Piano di comunicazione aziendale: la tabella di marcia per il successo

Le aziende di successo sono strategiche per il modo in cui comunicano. In effetti, lo sviluppo di un piano di comunicazione aziendale può essere uno dei modi più importanti per costruire un marchio più forte.

La fiducia è creata dai modi in cui le aziende condividono autenticamente se stesse e come rispondono a situazioni difficili.

I team di comunicazione traggono vantaggio dall'impegno profuso nel modo in cui creano messaggi e raccontano storie sul loro marchio. E quelli che sono più attrezzati per affrontare le sfide e adattarsi al cambiamento sono quelli che hanno dei piani in atto.

Uno studio del 2019 ha mostrato che il 96% delle persone pensa che le aziende con cui hanno a che fare potrebbero migliorare quando si tratta di comunicazione e gestione dei progetti. Quindi chiaramente questo è qualcosa che più aziende devono affrontare!

Esaminiamo cosa includono e hanno in comune i piani di comunicazione aziendale di successo e in che modo possono avvantaggiare la tua organizzazione.

Che cos'è un piano di comunicazione aziendale?

Un piano di comunicazione aziendale è la struttura per il modo in cui un'azienda condivide i messaggi internamente ed esternamente. Puoi pensarla come la tabella di marcia per il modo in cui un'azienda comunica con i propri stakeholder, dipendenti, clienti, media e autorità di regolamentazione.

Parte del piano include quali informazioni condividere, chi è il pubblico di destinazione, con quale frequenza fornire aggiornamenti e quali canali sono i migliori per trasmettere questi messaggi.

Avere un piano in atto modella il modo in cui un'azienda gestirà le comunicazioni durante i periodi di crisi, cambiamenti e lanci di campagne e nuovi prodotti.

Quali sono i tipi di comunicazioni aziendali?

I due principali tipi di comunicazione aziendale sono:

Comunicazioni interne: come un'azienda condivide le informazioni con i suoi dipendenti, team di leadership, manager e membri del consiglio.

Le interazioni possono essere modalità formali di comunicazione come riunioni a tutti gli effetti per discutere iniziative e prestazioni strategiche, aggiornamenti sui cambiamenti organizzativi, newsletter aziendali e promemoria interni sui cambiamenti delle politiche.

Oppure possono includere anche comunicazioni più informali come l'utilizzo di app di messaggistica per collaborare, accogliere nuovi assunti, celebrare anniversari di lavoro o condividere dettagli sull'acquisizione di nuovi affari.

Comunicazioni esterne: qualsiasi informazione condivisa al di fuori dell'organizzazione.

Che si tratti di un comunicato stampa formale o di contenuti brandizzati sui social media, queste comunicazioni costruiscono l'immagine pubblica dell'azienda e influiscono sulla percezione di un marchio e dei suoi prodotti o servizi.

Il marketing, i contenuti e la pubblicità creati dall'azienda per promuoverli sono inclusi come metodi di comunicazione esterna.

I comunicati stampa e i rapporti finanziari sono un altro modo in cui le aziende condividono messaggi sull'organizzazione con il mondo esterno.

Perché è importante avere un piano di comunicazione aziendale?

I piani di comunicazione aziendale portano a condividere messaggi più chiari e migliori con il tuo pubblico di destinazione.

Indipendentemente dal fatto che quel pubblico includa i tuoi dipendenti o potenziali clienti, vuoi essere ascoltato nel posto giusto e al momento giusto. La creazione di un quadro per raggiungere questo obiettivo è essenziale.

A volte potresti essere colpito da una palla curva e un piano di comunicazione aiuterà la tua azienda a essere preparata per eventuali cambiamenti o crisi imprevisti che si verificano.

Sorprendentemente, un'indagine JOTW sulle comunicazioni ha mostrato che il 59% dei comunicatori afferma di avere una strategia di comunicazione abbozzata, ma solo il 45% ammette di avere un piano di comunicazione documentato in caso di crisi.

Avere un piano in atto consentirà anche una più rapida guarigione da eventuali problemi di pubbliche relazioni. Ad esempio, rispondere al feedback negativo ed essere aperti sugli errori può creare fiducia nel tuo marchio e riportarti sulla strada giusta agli occhi di clienti e potenziali clienti.

Comunicare in modo efficace e trasparente dimostra che il tuo marchio apprezza il coinvolgimento adottando un approccio proattivo per essere incluso nelle conversazioni sul tuo marchio o settore.

