Unternehmenskommunikationsplan: Der Fahrplan zum Erfolg
Veröffentlicht: 2021-02-04Erfolgreiche Unternehmen sind strategisch in der Art und Weise, wie sie kommunizieren. Tatsächlich kann die Entwicklung eines Unternehmenskommunikationsplans eine der wichtigsten Möglichkeiten sein, eine stärkere Marke aufzubauen.
Vertrauen entsteht durch die Art und Weise, wie Unternehmen authentisch über sich selbst berichten und wie sie auf schwierige Situationen reagieren.
Kommunikationsteams profitieren davon, wenn sie viel Mühe in die Art und Weise investieren, wie sie Botschaften erstellen und Geschichten über ihre Marke erzählen. Und diejenigen, die am besten gerüstet sind, um mit Herausforderungen umzugehen und sich an Veränderungen anzupassen, sind diejenigen, die Pläne haben.
Eine Studie aus dem Jahr 2019 hat gezeigt, dass 96 % der Menschen der Meinung sind, dass die Unternehmen, mit denen sie zu tun haben, sich in Bezug auf Kommunikation und Projektmanagement verbessern könnten. Dies ist also eindeutig etwas, mit dem sich mehr Unternehmen befassen müssen!
Lassen Sie uns untersuchen, was erfolgreiche Unternehmenskommunikationspläne beinhalten und gemeinsam haben und wie sie Ihrem Unternehmen zugute kommen können.
Was ist ein Unternehmenskommunikationsplan?
Ein Unternehmenskommunikationsplan ist der Rahmen dafür, wie ein Unternehmen Nachrichten intern und extern teilt. Sie können es sich als Fahrplan für die Kommunikation eines Unternehmens mit seinen Stakeholdern, Mitarbeitern, Kunden, den Medien und Aufsichtsbehörden vorstellen.
Ein Teil des Plans beinhaltet, welche Informationen geteilt werden sollen, wer die Zielgruppe ist, wie häufig Updates bereitgestellt werden und welche Kanäle am besten geeignet sind, um diese Nachrichten weiterzuleiten.
Ein Plan prägt, wie ein Unternehmen in Krisenzeiten, Veränderungen und bei der Einführung von Kampagnen und neuen Produkten mit der Kommunikation umgeht.
Welche Arten von Unternehmenskommunikation gibt es?
Die zwei wichtigsten Arten der Unternehmenskommunikation sind:
Interne Kommunikation: Wie ein Unternehmen Informationen mit seinen Mitarbeitern, Führungsteams, Managern und Vorstandsmitgliedern teilt.
Bei den Interaktionen kann es sich um formelle Kommunikationsformen handeln, z. B. um Treffen mit allen Beteiligten zur Erörterung strategischer Initiativen und Leistungen, Aktualisierungen über organisatorische Änderungen, Unternehmens-Newsletter und interne Memos zu Richtlinienänderungen.
Oder sie können auch informellere Kommunikation beinhalten, wie z. B. die Verwendung von Messaging-Apps für die Zusammenarbeit, die Begrüßung neuer Mitarbeiter, das Feiern von Arbeitsjubiläen oder das Teilen von Details über die Gewinnung neuer Geschäfte.
Externe Kommunikation: Alle Informationen, die außerhalb der Organisation weitergegeben werden.
Ob es sich um eine formelle Pressemitteilung oder Markeninhalte in sozialen Medien handelt, diese Kommunikation baut das öffentliche Image des Unternehmens auf und beeinflusst die Wahrnehmung einer Marke und ihrer Produkte oder Dienstleistungen.
Zu den externen Kommunikationsmethoden gehören Marketing, Inhalte und Werbung, die vom Unternehmen zu dessen Förderung erstellt wurden.
Pressemitteilungen und Finanzberichte sind eine weitere Möglichkeit, wie Unternehmen Nachrichten über die Organisation mit der Außenwelt teilen.
Warum ist es wichtig, einen Unternehmenskommunikationsplan zu haben?
