您的公司應該使用的最佳溝通渠道

已發表: 2021-03-04

隨著工作場所環境的不斷變化，實施正確的溝通渠道對於讓員工保持快樂、聯繫、知情、參與和高效至關重要。

毫不奇怪，員工希望獲得一致的信息和業務透明度。例如，85% 的員工表示，當管理層定期更新公司新聞時，他們最有動力。

但即使遠程工作和數字工作場所變得更加明顯，組織仍然經常在溝通策略和知道如何最好地傳播新聞方面遇到困難。那麼，您如何才能最好地改善您的溝通渠道並確保員工感到被重視呢？

在本指南中，您將了解以下內容：

工作場所的溝通渠道
常見的溝通渠道
選錯渠道的後果
選擇正確溝通渠道的技巧
今天整合溝通渠道

工作場所的溝通渠道

在工作場所使用溝通渠道是整個公司的員工定期了解、溝通和互動的方式。如果沒有這些渠道，就很難保持員工士氣高漲並確保每個人都了解業務目標。

今天比以往任何時候都更重要的是，溝通是確保每個人都能在工作中獲得最佳體驗並繼續專業發展的粘合劑。

隨著移動、遠程工作以及擁有全球地點和一線員工的組織的興起，工作世界不斷發生變化——您的溝通必須在人們所處的位置和工作時間傳達給他們。

內部溝通渠道細分

在進入要使用的主要通信渠道之前，您實際上可以將它們分解為幾個不同的類別。在某些情況下，您的消息可能在某些時候適合每個類別，或者可能會模糊界限。

溝通渠道的類型包括：

正式的——與組織、業務目標和戰略、團隊和政策相關的信息和消息。
非正式- 傳遞業務消息的方式，可能對消息傳遞和渠道的要求較少。考慮團隊問題、協作、1:1 會議等。
非工作相關——雖然這可能發生在工作或工作時間，但通信通常與工作或業務無關。

這些類別中的每一個都可以通過數字溝通渠道、書面溝通或面對面（面對面）來完成。

選擇正確的溝通渠道的影響

確保您的組織正確溝通並且員工收到正確的信息對於業務成功至關重要。可以通過多種方式感受到積極影響，例如：

更知情和聯繫更緊密的員工
提高和改善員工敬業度
團隊之間更好的內部網絡和協作
共享更少的混亂和錯誤信息
改進反饋循環以改善業務
為客戶和潛在客戶提供更好的體驗
對工作和公司更有熱情

通訊統計

想知道通信世界正在發生什麼嗎？以下是一些可能會讓您感到驚訝或幫助您進一步了解價值的重要統計數據。

57% 的員工表示沒有得到明確的指示，69% 的經理通常不習慣與員工溝通。（人力資源技術專家）
72%的員工對公司的戰略沒有完全了解。 (IBM)
只有 23% 的高管表示，他們的公司在將員工的目標與企業目標保持一致方面表現出色。 (德勤)
60% 的公司沒有內部溝通的長期戰略。（勞動力）
74% 的員工覺得他們錯過了公司信息和新聞。（貿易新聞服務）
74% 的公司計劃在 COVID-19 之後永久轉向更多遠程工作 (Gartner)
當員工積極參與時，銷售額增長 20%（蓋洛普）

尋找更多？ 在這篇文章中查看更多內部通信統計信息。

9 種常用溝通渠道

如今，大多數組織都在利用數字通信渠道來接觸和吸引員工。這是與每個人實時聯繫的最直接、最有效的方式，無論他們在何處或何時工作。

以下是常見的溝通渠道：

1. 內聯網

即使在技術和互聯網的早期，Intranet 也成為了與內部員工聯繫的首選方式。這是員工了解公司和訪問重要文件的一種方式。

Intranet 的挑戰在於它們往往已經過時，並且會使查找信息更具挑戰性。在 Prescient Digital Media 的一項調查中，只有 13% 的員工報告說他們每天都參與他們的內部網——31% 的員工說他們從不這樣做。

