Les meilleurs canaux de communication que votre entreprise devrait utiliser

Publié: 2021-03-04

Avec le paysage en constante évolution du lieu de travail, la mise en œuvre des bons canaux de communication sera cruciale pour garder les employés heureux, connectés, informés, engagés et productifs.

Et ce n'est pas une surprise, les employés veulent des informations cohérentes et de la transparence dans l'entreprise. Par exemple, 85 % des employés ont déclaré être plus motivés lorsque la direction propose des mises à jour régulières sur les actualités de l'entreprise.

Mais même si le travail à distance et le lieu de travail numérique deviennent plus apparents, les organisations ont souvent encore du mal avec leurs stratégies de communication et savent comment diffuser au mieux les informations. Alors, comment pouvez-vous améliorer au mieux vos canaux de communication et vous assurer que les employés se sentent valorisés ?

Dans ce guide, vous apprendrez ce qui suit :

Canaux de communication en milieu de travail
Canaux de communication communs
Conséquences de choisir les mauvais canaux
Conseils pour choisir les bons canaux de communication
Consolider les canaux de communication aujourd'hui

Canaux de communication en milieu de travail

L'utilisation des canaux de communication sur le lieu de travail est la manière dont les personnes de l'entreprise restent informées, communiquent et interagissent les unes avec les autres de manière régulière. Sans ces canaux, il devient difficile de maintenir le moral des employés à un niveau élevé et de s'assurer que chacun comprend les objectifs de l'entreprise.

Et aujourd'hui plus que jamais, la communication est le ciment qui garantit à chacun la meilleure expérience possible au travail et continue de se développer professionnellement.

Le monde du travail a continué d'évoluer avec l'essor du travail mobile et à distance, ainsi que des organisations implantées dans le monde entier et des employés de première ligne. Vos communications doivent atteindre les personnes là où elles se trouvent et quand elles travaillent.

Répartition des canaux de communication internes

Avant d'aborder les principaux canaux de communication à utiliser, vous pouvez les répartir en plusieurs catégories différentes. Il y aura des situations où vous aurez des messages qui entreront probablement dans toutes les catégories à un moment donné ou ceux qui peuvent brouiller les lignes.

Les types de canaux de communication comprennent :

Formel - informations et messages liés à l'organisation, aux objectifs et à la stratégie de l'entreprise, à l'équipe et aux politiques.
Informel - le moyen de diffuser des messages commerciaux qui peuvent nécessiter moins d'exigences en matière de messagerie et de canaux. Pensez aux questions d'équipe, aux collaborations, aux réunions 1: 1, etc.
Non lié au travail - bien que cela puisse se produire au travail ou pendant les heures de travail, les communications ne sont généralement pas liées au travail ou à l'entreprise.

Et chacune de ces catégories peut se faire via des canaux de communication numériques, des communications écrites ou en personne (face à face).

L'impact du choix des bons canaux de communication

S'assurer que votre organisation communique correctement et que les employés reçoivent les bons messages est essentiel au succès de l'entreprise. L'impact positif peut être ressenti de plusieurs façons, comme :

Des employés plus informés et connectés
Augmentation et amélioration de l'engagement des employés
Meilleure mise en réseau interne et collaboration entre les équipes
Moins de confusion et de désinformation partagées
Amélioration de la boucle de rétroaction pour améliorer l'entreprise
De meilleures expériences pour les clients et prospects
Plus d'enthousiasme pour le travail et l'entreprise

Statistiques des communications

Vous vous demandez ce qui se passe dans le monde des communications ? Voici quelques statistiques importantes qui pourraient vous surprendre ou vous aider à mieux comprendre la valeur.

57 % des employés déclarent ne pas avoir reçu d'instructions claires et 69 % des managers ne sont pas à l'aise de communiquer avec les employés en général. (Technologue RH)
72 % des employés n'ont pas une compréhension complète de la stratégie de l'entreprise. (IBM)
Seuls 23 % des dirigeants déclarent que leur entreprise est excellente pour aligner les objectifs des employés sur les objectifs de l'entreprise. (Deloitte)
60% des entreprises n'ont pas de stratégie à long terme pour leur communication interne. (La main d'oeuvre)
74% des salariés ont le sentiment de passer à côté des informations et actualités de l'entreprise. (Services de presse professionnelle)
74 % des entreprises prévoient de passer définitivement au travail à distance après la COVID-19 (Gartner)
Les ventes augmentent de 20 % lorsque les employés sont activement engagés (Gallup)

Vous en voulez plus ? Découvrez plus de statistiques de communication interne ici dans cet article.

