แผนการสื่อสารองค์กร: แผนงานสู่ความสำเร็จ
เผยแพร่แล้ว: 2021-02-04บริษัทที่ประสบความสำเร็จคือกลยุทธ์ในการสื่อสาร อันที่จริง การพัฒนาแผนการสื่อสารองค์กรอาจเป็นวิธีที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างแบรนด์ที่แข็งแกร่งขึ้น
ความไว้วางใจเกิดขึ้นจากวิธีที่ธุรกิจแบ่งปันเกี่ยวกับตนเองอย่างแท้จริงและวิธีที่พวกเขาตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ยากลำบาก
ทีมสื่อสารได้ประโยชน์จากการทุ่มเทอย่างมากในวิธีที่พวกเขาสร้างข้อความและบอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับแบรนด์ของพวกเขา และผู้ที่พร้อมรับมือกับความท้าทายและปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงมากที่สุดคือผู้ที่มีแผนงาน
ผลการศึกษาในปี 2019 พบว่า 96% ของผู้คนคิดว่าธุรกิจที่พวกเขาติดต่อด้วยสามารถปรับปรุงได้เมื่อพูดถึงการสื่อสารและการจัดการโครงการ เห็นได้ชัดว่านี่เป็นสิ่งที่ธุรกิจจำเป็นต้องจัดการมากกว่านี้!
มาดูกันว่าแผนการสื่อสารองค์กรที่ประสบความสำเร็จมีและเหมือนกันอย่างไร และจะมีประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอย่างไร
แผนการสื่อสารองค์กรคืออะไร?
แผนการสื่อสารขององค์กรเป็นกรอบสำหรับวิธีที่ธุรกิจแบ่งปันข้อความภายในและภายนอก คุณสามารถคิดได้ว่าเป็นแผนงานสำหรับวิธีที่บริษัทสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พนักงาน ลูกค้า สื่อ และหน่วยงานกำกับดูแล
ส่วนหนึ่งของแผนประกอบด้วยข้อมูลที่จะแบ่งปัน ใครเป็นกลุ่มเป้าหมาย ความถี่ในการให้ข้อมูลอัปเดต และช่องทางใดดีที่สุดในการถ่ายทอดข้อความเหล่านี้
การมีแผนจะกำหนดวิธีที่บริษัทจะจัดการกับการสื่อสารในช่วงวิกฤต การเปลี่ยนแปลง และการเปิดตัวแคมเปญและผลิตภัณฑ์ใหม่
ประเภทของการสื่อสารองค์กรคืออะไร?
การสื่อสารองค์กรสองประเภทหลักคือ:
การสื่อสารภายใน: วิธีที่ธุรกิจแบ่งปันข้อมูลกับพนักงาน ทีมผู้นำ ผู้จัดการ และสมาชิกในคณะกรรมการ
การโต้ตอบอาจเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นทางการ เช่น การประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดเพื่อหารือเกี่ยวกับความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์และประสิทธิภาพ การอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กร จดหมายข่าวของบริษัท และบันทึกภายในเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย
หรืออาจรวมถึงการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น เช่น การใช้แอปส่งข้อความเพื่อทำงานร่วมกัน ต้อนรับพนักงานใหม่ ฉลองวันครบรอบการทำงาน หรือการแบ่งปันรายละเอียดเกี่ยวกับการชนะใจลูกค้ารายใหม่
การสื่อสารภายนอก: ข้อมูลใดๆ ที่แบ่งปันภายนอกองค์กร
ไม่ว่าจะเป็นข่าวประชาสัมพันธ์อย่างเป็นทางการหรือเนื้อหาเกี่ยวกับแบรนด์บนโซเชียลมีเดีย การสื่อสารเหล่านี้สร้างภาพลักษณ์สาธารณะของบริษัทและส่งผลกระทบต่อการรับรู้ของแบรนด์และผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัท
การตลาด เนื้อหา และโฆษณาที่สร้างขึ้นโดยบริษัทเพื่อส่งเสริมจะรวมเป็นวิธีการสื่อสารภายนอก
ข่าวประชาสัมพันธ์และการรายงานทางการเงินเป็นอีกช่องทางหนึ่งที่บริษัทต่างๆ แบ่งปันข้อความเกี่ยวกับองค์กรกับโลกภายนอก
ทำไมการมีแผนสื่อสารองค์กรจึงสำคัญ?
