Plan komunikacji korporacyjnej: mapa drogowa sukcesu

Firmy odnoszące sukcesy mają strategiczny sposób komunikacji. W rzeczywistości opracowanie planu komunikacji korporacyjnej może być jednym z najważniejszych sposobów budowania silniejszej marki.

Zaufanie buduje sposób, w jaki firmy autentycznie dzielą się sobą i sposobem, w jaki reagują na trudne sytuacje.

Zespoły ds. komunikacji czerpią korzyści z wkładania dużego wysiłku w sposób tworzenia wiadomości i opowiadania historii o swojej marce. A ci, którzy są najlepiej przygotowani do radzenia sobie z wyzwaniami i dostosowywania się do zmian, to ci, którzy mają plany.

Badanie z 2019 r. wykazało, że 96% ludzi uważa, że ​​firmy, z którymi mają do czynienia, mogą się poprawić, jeśli chodzi o komunikację i zarządzanie projektami. Więc wyraźnie jest to coś, co musi zająć więcej firm!

Przyjrzyjmy się, co zawierają i mają wspólnego skuteczne plany komunikacji korporacyjnej oraz jakie mogą przynieść korzyści Twojej organizacji.

Co to jest plan komunikacji korporacyjnej?

Plan komunikacji korporacyjnej jest ramą, w której firma udostępnia wiadomości wewnętrznie i zewnętrznie. Możesz myśleć o tym jako o mapie drogowej dla sposobu, w jaki firma komunikuje się z interesariuszami, pracownikami, klientami, mediami i organami regulacyjnymi.

Część planu obejmuje informacje, które należy udostępniać, kim jest grupa docelowa, jak często udostępniać aktualizacje i jakie kanały najlepiej przekazywać te wiadomości.

Posiadanie planu kształtuje sposób, w jaki firma będzie obsługiwać komunikację w czasach kryzysu, zmian, uruchamiania kampanii i nowych produktów.

Jakie są rodzaje komunikacji korporacyjnej?

Dwa główne rodzaje komunikacji korporacyjnej to:

Komunikacja wewnętrzna: sposób, w jaki firma udostępnia informacje swoim pracownikom, zespołom kierowniczym, menedżerom i członkom zarządu.

Interakcje mogą być formalnymi sposobami komunikacji, takimi jak spotkania wszystkich rąk w celu omówienia strategicznych inicjatyw i wyników, aktualizacje dotyczące zmian organizacyjnych, biuletyny firmowe i wewnętrzne notatki dotyczące zmian w polityce.

Mogą też obejmować bardziej nieformalną komunikację, taką jak używanie komunikatorów do współpracy, witanie nowych pracowników, świętowanie rocznic pracy lub dzielenie się szczegółami na temat zdobywania nowych klientów.

Komunikacja zewnętrzna: Wszelkie informacje udostępniane poza organizacją.

Niezależnie od tego, czy jest to oficjalna informacja prasowa, czy markowe treści w mediach społecznościowych, te komunikaty budują publiczny wizerunek firmy i wpływają na postrzeganie marki i jej produktów lub usług.

Marketing, treści i reklamy tworzone przez firmę w celu jej promocji są zaliczane do zewnętrznych metod komunikacji.

Komunikaty prasowe i raporty finansowe to kolejny sposób, w jaki firmy dzielą się informacjami o organizacji ze światem zewnętrznym.

Dlaczego posiadanie planu komunikacji korporacyjnej jest ważne?

Plany komunikacji korporacyjnej prowadzą do dzielenia się jaśniejszymi i lepszymi wiadomościami z docelowymi odbiorcami.

Niezależnie od tego, czy wśród odbiorców są Twoi pracownicy, czy potencjalni klienci, chcesz być wysłuchany we właściwym miejscu i we właściwym czasie. Niezbędne jest stworzenie ram, które pozwolą to osiągnąć.

Czasami możesz zostać rzucony na zakręt, a plan komunikacji pomoże Twojej firmie przygotować się na wszelkie nieoczekiwane zmiany lub kryzysy, które pojawią się na Twojej drodze.

Co zaskakujące, ankieta JOTW Communications Survey wykazała, że ​​59% komunikatorów twierdzi, że ma przygotowaną strategię komunikacji, ale tylko 45% przyznaje się do posiadania udokumentowanego planu komunikacji kryzysowej.

Posiadanie planu pozwoli również na szybszy powrót do wszelkich kwestii związanych z public relations. Na przykład reagowanie na negatywne opinie i otwartość na błędy może budować zaufanie do Twojej marki i sprowadzić Cię z powrotem na właściwą ścieżkę w oczach klientów i potencjalnych klientów.