Un piano di comunicazione aziendale per le comunicazioni interne aiuterà anche a definire e costruire una cultura aziendale trasparente. Ciò può migliorare il coinvolgimento dei dipendenti mantenendo i membri del team inclusi nelle conversazioni su dove si sta dirigendo l'azienda e cosa apprezza.

Se ci sono cambiamenti improvvisi in un team, sarai più in grado di comunicare i cambiamenti in un modo che faccia sentire i dipendenti a proprio agio e assistiti se hai un piano su come condividere tali informazioni prima per le persone immediatamente interessate e poi attraverso il azienda.

Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione aziendale?

Ci vuole tempo e considerazione per sviluppare un piano di comunicazione aziendale efficace. Ti consigliamo di includere i dettagli per gli obiettivi, l'approccio e le misure di monitoraggio per gli obiettivi della tua messaggistica.

In parole povere, vorrai includere chi, cosa, quando, dove, perché e come.

Ecco gli elementi di cui ha bisogno il tuo piano di comunicazione aziendale:

• Destinatari : questi sono i gruppi di parti interessate che riceveranno i messaggi. Potrebbero essere dipendenti, clienti, membri dei media, investitori, team di leadership e manager. Età, posizione, livello di lavoro, interessi e stile di vita sono tutti utili per conoscere i destinatari dei tuoi messaggi.

• Obiettivi : la maggior parte delle comunicazioni viene creata pensando a un invito all'azione o a un risultato desiderato: questi sono i tuoi obiettivi o traguardi finali. Dovrebbero essere legati ai tuoi obiettivi organizzativi generali per guidare i risultati aziendali.

• Contenuto del messaggio : cosa vuoi dire e cosa stai cercando di aiutare i tuoi lettori a capire. Il tono e la personalità sono importanti da formulare nel tuo messaggio per attirare l'attenzione del tuo lettore.

• Strategia di distribuzione : i canali e le sedi in cui verranno consegnate le tue comunicazioni sono un aspetto importante del piano di comunicazione. I canali multimediali a pagamento, guadagnati, di proprietà e condivisi offrono vantaggi diversi per raggiungere il pubblico.

• Frequenza: la frequenza con cui condividerai o aggiornerai i contenuti per raggiungere il tuo pubblico di destinazione. Ciò dipenderà dal budget e dalle risorse del tuo team, nonché dalla comprensione del tuo pubblico di destinazione e dalla consapevolezza dell'affaticamento dell'attenzione.

• Misure di valutazione : come saprai se le tue comunicazioni hanno avuto successo. Questi dovrebbero essere fortemente legati ai tuoi obiettivi e obiettivi in ​​​​modo da poter monitorare i progressi e comprendere le aree di miglioramento.  

Come creare un piano di comunicazione aziendale

È possibile seguire questi passaggi per progettare un piano di comunicazione aziendale che sia completo e tenga conto delle numerose sfaccettature di una strategia di comunicazione di successo.

1. Stabilisci degli obiettivi

Scegli 3-5 obiettivi misurabili per il tuo piano di comunicazione. Potrebbero essere collegati alla consapevolezza del marchio come l'aumento del traffico del sito Web o la generazione di un certo numero di nuovi contatti.

Oppure potrebbero essere correlati al coinvolgimento dei dipendenti, come aumentare il punteggio di soddisfazione dei dipendenti nel prossimo sondaggio o aumentare il numero di condivisioni di contenuti brandizzati.

2. Impostare un processo chiaro

Conoscere i passaggi necessari per avviare una campagna di comunicazione e avere team a bordo con il processo garantirà che il tuo piano sia scalabile.

Documenta i passaggi coinvolti dalla creazione dei contenuti alla distribuzione fino alla raccolta di feedback e condividili con tutti i team coinvolti nell'azione.

Dovresti anche definire ruoli chiari per chi sarà coinvolto nella creazione delle comunicazioni e quali parti interessate devono essere coinvolte per l'approvazione dei messaggi e la conformità.

3. Identificare e segmentare gli obiettivi

Prenditi del tempo per pensare a chi sarà il tuo pubblico di destinazione e in che modo potrebbe essere diverso. Conoscere il tuo pubblico può aiutarti a personalizzare i tuoi contenuti e il tuo tono per attirare il pubblico.

Usa l'analisi dei clienti e l'ascolto sociale per determinare i canali social preferiti dal tuo pubblico e le migliori forme di contenuto per incoraggiare la visibilità dei tuoi contenuti.

