Planul de comunicare corporativă: foaia de parcurs pentru succes
Publicat: 2021-02-04Companiile de succes sunt strategice prin modul în care comunică. De fapt, dezvoltarea unui plan de comunicare corporativă poate fi una dintre cele mai importante moduri de a construi un brand mai puternic.
Încrederea este creată de modurile în care companiile împărtășesc în mod autentic despre ele însele și modul în care răspund la situații dificile.
Echipele de comunicare beneficiază de a depune mult efort în modul în care creează mesajele și spun povești despre marca lor. Iar cei care sunt cel mai bine pregătiți să facă față provocărilor și să se adapteze la schimbare sunt cei care au planuri în vigoare.
Un studiu din 2019 a arătat că 96% dintre oameni cred că afacerile cu care au de-a face s-ar putea îmbunătăți atunci când vine vorba de comunicare și management de proiect. Deci, în mod clar, acesta este un lucru pe care mai multe companii trebuie să se adreseze!
Să explorăm ce includ și ce au în comun planurile de comunicare corporative de succes și cum pot beneficia organizația ta.
Ce este un plan de comunicare corporativă?
Un plan de comunicare corporativă este cadrul pentru modul în care o companie partajează mesajele intern și extern. Vă puteți gândi la aceasta ca fiind foaia de parcurs pentru modul în care o companie comunică cu părțile interesate, angajații, clienții, mass-media și autoritățile de reglementare.
O parte a planului include ce informații să partajeze, cine este publicul țintă, cât de frecvent să furnizeze actualizări și ce canale sunt cele mai bune pentru a transmite aceste mesaje.
Având un plan în vigoare, modelează modul în care o companie va gestiona comunicațiile în perioadele de criză, schimbări și lansări de campanii și produse noi.
Care sunt tipurile de comunicații corporative?
Cele două tipuri principale de comunicare corporativă sunt:
Comunicații interne: modul în care o companie partajează informații cu angajații săi, echipele de conducere, managerii și membrii consiliului de administrație.
Interacțiunile pot fi moduri formale de comunicare, cum ar fi întâlniri interioare pentru a discuta inițiative strategice și performanță, actualizări despre schimbările organizaționale, buletinele informative ale companiei și note interne despre schimbările de politică.
Sau pot include, de asemenea, o comunicare mai informală, cum ar fi utilizarea aplicațiilor de mesagerie pentru a colabora, primirea noilor angajați, sărbătorirea aniversarilor de serviciu sau împărtășirea detaliilor despre câștigarea de noi afaceri.
Comunicații externe: orice informație partajată în afara organizației.
Fie că este vorba de un comunicat de presă oficial sau de conținut de marcă pe rețelele sociale, aceste comunicări construiesc imaginea publică a companiei și influențează percepția asupra unui brand și asupra produselor sau serviciilor sale.
Marketingul, conținutul și publicitatea create de companie pentru a-l promova sunt incluse ca metode de comunicare externă.
Comunicatele de presă și raportarea financiară sunt o altă modalitate prin care companiile împărtășesc mesaje despre organizație cu lumea exterioară.
De ce este important să ai un plan de comunicare corporativă?
Planurile de comunicare corporativă duc la distribuirea de mesaje mai clare și mai bune cu publicul țintă.
Indiferent dacă publicul include proprii angajați sau potențiali clienți, vrei să fii auzit în locul potrivit și la momentul potrivit. Crearea unui cadru pentru a realiza acest lucru este esențială.
Uneori, s-ar putea să fii aruncat o curbă, iar un plan de comunicare vă va ajuta afacerea să fie pregătită pentru orice schimbări sau crize neașteptate care vă apar în cale.
În mod surprinzător, un sondaj de comunicare JOTW a arătat că 59% dintre comunicatori spun că au elaborată o strategie de comunicare, dar doar 45% recunosc că au un plan de comunicare de criză documentat.
Având un plan în vigoare, va permite, de asemenea, o recuperare mai rapidă a oricăror probleme de relații publice. De exemplu, să răspunzi la feedback-ul negativ și să fii deschis cu privire la greșeli poate construi încredere în brandul tău și te poate aduce înapoi pe drumul cel bun în ochii clienților și potențialilor clienți.
Comunicarea eficientă și transparentă arată că marca dvs. apreciază angajamentul adoptând o abordare proactivă pentru a fi inclus în conversațiile despre marca sau industria dvs.
