خطة اتصالات الشركة: خارطة الطريق للنجاح
نشرت: 2021-02-04تعتبر الشركات الناجحة استراتيجية في طريقة تواصلها. في الواقع ، يمكن أن يكون تطوير خطة اتصالات الشركة أحد أهم الطرق لبناء علامة تجارية أقوى.
يتم إنشاء الثقة من خلال الطرق التي تشارك بها الشركات بشكل أصيل حول نفسها وكيفية استجابتها للمواقف الصعبة.
تستفيد فرق الاتصالات من بذل الكثير من الجهد في طريقة صياغة الرسائل وإخبار القصص عن علامتهم التجارية. والأكثر استعدادًا للتعامل مع التحديات والتكيف مع التغيير هم الذين لديهم خطط جاهزة.
أظهرت دراسة أجريت عام 2019 أن 96٪ من الناس يعتقدون أن الأعمال التي يتعاملون معها يمكن أن تتحسن عندما يتعلق الأمر بالاتصالات وإدارة المشاريع. من الواضح أن هذا شيء تحتاج المزيد من الشركات إلى معالجته!
دعنا نستكشف ما تتضمنه خطط اتصالات الشركات الناجحة والتي تشترك فيها ، وكيف يمكن أن تفيد مؤسستك.
ما هي خطة اتصالات الشركة؟
خطة اتصالات الشركة هي إطار عمل لكيفية مشاركة الأعمال للرسائل داخليًا وخارجيًا. يمكنك التفكير في الأمر على أنه خارطة طريق لكيفية تواصل الشركة مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء ووسائل الإعلام والمنظمين.
يشتمل جزء من الخطة على المعلومات التي يجب مشاركتها ، ومن هو الجمهور المستهدف ، وعدد مرات تقديم التحديثات ، وما هي القنوات الأفضل لنقل هذه الرسائل.
يشكل وجود خطة في مكانها كيف ستتعامل الشركة مع الاتصالات في أوقات الأزمات والتغيير وإطلاق الحملات والمنتجات الجديدة.
ما هي أنواع الاتصالات المؤسسية؟
النوعان الرئيسيان من اتصالات الشركات هما:
الاتصالات الداخلية: كيف تشارك شركة ما المعلومات مع موظفيها وفرق القيادة والمديرين وأعضاء مجلس الإدارة.
يمكن أن تكون التفاعلات أنماطًا رسمية للاتصالات مثل الاجتماعات الشاملة لمناقشة المبادرات الاستراتيجية والأداء ، والتحديثات حول التغييرات التنظيمية ، والنشرات الإخبارية للشركة ، والمذكرات الداخلية حول تغييرات السياسة.
أو يمكنهم أيضًا تضمين المزيد من الاتصالات غير الرسمية مثل استخدام تطبيقات المراسلة للتعاون أو الترحيب بالتعيينات الجديدة أو الاحتفال بالذكرى السنوية للعمل أو مشاركة التفاصيل حول الفوز بأعمال جديدة.
الاتصالات الخارجية: أي معلومات تتم مشاركتها خارج المنظمة.
سواء كان بيانًا صحفيًا رسميًا أو محتوى ذا علامة تجارية على وسائل التواصل الاجتماعي ، فإن هذه الاتصالات تبني الصورة العامة للشركة وتؤثر على تصور العلامة التجارية ومنتجاتها أو خدماتها.
يتم تضمين التسويق والمحتوى والإعلان الذي أنشأته الشركة للترويج لها كطرق اتصال خارجية.
تعد البيانات الصحفية والتقارير المالية طريقة أخرى للشركات لمشاركة الرسائل حول المنظمة مع العالم الخارجي.
ما سبب أهمية وجود خطة اتصالات مؤسسية؟
تؤدي خطط اتصالات الشركة إلى مشاركة رسائل أوضح وأفضل مع جمهورك المستهدف.
