Kurumsal İletişim Planı: Başarının Yol Haritası

Başarılı şirketler, iletişim kurma biçimleri konusunda stratejiktir. Aslında kurumsal bir iletişim planı geliştirmek, daha güçlü bir marka oluşturmanın en önemli yollarından biri olabilir.

Güven, işletmelerin kendileri ve zor durumlara nasıl tepki verdikleri hakkında özgün bir şekilde paylaşımda bulunma biçimleriyle yaratılır.

İletişim ekipleri, mesajlaşma ve markaları hakkında hikayeler anlatma yöntemlerine çok çaba harcamaktan yararlanır. Ve zorlukların üstesinden gelmek ve değişime uyum sağlamak için en donanımlı olanlar, planları olanlardır.

2019 yılında yapılan bir araştırma, insanların %96'sının uğraştıkları işletmelerin iletişim ve proje yönetimi söz konusu olduğunda gelişebileceğini düşündüğünü gösterdi. Açıkça bu, daha fazla işletmenin ele alması gereken bir şey!

Başarılı kurumsal iletişim planlarının neler içerdiğini ve ortak noktaları olduğunu ve bunların kuruluşunuza nasıl fayda sağlayabileceğini keşfedelim.

Kurumsal İletişim Planı Nedir?

Kurumsal iletişim planı, bir işletmenin mesajları dahili ve harici olarak nasıl paylaştığının çerçevesidir. Bunu bir şirketin paydaşları, çalışanları, müşterileri, medyası ve düzenleyicileri ile nasıl iletişim kurduğunun yol haritası olarak düşünebilirsiniz.

Planın bir kısmı, hangi bilgilerin paylaşılacağını, hedef kitlenin kim olduğunu, güncellemelerin ne sıklıkta sağlanacağını ve bu mesajları iletmek için hangi kanalların en iyi olduğunu içerir.

Bir plana sahip olmak, bir şirketin kriz, değişim ve kampanyaların ve yeni ürünlerin lansmanı zamanlarında iletişimi nasıl ele alacağını şekillendirir.

Kurumsal İletişim Türleri Nelerdir?

İki ana kurumsal iletişim türü şunlardır:

İç İletişim: Bir işletmenin çalışanları, liderlik ekipleri, yöneticileri ve yönetim kurulu üyeleriyle bilgileri nasıl paylaştığı.

Etkileşimler, stratejik girişimleri ve performansı tartışmak için herkesin katıldığı toplantılar, organizasyonel değişikliklerle ilgili güncellemeler, şirket haber bültenleri ve politika değişiklikleriyle ilgili dahili notlar gibi resmi iletişim biçimleri olabilir.

Veya işbirliği yapmak için mesajlaşma uygulamalarını kullanmak, yeni işe alınanları karşılamak, çalışma yıldönümlerini kutlamak veya yeni iş kazanmayla ilgili ayrıntıları paylaşmak gibi daha resmi olmayan iletişimleri de içerebilirler.

Dış İletişimler: Kuruluş dışında paylaşılan her türlü bilgi.

İster resmi bir basın bülteni isterse sosyal medyada markalı içerik olsun, bu iletişimler şirketin kamuoyundaki imajını oluşturur ve bir markanın ve ürünlerinin veya hizmetlerinin algısını etkiler.

Şirketin tanıtımını yapmak için oluşturduğu pazarlama, içerik ve reklam, dış iletişim yöntemleri arasında yer alır.

Basın bültenleri ve finansal raporlama, şirketlerin kuruluş hakkındaki mesajlarını dış dünyayla paylaşmalarının başka bir yoludur.

Kurumsal İletişim Planına Sahip Olmak Neden Önemlidir?

Kurumsal iletişim planları, hedef kitlenizle daha net ve daha iyi mesajlar paylaşmanızı sağlar.

Bu kitle ister kendi çalışanlarınızı ister potansiyel müşterilerinizi kapsıyor olsun, doğru yerde ve doğru zamanda sesini duyurmak istersiniz. Bunu başarmak için bir çerçeve oluşturmak çok önemlidir.

Bazen bir terslik olabilir ve bir iletişim planı, işletmenizin yolunuza çıkan beklenmedik değişikliklere veya krizlere hazırlıklı olmasına yardımcı olur.

Şaşırtıcı bir şekilde, bir JOTW İletişim Anketi, iletişimcilerin %59'unun bir iletişim stratejisi taslağı hazırladıklarını söylediğini, ancak yalnızca %45'inin belgelenmiş bir kriz iletişim planı olduğunu kabul ettiğini gösterdi.

Bir plana sahip olmak, herhangi bir halkla ilişkiler sorununun daha hızlı çözülmesine de izin verecektir. Örneğin, olumsuz geri bildirimlere yanıt vermek ve hatalara karşı açık olmak, markanıza güven oluşturabilir ve müşterilerin ve potansiyel müşterilerin gözünde doğru yola geri dönmenizi sağlayabilir.

Etkili ve şeffaf bir şekilde iletişim kurmak, markanız veya sektörünüzle ilgili konuşmalara dahil olmak için proaktif bir yaklaşım benimseyerek markanızın bağlılığa değer verdiğini gösterir.

İç iletişim için bir kurumsal iletişim planı, şeffaf bir şirket kültürünün tanımlanmasına ve oluşturulmasına da yardımcı olacaktır. Bu, ekip üyelerini şirketin nereye gittiği ve neye değer verdiğiyle ilgili konuşmalara dahil ederek çalışan bağlılığını artırabilir.