Skuteczna i przejrzysta komunikacja pokazuje, że Twoja marka ceni zaangażowanie, podejmując proaktywne podejście do rozmów na temat Twojej marki lub branży.

Plan komunikacji korporacyjnej dla komunikacji wewnętrznej pomoże również zdefiniować i zbudować przejrzystą kulturę firmy. Może to zwiększyć zaangażowanie pracowników, włączając członków zespołu do rozmów o tym, dokąd firma zmierza i co ceni.

Jeśli w zespole wystąpią nagłe zmiany, będziesz w stanie lepiej je komunikować w sposób, który sprawi, że pracownicy poczują się komfortowo i będą pod opieką, jeśli masz plan udostępniania tych informacji najpierw osobom bezpośrednio dotkniętym, a następnie w całym Spółka.

Co powinien zawierać plan komunikacji korporacyjnej?

Opracowanie skutecznego planu komunikacji korporacyjnej wymaga czasu i uwagi. Będziesz chciał dołączyć szczegóły dotyczące celów, podejścia i miar śledzenia dla celów Twojego przekazu.

Mówiąc prościej, będziesz chciał uwzględnić kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak.

Oto elementy, których potrzebuje Twój firmowy plan komunikacji:

• Odbiorcy docelowi – to grupy interesariuszy, które będą otrzymywać komunikaty. Mogą to być pracownicy, klienci, członkowie mediów, inwestorzy, zespoły kierownicze i menedżerowie. Wiek, lokalizacja, poziom pracy, zainteresowania i styl życia są pomocne w poznaniu odbiorców wiadomości.

• Cele — większość komunikatów jest tworzonych z myślą o wezwaniu do działania lub pożądanym wyniku — to są Twoje ostateczne cele lub cele. Powinny być powiązane z ogólnymi celami organizacji, aby osiągać wyniki biznesowe.

• Treść wiadomości – co chcesz powiedzieć i co starasz się pomóc czytelnikom zrozumieć. Ton i osobowość są ważne do sformułowania w wiadomości, aby przyciągnąć uwagę czytelnika.

• Strategia dystrybucji – kanały i miejsca, którymi będzie dostarczana Twoja komunikacja, są ważnym aspektem planu komunikacji. Płatne, zarobione, posiadane i udostępniane kanały mediów mają różne zalety w docieraniu do odbiorców.

• Częstotliwość – jak często będziesz udostępniać lub aktualizować treści, aby dotrzeć do grupy docelowej. Będzie to zależeć od budżetu i zasobów Twojego zespołu, a także od zrozumienia grupy docelowej i zwracania uwagi na zmęczenie uwagi.

• Miary oceny – skąd będziesz wiedzieć, czy Twoja komunikacja była skuteczna. Powinny one być bardzo przywiązane do twoich celów i celów, tak abyś mógł śledzić postępy i zrozumieć obszary wymagające poprawy.  

Jak stworzyć plan komunikacji korporacyjnej

Możesz wykonać te kroki, aby zaprojektować korporacyjny plan komunikacji, który jest dokładny i uwzględnia wiele aspektów, które składają się na skuteczną strategię komunikacji.

1. Ustal cele

Wybierz 3-5 mierzalnych celów dla swojego planu komunikacji. Mogą być powiązane ze świadomością marki, np. zwiększeniem ruchu na stronie lub wygenerowaniem określonej liczby nowych leadów.

Mogą też być związane z zaangażowaniem pracowników, na przykład zwiększeniem wyniku zadowolenia pracowników w następnej ankiecie lub zwiększeniem liczby udostępnień treści markowych.

2. Ustaw jasny proces

Znajomość kroków związanych z uruchomieniem kampanii komunikacyjnej i posiadanie zespołów na pokładzie z procesem zapewni, że Twój plan będzie skalowalny.

Dokumentuj kroki związane z tworzeniem treści, dystrybucją, zbieraniem opinii i udostępniaj je wszelkim zespołom biorącym udział w akcji.

Należy również jasno zdefiniować role dla osób zaangażowanych w tworzenie komunikacji i którzy interesariusze muszą być zaangażowani w zatwierdzanie komunikatów i zgodność.

3. Zidentyfikuj i podziel cele

Poświęć trochę czasu na przemyślenie, kim będą Twoi odbiorcy docelowi i jak mogą się różnić. Znajomość odbiorców może pomóc w dostosowaniu treści i tonu tak, aby były atrakcyjne dla odbiorców.

Użyj analizy klientów i social listeningu, aby określić preferowane kanały społecznościowe odbiorców i najlepsze formy treści, aby zachęcić ich do widoczności.

Sposób, w jaki Twoja firma udostępnia informacje pracownikom, będzie prawdopodobnie inny niż sposób, w jaki przedstawia to zarządowi lub inwestorom, dlatego ważne jest, aby podzielić odbiorców.