9 canaux de communication communs

Aujourd'hui, la plupart des organisations utilisent des canaux de communication numériques pour atteindre et engager les employés. C'est le moyen le plus direct et le plus efficace de se connecter avec tout le monde en temps réel, peu importe où et quand ils travaillent.

Voici les canaux de communication courants :

1. Intranet

Même aux débuts de la technologie et d'Internet, l'intranet est devenu le moyen privilégié de se connecter avec les employés en interne. C'est un moyen pour les salariés d'être informés sur leur entreprise et d'accéder à des documents importants.

Le défi avec les intranets est qu'ils ont tendance à être obsolètes et peuvent rendre la recherche d'informations un peu plus difficile. Dans une enquête menée par Prescient Digital Media, seuls 13 % des employés ont déclaré participer quotidiennement à leur intranet, et 31 % ont déclaré ne jamais le faire.

10 raisons pour lesquelles les intranets échouent.

La mise en œuvre d'un intranet manque d'objectif, propose un contenu pertinent et une conception obsolète que les gens trouvent maladroite.

Selon CMSWire, 90% des intranets échouent et échouent toujours. C'est pourquoi une alternative intranet peut être une bonne solution.

2. Courriels et bulletins d'information de l'entreprise

Un autre canal de communication classique est le courrier électronique et il ne va pas disparaître de si tôt. Et pour certaines organisations, le courrier électronique tend à être le principal canal de communication interne. Le problème est pour l'information de l'entreprise : est-ce le meilleur moyen de diffuser l'information ?

De nombreuses entreprises (y compris la vôtre) peuvent avoir un bulletin d'information à l'échelle de l'entreprise. L'objectif est d'inclure des informations importantes sur l'entreprise, des articles de blog et peut-être d'encourager une certaine forme de défense des intérêts des employés.

Le défi est que les informations ne sont pas adaptées à des groupes individuels et peuvent amener les employés à ignorer ces e-mails. 62% des e-mails reçus par les employés ne sont pas importants et 83% des employés déclarent se sentir épuisés par un volume élevé d'e-mails.

Et les boîtes de réception continuent de se remplir, où ces newsletters sont enterrées et où des éléments importants et urgents peuvent être complètement manqués. Bien que les e-mails puissent toujours être nécessaires, ils devraient être un complément à une approche de communication plus moderne.

3. Logiciel de messagerie instantanée

Le concept de logiciel de messagerie instantanée existe depuis un certain temps. n'importe lequel d'entre vous se souviendra peut-être des jours de gloire de la messagerie instantanée AOL. Mais la rapidité de la messagerie et du partage d'informations rendait cela important pour les entreprises.

Et lorsque Slack est arrivé, la plupart des organisations ont commencé à adopter un service pour se connecter avec les employés.

Ce qui fait fonctionner ce canal de communication, c'est la possibilité de créer des discussions d'équipe instantanées, de poser des questions rapides et d'avoir des discussions privées avec des individus.

Cependant, l'augmentation des technologies et des plates-formes a également créé un lieu de travail distrayant. Il y a eu des articles expliquant pourquoi les logiciels de messagerie ou des outils comme Slack peuvent causer des distractions. L'autre défi est que si vous pouvez créer un canal auquel tout le monde a accès, ces messages en temps réel se déplacent rapidement et peuvent être perdus.

4. Outils de gestion de projet

Souvent, vous ne pensez peut-être pas à un outil de gestion de projet comme l'un des meilleurs canaux de communication, mais c'est là que la collaboration et la productivité se produisent. De plus, de nombreux outils bien connus ont des fonctionnalités de commentaire et de communication pour discuter des tâches.

Ces outils permettent aux employés de créer des tâches et des projets en quelques clics. Et ces plates-formes créent des vues de calendrier et une planification des tâches pour s'assurer que les projets sont terminés en temps opportun.

Et si ces outils facilitent la communication sur les projets, ce petit canal numérique ne suffit pas pour gérer tous vos besoins de communication. Gardez donc à l'esprit que les outils de gestion de projet ne seront pas suffisants pour atteindre chaque employé avec le contenu et les nouvelles dont il a besoin.

