あなたの会社が利用すべき最高のコミュニケーションチャネル

公開: 2021-03-04

職場の状況は絶えず変化しているため、適切なコミュニケーションチャネルを実装することは、従業員を幸せにし、つながり、情報を提供し、関与し、生産性を維持するために不可欠です。

そして当然のことながら、従業員はビジネスに一貫した情報と透明性を求めています。たとえば、従業員の85％は、経営陣が会社のニュースを定期的に更新するときに最も意欲的であると述べています。

しかし、リモートワークやデジタルワークプレイスが明らかになったとしても、組織はコミュニケーション戦略やニュースの最適な配信方法を知ることに苦労していることがよくあります。では、どうすればコミュニケーションチャネルを改善し、従業員が価値を感じられるようにすることができるでしょうか。

このガイドでは、次のことを学びます。

職場のコミュニケーションチャネル
共通の通信チャネル
間違ったチャネルを選択した場合の結果
適切な通信チャネルを選択するためのヒント
今日のコミュニケーションチャネルの統合

職場のコミュニケーションチャネル

職場でのコミュニケーションチャネルの使用は、会社全体の人々が定期的に情報を入手し、コミュニケーションを取り、相互にやり取りする方法です。これらのチャネルがなければ、従業員の士気を高く保ち、全員がビジネス目標を確実に理解することが難しくなります。

そして今日、これまで以上に、コミュニケーションは、誰もが仕事で可能な限り最高の体験をし、専門的に成長し続けることを保証する接着剤です。

仕事の世界は、モバイル、リモートワーク、およびグローバルな場所と最前線の従業員を抱える組織の台頭によって変化し続けています。コミュニケーションは、現在の場所と仕事の時間に人々に届く必要があります。

内部通信チャネルの内訳

利用する上位の通信チャネルに入る前に、実際にこれらをいくつかの異なるカテゴリに分類できます。ある時点ですべてのカテゴリに当てはまる可能性のあるメッセージや、境界線を曖昧にする可能性のあるメッセージがある場合があります。

通信チャネルの種類は次のとおりです。

正式–組織、ビジネスの目標と戦略、チーム、およびポリシーに関連する情報とメッセージ。
非公式–メッセージングとチャネルに関する要件が少なくて済むビジネスメッセージを配信する方法。チームの質問、コラボレーション、1対1の会議などを考えてください。
非仕事関連–これは仕事中または勤務時間中に発生する可能性がありますが、コミュニケーションは通常、仕事やビジネスとは関係ありません。

そして、これらの各カテゴリーは、デジタル通信チャネル、書面による通信、または対面（対面）で行うことができます。

適切な通信チャネルを選択することの影響

組織が正しくコミュニケーションを取り、従業員が適切なメッセージを受信していることを確認することは、ビジネスの成功にとって非常に重要です。プラスの影響は、次のようなさまざまな方法で感じることができます。

より多くの情報とつながりのある従業員
従業員の関与の増加と改善
チーム間のより良い内部ネットワーキングとコラボレーション
共有される混乱と誤った情報が少なくなる
ビジネスを改善するためのフィードバックループの改善
顧客と見込み客のためのより良い体験
仕事と会社に対するより多くの熱意

コミュニケーション統計

コミュニケーションの世界で何が起こっているのか疑問に思いますか？ここに、あなたを驚かせたり、価値をさらに理解するのに役立つかもしれないいくつかの重要な統計があります。

従業員の57％は明確な指示が与えられていないと報告しており、マネージャーの69％は一般的に従業員とのコミュニケーションに不安を感じています。（HR技術者）
従業員の72％は、会社の戦略を完全に理解していません。（IBM）
経営幹部の23％だけが、自社が従業員の目標を企業の目的に合わせるのに優れていると答えています。（デロイト）
60％の企業は、社内コミュニケーションのための長期的な戦略を持っていません。（労働力）
従業員の74％は、会社の情報やニュースを見逃していると感じています。（トレードプレスサービス）
74％の企業が、COVID-19以降のリモートワークへの恒久的な移行を計画しています（Gartner）
従業員が積極的に関与すると、売上が20％増加します（ギャラップ）