Unternehmenskommunikationspläne führen dazu, dass Sie klarere und bessere Botschaften mit Ihrer Zielgruppe teilen.
Unabhängig davon, ob diese Zielgruppe Ihre eigenen Mitarbeiter oder potenzielle Kunden umfasst, möchten Sie am richtigen Ort und zur richtigen Zeit gehört werden. Um dies zu erreichen, ist es unerlässlich, einen Rahmen zu schaffen.
Manchmal werden Sie vielleicht auf eine harte Probe gestellt, und ein Kommunikationsplan hilft Ihrem Unternehmen, auf unerwartete Änderungen oder Krisen vorbereitet zu sein, die auf Sie zukommen.
Überraschenderweise zeigte eine JOTW-Kommunikationsumfrage, dass 59 % der Kommunikatoren sagen, dass sie eine Kommunikationsstrategie entworfen haben, aber nur 45 % zugeben, einen dokumentierten Krisenkommunikationsplan zu haben.
Ein vorhandener Plan ermöglicht auch eine schnellere Behebung von Problemen mit der Öffentlichkeitsarbeit. Wenn Sie beispielsweise auf negatives Feedback reagieren und Fehler offen ansprechen, können Sie Vertrauen zu Ihrer Marke aufbauen und Sie in den Augen von Kunden und potenziellen Kunden wieder auf den richtigen Weg bringen.
Effektive und transparente Kommunikation zeigt, dass Ihre Marke Engagement schätzt, indem Sie einen proaktiven Ansatz verfolgen, um in Gespräche über Ihre Marke oder Branche einbezogen zu werden.
Ein Unternehmenskommunikationsplan für die interne Kommunikation hilft auch dabei, eine transparente Unternehmenskultur zu definieren und aufzubauen. Dies kann das Engagement der Mitarbeiter verbessern, indem die Teammitglieder in Gespräche darüber einbezogen werden, wohin sich das Unternehmen bewegt und was es schätzt.
Wenn es plötzliche Änderungen in einem Team gibt, können Sie die Änderungen besser so kommunizieren, dass sich die Mitarbeiter wohl und umsorgt fühlen, wenn Sie einen Plan haben, wie Sie diese Informationen zuerst für die unmittelbar Betroffenen und dann für alle weitergeben können Unternehmen.
Was sollte ein Unternehmenskommunikationsplan beinhalten?
Es braucht Zeit und Überlegung, um einen effektiven Plan für die Unternehmenskommunikation zu entwickeln. Sie sollten Details zu den Zielen, dem Ansatz und den Tracking-Maßnahmen für die Ziele Ihrer Nachrichten einfügen.
Einfach ausgedrückt, Sie sollten das Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie einbeziehen.
Hier sind die Elemente, die Ihr Unternehmenskommunikationsplan benötigt:
- Zielgruppen – das sind die Gruppen von Stakeholdern, die die Nachrichten erhalten werden. Dies können Mitarbeiter, Kunden, Medienvertreter, Investoren, Führungsteams und Manager sein. Alter, Standort, berufliche Ebene, Interessen und Lebensstil sind hilfreich, um die Empfänger Ihrer Nachrichten zu kennen.
- Ziele – die meisten Mitteilungen werden mit einem Aufruf zum Handeln oder einem gewünschten Ergebnis im Hinterkopf erstellt – dies sind Ihre ultimativen Ziele oder Ziele. Sie sollten an Ihre allgemeinen Unternehmensziele gebunden sein, um die Geschäftsergebnisse voranzutreiben.
- Nachrichteninhalt – was Sie sagen möchten und was Sie versuchen, Ihren Lesern beim Verständnis zu helfen. Ton und Persönlichkeit sind wichtig, um Ihre Botschaft zu formulieren, um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu erlangen.
- Vertriebsstrategie – Die Kanäle und Orte, über die Ihre Kommunikation übermittelt wird, sind ein wichtiger Aspekt des Kommunikationsplans. Bezahlte, verdiente, eigene und geteilte Medienkanäle haben unterschiedliche Vorteile, um Zielgruppen zu erreichen.