5. Logiciel de visioconférence

Le logiciel de visioconférence a été sur le radar en tant que canal de communication puissant, mais il s'est intensifié avec le travail à distance et pendant la pandémie de 2020. Il rend plus d'interactions personnelles disponibles, même lorsque vous travaillez dans un fuseau horaire complètement différent.

Un logiciel vidéo vous permet de voir les gens en face à face et de diffuser rapidement des informations. De plus, vous apprenez à mieux connaître les personnes qui travaillent avec vous.

Cette forme de communication fonctionne bien pour les petites équipes ou les conversations individuelles, mais peut être un défi pour les initiatives à l'échelle de l'entreprise. Les solutions de visioconférence ne sont pas idéales pour animer des conversations d'entreprise en cours, pour partager des mises à jour et obtenir des commentaires, ou pour obtenir un meilleur engagement des employés.

Mais cela devrait être dans votre pile de technologies de communication.

6. Réseaux sociaux internes

L'idée de réseautage social interne est l'un des canaux de communication numérique en plein essor et en pleine expansion. L'objectif de ce canal est de partager, de se connecter et d'atteindre rapidement les employés, mais aussi de permettre aux individus de s'engager et de se connecter les uns aux autres.

C'est ce qu'une plateforme de défense des employés apporte à l'organisation. Mais cela permet également aux individus de créer et de partager du contenu sur leurs propres réseaux, ce qui stimule également les communications externes.

Lorsque vous utilisez les médias sociaux internes, votre entreprise améliore la collaboration, la communauté, le partage des connaissances et la communication entre tous les membres de votre organisation.

L'utilisation de logiciels sociaux par les employés peut améliorer la productivité de 20 à 25 %. (Mc Kinsey)
Lorsque les entreprises utilisent les médias sociaux en interne, les messages deviennent du contenu ; un registre de connaissances consultable peut réduire jusqu'à 35 % le temps que les employés passent à rechercher des informations sur l'entreprise. (Mc Kinsey)

7. Plateformes d'enquête

Vous ne pensez peut-être pas trop souvent aux enquêtes internes en tant que canal de communication, mais elles sont puissantes car elles aident votre entreprise à comprendre comment les employés consomment les informations.

Mais pas seulement cela, cela peut vous donner un aperçu des managers, de la culture d'entreprise, de l'expérience des employés et bien plus encore.

En utilisant un logiciel de sondage auprès des employés, vous serez en mesure de recueillir des données qui peuvent orienter au mieux votre stratégie de communication interne.

Et bien qu'il y ait des limites à être un canal de communication ouvert, il est puissant pour mieux comprendre ce que vos employés pensent et ressentent à propos des processus de l'entreprise.

8. Solutions de partage de documents

Ne pas avoir une bonne base de données de documents avec une facilité de recherche et d'organisation entraîne également des goulots d'étranglement de communication. C'est là que les solutions de partage de documents deviennent également essentielles en tant que canal de communication numérique pour les employés.

Ces outils organisent facilement les documents importants et conservent des enregistrements détaillés des informations. Ceux-ci peuvent être assez sophistiqués ou quelque chose d'aussi simple que Google Drive. Cependant, vous avez toujours besoin d'une stratégie et de moyens pour vous assurer que la recherche de l'information est simple.

Les plateformes de partage de documents ne sont pas nécessairement conçues pour vous aider à partager des informations spécifiques avec les employés au moment où ils en ont le plus besoin. Il est donc essentiel de créer des groupes, des segments et de gérer la distribution des fichiers.

86 % des employés déclarent avoir généralement des difficultés à rechercher des fichiers de bureau lorsqu'ils en ont besoin.

9. Contenu interne de l'entreprise

Outre les médias sociaux internes, de nombreuses organisations ont commencé à explorer le contenu de blog directement adapté à leurs employés.

En règle générale, les entreprises ont assumé cette tâche comme un moyen rapide de partager des informations, des valeurs d'entreprise et des nouvelles sur l'entreprise dans le monde. Généralement, le public peut également avoir accès à ce contenu, là où d'autres peuvent uniquement en faire un blog interne.

Le problème est que le contenu doit toujours être sur le radar des employés. Même s'ils savent qu'un blog d'entreprise existe, il se peut qu'ils ne consacrent pas de temps à le rechercher ou qu'ils l'aient complètement oublié. Chaque employé est différent - certains adoreront lire le blog, et d'autres attendront que vous leur envoyiez les informations pertinentes.

