Plan de communication d'entreprise : la feuille de route du succès

Les entreprises qui réussissent sont stratégiques dans leur façon de communiquer. En fait, l'élaboration d'un plan de communication d'entreprise peut être l'un des moyens les plus importants de bâtir une marque plus forte.

La confiance est créée par la façon dont les entreprises partagent authentiquement sur elles-mêmes et comment elles réagissent aux situations difficiles.

Les équipes de communication bénéficient de beaucoup d'efforts dans la façon dont elles élaborent les messages et racontent des histoires sur leur marque. Et ceux qui sont les mieux équipés pour relever les défis et s'adapter au changement sont ceux qui ont des plans en place.

Une étude de 2019 a montré que 96% des personnes pensent que les entreprises avec lesquelles elles font affaire pourraient s'améliorer en matière de communication et de gestion de projet. Il est donc clair que c'est quelque chose que plus d'entreprises doivent aborder !

Explorons ce que les plans de communication d'entreprise réussis incluent et ont en commun, et comment ils peuvent bénéficier à votre organisation.

Qu'est-ce qu'un plan de communication d'entreprise ?

Un plan de communication d'entreprise est le cadre de la façon dont une entreprise partage des messages en interne et en externe. Vous pouvez le considérer comme la feuille de route de la manière dont une entreprise communique avec ses parties prenantes, ses employés, ses clients, les médias et les régulateurs.

Une partie du plan comprend quelles informations partager, qui est le public cible, à quelle fréquence fournir des mises à jour et quels canaux sont les meilleurs pour relayer ces messages.

La mise en place d'un plan détermine la manière dont une entreprise gérera les communications en temps de crise, de changement et de lancement de campagnes et de nouveaux produits.

Quels sont les types de communication d'entreprise ?

Les deux principaux types de communication d'entreprise sont :

Communications internes : comment une entreprise partage des informations avec ses employés, ses équipes de direction, ses responsables et les membres de son conseil d'administration.

Les interactions peuvent être des modes de communication formels tels que des réunions à main levée pour discuter des initiatives stratégiques et des performances, des mises à jour sur les changements organisationnels, des bulletins d'information de l'entreprise et des mémos internes sur les changements de politique.

Ou ils peuvent également inclure une communication plus informelle comme l'utilisation d'applications de messagerie pour collaborer, accueillir de nouvelles recrues, célébrer des anniversaires de travail ou partager des détails sur la conquête de nouvelles affaires.

Communications externes : toute information partagée à l'extérieur de l'organisation.

Qu'il s'agisse d'un communiqué de presse formel ou d'un contenu de marque sur les réseaux sociaux, ces communications construisent l'image publique de l'entreprise et impactent la perception d'une marque et de ses produits ou services.

Le marketing, le contenu et la publicité créés par l'entreprise pour la promouvoir sont inclus en tant que méthodes de communication externes.

Les communiqués de presse et les rapports financiers sont un autre moyen pour les entreprises de partager des messages sur l'organisation avec le monde extérieur.

Pourquoi est-il important d'avoir un plan de communication d'entreprise ?

Les plans de communication d'entreprise permettent de partager des messages plus clairs et de meilleure qualité avec votre public cible.

Que ce public comprenne vos propres employés ou des clients potentiels, vous voulez être entendu au bon endroit et au bon moment. La mise en place d'un cadre pour y parvenir est essentielle.

Parfois, vous pourriez être confronté à une balle courbe, et un plan de communication aidera votre entreprise à se préparer à tout changement ou crise inattendu qui se présentera à vous.

Étonnamment, une enquête JOTW sur les communications a montré que 59 % des communicateurs déclarent avoir rédigé une stratégie de communication, mais seulement 45 % admettent avoir un plan de communication de crise documenté.

La mise en place d'un plan permettra également une récupération plus rapide de tout problème de relations publiques. Par exemple, répondre aux commentaires négatifs et être ouvert sur les erreurs peut renforcer la confiance avec votre marque et vous remettre sur la bonne voie aux yeux des clients et des clients potentiels.

Communiquer de manière efficace et transparente montre que votre marque valorise l'engagement en adoptant une approche proactive pour être incluse dans les conversations sur votre marque ou votre industrie.