سواء كان ذلك الجمهور يشمل موظفيك أو العملاء المحتملين ، فأنت تريد أن يتم سماعك في المكان المناسب وفي الوقت المناسب. إنشاء إطار لتحقيق ذلك أمر ضروري.
في بعض الأحيان ، قد يتم إلقاء نظرة فاحصة عليك ، وستساعد خطة الاتصالات عملك على الاستعداد لأي تغييرات أو أزمات غير متوقعة تعترض طريقك.
من المثير للدهشة أن استطلاعًا أجرته JOTW Communications أظهر أن 59٪ من المتصلين يقولون إن لديهم مسودة استراتيجية اتصالات ، لكن 45٪ فقط يعترفون بوجود خطة اتصالات موثقة في الأزمات.
إن وجود خطة في مكانها سيسمح أيضًا بالتعافي السريع لأية مشكلات تتعلق بالعلاقات العامة. على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي الرد على التعليقات السلبية والانفتاح على الأخطاء إلى بناء الثقة مع علامتك التجارية وإعادتك إلى المسار الصحيح في أعين العملاء والعملاء المحتملين.
يُظهر التواصل بشكل فعال وشفاف أن علامتك التجارية تقدر المشاركة من خلال اتباع نهج استباقي ليتم تضمينها في المحادثات حول علامتك التجارية أو صناعتك.
ستساعد خطة اتصالات الشركة للاتصالات الداخلية أيضًا في تحديد وبناء ثقافة الشركة الشفافة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين مشاركة الموظفين من خلال إبقاء أعضاء الفريق مشمولًا في المحادثات حول المكان الذي تتجه إليه الشركة وما تقدره.
إذا كانت هناك تغييرات مفاجئة في الفريق ، فستكون قادرًا بشكل أفضل على توصيل التغييرات بطريقة تجعل الموظفين يشعرون بالراحة والاهتمام إذا كانت لديك خطة لكيفية مشاركة هذه المعلومات أولاً مع المتأثرين فورًا ثم عبر شركة.
ما الذي يجب أن تتضمنه خطة اتصالات الشركة؟
يستغرق تطوير خطة اتصالات مؤسسية فعالة وقتًا وتفكيرًا. سترغب في تضمين تفاصيل الأهداف والنهج ومقاييس التتبع لأهداف رسائلك.
بعبارات بسيطة ، سترغب في تضمين من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف.
فيما يلي العناصر التي تحتاجها خطة اتصالات شركتك:
- الجمهور المستهدف - هذه هي مجموعات أصحاب المصلحة التي ستتلقى الرسائل. يمكن أن يكونوا موظفين وعملاء وأعضاء في وسائل الإعلام ومستثمرين وفرق قيادة ومديرين. العمر ، والموقع ، والمستوى الوظيفي ، والاهتمامات ، ونمط الحياة كلها مفيدة في معرفة مستلمي رسائلك.
- الأهداف - يتم إنشاء معظم الاتصالات مع وضع دعوة للعمل أو النتيجة المرجوة في الاعتبار - هذه هي أهدافك أو أهدافك النهائية. يجب أن تكون مرتبطة بأهدافك التنظيمية العامة لدفع نتائج الأعمال.
- محتوى الرسائل - ما تريد قوله وما تحاول مساعدة القراء على فهمه. النبرة والشخصية مهمان في رسالتك لجذب انتباه القارئ.
- استراتيجية التوزيع - تعد القنوات والأماكن التي سيتم توصيل اتصالاتك بها جانبًا مهمًا من خطة الاتصالات. تتمتع القنوات الإعلامية المدفوعة والمكتسبة والمملوكة والمشتركة بفوائد مختلفة للوصول إلى الجماهير.
- التكرار - عدد المرات التي ستقوم فيها بمشاركة المحتوى أو تحديثه للوصول إلى جمهورك المستهدف. سيعتمد هذا على ميزانية فريقك وموارده ، بالإضافة إلى فهم الجمهور المستهدف وإدراك إجهاد الانتباه.
