Plan de comunicación corporativa: la hoja de ruta para el éxito
Publicado: 2021-02-04Las empresas exitosas son estratégicas con la forma en que se comunican. De hecho, desarrollar un plan de comunicaciones corporativas puede ser una de las formas más importantes de construir una marca más fuerte.
La confianza se crea por las formas en que las empresas comparten auténticamente sobre sí mismas y cómo responden a situaciones difíciles.
Los equipos de comunicaciones se benefician al poner mucho esfuerzo en la forma en que elaboran mensajes y cuentan historias sobre su marca. Y aquellos que están mejor equipados para manejar los desafíos y adaptarse al cambio son los que tienen planes establecidos.
Un estudio de 2019 mostró que el 96 % de las personas cree que las empresas con las que tratan podrían mejorar en lo que respecta a la comunicación y la gestión de proyectos. ¡Así que claramente esto es algo que más empresas deben abordar!
Exploremos qué incluyen y qué tienen en común los planes exitosos de comunicaciones corporativas, y cómo pueden beneficiar a su organización.
¿Qué es un Plan de Comunicación Corporativo?
Un plan de comunicaciones corporativas es el marco de cómo una empresa comparte mensajes interna y externamente. Puede considerarlo como la hoja de ruta de cómo una empresa se comunica con sus partes interesadas, empleados, clientes, medios de comunicación y reguladores.
Parte del plan incluye qué información compartir, quién es el público objetivo, con qué frecuencia proporcionar actualizaciones y qué canales son los mejores para transmitir estos mensajes.
Tener un plan establecido da forma a cómo una empresa manejará las comunicaciones durante tiempos de crisis, cambio y lanzamientos de campañas y nuevos productos.
¿Cuáles son los tipos de comunicaciones corporativas?
Los dos tipos principales de comunicaciones corporativas son:
Comunicaciones internas: cómo una empresa comparte información con sus empleados, equipos de liderazgo, gerentes y miembros de la junta.
Las interacciones pueden ser modos formales de comunicación, como reuniones generales para discutir iniciativas estratégicas y desempeño, actualizaciones sobre cambios organizacionales, boletines de la compañía y memorandos internos sobre cambios de políticas.
O también pueden incluir una comunicación más informal, como el uso de aplicaciones de mensajería para colaborar, dar la bienvenida a nuevos empleados, celebrar aniversarios de trabajo o compartir detalles sobre la obtención de nuevos negocios.
Comunicaciones Externas: Cualquier información compartida fuera de la organización.
Ya sea un comunicado de prensa formal o contenido de marca en las redes sociales, estas comunicaciones construyen la imagen pública de la empresa e impactan la percepción de una marca y sus productos o servicios.
Se incluyen como medios de comunicación externa el marketing, los contenidos y la publicidad creados por la empresa para promocionarla.
Los comunicados de prensa y los informes financieros son otra forma en que las empresas comparten mensajes sobre la organización con el mundo exterior.
¿Por qué es importante tener un plan de comunicación corporativa?
Los planes de comunicación corporativa conducen a compartir mensajes más claros y mejores con su público objetivo.
Ya sea que esa audiencia incluya a sus propios empleados o clientes potenciales, desea ser escuchado en el lugar correcto y en el momento correcto. Establecer un marco para lograrlo es esencial.
A veces, es posible que se le presente una bola curva, y un plan de comunicaciones ayudará a que su empresa esté preparada para cualquier cambio inesperado o crisis que se presente en su camino.
Sorprendentemente, una encuesta de comunicaciones de JOTW mostró que el 59% de los comunicadores dicen que tienen una estrategia de comunicación redactada, pero solo el 45% admiten tener un plan de comunicación de crisis documentado.
Tener un plan en marcha también permitirá una recuperación más rápida de cualquier problema de relaciones públicas. Por ejemplo, responder a los comentarios negativos y ser abierto sobre los errores puede generar confianza con su marca y volver al camino correcto a los ojos de los clientes y clientes potenciales.