Un plan de communication d'entreprise pour les communications internes aidera également à définir et à construire une culture d'entreprise transparente. Cela peut améliorer l'engagement des employés en gardant les membres de l'équipe inclus dans les conversations sur la direction que prend l'entreprise et ce qu'elle valorise.

S'il y a des changements soudains dans une équipe, vous serez mieux en mesure de communiquer les changements d'une manière qui permette aux employés de se sentir à l'aise et d'être pris en charge si vous avez un plan sur la façon de partager ces informations d'abord avec les personnes immédiatement affectées, puis avec l'ensemble de l'équipe. la société.

Que doit contenir un plan de communication d'entreprise ?

Il faut du temps et de la réflexion pour élaborer un plan de communication d'entreprise efficace. Vous voudrez inclure des détails sur les objectifs, l'approche et les mesures de suivi pour les objectifs de votre message.

En termes simples, vous voudrez inclure qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment.

Voici les éléments dont votre plan de communication d'entreprise a besoin :

• Publics cibles – ce sont les groupes de parties prenantes qui recevront les messages. Il peut s'agir d'employés, de clients, de membres des médias, d'investisseurs, d'équipes de direction et de gestionnaires. L'âge, le lieu, le niveau d'emploi, les intérêts et le style de vie sont tous utiles pour connaître les destinataires de vos messages.

• Objectifs - la plupart des communications sont créées avec un appel à l'action ou un résultat souhaité à l'esprit - ce sont vos objectifs ou buts ultimes. Ils doivent être liés à vos objectifs organisationnels généraux pour générer des résultats commerciaux.

• Contenu du message – ce que vous voulez dire et ce que vous essayez d'aider vos lecteurs à comprendre. Le ton et la personnalité sont importants à formuler dans votre message pour attirer l'attention de votre lecteur.

• Stratégie de distribution - les canaux et les lieux sur lesquels vos communications seront diffusées sont un aspect important du plan de communication. Les canaux de médias payants, gagnés, détenus et partagés présentent des avantages différents pour atteindre le public.

• Fréquence - à quelle fréquence vous partagerez ou mettrez à jour le contenu pour atteindre votre public cible. Cela dépendra du budget et des ressources de votre équipe, ainsi que de la compréhension de votre public cible et de la prise en compte de la fatigue de l'attention.

• Mesures d'évaluation – comment vous saurez si vos communications ont été couronnées de succès. Ceux-ci doivent être étroitement liés à vos objectifs et à vos buts afin que vous puissiez suivre les progrès et comprendre les domaines à améliorer.  

Comment créer un plan de communication d'entreprise

Vous pouvez suivre ces étapes pour concevoir un plan de communication d'entreprise qui soit complet et qui tienne compte des nombreuses facettes qui entrent dans une stratégie de communication réussie.

1. Établir des objectifs

Choisissez 3 à 5 objectifs mesurables pour votre plan de communication. Ils pourraient être liés à la notoriété de la marque, comme augmenter le trafic sur le site Web ou générer un certain nombre de nouveaux prospects.

Ou ils pourraient être liés à l'engagement des employés, comme l'augmentation du score de satisfaction des employés lors de votre prochaine enquête ou l'augmentation du nombre de partages de contenu de marque.

2. Définissez un processus clair

Connaître les étapes nécessaires au lancement d'une campagne de communication et avoir des équipes à bord du processus garantira que votre plan est évolutif.

Documentez les étapes impliquées, de la création de contenu à la distribution, en passant par la collecte de commentaires, et partagez-les avec toutes les équipes incluses dans l'action.

Vous devez également définir des rôles clairs pour qui sera impliqué dans la création des communications et quelles parties prenantes doivent être impliquées pour approuver les messages et la conformité.

3. Identifier et segmenter les cibles

Prenez le temps de réfléchir à qui sera votre public cible et en quoi il peut être différent. Connaître votre public peut vous aider à adapter votre contenu et votre ton pour attirer le public.

Utilisez l'analyse client et l'écoute sociale pour déterminer les canaux sociaux préférés de votre public et les meilleures formes de contenu pour encourager la visibilité de votre contenu.

La façon dont votre entreprise partage les informations avec les employés sera probablement différente de la façon dont elle les présente au conseil d'administration ou aux investisseurs. Il est donc important de segmenter votre public.