もっとお探しですか？ この投稿で、より多くの内部通信統計を確認してください。

9つの一般的な通信チャネル

今日、ほとんどの組織は、従業員にリーチして関与するためにデジタル通信チャネルを利用しています。これは、どこで、いつ働いているかに関係なく、リアルタイムですべての人とつながるための最も直接的で効率的な方法です。

一般的な通信チャネルは次のとおりです。

1.イントラネット

テクノロジーやインターネットの黎明期でさえ、イントラネットは社内で従業員とつながるための頼りになる手段になりました。これは、従業員が会社について知らされ、重要なドキュメントにアクセスするための方法です。

イントラネットの課題は、イントラネットが古くなる傾向があり、情報の検索が少し難しくなる可能性があることです。 Prescient Digital Mediaの調査では、イントラネットに毎日参加していると報告した従業員はわずか13％で、31％は参加したことがないと回答しています。

イントラネットの実装には目的がなく、関連するコンテンツを提供し、人々が不格好だと感じる時代遅れのデザインを提供します。

CMSWireによると、イントラネットの90％が失敗し、まだ失敗しています。これが、イントラネットの代替手段が優れたソリューションになる理由です。

2.メールと会社のニュースレター

もう1つの古典的なコミュニケーションチャネルは電子メールであり、すぐになくなることはありません。また、一部の組織では、電子メールが内部コミュニケーションのトップチャネルになる傾向があります。問題は会社情報です：それは情報を配布するための最良の手段ですか？

多くの会社（あなたを含む）は全社的なニュースレターを持っているかもしれません。目標は、重要な会社情報やブログ投稿を含め、何らかの形で従業員の擁護を奨励することです。

課題は、情報が個々のグループに合わせて調整されておらず、従業員がこれらの電子メールを無視する可能性があることです。従業員が受信した電子メールの62％は重要ではなく、従業員の83％は、大量の電子メールによって燃え尽き症候群を感じていると報告しています。

そして、受信トレイはいっぱいになり続け、これらのニュースレターは埋もれてしまい、重要な時間に敏感なアイテムを完全に見逃す可能性があります。電子メールは依然として必要な場合がありますが、より現代的なコミュニケーションアプローチへのアドオンである必要があります。

3.インスタントメッセージングソフトウェア

インスタントメッセージングソフトウェアの概念は、しばらく前から存在しています。 AOLインスタントメッセンジャーの栄光の日々を覚えている人もいるかもしれません。しかし、メッセージングと情報共有の迅速さにより、これは企業にとって重要になりました。

そして、Slackが登場したとき、ほとんどの組織は従業員とつながるために何らかのサービスを採用し始めました。

このコミュニケーションチャネルを機能させるのは、チームディスカッションを即座に作成し、簡単な質問をし、個人とプライベートディスカッションを行う機能です。

ただし、テクノロジーとプラットフォームの増加により、気が散る職場も生まれました。メッセージングソフトウェアやSlackのようなツールが気を散らす原因となる理由についての記事があります。もう1つの課題は、誰もがアクセスできるチャネルを作成できる一方で、これらのリアルタイムメッセージはすばやく移動し、失われる可能性があることです。

4.プロジェクト管理ツール

多くの場合、プロジェクト管理ツールを主要なコミュニケーションチャネルの1つとは思わないかもしれませんが、コラボレーションと生産性が発生する場所です。さらに、よく知られているツールの多くには、タスクについて話し合うためのコメント機能とコミュニケーション機能があります。

これらのツールを使用すると、従業員は数回クリックするだけでタスクやプロジェクトを作成できます。また、これらのプラットフォームは、プロジェクトがタイムリーに完了するように、カレンダービューとタスクスケジューリングを作成します。

これらのツールを使用すると、プロジェクトでのコミュニケーションがよりスムーズになりますが、この小さなデジタルチャネルでは、すべてのコミュニケーションニーズを処理するのに十分ではありません。したがって、プロジェクト管理ツールでは、すべての従業員に必要なコンテンツやニュースを届けるのに十分ではないことに注意してください。