Il modo in cui la tua azienda condivide le informazioni con i dipendenti sarà probabilmente diverso da come si presenta al consiglio di amministrazione o agli investitori, quindi è importante segmentare il tuo pubblico.

4. Sviluppare messaggi chiave

Crea la copia e i materiali creativi necessari per comunicare efficacemente i tuoi messaggi. Pensa a cosa stai cercando di articolare e come potrebbe essere trasmesso nel modo più chiaro e comprensibile per il tuo pubblico di destinazione.

Dovrebbe essere preso in considerazione anche il tipo di contenuto: il messaggio dovrebbe essere condiviso in una riunione o in un'e-mail o in un video? Come può il pubblico reagire e porre domande sull'annuncio? Queste sono tutte domande da considerare quando si crea il contenuto per le comunicazioni interne ed esterne.

5. Scegli una strategia di canale

Dovrai determinare i canali e la frequenza delle tue comunicazioni per raggiungere i tuoi obiettivi.

Ad esempio, se la tua strategia di comunicazione è per comunicazioni interne, valuterai se un'e-mail o un incontro è il modo migliore per condividere le notizie.

I team preferiscono aggiornamenti settimanali più brevi o per ottenere maggiori informazioni alla fine del mese? Ricevi feedback dal tuo pubblico per determinare cosa ha più senso per la tua cadenza di comunicazione.

6. Misurare obiettivi e progressi

Prima di iniziare a implementare il tuo piano, pensa a come misurare il successo delle tue comunicazioni con metriche come copertura, tassi di apertura e coinvolgimento.

In questo modo sarai impostato per migliorare continuamente la tua strategia di contenuto e messaggistica.

Raccogli feedback da dipendenti o clienti su come migliorare la tua messaggistica e attua queste modifiche in modo da non correre il rischio di disattivare o disimpegnare il tuo pubblico.

Quali sono i principali canali di comunicazione aziendale?

Le aziende hanno molte piattaforme software e strumenti tra cui scegliere che possono aiutare a semplificare le comunicazioni. Ti consigliamo di utilizzare un mix di canali di comunicazione per raggiungere obiettivi diversi.

Per le comunicazioni esterne, i social network, le pubblicazioni sui media e le videoconferenze sono alcuni dei modi più efficaci per raggiungere potenziali clienti e aumentare la consapevolezza del marchio.

Tutti i contenuti che pubblichi sul tuo sito web riflettono i valori e gli obiettivi del tuo marchio e possono essere un modo efficace per creare connessioni fornendo risorse preziose ai potenziali acquirenti.

Per la comunicazione interna del progetto, le app di posta elettronica e di messaggistica sono i modi più semplici per le persone di collaborare all'interno di un'organizzazione. Consentono di condividere facilmente file e risorse, ricevere input dai colleghi e tenere traccia degli aggiornamenti sullo stato del progetto.

Blog interni, newsletter aziendali e intranet sono alcuni esempi di metodi utilizzati dalle aziende per mantenere i dipendenti informati e connessi.

Per costruire la cultura aziendale e il coinvolgimento dei dipendenti, le piattaforme di social network aziendali interne forniscono un modo più flessibile e facile da usare per condividere i contenuti aziendali.

Advocacy dei dipendenti per le comunicazioni aziendali

Le piattaforme di difesa dei dipendenti come EveryoneSocial semplificano il collegamento a social network esterni, colmando il divario tra le conversazioni aziendali interne e condividendole esternamente per rafforzare il coinvolgimento del marchio.

I comunicati stampa sono strumenti importanti per condividere annunci e lanciare nuovi prodotti. E questi sforzi possono essere amplificati quando hai dipendenti che vogliono condividere quel contenuto anche sulle proprie reti.

Oltre a distribuire messaggi di comunicazione esternamente, EveryoneSocial ha caratteristiche uniche che mantengono le persone coinvolte, connesse e informate, indipendentemente da dove lavorano.

Ad esempio, alcune funzionalità per le comunicazioni includono:

• Newsletter interne
• Le notifiche push
• App mobili
• Messaggistica in tempo reale
• Segui i dipendenti dell'azienda
• Tagga i dipendenti su informazioni importanti
• Contenuti di sola lettura

Vuoi saperne di più su come Everyone Social può essere utilizzato per migliorare il tuo piano di comunicazione aziendale? Pianifica la tua demo con noi e condivideremo come alcuni dei nostri clienti aziendali stanno comunicando meglio abilitando la loro forza lavoro con EveryoneSocial!