e do compartilhamento de informações tornou isso importante para as empresas.

E quando o Slack surgiu, a maioria das organizações começou a adotar algum serviço para se conectar com os funcionários.

O que faz esse canal de comunicação funcionar é a capacidade de criar discussões instantâneas em equipe, fazer perguntas rápidas e ter discussões particulares com indivíduos.

No entanto, o aumento de tecnologias e plataformas também criou um ambiente de trabalho perturbador. Houve artigos sobre por que softwares de mensagens ou ferramentas como o Slack podem causar distrações. O outro desafio é que enquanto você pode criar um canal onde todos tenham acesso, essas mensagens em tempo real se movem rapidamente e podem ser perdidas.

4. Ferramentas de gerenciamento de projetos

Muitas vezes, você pode não pensar em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como um dos principais canais de comunicação, mas é onde a colaboração e a produtividade acontecem. Além disso, muitas das ferramentas conhecidas têm recursos de comentários e comunicação para discutir tarefas.

Essas ferramentas permitem que os funcionários criem tarefas e projetos com apenas alguns cliques. E essas plataformas criam visualizações de calendário e agendamento de tarefas para garantir que os projetos sejam concluídos em tempo hábil.

E embora essas ferramentas facilitem a comunicação dos projetos, esse pequeno canal digital não é suficiente para atender a todas as suas necessidades de comunicação. Portanto, lembre-se de que as ferramentas de gerenciamento de projetos não serão suficientes para alcançar todos os funcionários com o conteúdo e as notícias de que precisam.

5. Software de videoconferência

O software de videoconferência está no radar como um forte canal de comunicação, mas aumentou com o trabalho remoto e durante a pandemia de 2020. Ele disponibiliza mais interações pessoais, mesmo quando você está trabalhando em um fuso horário completamente diferente.

O software de vídeo permite que você veja as pessoas cara a cara e distribua informações rapidamente. Além disso, você conhece as pessoas que trabalham com você de forma mais eficaz.

Essa forma de comunicação funciona bem para equipes pequenas ou conversas individuais, mas pode ser um desafio para iniciativas em toda a empresa. As soluções de videoconferência não são ideais para conduzir conversas contínuas da empresa, compartilhar atualizações e obter feedback ou obter um melhor envolvimento dos funcionários.

Mas deve estar em sua pilha de tecnologia de comunicações.

6. Rede Social Interna

Um dos canais de comunicação digital emergentes e em expansão é a ideia de rede social interna. O objetivo desse canal é compartilhar, conectar e alcançar rapidamente os funcionários, mas também permitir que as pessoas se envolvam e se conectem.

É isso que uma plataforma de advocacia de funcionários traz para a organização. Mas também permite que os indivíduos criem e compartilhem conteúdo em suas próprias redes, impulsionando também as comunicações externas.

Quando você utiliza a mídia social interna, sua empresa melhora a colaboração, a comunidade, o compartilhamento de conhecimento e a comunicação entre qualquer pessoa em sua organização.

O uso de software social pelos funcionários pode melhorar a produtividade em 20-25%. (McKinsey)
Quando as empresas usam as mídias sociais internamente, as mensagens se tornam conteúdo; um registro pesquisável de conhecimento pode reduzir em até 35% o tempo que os funcionários gastam procurando informações da empresa. (McKinsey)

7. Plataformas de Pesquisa

Você pode não pensar em pesquisas internas com muita frequência como um canal de comunicação, mas é poderoso porque ajuda sua empresa a entender como os funcionários consomem informações.

Mas não apenas isso, ele pode fornecer insights sobre gerentes, cultura da empresa, experiência do funcionário e muito mais.

Ao usar o software de pesquisa de funcionários, você poderá coletar dados que podem orientar sua estratégia de comunicação interna para melhor.

E embora haja limitações em ser um canal de comunicação aberto, ele é poderoso para entender melhor o que seus funcionários pensam e sentem sobre os processos da empresa.

8. Soluções de Compartilhamento de Documentos

Não ter um bom banco de dados de documentos com facilidade de busca e organização também causa gargalos na comunicação. É aí que as soluções de compartilhamento de documentos também se tornam essenciais como um canal de comunicação digital para os funcionários.

Essas ferramentas organizam facilmente documentos importantes e mantêm registros detalhados de informações. Eles podem ser bastante sofisticados ou algo tão simples quanto o Google Drive. No entanto, você ainda precisa de uma estratégia e meios para garantir que a localização das informações seja simples.