Un plan de comunicare corporativă pentru comunicarea internă va ajuta, de asemenea, la definirea și construirea unei culturi transparente a companiei. Acest lucru poate îmbunătăți implicarea angajaților, menținând membrii echipei incluși în conversațiile despre direcția în care se îndreaptă compania și ce prețuiește.
Dacă apar schimbări bruște într-o echipă, veți fi mai capabil să comunicați schimbările într-un mod care să-i facă pe angajați să se simtă confortabil și îngrijiți, dacă aveți un plan despre cum să împărtășiți acele informații mai întâi celor afectați imediat și apoi peste tot. companie.
Ce ar trebui să includă un plan de comunicare corporativă?
Este nevoie de timp și atenție pentru a dezvolta un plan eficient de comunicare corporativă. Veți dori să includeți detalii pentru obiective, abordare și măsuri de urmărire pentru obiectivele mesajelor dvs.
În termeni simpli, veți dori să includeți cine, ce, când, unde, de ce și cum.
Iată care sunt elementele de care are nevoie planul dumneavoastră de comunicare corporativă:
- Publicul țintă – acestea sunt grupurile de părți interesate care vor primi mesajele. Aceștia pot fi angajați, clienți, membri media, investitori, echipe de conducere și manageri. Vârsta, locația, nivelul locului de muncă, interesele și stilul de viață sunt toate utile pentru a afla despre destinatarii mesajelor dvs.
- Obiective – cele mai multe comunicări sunt create având în vedere un îndemn la acțiune sau un rezultat dorit – acestea sunt obiectivele sau scopurile tale finale. Acestea ar trebui să fie legate de obiectivele tale organizaționale generale pentru a conduce la rezultatele afacerii.
- Conținutul mesajului – ceea ce doriți să spuneți și ceea ce încercați să vă ajutați cititorii să înțeleagă. Tonul și personalitatea sunt importante de formulat în mesajul tău pentru a atrage atenția cititorului.
- Strategia de distribuție – canalele și locațiile pe care vor fi livrate comunicațiile dumneavoastră sunt un aspect important al planului de comunicare. Canalele media plătite, câștigate, deținute și partajate au beneficii diferite pentru a ajunge la public.
- Frecvență – cât de des vei partaja sau actualiza conținut pentru a ajunge la publicul țintă. Acest lucru va depinde de bugetul și resursele echipei tale, precum și de înțelegerea publicului țintă și de oboseala atenției.
- Măsuri de evaluare – cum vei ști dacă comunicările tale au avut succes. Acestea ar trebui să fie foarte atașate de obiectivele și obiectivele dvs., astfel încât să puteți urmări progresul și să înțelegeți domeniile de îmbunătățire.
Cum se creează un plan de comunicare corporativă
Puteți urma acești pași pentru a proiecta un plan de comunicare corporativă care este amănunțit și ține cont de numeroasele fațete care intră într-o strategie de comunicare de succes.
1. Stabiliți obiective
Alegeți 3-5 obiective măsurabile pentru planul dvs. de comunicare. Acestea ar putea fi conectate la cunoașterea mărcii, cum ar fi creșterea traficului pe site-ul web sau generarea unui anumit număr de clienți potențiali noi.
Sau ar putea fi legate de implicarea angajaților, cum ar fi creșterea scorului de satisfacție a angajaților la următorul sondaj sau creșterea numărului de distribuiri de conținut de marcă.
2. Stabiliți un proces clar
Cunoașterea pașilor implicați pentru lansarea unei campanii de comunicare și implicarea echipelor în procesul vă va asigura că planul dumneavoastră este scalabil.
Documentați pașii implicați de la crearea conținutului până la distribuție până la colectarea feedback-ului și împărtășiți-i oricăror echipe care sunt incluse în acțiune.
De asemenea, ar trebui să definiți roluri clare pentru cine va fi implicat în crearea comunicării și ce părți interesate trebuie să fie implicate pentru aprobarea mesajelor și conformarea.
3. Identificați și segmentați ținte
Fă-ți timp să te gândești cine va fi publicul tău țintă și cum ar putea fi diferit. Cunoașterea publicului vă poate ajuta să vă adaptați conținutul și tonul pentru a atrage publicul.
Utilizați analiza clienților și ascultarea socială pentru a determina canalele sociale preferate de public și cele mai bune forme de conținut pentru a încuraja vizibilitatea conținutului dvs.
Modul în care compania dvs. împărtășește informații cu angajații va fi probabil diferit de modul în care le prezintă consiliului de administrație sau investitorilor, așa că este important să vă segmentați publicul.