- Häufigkeit – wie oft Sie Inhalte teilen oder aktualisieren, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Dies hängt vom Budget und den Ressourcen Ihres Teams sowie vom Verständnis Ihrer Zielgruppe und der Berücksichtigung von Aufmerksamkeitsermüdung ab.
- Bewertungsmaßstäbe – wie Sie wissen, ob Ihre Kommunikation erfolgreich war. Diese sollten eng mit Ihren Zielsetzungen und Zielsetzungen verbunden sein, damit Sie den Fortschritt verfolgen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial erkennen können.
So erstellen Sie einen Unternehmenskommunikationsplan
Sie können diesen Schritten folgen, um einen Unternehmenskommunikationsplan zu entwerfen, der gründlich ist und die vielen Facetten berücksichtigt, die zu einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie gehören.
1. Ziele festlegen
Wählen Sie 3-5 messbare Ziele für Ihren Kommunikationsplan aus. Sie könnten mit der Markenbekanntheit verbunden sein, wie z. B. die Steigerung des Website-Traffics, oder eine bestimmte Anzahl neuer Leads generieren.
Oder sie könnten mit dem Engagement der Mitarbeiter zusammenhängen, wie z. B. die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit bei Ihrer nächsten Umfrage oder die Erhöhung der Anzahl der geteilten Markeninhalte.
2. Legen Sie einen klaren Prozess fest
Wenn Sie die Schritte kennen, die zum Starten einer Kommunikationskampagne erforderlich sind, und Teams in den Prozess einbeziehen, wird sichergestellt, dass Ihr Plan skalierbar ist.
Dokumentieren Sie die Schritte von der Inhaltserstellung über die Verteilung bis hin zum Sammeln von Feedback und teilen Sie diese mit allen Teams, die an der Aktion beteiligt sind.
Sie sollten auch klare Rollen dafür definieren, wer an der Erstellung der Kommunikation beteiligt ist und welche Interessengruppen an der Genehmigung von Nachrichten und der Einhaltung von Vorschriften beteiligt sein müssen.
3. Ziele identifizieren und segmentieren
Nehmen Sie sich Zeit, darüber nachzudenken, wer Ihre Zielgruppe sein wird und wie sie sich unterscheiden könnte. Wenn Sie Ihr Publikum kennen, können Sie Ihre Inhalte und Ihren Ton so anpassen, dass sie Ihr Publikum ansprechen.
Verwenden Sie Kundenanalyse und Social Listening, um die bevorzugten sozialen Kanäle Ihrer Zielgruppe und die besten Formen von Inhalten zu bestimmen, um die Sichtbarkeit Ihrer Inhalte zu fördern.
Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Informationen mit Mitarbeitern teilt, unterscheidet sich wahrscheinlich von der Art und Weise, wie es dem Vorstand oder Investoren präsentiert wird. Daher ist es wichtig, Ihr Publikum zu segmentieren.
4. Schlüsselbotschaften entwickeln
Erstellen Sie die Texte und kreativen Materialien, die Sie benötigen, um Ihre Botschaft effektiv zu kommunizieren. Denken Sie darüber nach, was Sie zu artikulieren versuchen und wie es Ihrem Zielpublikum am klarsten und verständlichsten vermittelt werden könnte.
Auch der Inhaltstyp sollte berücksichtigt werden – soll die Nachricht in einem Meeting, einer E-Mail oder einem Video geteilt werden? Wie kann das Publikum auf die Ankündigung reagieren und Fragen stellen? Dies sind alles Fragen, die bei der Erstellung von Inhalten für die interne und externe Kommunikation zu berücksichtigen sind.