5.ビデオ会議ソフトウェア

ビデオ会議ソフトウェアは、コミュニケーションの強力なチャネルとして注目を集めていますが、リモートワークや2020年のパンデミックの際に増加しました。これにより、まったく異なるタイムゾーンで作業している場合でも、より多くの個人的なやり取りが可能になります。

ビデオソフトウェアを使用すると、人と顔を合わせて情報をすばやく配布できます。さらに、あなたはあなたとより効果的に働く人々を知るようになります。

この形式のコミュニケーションは、小規模なチームや1対1の会話には適していますが、全社的なイニシアチブにとっては課題となる可能性があります。ビデオ会議ソリューションは、進行中の会社の会話を促進したり、最新情報を共有してフィードバックを取得したり、従業員のエンゲージメントを向上させたりするのに理想的ではありません。

しかし、それはあなたの通信技術スタックにあるべきです。

6.内部ソーシャルネットワーキング

新進で拡大しているデジタル通信チャネルの1つは、内部ソーシャルネットワーキングのアイデアです。このチャネルの目標は、従業員をすばやく共有し、つながり、連絡を取り合うことですが、個人が互いに関わり、つながることもできるようにすることです。

それが、従業員擁護プラットフォームが組織にもたらすものです。しかし、それはまた、個人がコンテンツを作成して自分のネットワークに共有することを可能にし、外部コミュニケーションも促進します。

社内のソーシャルメディアを利用すると、会社は組織内の誰とでもコラボレーション、コミュニティ、知識の共有、コミュニケーションを向上させることができます。

従業員がソーシャルソフトウェアを使用すると、生産性が20〜25％向上します。（マッキンゼー）
企業が社内でソーシャルメディアを使用する場合、メッセージはコンテンツになります。検索可能な知識の記録により、従業員が会社情報の検索に費やす時間を最大35％削減できます。（マッキンゼー）

7.調査プラットフォーム

内部調査をコミュニケーションチャネルとしてあまり考えないかもしれませんが、従業員が情報をどのように消費しているかを会社が理解するのに役立つため、強力です。

しかし、それだけでなく、マネージャー、企業文化、従業員の経験などについての洞察を得ることができます。

従業員調査ソフトウェアを使用することにより、社内のコミュニケーション戦略をより良い方向に導くことができるデータを収集することができます。

また、オープンなコミュニケーションチャネルであることに制限はありますが、従業員が会社のプロセスについてどのように考え、感じているかをよりよく理解する上で強力です。

8.ドキュメント共有ソリューション

検索と整理が容易なドキュメントの優れたデータベースがないことも、コミュニケーションのボトルネックを引き起こします。そこで、ドキュメント共有ソリューションは、従業員のデジタル通信チャネルとしても極めて重要になります。

これらのツールは、重要なドキュメントを簡単に整理し、情報の詳細な記録を保持します。これらはかなり洗練されているか、Googleドライブのように単純なものにすることができます。ただし、情報を簡単に見つけるための戦略と手段が必要です。

ドキュメント共有プラットフォームは、従業員が最も必要とするときに特定の情報を共有できるように設計されているとは限りません。したがって、グループ、セグメントを構築し、ファイルの配布を管理することが重要です。

従業員の86％は、通常、必要なときにオフィスファイルを検索するのが難しいと答えています。

9.社内コンテンツ

社内のソーシャルメディアに加えて、多くの組織が従業員に直接合わせたブログコンテンツの調査を開始しています。

通常、企業はこのタスクを、ビジネスに関する情報、企業価値、およびニュースを世界中に共有するための迅速な方法として採用しています。一般に、一般の人もこのコンテンツにアクセスできますが、他の人はそれを内部ブログにするだけです。

問題は、コンテンツがまだ従業員のレーダーにある必要があるということです。会社のブログが存在することを知っていても、それを探すために時間を割いていないか、完全に忘れている可能性があります。従業員はそれぞれ異なります。ブログを読むのが好きな人もいれば、関連情報が送られるのを待つ人もいます。

良いニュースは、EveryoneSocialのようなプラットフォームがこれらのRSSフィードを自動的に取得して、従業員のフィードに表示し、コンテンツに関する電子メールリマインダーを送信できることです。