La bonne nouvelle est qu'une plate-forme comme EveryoneSocial peut extraire automatiquement ces flux RSS qui apparaîtront dans les flux des employés et peuvent recevoir des rappels par e-mail sur le contenu.

Conséquences du choix des mauvais canaux de communication

J'espère que vous comprenez en profondeur à quel point les canaux de communication sont essentiels pour votre entreprise et vos employés ! Il existe de nombreux canaux auxquels réfléchir et comment communiquer au mieux avec vos équipes.

Mais si vous choisissez les mauvais canaux ou trop de canaux à la fois, vous pouvez nuire à l'expérience des employés, à la productivité et perturber la collaboration entre les employés. Mais cela peut s'étendre au-delà. Voici quelques conséquences courantes du choix des mauvais canaux internes.

Surcharge de communication où vous commencez à ennuyer les employés et ils commencent à couper toutes les communications.
Peut contribuer à plus de désinformation car trop de canaux peuvent semer la confusion et plus de questions.
Votre entreprise finit par créer plus de distractions qui perturbent la journée de travail de tout le monde.
Peut créer un stress supplémentaire inutile pour les employés et les gestionnaires.
Peut entraver le temps de réponse et causer des goulots d'étranglement pour la prise de décision.

Comme vous pouvez le constater, choisir les mauvais canaux et fournir trop d'informations peut également nuire à votre organisation. Et lorsque vos communications sont interrompues, cela peut se répercuter sur tous les autres secteurs de l'entreprise.

Comment choisir les bons canaux de communication au travail

Chaque organisation est différente et tous les employés sont uniques dans la manière et le moment où ils consomment des informations. Cela représente donc un défi pour votre organisation, car trop peu ou trop de canaux peuvent ruiner votre flux de communication interne.

Comment pouvez-vous vous assurer que vous choisissez les bons canaux de communication au travail ? Voici quelques conseils pour vous aider à naviguer ou à ajuster votre stratégie actuelle.

Réfléchissez aux types de messages que vous devez diffuser

Une excellente façon de comprendre quels canaux de distribution de communication vous utiliserez est de déterminer les types de messages que les employés recevront. De cette façon, vous pouvez déterminer les bons canaux vers lesquels diffuser ce message.

Ce message est-il formel, informel ou plutôt non lié au travail ?
L'information est-elle critique ou urgente ?
Certaines informations sont-elles confidentielles ou doivent-elles être transmises en toute sécurité ?
Ces informations concernent-elles certains groupes, un individu ou l'ensemble de l'entreprise ?
Les communications sont-elles destinées aux cadres, aux gestionnaires ou à un collègue ?
Le message nécessite-t-il des commentaires ou une réponse de la part de quelqu'un ?

Connaître la culture d'entreprise autour des communications

Bien que chaque entreprise doive être transparente et ouverte aux communications, certaines sont plus réservées que d'autres. Le défi est que les données montrent comment un manque de bonne culture autour des communications peut avoir un impact négatif sur l'entreprise.

Selon Salesforce, 86 % des employés et des cadres citent le manque de collaboration ou une communication inefficace pour les échecs en milieu de travail.
33 % des employés ont déclaré qu'un manque de communication ouverte et honnête a l'impact le plus négatif sur le moral des employés. (Recruteur)

Mais pour distribuer les messages de manière appropriée, vous devez comprendre la culture entourant les communications internes.

Par exemple, si le travail à distance et les plates-formes numériques sont la voie à suivre, l'utilisation d'éléments tels que le courrier électronique, la messagerie instantanée et les plates-formes de défense des employés fonctionnera bien pour obtenir des informations sur l'entreprise dans toute l'organisation.

Un autre exemple est que si votre entreprise accorde de l'importance à un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, envoyer des e-mails ou des SMS la nuit n'est pas la solution.

Choisissez les chaînes en fonction de votre audience

Il est inévitable qu'il y ait toujours plusieurs canaux pour vous permettre de partager des informations et du contenu. Il existe certainement des opportunités de consolidation (voir plus dans la section suivante), mais il y aura inévitablement plusieurs canaux à sélectionner.

Une façon de s'assurer que le bon canal est de comprendre le public du message ou des informations que vous envoyez. À quelle vitesse ces informations doivent-elles être traitées et comment ce public particulier interagit-il sur certains canaux ?

Certes, si vous travaillez pour une grande entreprise ou une grande entreprise, vous ne connaîtrez pas les préférences de tout le monde, mais vous pouvez réduire les frictions en apprenant à mieux connaître les canaux. Votre message doit-il être en personne, audio et vidéo, ou écrit ? Avec quelles technologies cela peut-il être réalisé ?