5. Wählen Sie eine Kanalstrategie
Sie müssen die Kanäle und die Häufigkeit Ihrer Kommunikation bestimmen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Wenn Ihre Kommunikationsstrategie beispielsweise auf die interne Kommunikation ausgerichtet ist, prüfen Sie, ob eine E-Mail oder ein Meeting der beste Weg ist, Neuigkeiten zu teilen.
Bevorzugen Teams kürzere, wöchentliche Updates oder mehr Informationen am Ende des Monats? Holen Sie Feedback von Ihren Zielgruppen ein, um festzustellen, was für Ihre Kommunikationsfrequenz am sinnvollsten ist.
6. Ziele und Fortschritte messen
Bevor Sie mit der Umsetzung Ihres Plans beginnen, überlegen Sie, wie Sie den Erfolg Ihrer Kommunikation anhand von Kennzahlen wie Reichweite, Öffnungsraten und Engagement messen können.
Auf diese Weise können Sie Ihre Inhaltsstrategie und Ihr Messaging kontinuierlich verbessern.
Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern oder Kunden darüber, wie Sie Ihre Botschaften verbessern können, und führen Sie diese Änderungen durch, damit Sie nicht Gefahr laufen, Ihr Publikum abzuschrecken oder abzulenken.
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Was sind die wichtigsten Kanäle für die Unternehmenskommunikation?
Unternehmen haben viele Softwareplattformen und Tools zur Auswahl, mit denen sie die Kommunikation optimieren können. Sie sollten eine Mischung aus Kommunikationskanälen verwenden, um unterschiedliche Ziele zu erreichen.
Für die externe Kommunikation sind soziale Netzwerke, Medienveröffentlichungen und Videokonferenzen einige der effektivsten Wege, um potenzielle Kunden zu erreichen und die Markenbekanntheit zu steigern.
Alle Inhalte, die Sie auf Ihrer Website veröffentlichen, spiegeln die Werte und Ziele Ihrer Marke wider und können eine wirkungsvolle Möglichkeit sein, Verbindungen herzustellen, indem sie potenziellen Käufern wertvolle Ressourcen zur Verfügung stellen.
Für die interne Projektkommunikation sind E-Mail- und Messaging-Apps die einfachste Möglichkeit für Menschen, in einer Organisation zusammenzuarbeiten. Sie machen es einfach, Dateien und Ressourcen zu teilen, Input von Kollegen zu erhalten und Aktualisierungen des Projektstatus zu verfolgen.
Interne Blogs, Unternehmens-Newsletter und Intranets sind einige Beispiele für Methoden, die Unternehmen eingesetzt haben, um Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und in Verbindung zu bleiben.
Für den Aufbau von Unternehmenskultur und Mitarbeiterengagement bieten unternehmensinterne Social-Networking-Plattformen eine flexiblere und benutzerfreundlichere Möglichkeit, Unternehmensinhalte zu teilen.
Mitarbeitervertretung für Unternehmenskommunikation
Plattformen für Mitarbeitervertretung wie EveryoneSocial erleichtern die Verknüpfung mit externen sozialen Netzwerken und schließen die Lücke zwischen internen Unternehmensgesprächen und deren externer Weitergabe, um das Markenengagement zu stärken.
Pressemitteilungen sind wichtige Werkzeuge, um Ankündigungen zu teilen und neue Produkte auf den Markt zu bringen. Und diese Bemühungen können verstärkt werden, wenn Sie Mitarbeiter haben, die diese Inhalte auch in ihren eigenen Netzwerken teilen möchten.
Über die externe Verteilung von Kommunikationsnachrichten hinaus verfügt EveryoneSocial über einzigartige Funktionen, die Ihre Mitarbeiter engagieren, in Verbindung halten und informieren – ganz gleich, wo sie arbeiten.
Einige Funktionen für die Kommunikation umfassen beispielsweise:
- Interne Newsletter
- Mitteilungen
- Mobile Apps
- Echtzeit-Messaging
- Folgen Sie den Mitarbeitern des Unternehmens
- Kennzeichnen Sie Mitarbeiter mit wichtigen Informationen
- Schreibgeschützter Inhalt