As plataformas de compartilhamento de documentos não são necessariamente projetadas para ajudá-lo a compartilhar informações específicas com os funcionários quando eles mais precisam. Portanto, construir grupos, segmentos e ainda gerenciar a distribuição de arquivos é fundamental.

86% dos funcionários dizem que geralmente têm dificuldade em procurar arquivos do Office quando precisam deles.

9. Conteúdo Interno da Empresa

Além das mídias sociais internas, muitas organizações começaram a explorar o conteúdo do blog diretamente adaptado aos seus funcionários.

Normalmente, as empresas corporativas assumem essa tarefa como a maneira mais rápida de compartilhar informações, valores da empresa e notícias sobre os negócios para o mundo. Geralmente, o público também pode ter acesso a esse conteúdo, enquanto outros podem apenas torná-lo um blog interno.

O problema é que o conteúdo ainda precisa estar no radar dos funcionários. Mesmo que eles saibam que existe um blog da empresa, eles podem não estar dedicando tempo para procurá-lo, ou eles se esqueceram completamente dele. Cada funcionário é diferente – alguns vão adorar ler o blog e outros vão esperar que você envie as informações relevantes.

A boa notícia é que uma plataforma como o EveryoneSocial pode extrair automaticamente esses feeds RSS que serão exibidos nos feeds dos funcionários e podem receber lembretes por e-mail sobre o conteúdo.

Consequências de escolher os canais de comunicação errados

Espero que você esteja entendendo profundamente como os canais de comunicação são críticos para sua empresa e funcionários! Há muitos canais para pensar e como se comunicar melhor com suas equipes.

Mas se você estiver escolhendo os canais errados ou muitos ao mesmo tempo, poderá prejudicar a experiência e a produtividade dos funcionários e interromper a colaboração entre os funcionários. Mas pode ir além disso. Aqui estão algumas consequências comuns de escolher os canais internos errados.

Sobrecarga de comunicação onde você começa a incomodar os funcionários e eles começam a sintonizar todas as comunicações.
Pode contribuir com mais desinformação, pois muitos canais podem causar confusão e mais perguntas.
Sua empresa acaba criando mais distrações que atrapalham a jornada de trabalho de todos.
Pode criar estresse adicional desnecessário em funcionários e gerentes.
Pode impedir o tempo de resposta e causar gargalos na tomada de decisões.

Como você pode ver, escolher os canais errados e fornecer muitas informações também pode prejudicar sua organização. E quando suas comunicações são interrompidas, elas podem atingir todas as outras áreas do negócio.

Como escolher os canais de comunicação certos no trabalho

Cada organização é diferente e todos os funcionários são únicos em como e quando consomem informações. Portanto, isso representa um desafio para sua organização, pois poucos e muitos canais podem arruinar seu fluxo de comunicação interna.

Como você pode garantir que está escolhendo os canais de comunicação certos no trabalho? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a navegar ou ajustar sua estratégia atual.

Considere os tipos de mensagens que você precisa distribuir

Uma ótima maneira de entender quais canais de distribuição de comunicação você usará é determinar os tipos de mensagens que os funcionários receberão. Dessa forma, você pode determinar os canais certos para enviar essa mensagem.

Essa mensagem é formal, informal ou não está relacionada ao trabalho?
A informação é crítica ou sensível ao tempo?
Alguma informação é confidencial ou precisa ser entregue com segurança?
Essas informações pertencem a determinados grupos, a um indivíduo ou a toda a empresa?
As comunicações são para executivos, gerentes ou um colega?
A mensagem requer feedback ou uma resposta de alguém?

Conheça a cultura da empresa em torno das comunicações

Embora toda empresa deva ser transparente e aberta às comunicações, algumas são mais cautelosas que outras. O desafio é que os dados mostram como a falta de uma boa cultura em torno da comunicação pode impactar os negócios de forma negativa.

De acordo com a Salesforce, 86% dos funcionários e executivos citam falta de colaboração ou comunicação ineficaz para falhas no local de trabalho.
33% dos funcionários disseram que a falta de comunicação aberta e honesta tem o impacto mais negativo no moral dos funcionários. (Recrutador)

Mas distribuir mensagens de forma adequada significa que você precisa entender a cultura em torno das comunicações internas.

Por exemplo, se o trabalho remoto e as plataformas digitais forem o caminho a seguir, utilizar coisas como e-mail, mensagens instantâneas e plataformas de defesa de funcionários funcionará bem para obter informações da empresa em toda a organização.

Outro exemplo é se sua empresa valoriza um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, então enviar e-mails ou mensagens de texto à noite não é o caminho a seguir.