แผนการสื่อสารองค์กรนำไปสู่การแบ่งปันข้อความที่ชัดเจนและดีขึ้นกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ
ไม่ว่าผู้ชมนั้นจะรวมถึงพนักงานของคุณเองหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คุณต้องการให้คนได้ยินในสถานที่ที่เหมาะสมและในเวลาที่เหมาะสม การตั้งค่ากรอบงานเพื่อให้บรรลุสิ่งนั้นเป็นสิ่งสำคัญ
บางครั้งคุณอาจถูกเหวี่ยงออกไป และแผนการสื่อสารจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือวิกฤตที่ไม่คาดคิดที่กำลังจะเกิดขึ้น
น่าแปลกที่การสำรวจการสื่อสารของ JOTW แสดงให้เห็นว่า 59% ของผู้สื่อสารกล่าวว่าพวกเขามีร่างกลยุทธ์ในการสื่อสาร แต่มีเพียง 45% เท่านั้นที่ยอมรับว่ามีแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤตที่จัดทำเป็นเอกสาร
การมีแผนในสถานที่จะช่วยให้การกู้คืนปัญหาการประชาสัมพันธ์เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น การตอบสนองต่อข้อเสนอแนะเชิงลบและการเปิดใจเกี่ยวกับความผิดพลาดสามารถสร้างความไว้วางใจให้กับแบรนด์ของคุณและนำคุณกลับไปสู่แนวทางที่ถูกต้องในสายตาของลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใสแสดงให้เห็นว่าแบรนด์ของคุณให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมโดยใช้แนวทางเชิงรุกเพื่อรวมอยู่ในการสนทนาเกี่ยวกับแบรนด์หรืออุตสาหกรรมของคุณ
แผนการสื่อสารองค์กรสำหรับการสื่อสารภายในจะช่วยกำหนดและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่โปร่งใส สิ่งนี้สามารถปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานโดยทำให้สมาชิกในทีมรวมอยู่ในการสนทนาเกี่ยวกับตำแหน่งที่บริษัทกำลังมุ่งไปและคุณค่าของบริษัท
หากมีการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันในทีม คุณจะสามารถสื่อสารการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่ทำให้พนักงานรู้สึกสบายใจและได้รับการเอาใจใส่มากขึ้น หากคุณมีแผนที่จะแบ่งปันข้อมูลนั้นก่อนสำหรับผู้ที่ได้รับผลกระทบในทันที จากนั้นข้ามไป บริษัท.
แผนการสื่อสารองค์กรควรรวมอะไรบ้าง?
ต้องใช้เวลาและการพิจารณาเพื่อพัฒนาแผนการสื่อสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพ คุณจะต้องใส่รายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ วิธีการ และมาตรการติดตามสำหรับเป้าหมายของการส่งข้อความของคุณ
พูดง่ายๆ ก็คือ คุณจะต้องรวมว่าใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน ทำไม และอย่างไร
นี่คือองค์ประกอบที่แผนการสื่อสารองค์กรของคุณต้องการ:
- กลุ่ม เป้าหมาย – นี่คือกลุ่มของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จะได้รับข้อความ พวกเขาอาจเป็นพนักงาน ลูกค้า สมาชิกสื่อ นักลงทุน ทีมผู้นำ และผู้จัดการ อายุ สถานที่ ระดับงาน ความสนใจ และไลฟ์สไตล์ล้วนเป็นประโยชน์เมื่อทราบเกี่ยวกับผู้รับข้อความของคุณ
- วัตถุประสงค์ – การสื่อสารส่วนใหญ่สร้างขึ้นด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ - นี่คือวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายสูงสุดของคุณ ควรเชื่อมโยงกับเป้าหมายองค์กรโดยรวมของคุณเพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจ
- เนื้อหาข้อความ – สิ่งที่คุณต้องการพูดและสิ่งที่คุณพยายามช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจ น้ำเสียงและบุคลิกเป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดข้อความของคุณเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน
- กลยุทธ์การจัดจำหน่าย – ช่องทางและสถานที่ที่จะจัดส่งการสื่อสารของคุณเป็นส่วนสำคัญของแผนการสื่อสาร ช่องทางสื่อแบบชำระเงิน หารายได้ เป็นเจ้าของ และแชร์มีประโยชน์ต่างกันในการเข้าถึงผู้ชม
- ความถี่ – ความถี่ ที่คุณจะแบ่งปันหรืออัปเดตเนื้อหาเพื่อเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ นี้จะขึ้นอยู่กับงบประมาณและทรัพยากรของทีมของคุณ เช่นเดียวกับความเข้าใจของผู้ชมเป้าหมายของคุณและคำนึงถึงความสนใจความเมื่อยล้า
- การวัดผล – คุณจะทราบได้อย่างไรว่าการสื่อสารของคุณประสบความสำเร็จ สิ่งเหล่านี้ควรยึดติดกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายของคุณอย่างมาก เพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและเข้าใจประเด็นที่ต้องปรับปรุง
วิธีการสร้างแผนการสื่อสารองค์กร
คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อออกแบบแผนการสื่อสารองค์กรที่ละเอียดถี่ถ้วนและคำนึงถึงหลายแง่มุมที่นำไปสู่กลยุทธ์การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ
1. ตั้งเป้าหมาย
เลือกเป้าหมายที่วัดได้ 3-5 เป้าหมายสำหรับแผนการสื่อสารของคุณ พวกเขาสามารถเชื่อมต่อกับการรับรู้ถึงแบรนด์เช่นการเพิ่มการเข้าชมเว็บไซต์หรือสร้างโอกาสในการขายใหม่จำนวนหนึ่ง
หรืออาจเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของพนักงาน เช่น การเพิ่มคะแนนความพึงพอใจของพนักงานในการสำรวจครั้งต่อไปของคุณ หรือการเพิ่มจำนวนการแชร์เนื้อหาที่มีตราสินค้า
2. กำหนดกระบวนการที่ชัดเจน
การรู้ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการเริ่มแคมเปญการสื่อสารและการมีทีมงานร่วมในกระบวนการจะช่วยให้มั่นใจว่าแผนของคุณสามารถปรับขนาดได้
จัดทำเอกสารขั้นตอนที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การสร้างเนื้อหาไปจนถึงการแจกจ่าย การรวบรวมคำติชม และแบ่งปันสิ่งเหล่านั้นกับทีมใดๆ ที่รวมอยู่ในการดำเนินการ
นอกจากนี้ คุณควรกำหนดบทบาทที่ชัดเจนสำหรับผู้ที่จะมีส่วนร่วมในการสร้างการสื่อสารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จะต้องมีส่วนร่วมในการอนุมัติข้อความและการปฏิบัติตาม
3. ระบุและแบ่งเป้าหมาย
ใช้เวลาไตร่ตรองว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายของคุณและจะมีความแตกต่างกันอย่างไร การรู้จักผู้ชมของคุณสามารถช่วยให้คุณปรับแต่งเนื้อหาและน้ำเสียงเพื่อดึงดูดผู้ชมได้
ใช้การวิเคราะห์ลูกค้าและการรับฟังจากโซเชียลเพื่อกำหนดช่องทางโซเชียลที่ผู้ชมต้องการและรูปแบบเนื้อหาที่ดีที่สุดเพื่อส่งเสริมการมองเห็นเนื้อหาของคุณ
วิธีที่บริษัทของคุณแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานจะแตกต่างไปจากการนำเสนอต่อคณะกรรมการหรือนักลงทุน ดังนั้นการแบ่งกลุ่มผู้ชมของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ
4. พัฒนาข้อความสำคัญ
สร้างสำเนาและสื่อสร้างสรรค์ที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ลองนึกถึงสิ่งที่คุณพยายามจะพูดและวิธีถ่ายทอดอย่างชัดเจนและเข้าใจได้สำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ
ควรพิจารณาประเภทเนื้อหาด้วย ควรแชร์ข้อความในการประชุมหรืออีเมลหรือวิดีโอหรือไม่ ผู้ชมจะโต้ตอบและถามคำถามเกี่ยวกับประกาศได้อย่างไร คำถามเหล่านี้เป็นคำถามที่ควรพิจารณาเมื่อสร้างเนื้อหาสำหรับการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก
5. เลือกกลยุทธ์ช่อง
คุณจะต้องกำหนดช่องทางและความถี่ของการสื่อสารเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
ตัวอย่างเช่น หากกลยุทธ์การสื่อสารของคุณมีไว้สำหรับการสื่อสารภายใน คุณจะประเมินว่าอีเมลหรือการประชุมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันข่าวหรือไม่