間違った通信チャネルを選択した場合の結果

うまくいけば、あなたはあなたの会社と従業員にとってどれほど重要なコミュニケーションチャネルであるかを深く理解しているでしょう！考えるべきチャネルがたくさんあり、チームとのコミュニケーションを最適化する方法があります。

ただし、間違ったチャネルを選択したり、一度に多くのチャネルを選択したりすると、従業員の経験や生産性が損なわれ、従業員間のコラボレーションが妨げられる可能性があります。しかし、それを超えて拡張することができます。間違った内部チャネルを選択した場合の一般的な結果は次のとおりです。

あなたが迷惑な従業員を始め、彼らがすべてのコミュニケーションを調整し始めるコミュニケーションの過負荷。
チャネルが多すぎると混乱や質問が増える可能性があるため、より多くの誤った情報を提供する可能性があります。
あなたの会社は、すべての人の仕事を混乱させるより多くの気晴らしを作成することになります。
従業員やマネージャーにさらに不必要なストレスを与える可能性があります。
応答時間を妨げ、意思決定のボトルネックを引き起こす可能性があります。

ご覧のとおり、間違ったチャネルを選択したり、情報を提供しすぎたりすると、組織に悪影響を与える可能性があります。そして、あなたのコミュニケーションが途絶えると、それはビジネスの他のすべての分野に流れ込む可能性があります。

職場で適切なコミュニケーションチャネルを選択する方法

組織はそれぞれ異なり、すべての従業員は情報をいつどのように消費するかが異なります。したがって、チャネルが少なすぎたり多すぎたりすると、内部のコミュニケーションフローが損なわれる可能性があるため、これは組織にとって少し課題となります。

職場で適切なコミュニケーションチャネルを選択していることをどのように確認できますか？現在の戦略をナビゲートまたは調整するのに役立つヒントをいくつか紹介します。

配信する必要のあるメッセージの種類を検討してください

使用する通信配信チャネルを理解するための優れた方法は、従業員が受信するメッセージの種類を決定することです。そうすれば、そのメッセージをプッシュする適切なチャネルを決定できます。

このメッセージは、公式、非公式、または仕事に関係のないものですか？
情報は重要ですか、それとも時間に敏感ですか？
機密情報や安全に配信する必要のある情報はありますか？
この情報は、特定のグループ、個人、または会社全体に関係していますか？
幹部、マネージャー、または同僚のためのコミュニケーションですか？
メッセージにはフィードバックや誰かからの応答が必要ですか？

コミュニケーションを取り巻く企業文化を知る

すべての企業は透明性があり、コミュニケーションに対してオープンである必要がありますが、一部の企業は他の企業よりも警戒されています。課題は、コミュニケーションを取り巻く優れた文化の欠如がビジネスに悪影響を与える可能性があることをデータが示していることです。

Salesforceによると、従業員と経営幹部の86％が、職場の失敗に対するコラボレーションの欠如または効果のないコミュニケーションを挙げています。
従業員の33％は、オープンで正直なコミュニケーションの欠如が従業員の士気に最も悪影響を与えると述べました。（リクルーター）

しかし、メッセージを適切に配布するには、内部コミュニケーションを取り巻く文化を理解する必要があります。

たとえば、リモートワークとデジタルプラットフォームが進むべき道である場合、電子メール、インスタントメッセージング、従業員擁護プラットフォームなどを利用すると、組織全体で会社情報を取得するのに適しています。

もう1つの例は、会社が仕事と生活のバランスを重視している場合、夜間にメールやテキストメッセージを送信することはできません。

視聴者に基づいてチャンネルを選択する

情報やコンテンツを共有するための複数のチャネルが常に存在することは避けられません。統合する機会は確かにありますが（次のセクションで詳細を参照）、必然的にさまざまなチャネルを選択する必要があります。

適切なチャネルを確保する1つの方法は、送信するメッセージまたは情報の対象者を理解することです。この情報にどのくらい迅速に対処する必要があり、この特定の視聴者は特定のチャネルでどのようにやり取りしますか？