實施 Intranet 缺乏目的、提供相關內容以及人們覺得笨拙的過時設計。

據 CMSWire 稱，90% 的 Intranet 都失敗了，並且仍在失敗。這就是為什麼 Intranet 替代方案可能是一個很好的解決方案。

2. 電子郵件和公司通訊

另一個經典的溝通渠道是電子郵件，它不會很快消失。對於某些組織而言，電子郵件往往是內部溝通的首選渠道。問題在於公司信息：它是發布信息的最佳方式嗎？

許多公司（包括您的公司）可能有一份全公司範圍的時事通訊。目標是包括重要的公司信息、博客文章，並可能鼓勵某種形式的員工宣傳。

挑戰在於信息不是針對個別群體量身定制的，可能會導致員工忽略這些電子郵件。員工收到的 62% 的電子郵件並不重要，83% 的員工表示因大量電子郵件而感到筋疲力盡。

收件箱繼續被填滿，這些通訊被埋沒了，重要的時間敏感項目可能會被完全遺漏。儘管電子郵件仍然是必要的，但它們應該是更現代的通信方法的附加組件。

3. 即時通訊軟件

即時通訊軟件的概念已經存在了一段時間。你們中的任何人都可能記得 AOL 即時通訊工具的輝煌歲月。但是消息傳遞和共享信息的速度使這對企業很重要。

當 Slack 出現時，大多數組織開始採用一些服務來與員工建立聯繫。

使這個溝通渠道發揮作用的原因是能夠創建即時團隊討論、提出快速問題以及與個人進行私人討論。

然而，技術和平台的增加也創造了一個分散注意力的工作場所。有文章介紹了為什麼像 Slack 這樣的消息傳遞軟件或工具會導致分心。另一個挑戰是，雖然您可以創建一個每個人都可以訪問的頻道，但這些實時消息會快速移動並且可能會丟失。

4. 項目管理工具

通常，您可能不會將項目管理工具視為最重要的溝通渠道之一，但它是協作和生產力發生的地方。此外，許多知名工具都具有評論和交流功能來討論任務。

這些工具使員工只需單擊幾下即可創建任務和項目。這些平台創建日曆視圖和任務調度，以確保項目及時完成。

雖然這些工具使項目溝通更加順暢，但這個小型數字渠道不足以滿足您的所有溝通需求。因此請記住，項目管理工具不足以讓每位員工都能獲得他們需要的內容和新聞。

5.視頻會議軟件

視頻會議軟件作為強大的溝通渠道一直備受關注，但隨著遠程工作和 2020 年大流行期間的出現，它的使用量激增。即使您在完全不同的時區工作，它也可以提供更多的個人互動。

視頻軟件使您可以面對面地看到人們并快速分發信息。此外，您還可以更有效地了解與您合作的人。

這種溝通形式適用於小型團隊或一對一對話，但對公司範圍內的計劃來說可能是一個挑戰。視頻會議解決方案不適合推動持續的公司對話、共享更新和獲取反饋或提高員工參與度。

但它應該在您的通信技術堆棧中。

6. 內部社交網絡

新興和擴展的數字通信渠道之一是內部社交網絡的概念。該渠道的目標是快速分享、聯繫和接觸員工——但也允許個人相互參與和聯繫。

這就是員工倡導平台為組織帶來的東西。但它也允許個人創建內容並將其共享到自己的網絡，從而促進外部通信。

當您利用內部社交媒體時，您的公司會改善組織內任何人之間的協作、社區、知識共享和溝通。

員工使用社交軟件可以將生產力提高 20-25%。（麥肯錫）
當公司在內部使用社交媒體時，信息就變成了內容；可搜索的知識記錄可以將員工搜索公司信息的時間減少多達 35%。（麥肯錫）