ทีมต้องการการอัปเดตที่สั้นลง รายสัปดาห์ หรือต้องการรับข้อมูลเพิ่มเติมในช่วงสิ้นเดือนหรือไม่ รับคำติชมจากผู้ชมของคุณเพื่อพิจารณาว่าอะไรเหมาะสมที่สุดสำหรับจังหวะการสื่อสารของคุณ
6. วัดวัตถุประสงค์และความคืบหน้า
ก่อนที่คุณจะเริ่มใช้แผนของคุณ ให้คิดให้ดีว่าคุณจะวัดความสำเร็จของการสื่อสารได้อย่างไรด้วยเมตริก เช่น การเข้าถึง อัตราการเปิด และการมีส่วนร่วม
ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับการตั้งค่าให้ปรับปรุงกลยุทธ์เนื้อหาและการส่งข้อความของคุณอย่างต่อเนื่อง
รวบรวมคำติชมจากพนักงานหรือลูกค้าเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงการส่งข้อความของคุณและดำเนินการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่เสี่ยงต่อการปิดหรือทำให้ผู้ชมของคุณเลิกสนใจ
ต้องการเนื้อหาที่สร้างขึ้นอย่างเชี่ยวชาญเพื่อช่วยปรับแต่งการตลาด การขายผ่านโซเชียล และการสรรหากลยุทธ์ใช่หรือไม่ ลงชื่อสมัครรับจดหมายข่าวและรับสำเนา Personal Brand Starter Kit ของเรา
ช่องทางหลักในการสื่อสารองค์กรมีอะไรบ้าง?
บริษัทมีแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์และเครื่องมือมากมายให้เลือก ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการสื่อสาร คุณจะต้องใช้ช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่แตกต่างกัน
สำหรับการสื่อสารภายนอก เครือข่ายสังคม สื่อสิ่งพิมพ์ และการประชุมทางวิดีโอคือวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการเข้าถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์
เนื้อหาทั้งหมดที่คุณเผยแพร่บนเว็บไซต์ของคุณสะท้อนถึงคุณค่าและเป้าหมายของแบรนด์ของคุณ และสามารถเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสร้างการเชื่อมต่อโดยการจัดหาทรัพยากรอันมีค่าให้กับผู้ซื้อที่มีศักยภาพ
สำหรับการสื่อสารภายในโครงการ แอปอีเมลและการส่งข้อความเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันในองค์กร ทำให้ง่ายต่อการแชร์ไฟล์และทรัพยากร รับข้อมูลจากเพื่อนร่วมงาน และติดตามการอัปเดตสถานะโครงการ
บล็อกภายใน จดหมายข่าวของบริษัท และอินทราเน็ตเป็นตัวอย่างของวิธีการที่บริษัทใช้ในการแจ้งให้พนักงานทราบและเชื่อมต่อ
สำหรับการสร้างวัฒนธรรมของบริษัทและการมีส่วนร่วมของพนักงาน แพลตฟอร์มเครือข่ายสังคมภายในองค์กรจะมอบวิธีการที่ยืดหยุ่นและใช้งานง่ายขึ้นในการแบ่งปันเนื้อหาของบริษัท
การสนับสนุนพนักงานเพื่อการสื่อสารองค์กร
แพลตฟอร์มสนับสนุนพนักงาน เช่น EveryoneSocial ทำให้ง่ายต่อการเชื่อมโยงไปยังเครือข่ายสังคมภายนอก เชื่อมช่องว่างระหว่างการสนทนาภายในบริษัทและการแบ่งปันกับภายนอกเพื่อเสริมสร้างการมีส่วนร่วมของแบรนด์
ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเครื่องมือสำคัญในการแบ่งปันประกาศและการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ และความพยายามเหล่านั้นสามารถขยายได้เมื่อคุณมีพนักงานที่ต้องการแบ่งปันเนื้อหานั้นกับเครือข่ายของตนเองเช่นกัน
นอกจากการแจกจ่ายข้อความสื่อสารภายนอกแล้ว EveryoneSocial ยังมีคุณลักษณะเฉพาะที่ช่วยให้ผู้คนของคุณมีส่วนร่วม เชื่อมต่อ และรับทราบข้อมูล — ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานอยู่ที่ใด
ตัวอย่างเช่น คุณลักษณะบางอย่างสำหรับการสื่อสาร ได้แก่:
- จดหมายข่าวภายใน
- การแจ้งเตือนแบบพุช
- แอพมือถือ
- ข้อความเรียลไทม์
- ติดตามพนักงานบริษัท
- แท็กพนักงานเกี่ยวกับข้อมูลสำคัญ
- เนื้อหาแบบอ่านอย่างเดียว