確かに、大企業や大企業で働いている場合、みんなの好みを知ることはできませんが、チャネルをよりよく知ることで摩擦を減らすことができます。あなたのメッセージは、対面、音声、ビデオ、または書面である必要がありますか？これらはどのテクノロジーで実現できますか？

今日のコミュニケーションチャネルの統合

企業がチームや使用できるチャネルと接続する方法は、近年確かに成長しています。主にデジタルワークプレイスと人々が今日どのように働いているかによるものです。

このような内部コミュニケーションに関するすべての情報と知識があっても、インターンからCEOまで、すべての人に適切な情報とコンテンツを提供する方法を見つけるのは難しい場合があります。

企業のニュースレター、マネージャーや従業員からのメール、調査アプリ、インスタントメッセージングソフトウェア（IE Slack）、イントラネット、ドキュメント共有プラットフォーム、テキストメッセージング、ビデオ会議など、今日の組織でのコミュニケーションのあらゆる方法について考えてみてください。

これらすべてのコミュニケーション方法は極めて重要な役割を果たすことができますが、バランスを見つけ、チャネルを組み合わせてより集中化されたオプションにすることも重要です。

従業員に情報を提供し、作成し、EveryoneSocialと共有する

イントラネットへのより現代的なアプローチとチャネルを統合する方法は、EveryoneSocialを使用することです。

従来、従業員擁護プラットフォームは強力なマーケティングおよび販売チャネルでした。それは今日でも当てはまりますが、製品を再構築したとき、コミュニケーションはEveryoneSocialプラットフォームの基礎になりました。

これで、会社はコンテンツ、ニュースレター、電子メールとプッシュ通知、会社のメッセージ、およびより重要な情報を1つのフィードから従業員に直接配布できます。従業員は、都合のよいときに、好みのデバイスからこれらのメッセージにアクセスできます。

すべての顧客を調査する従業員フィードバックレポートでは、2つのデータポイントが際立っていました。

アドボカシープログラムの参加者は、マクロレベル（業界）およびミクロレベル（役割とプロジェクトに固有）での学習を増やしました。
ユーザーの90％は、チームのEveryoneSocialイニシアチブに参加した後、より多くのコンテンツを共有し、より積極的に関与していると報告しています。

EveryoneSocialがコミュニケーションをどのように支援するか：

適切なメッセージを適切なタイミングで従業員に届けます。整理されたグループ、ニュースレター、プッシュ通知、タイムラインへの固定などを介して。
従業員は、自分の興味、チーム、および所属するグループに基づいて、パーソナライズされたコンテンツフィードを持つことができます。
人々は同僚にタグを付け、重要なメッセージやコンテンツについて会話を開始して、他の人に情報が表示されるようにすることができます。さらに、従業員間の健全な対話を開始できます。
コンテンツ、重要なニュースソース、またはソーシャルチャネルを自動的に取り込みます。
遠隔地の中華鍋またはグローバルな場所のために分散されているかどうかにかかわらず、すべての従業員の間にコミュニティを構築する場所。従業員のコンテンツをフォローするか、従業員が誰であるか、どのチームで働いているかなどの連絡先情報を確認してください。
モバイルアプリなので、最前線の従業員とデスクレスの従業員はまだ接続されています。また、顧客と緊密に連携する傾向があることを考えると、多くのアイデアやニュースに貢献することができます。
ビデオ、画像、GIF、テキストのみ、およびその他の重要な情報をプラットフォームに追加できます。
プラットフォームでのマーケティングパフォーマンスと従業員の関与を測定するための外部結果と内部結果の詳細なレポートデータ。
特定の会社のトピックのチャネルを作成します。さらに、幹部やチームを選択するためのプライベートグループを作成したり、従業員が自分にとって重要なコンテンツやコミュニケーションのためのグループを作成したりする機能。
従業員が教育コンテンツ、会社のニュース、求人情報、およびサードパーティのコンテンツを個人のネットワークで共有できるようにします。
コンテンツを配信するための他のチャネルおよびプラットフォームとの統合。

もちろん、これは、EveryoneSocialとあなたの会社での従業員擁護の力についてのすべてを網羅しているわけではありません。しかし、それはあなたに全体像を与えるはずです。