4. Développer des messages clés

Créez la copie et le matériel créatif nécessaires pour communiquer efficacement votre message. Réfléchissez à ce que vous essayez d'exprimer et à la manière dont cela pourrait être transmis de la manière la plus claire et compréhensible pour votre public cible.

Le type de contenu doit également être pris en compte : le message doit-il être partagé lors d'une réunion, d'un e-mail ou d'une vidéo ? Comment le public peut-il réagir et poser des questions sur l'annonce ? Ce sont toutes des questions à considérer lors de la création du contenu pour les communications internes et externes.

5. Choisissez une stratégie de canal

Vous devrez déterminer les canaux et la fréquence de vos communications pour atteindre vos objectifs.

Par exemple, si votre stratégie de communication concerne les communications internes, vous évaluerez si un e-mail ou une réunion est le meilleur moyen de partager l'actualité.

Les équipes préfèrent-elles des mises à jour hebdomadaires plus courtes ou obtenir plus d'informations à la fin du mois ? Obtenez les commentaires de vos auditoires pour déterminer ce qui convient le mieux à votre cadence de communication.

6. Mesurer les objectifs et les progrès

Avant de commencer à mettre en œuvre votre plan, réfléchissez à la manière dont vous pouvez mesurer le succès de vos communications avec des mesures telles que la portée, les taux d'ouverture et l'engagement.

De cette façon, vous serez en mesure d'améliorer en permanence votre stratégie de contenu et votre messagerie.

Recueillez les commentaires des employés ou des clients sur la façon d'améliorer votre messagerie et adoptez ces changements afin de ne pas courir le risque de désactiver ou de désengager votre public.

Quels sont les principaux canaux de communication d'entreprise ?

Les entreprises disposent de nombreuses plates-formes logicielles et d'outils parmi lesquels choisir qui peuvent aider à rationaliser les communications. Vous voudrez utiliser une combinaison de canaux de communication pour atteindre différents objectifs.

Pour les communications externes, les réseaux sociaux, les publications dans les médias et la visioconférence sont parmi les moyens les plus efficaces d'atteindre des clients potentiels et d'accroître la notoriété de la marque.

Tout le contenu que vous publiez sur votre site Web reflète les valeurs et les objectifs de votre marque et peut être un moyen puissant d'établir des liens en fournissant des ressources précieuses aux acheteurs potentiels.

Pour la communication de projet interne, les applications de messagerie et de messagerie sont les moyens les plus simples pour les personnes de collaborer au sein d'une organisation. Ils facilitent le partage de fichiers et de ressources, l'obtention de commentaires de collègues et le suivi des mises à jour de l'état du projet.

Les blogs internes, les newsletters d'entreprise et les intranets sont quelques exemples de méthodes que les entreprises ont utilisées pour tenir les employés informés et connectés.

Pour renforcer la culture d'entreprise et l'engagement des employés, les plateformes de réseaux sociaux d'entreprise internes offrent un moyen plus flexible et facile à utiliser de partager le contenu de l'entreprise.

Défense des intérêts des employés pour la communication d'entreprise

Les plateformes de défense des employés comme EveryoneSocial facilitent la connexion aux réseaux sociaux externes, comblant le fossé entre les conversations internes de l'entreprise et les partageant avec l'extérieur pour renforcer l'engagement envers la marque.

Les communiqués de presse sont des outils importants pour partager des annonces et lancer de nouveaux produits. Et ces efforts peuvent être amplifiés lorsque vous avez des employés qui souhaitent également partager ce contenu sur leurs propres réseaux.

Au-delà de la distribution externe de messages de communication, EveryoneSocial possède des fonctionnalités uniques qui permettent à vos collaborateurs de rester engagés, connectés et informés, quel que soit leur lieu de travail.

Par exemple, certaines fonctionnalités pour les communications incluent :

• Bulletins internes
• Notifications push
• Application mobile
• Messagerie en temps réel
• Suivre les employés de l'entreprise
• Identifiez les employés sur les informations importantes
• Contenu en lecture seule

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Everyone Social peut être utilisé pour améliorer votre plan de communication d'entreprise ? Planifiez votre démonstration avec nous et nous partagerons comment certains de nos clients d'entreprise communiquent mieux en permettant à leur personnel d'utiliser EveryoneSocial !