Rencana Komunikasi Perusahaan: Peta Jalan untuk Sukses

Perusahaan yang sukses adalah strategis dengan cara mereka berkomunikasi. Bahkan, mengembangkan rencana komunikasi korporat dapat menjadi salah satu cara terpenting untuk membangun merek yang lebih kuat.

Kepercayaan diciptakan oleh cara bisnis berbagi secara otentik tentang diri mereka sendiri dan bagaimana mereka merespons situasi sulit.

Tim komunikasi mendapat manfaat dari upaya keras dalam membuat pesan dan menceritakan kisah tentang merek mereka. Dan mereka yang paling siap untuk menangani tantangan dan beradaptasi dengan perubahan adalah mereka yang memiliki rencana.

Sebuah studi tahun 2019 menunjukkan bahwa 96% orang berpikir bisnis yang mereka tangani dapat meningkat dalam hal komunikasi dan manajemen proyek. Jadi jelas ini adalah sesuatu yang perlu ditangani oleh lebih banyak bisnis!

Mari kita telusuri apa yang termasuk dan memiliki kesamaan dalam rencana komunikasi korporat yang sukses, dan bagaimana rencana tersebut dapat bermanfaat bagi organisasi Anda.

Apa itu Rencana Komunikasi Perusahaan?

Rencana komunikasi korporat adalah kerangka kerja bagaimana bisnis berbagi pesan secara internal dan eksternal. Anda dapat menganggapnya sebagai peta jalan bagaimana perusahaan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan, karyawan, pelanggan, media, dan regulator mereka.

Bagian dari rencana tersebut mencakup informasi apa yang akan dibagikan, siapa audiens targetnya, seberapa sering memberikan pembaruan, dan saluran apa yang terbaik untuk menyampaikan pesan-pesan ini.

Memiliki rencana membentuk bagaimana perusahaan akan menangani komunikasi selama masa krisis, perubahan, dan peluncuran kampanye dan produk baru.

Apa Jenis Komunikasi Perusahaan?

Dua jenis utama komunikasi korporat adalah:

Komunikasi Internal: Bagaimana bisnis berbagi informasi dengan karyawan, tim kepemimpinan, manajer, dan anggota dewan.

Interaksi tersebut dapat berupa mode komunikasi formal seperti pertemuan semua pihak untuk membahas inisiatif dan kinerja strategis, pembaruan tentang perubahan organisasi, buletin perusahaan, dan memo internal tentang perubahan kebijakan.

Atau mereka juga dapat menyertakan komunikasi yang lebih informal seperti menggunakan aplikasi perpesanan untuk berkolaborasi, menyambut karyawan baru, merayakan hari jadi kerja, atau berbagi detail tentang memenangkan bisnis baru.

Komunikasi Eksternal: Setiap informasi yang dibagikan di luar organisasi.

Baik itu siaran pers formal atau konten bermerek di media sosial, komunikasi ini membangun citra publik perusahaan dan memengaruhi persepsi merek dan produk atau layanannya.

Pemasaran, konten, dan iklan yang dibuat oleh perusahaan untuk mempromosikannya termasuk dalam metode komunikasi eksternal.

Siaran pers dan pelaporan keuangan adalah cara lain perusahaan berbagi pesan tentang organisasi dengan dunia luar.

Mengapa Memiliki Rencana Komunikasi Perusahaan Penting?

Rencana komunikasi korporat mengarah pada berbagi pesan yang lebih jelas dan lebih baik dengan audiens target Anda.

Apakah audiens itu termasuk karyawan Anda sendiri atau pelanggan potensial, Anda ingin didengar di tempat dan waktu yang tepat. Menyiapkan kerangka kerja untuk mencapai itu sangat penting.

Terkadang Anda mungkin dilempar bola kurva, dan rencana komunikasi akan membantu bisnis Anda bersiap untuk setiap perubahan atau krisis tak terduga yang menghadang Anda.

Yang mengejutkan, Survei Komunikasi JOTW menunjukkan bahwa 59% komunikator mengatakan bahwa mereka telah menyusun strategi komunikasi, tetapi hanya 45% yang mengaku memiliki rencana komunikasi krisis yang terdokumentasi.

Memiliki rencana juga akan memungkinkan pemulihan yang lebih cepat untuk masalah hubungan masyarakat apa pun. Misalnya, menanggapi umpan balik negatif dan bersikap terbuka tentang kesalahan dapat membangun kepercayaan dengan merek Anda dan membuat Anda kembali ke jalur yang benar di mata pelanggan dan calon klien.

Berkomunikasi secara efektif dan transparan menunjukkan bahwa merek Anda menghargai keterlibatan dengan mengambil pendekatan proaktif untuk disertakan dalam percakapan tentang merek atau industri Anda.