- مقاييس التقييم - كيف ستعرف ما إذا كانت اتصالاتك ناجحة. يجب أن تكون مرتبطة بشكل كبير بأهدافك وغاياتك حتى تتمكن من تتبع التقدم وفهم مجالات التحسين.
كيفية إنشاء خطة اتصالات مؤسسية
يمكنك اتباع هذه الخطوات لتصميم خطة اتصالات مؤسسية تكون شاملة وتأخذ في الاعتبار الجوانب العديدة التي تدخل في استراتيجية اتصالات ناجحة.
1. تحديد الأهداف
اختر 3-5 أهداف قابلة للقياس لخطة الاتصال الخاصة بك. يمكن أن تكون مرتبطة بالوعي بالعلامة التجارية مثل زيادة حركة المرور على موقع الويب أو إنشاء عدد معين من العملاء المحتملين الجدد.
أو يمكن أن تكون مرتبطة بمشاركة الموظفين ، مثل زيادة درجة رضا الموظفين في الاستطلاع التالي أو زيادة عدد مشاركات المحتوى المرتبط بعلامة تجارية.
2. تعيين عملية واضحة
إن معرفة الخطوات المتضمنة لبدء حملة اتصالات ووجود فرق على متن العملية سيضمن أن خطتك قابلة للتطوير.
قم بتوثيق الخطوات المتضمنة من إنشاء المحتوى إلى التوزيع إلى جمع الملاحظات ومشاركتها مع أي فرق تم تضمينها في الإجراء.
يجب عليك أيضًا تحديد أدوار واضحة لمن سيشارك في إنشاء الاتصالات وأي أصحاب المصلحة يجب أن يشاركوا في الموافقة على الرسائل والامتثال.
3. تحديد وتقسيم الأهداف
خذ وقتًا في التفكير في من سيكون جمهورك المستهدف وكيف يمكن أن يكون مختلفًا. يمكن أن تساعدك معرفة جمهورك على تكييف المحتوى الخاص بك ونغمة لجذب الجماهير.
استخدم تحليل العملاء والاستماع الاجتماعي لتحديد القنوات الاجتماعية المفضلة لجمهورك وأفضل أشكال المحتوى لتشجيع رؤية المحتوى الخاص بك.
من المحتمل أن تكون الطريقة التي تشارك بها شركتك المعلومات مع الموظفين مختلفة عن الطريقة التي تقدمها بها إلى مجلس الإدارة أو المستثمرين ، لذلك من المهم تقسيم جمهورك.
4. تطوير الرسائل الرئيسية
قم بصياغة النسخة والمواد الإبداعية اللازمة لتوصيل رسائلك بشكل فعال. فكر في ما تحاول التعبير عنه وكيف يمكن نقله بأوضح طريقة ومفهومة لجمهورك المستهدف.
يجب أيضًا مراعاة نوع المحتوى - هل يجب مشاركة الرسالة في اجتماع أو بريد إلكتروني أو فيديو؟ كيف يمكن للجمهور أن يتفاعل ويطرح أسئلة حول الإعلان؟ هذه كلها أسئلة يجب مراعاتها عند إنشاء محتوى للاتصالات الداخلية والخارجية.
5. اختر استراتيجية القناة
ستحتاج إلى تحديد القنوات ووتيرة اتصالاتك لتحقيق أهدافك.
على سبيل المثال ، إذا كانت استراتيجية الاتصال الخاصة بك تتعلق بالاتصالات الداخلية ، فسوف تقوم بتقييم ما إذا كان البريد الإلكتروني أو الاجتماع هو أفضل طريقة لمشاركة الأخبار.
هل تفضل الفرق تحديثات أسبوعية أقصر أم الحصول على مزيد من المعلومات في نهاية الشهر؟ احصل على تعليقات من جمهورك لتحديد ما هو أكثر ملاءمة لإيقاع الاتصال الخاص بك.