Consolider les canaux de communication aujourd'hui

La façon dont les entreprises se connectent avec leurs équipes et les canaux qui peuvent être utilisés ont certainement augmenté ces dernières années. Principalement en raison du lieu de travail numérique et de la façon dont les gens travaillent aujourd'hui.

Même avec toutes ces informations et connaissances sur les communications internes, il peut être difficile de trouver comment atteindre tout le monde, du stagiaire au PDG, avec les bonnes informations et le bon contenu.

Pensez à toutes les manières dont les communications sont diffusées aujourd'hui dans les organisations : newsletters d'entreprise, e-mails de managers et d'employés, applications d'enquête, logiciels de messagerie instantanée (IE Slack), intranets, plateformes de partage de documents, messagerie texte, vidéoconférence, etc.

Toutes ces façons de communiquer peuvent jouer un rôle central, mais il est important de trouver l'équilibre et de chercher à combiner les canaux en une option plus centralisée.

Tenir les employés informés, créer et partager avec tout le mondeRéseaux sociaux

Une approche plus moderne de l'intranet et un moyen de consolider les canaux consiste à utiliserEveryoneSocial.

Traditionnellement, les plateformes de défense des employés étaient un puissant canal de marketing et de vente. Et bien que cela soit toujours vrai aujourd'hui, les communications sont devenues la pierre angulaire de la plate-forme EveryoneSocial lorsque nous avons reconstruit notre produit.

Tout le mondeSocial pour les communications.

Désormais, votre entreprise peut distribuer du contenu, des newsletters, des notifications par e-mail et push, des messages d'entreprise et des informations plus importantes directement à partir d'un flux aux employés. Les employés peuvent accéder à ces messages quand cela leur convient et depuis leur appareil préféré !

Dans notre rapport de rétroaction des employés où nous interrogeons tous nos clients, deux points de données sont ressortis :

Les participants aux programmes de plaidoyer ont accru leur apprentissage au niveau macro (industrie) ainsi qu'au niveau micro (spécifique à leur rôle et à leurs projets).
90 % des utilisateurs déclarent partager plus de contenu et être plus engagés après s'être impliqués dans l'initiative EveryoneSocial de leur équipe.

Comment EveryoneSocial aide vos communications :

Atteignez les employés avec les bons messages au bon moment. Via des groupes organisés, des newsletters, des notifications push, l'épinglage à des chronologies, etc.
Les employés peuvent avoir des flux de contenu personnalisés en fonction de leurs intérêts, des équipes et des groupes auxquels ils appartiennent.
Les gens peuvent marquer des collègues et démarrer des conversations sur des messages ou du contenu importants pour s'assurer que les autres voient les informations. De plus, cela peut amorcer des dialogues sains entre les employés !
Importez automatiquement du contenu, des sources d'informations importantes ou des canaux sociaux.
Un lieu pour créer une communauté entre tous les employés, qu'ils soient répartis en raison d'un travail à distance ou d'emplacements mondiaux. Suivez le contenu des employés ou consultez les coordonnées de qui ils sont, de l'équipe pour laquelle ils travaillent, et plus encore.
Des applications mobiles pour que les employés de première ligne et les travailleurs sans bureau soient toujours connectés. Ils peuvent également contribuer à de nombreuses idées ou nouvelles étant donné qu'ils ont tendance à travailler en étroite collaboration avec les clients.
Des vidéos, des images, des gifs, du texte uniquement et d'autres informations importantes peuvent être ajoutés à la plateforme.
Détaillez les données de rapport des résultats externes et des résultats internes pour mesurer les performances marketing et l'engagement des employés dans la plateforme.
Créez des canaux pour des sujets spécifiques à l'entreprise. De plus, la possibilité de créer des groupes privés pour les cadres ou de sélectionner des équipes ou de laisser les employés créer des groupes pour le contenu et les communications qui les intéressent.
Permettez aux employés de partager du contenu éducatif, des actualités de l'entreprise, des offres d'emploi et du contenu tiers sur leurs réseaux personnels.
Intégrations avec d'autres canaux et plateformes pour distribuer du contenu.

Bien sûr, cela ne couvre pas tout sur EveryoneSocial et le pouvoir de la défense des droits des employés dans votre entreprise. Mais cela devrait vous donner une vue d'ensemble.