Escolha os canais com base no seu público

É inevitável que sempre haja vários canais para você compartilhar informações e conteúdos. Certamente há oportunidades de consolidação (veja mais na próxima seção), mas inevitavelmente haverá vários canais a serem selecionados.

Uma maneira de garantir o canal certo é entender o público da mensagem ou informação que você está enviando. Com que rapidez essas informações precisam ser tratadas e como esse público específico interage em determinados canais?

Certamente, se você trabalha para uma empresa grande ou empresarial, não conhecerá as preferências de todos, mas poderá reduzir o atrito conhecendo melhor os canais. Sua mensagem deve ser presencial, de voz e vídeo ou escrita? Com quais tecnologias isso pode ser feito?

Consolidando Canais de Comunicação Hoje

A forma como as empresas se conectam com suas equipes e os canais que podem ser utilizados certamente cresceu nos últimos anos. Principalmente devido ao local de trabalho digital e como as pessoas trabalham hoje.

Mesmo com todas essas informações e conhecimento sobre comunicação interna, ainda pode ser difícil descobrir como alcançar todos – do estagiário ao CEO – com as informações e o conteúdo certos.

Pense em todas as formas como as comunicações são distribuídas hoje nas organizações: boletins da empresa, e-mails de gerentes e funcionários, aplicativos de pesquisa, software de mensagens instantâneas (IE Slack), intranets, plataformas de compartilhamento de documentos, mensagens de texto, videoconferência etc.

Todas essas formas de comunicação podem desempenhar um papel fundamental, mas é importante encontrar o equilíbrio e também procurar combinar canais em uma opção mais centralizada.

Mantenha os funcionários informados, criando e compartilhando com todosSocial

Uma abordagem mais moderna da intranet e uma forma de consolidar os canais é usar o EveryoneSocial.

Tradicionalmente, as plataformas de defesa dos funcionários eram um forte canal de marketing e vendas. E embora isso ainda seja verdade hoje, as comunicações se tornaram a base da plataforma EveryoneSocial quando reconstruímos nosso produto.

Agora sua empresa pode distribuir conteúdo, boletins informativos, notificações por e-mail e push, mensagens da empresa e informações mais importantes diretamente de um feed para os funcionários. Os funcionários podem acessar essas mensagens quando for conveniente para eles e de seu dispositivo preferido!

Em nosso relatório de feedback dos funcionários, onde pesquisamos todos os nossos clientes, dois pontos de dados se destacaram:

Os participantes em programas de advocacia aumentaram a sua aprendizagem a nível macro (indústria) bem como a nível micro (específico para o seu papel e projectos).
90% dos usuários relatam compartilhar mais conteúdo e se envolver mais depois de se envolverem na iniciativa EveryoneSocial de sua equipe.

Como o EveryoneSocial ajuda suas comunicações:

Alcance os funcionários com as mensagens certas no momento certo. Por meio de grupos organizados, boletins informativos, notificações push, fixação em cronogramas e muito mais.
Os funcionários podem ter feeds de conteúdo personalizados com base em seus interesses, equipes e grupos aos quais pertencem.
As pessoas podem marcar colegas e iniciar conversas em mensagens ou conteúdos importantes para garantir que outras pessoas vejam as informações. Além disso, pode iniciar diálogos saudáveis entre os funcionários!
Extraia automaticamente conteúdo, fontes de notícias importantes ou canais sociais.
Um lugar para construir uma comunidade entre todos os funcionários, distribuídos devido ao trabalho remoto ou locais globais. Siga o conteúdo dos funcionários ou veja as informações de contato de quem eles são, para qual equipe trabalham e muito mais.
Aplicativos móveis para que os funcionários da linha de frente e os trabalhadores sem mesa ainda estejam conectados. Eles também podem contribuir com muitas ideias ou notícias, considerando que tendem a trabalhar em estreita colaboração com os clientes.
Vídeos, imagens, gifs, somente texto e outras informações importantes podem ser adicionadas à plataforma.
Detalhe os dados de relatórios de resultados externos e internos para medir o desempenho de marketing e o envolvimento dos funcionários na plataforma.
Crie canais para tópicos específicos da empresa. Além disso, a capacidade de criar grupos privados para executivos ou equipes selecionadas ou permitir que os funcionários criem grupos para conteúdo e comunicações importantes para eles.
Permita que os funcionários compartilhem conteúdo educacional, notícias da empresa, vagas de emprego e conteúdo de terceiros em suas redes pessoais.
Integrações com outros canais e plataformas para distribuição de conteúdo.

Obviamente, isso não abrange tudo sobre o EveryoneSocial e o poder da defesa dos funcionários em sua empresa. Mas deve dar-lhe o quadro geral.