6. قياس الأهداف والتقدم
قبل أن تبدأ في تنفيذ خطتك ، فكر في كيفية قياس نجاح اتصالاتك بمقاييس مثل مدى الوصول ومعدلات الفتح والمشاركة.
بهذه الطريقة سيتم إعدادك لتحسين إستراتيجية المحتوى والرسائل بشكل مستمر.
اجمع التعليقات من الموظفين أو العملاء حول كيفية تحسين رسائلك وسن هذه التغييرات حتى لا تتعرض لخطر إيقاف تشغيل جمهورك أو فك ارتباطه.
هل تريد محتوى مصنوعًا بخبرة للمساعدة في تحسين استراتيجيات التسويق والبيع الاجتماعي والتوظيف؟ اشترك في النشرة الإخبارية لدينا واحصل على نسخة من مجموعة أدوات بدء العلامة التجارية الشخصية الخاصة بنا.
ما هي القنوات الرئيسية لاتصالات الشركة؟
تمتلك الشركات العديد من المنصات والأدوات البرمجية للاختيار من بينها والتي يمكن أن تساعد في تبسيط الاتصالات. سترغب في استخدام مزيج من قنوات الاتصال لتحقيق أهداف مختلفة.
بالنسبة للاتصالات الخارجية ، تعد الشبكات الاجتماعية والمنشورات الإعلامية ومؤتمرات الفيديو من أكثر الطرق فعالية للوصول إلى العملاء المحتملين وزيادة الوعي بالعلامة التجارية.
يعكس كل المحتوى الذي تنشره على موقع الويب الخاص بك قيم وأهداف علامتك التجارية ويمكن أن يكون وسيلة قوية لإجراء اتصالات من خلال توفير موارد قيمة للمشترين المحتملين.
للاتصال الداخلي بالمشروع ، تعد تطبيقات البريد الإلكتروني والمراسلة أسهل الطرق التي يمكن للأفراد من خلالها التعاون في المؤسسة. فهي تسهل مشاركة الملفات والموارد والحصول على مدخلات من الزملاء وتتبع تحديثات حالة المشروع.
تعد المدونات الداخلية والنشرات الإخبارية للشركة والشبكات الداخلية بعض الأمثلة على الأساليب التي استخدمتها الشركات لإبقاء الموظفين على اطلاع واتصال.
لبناء ثقافة الشركة ومشاركة الموظفين ، توفر منصات الشبكات الاجتماعية الداخلية للمؤسسات طريقة أكثر مرونة وسهولة في الاستخدام لمشاركة محتوى الشركة.
دعوة الموظف لاتصالات الشركة
تعمل منصات الدفاع عن الموظفين مثل EveryoneSocial على تسهيل الارتباط بالشبكات الاجتماعية الخارجية ، وسد الفجوة بين محادثات الشركة الداخلية ومشاركتها خارجيًا لتعزيز مشاركة العلامة التجارية.
النشرات الصحفية هي أدوات مهمة لمشاركة الإعلانات وإطلاق منتجات جديدة. ويمكن تضخيم هذه الجهود عندما يكون لديك موظفون يرغبون في مشاركة هذا المحتوى مع شبكاتهم الخاصة أيضًا.
بالإضافة إلى توزيع رسائل الاتصال خارجيًا ، يتمتع موقع EveryoneSocial بميزات فريدة تحافظ على مشاركة الأشخاص وتواصلهم وإطلاعهم على المعلومات - بغض النظر عن مكان عملهم.
على سبيل المثال ، تتضمن بعض ميزات الاتصالات ما يلي:
- النشرات الإخبارية الداخلية
- دفع الإخطارات
- تطبيقات الموبايل
- المراسلة في الوقت الفعلي
- اتبع موظفي الشركة
- ضع علامة للموظفين على المعلومات المهمة
- محتوى للقراءة فقط