4. Elaborați mesaje cheie
Creați copia și materialele creative necesare pentru a vă comunica eficient mesajele. Gândiți-vă la ceea ce încercați să exprimați și la modul în care ar putea fi transmis în cel mai clar și mai înțeles mod publicului țintă.
De asemenea, ar trebui luat în considerare tipul de conținut - ar trebui ca mesajul să fie partajat într-o întâlnire, e-mail sau videoclip? Cum poate reacționa publicul și să pună întrebări despre anunț? Toate acestea sunt întrebări de luat în considerare atunci când creați conținutul atât pentru comunicațiile interne, cât și pentru cele externe.
5. Alegeți o strategie de canal
Va trebui să determinați canalele și frecvența comunicării pentru a vă îndeplini obiectivele.
De exemplu, dacă strategia ta de comunicare este pentru comunicări interne, vei evalua dacă un e-mail sau o întâlnire este cea mai bună modalitate de a împărtăși știrile.
Preferă echipele actualizări mai scurte, săptămânale sau să obțină mai multe informații la sfârșitul lunii? Obțineți feedback de la publicul dvs. pentru a determina ce are cel mai mult sens pentru cadența dvs. de comunicare.
6. Măsurați obiectivele și progresul
Înainte de a începe să vă implementați planul, gândiți-vă cum puteți măsura succesul comunicațiilor dvs. cu valori precum acoperirea, ratele de deschidere și implicarea.
În acest fel, veți fi configurat pentru a vă îmbunătăți continuu strategia de conținut și mesajele.
Colectați feedback de la angajați sau clienți despre cum să vă îmbunătățiți mesajele și să puneți în aplicare aceste modificări, astfel încât să nu riscați să vă opriți sau să dezactivați audiența.
Doriți conținut creat de experți pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți strategiile de marketing, vânzări sociale și recrutare? Înscrieți-vă pentru buletinul nostru informativ și obțineți o copie a setului nostru de inițiere a mărcii personale.
Care sunt principalele canale de comunicare corporativă?
Companiile au multe platforme software și instrumente din care să aleagă, care pot ajuta la eficientizarea comunicațiilor. Veți dori să utilizați o combinație de canale de comunicare pentru a atinge diferite obiective.
Pentru comunicațiile externe, rețelele sociale, publicațiile media și videoconferințele sunt unele dintre cele mai eficiente modalități de a ajunge la clienții potențiali și de a crește gradul de conștientizare a mărcii.
Tot conținutul pe care îl publicați pe site-ul dvs. web reflectă valorile și obiectivele mărcii dvs. și poate fi o modalitate puternică de a face conexiuni, oferind resurse valoroase potențialilor cumpărători.
Pentru comunicarea internă a proiectului, aplicațiile de e-mail și de mesagerie sunt cele mai simple modalități prin care oamenii pot colabora la o organizație. Ele facilitează partajarea fișierelor și resurselor, obținerea de informații de la colegi și urmărirea actualizărilor de stare a proiectului.
Blogurile interne, buletinele informative ale companiei și intranet-urile sunt câteva exemple de metode pe care companiile le-au folosit pentru a menține angajații informați și conectați.
Pentru construirea culturii companiei și implicarea angajaților, platformele interne de rețele sociale ale întreprinderii oferă o modalitate mai flexibilă și mai ușor de utilizat de a partaja conținutul companiei.
Advocacy angajaților pentru comunicarea corporativă
Platformele de susținere a angajaților, cum ar fi EveryoneSocial, facilitează conectarea la rețelele sociale externe, reducând decalajul dintre conversațiile interne ale companiei și partajându-le în exterior pentru a consolida angajamentul mărcii.
Comunicatele de presă sunt instrumente importante pentru distribuirea de anunțuri și lansarea de noi produse. Și aceste eforturi pot fi amplificate atunci când aveți angajați care doresc să partajeze acel conținut și în propriile lor rețele.
Dincolo de distribuirea externă a mesajelor de comunicare, EveryoneSocial are caracteristici unice care mențin oamenii dvs. implicați, conectați și informați, indiferent unde lucrează.
De exemplu, unele caracteristici pentru comunicații includ:
- Buletine informative interne
- Notificări
- Aplicații pentru mobil
- Mesaje în timp real
- Urmărește angajații companiei
- Etichetează angajații cu informații importante
- Conținut numai pentru citire