4. Opracuj kluczowe przesłania

Twórz kopie i kreatywne materiały potrzebne do skutecznego przekazywania wiadomości. Zastanów się, co próbujesz wyrazić i jak można to przekazać w najbardziej przejrzysty i zrozumiały sposób dla docelowych odbiorców.

Należy również wziąć pod uwagę rodzaj treści — czy wiadomość powinna być udostępniana na spotkaniu, e-mailu lub wideo? Jak publiczność może zareagować i zadawać pytania dotyczące ogłoszenia? To wszystko pytania, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia treści do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

5. Wybierz strategię kanału

Aby osiągnąć swoje cele, musisz określić kanały i częstotliwość komunikacji.

Na przykład, jeśli Twoja strategia komunikacji dotyczy komunikacji wewnętrznej, ocenisz, czy najlepszym sposobem na udostępnienie wiadomości jest e-mail lub spotkanie.

Czy zespoły wolą krótsze, cotygodniowe aktualizacje lub uzyskać więcej informacji pod koniec miesiąca? Uzyskaj informacje zwrotne od swoich odbiorców, aby określić, co jest najbardziej sensowne dla Twojej kadencji komunikacyjnej.

6. Mierz cele i postępy

Zanim zaczniesz wdrażać swój plan, zastanów się, jak możesz mierzyć sukces swojej komunikacji za pomocą wskaźników, takich jak zasięg, współczynnik otwarć i zaangażowanie.

W ten sposób będziesz skonfigurowany do ciągłego ulepszania swojej strategii treści i przekazu.

Zbieraj opinie od pracowników lub klientów na temat tego, jak ulepszyć swój przekaz i wprowadź te zmiany, aby nie ryzykować wyłączenia lub oderwania odbiorców.

Jakie są główne kanały komunikacji korporacyjnej?

Firmy mają do wyboru wiele platform oprogramowania i narzędzi, które mogą usprawnić komunikację. Będziesz chciał użyć kombinacji kanałów komunikacji, aby osiągnąć różne cele.

W przypadku komunikacji zewnętrznej sieci społecznościowe, publikacje w mediach i wideokonferencje to jedne z najskuteczniejszych sposobów dotarcia do potencjalnych klientów i zwiększenia świadomości marki.

Wszystkie treści, które publikujesz w swojej witrynie, odzwierciedlają wartości i cele Twojej marki i mogą być potężnym sposobem nawiązywania połączeń poprzez dostarczanie cennych zasobów potencjalnym nabywcom.

W przypadku wewnętrznej komunikacji w ramach projektu aplikacje do obsługi poczty e-mail i wiadomości są najłatwiejszymi sposobami współpracy w organizacji. Ułatwiają udostępnianie plików i zasobów, uzyskiwanie informacji od współpracowników i śledzenie aktualizacji statusu projektu.

Blogi wewnętrzne, biuletyny firmowe i intranety to tylko niektóre przykłady metod stosowanych przez firmy w celu informowania i kontaktowania się pracowników.

W celu budowania kultury firmy i zaangażowania pracowników wewnętrzne platformy społecznościowe zapewniają bardziej elastyczny i łatwy w użyciu sposób udostępniania treści firmowych.

Rzecznictwo pracowników w komunikacji korporacyjnej

Platformy wspierania pracowników, takie jak EverythingSocial, ułatwiają łączenie się z zewnętrznymi sieciami społecznościowymi, wypełniając lukę między rozmowami wewnątrz firmy a udostępnianiem ich na zewnątrz, aby wzmocnić zaangażowanie marki.

Informacje prasowe są ważnym narzędziem do udostępniania ogłoszeń i wprowadzania nowych produktów. A te wysiłki mogą zostać wzmocnione, gdy masz pracowników, którzy chcą udostępniać te treści również we własnych sieciach.

Oprócz zewnętrznego rozpowszechniania wiadomości komunikacyjnych, EveryoneSocial ma unikalne funkcje, które zapewniają zaangażowanie, łączność i informacje — bez względu na to, gdzie pracują.

Na przykład niektóre funkcje komunikacji obejmują:

• Biuletyny wewnętrzne
• Powiadomienia push
• Aplikacje mobilne
• Wiadomości w czasie rzeczywistym
• Śledź pracowników firmy
• Oznaczaj pracowników ważnymi informacjami
• Treści tylko do odczytu

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak można wykorzystać Every Social do ulepszenia planu komunikacji korporacyjnej? Umów się na prezentację z nami , a opowiemy Ci, jak niektórzy z naszych klientów korporacyjnych lepiej się komunikują, umożliwiając swoim pracownikom dostęp do EverySocial!