Rencana komunikasi korporat untuk komunikasi internal juga akan membantu mendefinisikan dan membangun budaya perusahaan yang transparan. Ini dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dengan menjaga agar anggota tim tetap terlibat dalam percakapan tentang ke mana arah perusahaan dan apa yang dihargainya.

Jika ada perubahan mendadak dalam tim, Anda akan lebih mampu mengomunikasikan perubahan tersebut dengan cara yang membuat karyawan merasa nyaman dan diperhatikan jika Anda memiliki rencana untuk membagikan informasi tersebut terlebih dahulu kepada mereka yang terkena dampak langsung dan kemudian ke seluruh perusahaan.

Apa yang Harus Dicakup dalam Rencana Komunikasi Perusahaan?

Dibutuhkan waktu dan pertimbangan untuk mengembangkan rencana komunikasi korporat yang efektif. Anda sebaiknya menyertakan detail untuk tujuan, pendekatan, dan langkah-langkah pelacakan untuk tujuan pengiriman pesan Anda.

Secara sederhana, Anda ingin memasukkan siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.

Berikut adalah elemen yang dibutuhkan rencana komunikasi korporat Anda:

• Target Audiens – ini adalah kelompok pemangku kepentingan yang akan menerima pesan. Mereka bisa menjadi karyawan, pelanggan, anggota media, investor, tim kepemimpinan, dan manajer. Usia, lokasi, tingkat pekerjaan, minat, dan gaya hidup semuanya berguna untuk mengetahui tentang penerima pesan Anda.

• Tujuan – sebagian besar komunikasi dibuat dengan ajakan bertindak atau hasil yang diinginkan – ini adalah tujuan atau sasaran akhir Anda. Mereka harus dikaitkan dengan tujuan organisasi Anda secara keseluruhan untuk mendorong hasil bisnis.

• Isi pesan – apa yang ingin Anda katakan dan apa yang Anda coba untuk membantu pemahaman pembaca Anda. Nada dan kepribadian penting untuk dirumuskan dalam pesan Anda untuk menarik perhatian pembaca Anda.

• Strategi distribusi – saluran dan tempat di mana komunikasi Anda akan disampaikan merupakan aspek penting dari rencana komunikasi. Saluran media yang dibayar, diperoleh, dimiliki, dan dibagikan memiliki manfaat yang berbeda untuk menjangkau pemirsa.

• Frekuensi – seberapa sering Anda akan membagikan atau memperbarui konten untuk menjangkau audiens target Anda. Ini akan tergantung pada anggaran dan sumber daya tim Anda, serta pemahaman tentang audiens target Anda dan memperhatikan kelelahan perhatian.

• Ukuran evaluasi – bagaimana Anda akan tahu jika komunikasi Anda berhasil. Ini harus sangat melekat pada tujuan dan sasaran Anda sehingga Anda dapat melacak kemajuan dan memahami area untuk perbaikan.  

Cara Membuat Rencana Komunikasi Perusahaan

Anda dapat mengikuti langkah-langkah ini untuk merancang rencana komunikasi korporat yang menyeluruh dan mempertimbangkan banyak aspek yang masuk ke dalam strategi komunikasi yang sukses.

1. Tetapkan tujuan

Pilih 3-5 tujuan terukur untuk rencana komunikasi Anda. Mereka dapat dihubungkan dengan kesadaran merek seperti meningkatkan lalu lintas situs web atau menghasilkan sejumlah prospek baru.

Atau mereka dapat terkait dengan keterlibatan karyawan, seperti meningkatkan skor kepuasan karyawan pada survei Anda berikutnya atau meningkatkan jumlah pembagian konten bermerek.

2. Tetapkan proses yang jelas

Mengetahui langkah-langkah yang terlibat untuk meluncurkan kampanye komunikasi dan memiliki tim yang terlibat dalam proses akan memastikan bahwa rencana Anda dapat diskalakan.

Dokumentasikan langkah-langkah yang terlibat mulai dari pembuatan konten hingga distribusi hingga pengumpulan umpan balik dan bagikan dengan tim mana pun yang termasuk dalam tindakan.

Anda juga harus menentukan peran yang jelas tentang siapa yang akan terlibat dalam menciptakan komunikasi dan pemangku kepentingan mana yang perlu dilibatkan untuk menyetujui pesan dan kepatuhan.

3. Identifikasi dan segmentasikan target

Luangkan waktu untuk memikirkan siapa audiens target Anda dan bagaimana mereka bisa berbeda. Mengetahui audiens Anda dapat membantu Anda menyesuaikan konten dan nada untuk menarik audiens.

Gunakan analisis pelanggan dan pendengaran sosial untuk menentukan saluran sosial pilihan audiens Anda dan bentuk konten terbaik untuk mendorong visibilitas konten Anda.

Cara perusahaan Anda berbagi informasi dengan karyawan kemungkinan akan berbeda dari cara perusahaan menyajikannya kepada dewan atau investor sehingga penting untuk mengelompokkan audiens Anda.