Comunicarse de manera efectiva y transparente muestra que su marca valora el compromiso al adoptar un enfoque proactivo para ser incluido en las conversaciones sobre su marca o industria.
Un plan de comunicaciones corporativas para las comunicaciones internas también ayudará a definir y construir una cultura empresarial transparente. Esto puede mejorar el compromiso de los empleados al mantener a los miembros del equipo incluidos en las conversaciones sobre hacia dónde se dirige la empresa y qué valora.
Si hay cambios repentinos en un equipo, podrá comunicar mejor los cambios de una manera que haga que los empleados se sientan cómodos y atendidos si tiene un plan sobre cómo compartir esa información primero con los afectados inmediatamente y luego con todo el mundo. empresa.
¿Qué debe incluir un plan de comunicación corporativa?
Se necesita tiempo y consideración para desarrollar un plan de comunicaciones corporativas eficaz. Querrá incluir detalles de los objetivos, el enfoque y las medidas de seguimiento para los objetivos de su mensaje.
En términos simples, querrá incluir quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.
Estos son los elementos que necesita su plan de comunicaciones corporativas:
- Público objetivo : estos son los grupos de partes interesadas que recibirán los mensajes. Pueden ser empleados, clientes, miembros de los medios, inversionistas, equipos de liderazgo y gerentes. La edad, la ubicación, el nivel de trabajo, los intereses y el estilo de vida son útiles para saber quiénes son los destinatarios de sus mensajes.
- Objetivos : la mayoría de las comunicaciones se crean con un llamado a la acción o un resultado deseado en mente: estos son sus objetivos o metas finales. Deben estar vinculados a sus objetivos organizacionales generales para impulsar los resultados comerciales.
- Contenido del mensaje : lo que quiere decir y lo que intenta ayudar a sus lectores a comprender. El tono y la personalidad son importantes para formular en su mensaje para llamar la atención de su lector.
- Estrategia de distribución : los canales y lugares en los que se entregarán sus comunicaciones son un aspecto importante del plan de comunicaciones. Los canales de medios pagados, ganados, propios y compartidos tienen diferentes beneficios para llegar a las audiencias.
- Frecuencia: con qué frecuencia compartirá o actualizará contenido para llegar a su público objetivo. Esto dependerá del presupuesto y los recursos de su equipo, así como de la comprensión de su público objetivo y de la fatiga de atención.
- Medidas de evaluación : cómo sabrá si sus comunicaciones fueron exitosas. Estos deben estar muy vinculados a sus objetivos y metas para que pueda realizar un seguimiento del progreso y comprender las áreas de mejora.
Cómo crear un plan de comunicación corporativa
Puede seguir estos pasos para diseñar un plan de comunicaciones corporativas que sea completo y tenga en cuenta las múltiples facetas que intervienen en una estrategia de comunicaciones exitosa.
1. Establecer metas
Elija de 3 a 5 objetivos medibles para su plan de comunicación. Podrían estar conectados con el conocimiento de la marca, como aumentar el tráfico del sitio web o generar una cierta cantidad de nuevos clientes potenciales.
O podrían estar relacionados con el compromiso de los empleados, como aumentar el puntaje de satisfacción de los empleados en su próxima encuesta o aumentar la cantidad de acciones de contenido de marca.
2. Establecer un proceso claro
Conocer los pasos necesarios para lanzar una campaña de comunicación y contar con equipos que participen en el proceso garantizará que su plan sea escalable.
Documente los pasos involucrados desde la creación de contenido hasta la distribución y la recopilación de comentarios y compártalos con cualquier equipo que esté incluido en la acción.
También debe definir roles claros para quién participará en la creación de las comunicaciones y qué partes interesadas deben participar para aprobar los mensajes y el cumplimiento.
3. Identificar y segmentar objetivos
Tómese el tiempo para pensar quién será su público objetivo y cómo pueden ser diferentes. Conocer a sus audiencias puede ayudarlo a adaptar su contenido y tono para atraer a las audiencias.