7. 調查平台

您可能不會經常將內部調查視為一種溝通渠道，但它很強大，因為它可以幫助您的公司了解員工如何使用信息。

但不僅如此，它還可以讓您深入了解經理、公司文化、員工體驗等等。

通過使用員工調查軟件，您將能夠收集可以更好地指導您的內部溝通策略的數據。

儘管開放式溝通渠道存在局限性，但它在更好地了解員工對公司流程的想法和感受方面非常有用。

8. 文檔共享解決方案

沒有易於搜索和組織的良好文檔數據庫也會導致溝通瓶頸。這就是文檔共享解決方案作為員工數字通信渠道的關鍵所在。

這些工具可以輕鬆組織重要文件並保存詳細的信息記錄。這些可以非常複雜，也可以像 Google Drive 一樣簡單。但是，您仍然需要一種策略和方法來確保輕鬆查找信息。

文檔共享平台不一定旨在幫助您在員工最需要時與他們共享特定信息。因此，構建組、段並仍然管理文件的分發至關重要。

86% 的員工表示，他們通常在需要時難以搜索辦公文件。

9. 公司內部內容

除了內部社交媒體，許多組織已經開始探索直接為員工量身定制的博客內容。

通常，企業公司已將這項任務作為向世界分享信息、公司價值觀和業務新聞的快速方式。通常，公眾也可以訪問此內容，而其他人可能只會將其設為內部博客。

問題是內容仍然需要在員工的關注範圍內。即使他們知道公司博客的存在，他們也可能沒有花時間去尋找它，或者他們已經完全忘記了它。每個員工都是不同的——有些人會喜歡閱讀博客，而另一些人會等你給他們發送相關信息。

好消息是，像 EveryoneSocial 這樣的平台可以自動提取這些 RSS 提要，這些提要會顯示在員工的提要中，並且可以發送有關內容的電子郵件提醒。

選擇錯誤溝通渠道的後果

希望您能夠深入了解溝通渠道對您的公司和員工的重要性！有很多渠道需要考慮，以及如何與您的團隊進行最佳溝通。

但是，如果您一次選擇了錯誤的渠道或太多渠道，您可能會損害員工體驗、生產力，並破壞員工之間的協作。但它可以超越這一點。以下是選擇錯誤內部渠道的一些常見後果。

溝通超載，您開始惹惱員工，他們開始調出所有通信。
可能會提供更多錯誤信息，因為太多渠道會導致混亂和更多問題。
您的公司最終會製造更多干擾，擾亂每個人的工作日。
可能會給員工和經理帶來額外的不必要壓力。
可能會阻礙響應時間並導致決策瓶頸。

如您所見，選擇錯誤的渠道和提供過多的信息也會對您的組織造成負面影響。當您的通信中斷時，它可能會滲透到業務的所有其他領域。

如何在工作中選擇正確的溝通渠道

每個組織都是不同的，所有員工在使用信息的方式和時間方面都是獨一無二的。因此，這對您的組織來說是一個挑戰，因為太少和太多的渠道都會破壞您的內部溝通流程。

您如何確保在工作中選擇正確的溝通渠道？這裡有一些提示可以幫助您導航或調整當前策略。

考慮您需要分發的消息類型

了解您將使用哪些通信分發渠道的一個好方法是確定員工將收到的消息類型。這樣，您可以確定將消息推送到的正確渠道。

此消息是正式的、非正式的還是與工作無關的？
信息是關鍵的還是時間敏感的？
是否有任何信息保密或需要安全傳遞？
這些信息是否與某些群體、個人或公司範圍內的人有關？
溝通是針對高管、經理還是同事？
該消息是否需要任何人的反饋或回應？

了解圍繞溝通的公司文化

儘管每家公司都應該對溝通保持透明和開放，但有些公司比其他公司更加謹慎。挑戰在於數據顯示缺乏良好的溝通文化會對業務產生負面影響。

據 Salesforce 稱，86% 的員工和高管認為工作場所失敗是因為缺乏協作或溝通效率低下。
33% 的員工表示，缺乏公開、誠實的溝通對員工士氣的負面影響最大。（招聘人員）