4. Kembangkan pesan utama

Buat salinan dan materi kreatif yang diperlukan untuk mengomunikasikan pesan Anda secara efektif. Pikirkan tentang apa yang ingin Anda ungkapkan dan bagaimana hal itu dapat disampaikan dengan cara yang paling jelas dan dapat dipahami oleh audiens target Anda.

Jenis konten juga harus dipertimbangkan — haruskah pesan dibagikan dalam rapat atau email atau video? Bagaimana reaksi penonton dan bertanya tentang pengumuman tersebut? Ini semua adalah pertanyaan yang perlu dipertimbangkan saat membuat konten untuk komunikasi internal dan eksternal.

5. Pilih strategi saluran

Anda harus menentukan saluran dan frekuensi komunikasi Anda untuk memenuhi tujuan Anda.

Misalnya, jika strategi komunikasi Anda adalah untuk komunikasi internal, Anda akan mengevaluasi apakah email atau rapat adalah cara terbaik untuk berbagi berita.

Apakah tim lebih memilih pembaruan mingguan yang lebih pendek atau untuk mendapatkan lebih banyak informasi di akhir bulan? Dapatkan umpan balik dari audiens Anda untuk menentukan apa yang paling masuk akal untuk irama komunikasi Anda.

6. Ukur tujuan dan kemajuan

Sebelum Anda mulai menerapkan rencana Anda, pikirkan bagaimana Anda dapat mengukur keberhasilan komunikasi Anda dengan metrik seperti jangkauan, tarif terbuka, dan keterlibatan.

Dengan begitu, Anda akan siap untuk terus meningkatkan strategi konten dan perpesanan Anda.

Kumpulkan umpan balik dari karyawan atau pelanggan tentang cara meningkatkan pesan Anda dan memberlakukan perubahan ini sehingga Anda tidak mengambil risiko mematikan atau melepaskan audiens Anda.

Apa Saluran Utama untuk Komunikasi Perusahaan?

Perusahaan memiliki banyak platform perangkat lunak dan alat untuk dipilih yang dapat membantu merampingkan komunikasi. Anda akan ingin menggunakan campuran saluran komunikasi untuk mencapai tujuan yang berbeda.

Untuk komunikasi eksternal, jejaring sosial, publikasi media, dan konferensi video adalah beberapa cara paling efektif untuk menjangkau pelanggan potensial dan menumbuhkan kesadaran merek.

Semua konten yang Anda publikasikan di situs web Anda mencerminkan nilai dan tujuan merek Anda dan dapat menjadi cara yang ampuh untuk menjalin hubungan dengan menyediakan sumber daya yang berharga bagi calon pembeli.

Untuk komunikasi proyek internal, aplikasi email dan perpesanan adalah cara termudah bagi orang-orang untuk berkolaborasi di sebuah organisasi. Mereka memudahkan untuk berbagi file dan sumber daya, mendapatkan masukan dari rekan kerja, dan melacak pembaruan status proyek.

Blog internal, buletin perusahaan, dan intranet adalah beberapa contoh metode yang digunakan perusahaan untuk membuat karyawan tetap mendapat informasi dan terhubung.

Untuk membangun budaya perusahaan dan keterlibatan karyawan, platform jejaring sosial internal perusahaan menyediakan cara yang lebih fleksibel dan mudah digunakan untuk berbagi konten perusahaan.

Advokasi karyawan untuk komunikasi korporat

Platform advokasi karyawan seperti EveryoneSocial memudahkan untuk menautkan ke jejaring sosial eksternal, menjembatani kesenjangan antara percakapan internal perusahaan dan membagikannya secara eksternal untuk memperkuat keterlibatan merek.

Siaran pers adalah alat penting untuk berbagi pengumuman dan meluncurkan produk baru. Dan upaya tersebut dapat diperkuat ketika Anda memiliki karyawan yang juga ingin membagikan konten tersebut ke jaringan mereka sendiri.

Selain mendistribusikan pesan komunikasi secara eksternal, EveryoneSocial memiliki fitur unik yang membuat orang-orang Anda tetap terlibat, terhubung, dan mendapat informasi — di mana pun mereka bekerja.

Misalnya, beberapa fitur untuk komunikasi meliputi:

• Buletin internal
• Pemberitahuan push
• Aplikasi seluler
• Pesan waktu nyata
• Ikuti karyawan perusahaan
• Tag karyawan di info penting
• Konten hanya-baca

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Everyone Social dapat digunakan untuk meningkatkan rencana komunikasi korporat Anda? Jadwalkan demo Anda bersama kami dan kami akan membagikan bagaimana beberapa pelanggan perusahaan kami berkomunikasi lebih baik dengan mengaktifkan tenaga kerja mereka dengan EveryoneSocial!