Utilice el análisis de clientes y la escucha social para determinar los canales sociales preferidos de su audiencia y las mejores formas de contenido para fomentar la visibilidad de su contenido.
La forma en que su empresa comparte información con los empleados probablemente será diferente a la forma en que se presenta a la junta o a los inversores, por lo que es importante segmentar sus audiencias.
4. Desarrollar mensajes clave
Elabore la copia y los materiales creativos necesarios para comunicar de manera efectiva su mensaje. Piense en lo que está tratando de articular y cómo podría transmitirse de la manera más clara y comprensible para su público objetivo.
También se debe considerar el tipo de contenido: ¿se debe compartir el mensaje en una reunión, correo electrónico o video? ¿Cómo puede reaccionar la audiencia y hacer preguntas sobre el anuncio? Todas estas son preguntas a tener en cuenta al crear el contenido para las comunicaciones tanto internas como externas.
5. Elige una estrategia de canal
Deberá determinar los canales y la frecuencia de sus comunicaciones para alcanzar sus objetivos.
Por ejemplo, si su estrategia de comunicación es para comunicaciones internas, evaluará si un correo electrónico o una reunión es la mejor manera de compartir las noticias.
¿Prefieren los equipos actualizaciones semanales más cortas u obtener más información a fin de mes? Obtenga comentarios de sus audiencias para determinar qué tiene más sentido para su cadencia de comunicación.
6. Medir objetivos y avances
Antes de comenzar a implementar su plan, piense cómo puede medir el éxito de sus comunicaciones con métricas como alcance, tasas de apertura y participación.
De esa manera, estará preparado para mejorar continuamente su estrategia de contenido y mensajes.
Recopile comentarios de empleados o clientes sobre cómo mejorar sus mensajes y promulgue estos cambios para que no corra el riesgo de apagar o desconectar a su audiencia.
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¿Cuáles son los principales canales de comunicación corporativa?
Las empresas tienen muchas plataformas de software y herramientas para elegir que pueden ayudar a agilizar las comunicaciones. Querrá utilizar una combinación de canales de comunicación para lograr diferentes objetivos.
Para las comunicaciones externas, las redes sociales, las publicaciones en los medios y las videoconferencias son algunas de las formas más efectivas de llegar a clientes potenciales y aumentar el conocimiento de la marca.
Todo el contenido que publica en su sitio web refleja los valores y objetivos de su marca y puede ser una forma poderosa de establecer conexiones al proporcionar recursos valiosos a los compradores potenciales.
Para la comunicación interna del proyecto, las aplicaciones de correo electrónico y mensajería son las formas más fáciles para que las personas colaboren en una organización. Facilitan el intercambio de archivos y recursos, la obtención de aportes de colegas y el seguimiento de las actualizaciones del estado del proyecto.
Los blogs internos, los boletines de la empresa y las intranets son algunos ejemplos de métodos que las empresas han utilizado para mantener a los empleados informados y conectados.
Para desarrollar la cultura de la empresa y el compromiso de los empleados, las plataformas de redes sociales internas de la empresa brindan una forma más flexible y fácil de usar para compartir el contenido de la empresa.
Abogacía de los empleados para las comunicaciones corporativas
Las plataformas de defensa de los empleados como EveryoneSocial facilitan la vinculación a redes sociales externas, cerrando la brecha entre las conversaciones internas de la empresa y compartiéndolas externamente para fortalecer el compromiso de la marca.
Los comunicados de prensa son herramientas importantes para compartir anuncios y lanzar nuevos productos. Y esos esfuerzos pueden amplificarse cuando tiene empleados que también quieren compartir ese contenido en sus propias redes.
Más allá de la distribución externa de mensajes de comunicación, EveryoneSocial tiene características únicas que mantienen a su gente comprometida, conectada e informada, sin importar dónde estén trabajando.
Por ejemplo, algunas características para las comunicaciones incluyen:
- Boletines internos
- Notificaciones push
- Aplicaciones móviles
- mensajería en tiempo real
- Seguir a los empleados de la empresa
- Etiquetar a los empleados en información importante
- Contenido de solo lectura