但是要適當地分發消息意味著您需要了解圍繞內部溝通的文化。

例如，如果遠程工作和數字平台是要走的路，那麼利用電子郵件、即時消息和員工宣傳平台之類的東西可以很好地在整個組織中獲取公司信息。

另一個例子是，如果您的公司重視良好的工作/生活平衡，那麼晚上發送電子郵件或短信不是可行的方法。

根據您的受眾選擇頻道

不可避免的是，總會有多個渠道供您共享信息和內容。固然有整合的機會（詳見下一節），但難免會有各種渠道可供選擇。

確保正確渠道的一種方法是了解您發送的消息或信息的受眾。需要多快處理這些信息，以及這些特定受眾如何在某些渠道上進行互動？

當然，如果您為大型或企業業務工作，您不會了解每個人的喜好，但您可以通過更好地了解渠道來減少摩擦。您的信息應該是面對面的、語音和視頻的，還是書面的？這些可以通過哪些技術來實現？

今天整合溝通渠道

近年來，公司與團隊聯繫的方式以及可以使用的渠道肯定有所增長。主要是由於數字工作場所以及人們今天的工作方式。

即使掌握了有關內部溝通的所有這些信息和知識，要弄清楚如何向從實習生到 CEO 的每個人提供正確的信息和內容仍然是一件困難的事。

想想當今組織中傳播通信的所有方式：公司通訊、來自經理和員工的電子郵件、調查應用程序、即時通訊軟件 (IE Slack)、內聯網、文檔共享平台、短信、視頻會議等。

所有這些溝通方式都可以發揮關鍵作用，但重要的是找到平衡點，並將渠道組合成一個更集中的選項。

讓員工了解、創建並與每個人共享社交

一種更現代的 Intranet 方法和一種整合渠道的方法是使用EveryoneSocial。

傳統上，員工宣傳平台是一個強大的營銷和銷售渠道。雖然今天仍然如此，但當我們重建產品時，通信已成為 EveryoneSocial 平台的基石。

現在，您的公司可以將內容、時事通訊、電子郵件和推送通知、公司消息以及更重要的信息直接從一個提要分發給員工。員工可以在方便時通過他們喜歡的設備訪問這些消息！

在我們調查所有客戶的員工反饋報告中，有兩個數據點突出：

倡導計劃的參與者增加了他們在宏觀層面（行業）和微觀層面（特定於他們的角色和項目）的學習。
90% 的用戶表示在參與團隊的“EveryoneSocial”計劃後分享了更多內容並更加投入。

EveryoneSocial 如何幫助您的溝通：

在正確的時間向員工傳達正確的信息。通過有組織的群組、時事通訊、推送通知、固定到時間線等。
員工可以根據他們所屬的興趣、團隊和群組獲得個性化的內容提要。
人們可以標記同事並就重要消息或內容開始對話，以確保其他人看到信息。另外，它可以開始員工之間的健康對話！
自動提取內容、重要新聞來源或社交渠道。
一個在所有員工之間建立社區的地方，無論是由於遠程工作還是全球位置而分佈。關注員工的內容或查看他們是誰、他們為哪個團隊工作等的聯繫信息。
移動應用程序使一線員工和無辦公桌工作人員仍然保持聯繫。考慮到他們傾向於與客戶密切合作，他們還可以為許多想法或新聞做出貢獻。
視頻、圖像、GIF、純文本和其他重要信息可以添加到平台。
詳細報告外部結果和內部結果的數據，以衡量營銷績效和員工在平台中的參與度。
為特定的公司主題創建頻道。此外，還可以為高管創建私人群組或選擇團隊，或者讓員工為對他們而言重要的內容和通信創建群組。
使員工能夠將教育內容、公司新聞、職位發布和第三方內容分享到他們的個人網絡。
與其他渠道和平台集成以分發內容。

當然，這並沒有涵蓋有關EveryoneSocial 的所有內容以及貴公司員工倡導的力量。但它應該給你一個大局。