Bir ekipte ani değişiklikler varsa, bu bilgileri önce hemen etkilenenler için sonra da tüm ekiple nasıl paylaşacağınıza dair bir planınız varsa, değişiklikleri çalışanların kendilerini rahat ve ilgili hissetmelerini sağlayacak şekilde daha iyi iletebilirsiniz. şirket.

Kurumsal İletişim Planı Neleri İçermelidir?

Etkili bir kurumsal iletişim planı geliştirmek zaman ve dikkat gerektirir. Mesajınızın hedeflerine yönelik hedefler, yaklaşım ve izleme önlemleri için ayrıntıları dahil etmek isteyeceksiniz.

Basit bir ifadeyle, kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl'ı dahil etmek isteyeceksiniz.

Kurumsal iletişim planınızın ihtiyaç duyduğu unsurlar şunlardır:

• Hedef Kitleler – bunlar, mesajları alacak olan paydaş gruplarıdır. Bunlar çalışanlar, müşteriler, medya mensupları, yatırımcılar, liderlik ekipleri ve yöneticiler olabilir. Yaş, konum, iş seviyesi, ilgi alanları ve yaşam tarzı, mesajlarınızın alıcıları hakkında bilgi sahibi olmanıza yardımcı olur.

• Hedefler – çoğu iletişim, bir eylem çağrısı veya istenen bir sonuç göz önünde bulundurularak oluşturulur – bunlar sizin nihai hedefleriniz veya hedeflerinizdir. İş sonuçlarını yönlendirmek için genel kurumsal hedeflerinize bağlı olmalıdırlar.

• Mesaj içeriği – söylemek istedikleriniz ve okuyucularınızın anlamalarına yardımcı olmaya çalıştığınız şeyler. Ton ve kişilik, okuyucunuzun dikkatini çekmek için mesajınızda formüle etmek önemlidir.

• Dağıtım stratejisi – iletişiminizin iletileceği kanallar ve mekanlar, iletişim planının önemli bir yönüdür. Ücretli, kazanılmış, sahip olunan ve paylaşılan medya kanallarının kitlelere ulaşmak için farklı faydaları vardır.

• Sıklık – hedef kitlenize ulaşmak için içeriği ne sıklıkla paylaşacağınız veya güncelleyeceğiniz. Bu, ekibinizin bütçesine ve kaynaklarına, ayrıca hedef kitlenizi anlamanıza ve dikkat yorgunluğuna dikkat etmenize bağlı olacaktır.

• Değerlendirme ölçütleri – iletişiminizin başarılı olup olmadığını nasıl bileceksiniz. İlerlemeyi izleyebilmeniz ve iyileştirme alanlarını anlayabilmeniz için bunlar, hedeflerinize ve hedeflerinize son derece bağlı olmalıdır.  

Kurumsal İletişim Planı Nasıl Oluşturulur

Kapsamlı ve başarılı bir iletişim stratejisine giden birçok yönü dikkate alan bir kurumsal iletişim planı tasarlamak için bu adımları takip edebilirsiniz.

1. Hedefler belirleyin

İletişim planınız için 3-5 ölçülebilir hedef seçin. Web sitesi trafiğini artırmak veya belirli sayıda yeni potansiyel müşteri oluşturmak gibi marka bilinirliğine bağlanabilirler.

Veya bir sonraki anketinizdeki çalışan memnuniyeti puanını artırmak veya markalı içeriğin paylaşım sayısını artırmak gibi çalışan bağlılığıyla ilgili olabilir.

2. Net bir süreç belirleyin

Bir iletişim kampanyası başlatmak için gerekli adımları bilmek ve sürece dahil olan ekiplerin olması planınızın ölçeklenebilir olmasını sağlayacaktır.

İçerik oluşturmadan dağıtıma ve geri bildirim toplamaya kadar ilgili adımları belgeleyin ve bunları eyleme dahil olan tüm ekiplerle paylaşın.

Ayrıca, iletişimlerin oluşturulmasına kimlerin dahil olacağı ve mesajları ve uyumluluğu onaylamak için hangi paydaşların dahil olması gerektiği konusunda net roller tanımlamalısınız.

3. Hedefleri belirleyin ve bölümlere ayırın

Hedef kitlenizin kim olacağını ve nasıl farklı olabileceklerini düşünmek için zaman ayırın. Kitlelerinizi tanımak, içeriğinizi ve tonunuzu kitlelere hitap edecek şekilde uyarlamanıza yardımcı olabilir.

Hedef kitlenizin tercih ettiği sosyal kanalları ve içeriğinizin görünürlüğünü teşvik etmek için en iyi içerik biçimlerini belirlemek için müşteri analizini ve sosyal dinlemeyi kullanın.

Şirketinizin çalışanlarla bilgi paylaşma şekli, muhtemelen yönetim kuruluna veya yatırımcılara sunduğundan farklı olacaktır, bu nedenle hedef kitlenizi bölümlere ayırmanız önemlidir.

4. Anahtar mesajları geliştirin

Mesajınızı etkili bir şekilde iletmek için gereken kopya ve yaratıcı materyalleri oluşturun. Neyi dile getirmeye çalıştığınızı ve bunun hedef kitleniz için en açık ve anlaşılır şekilde nasıl aktarılabileceğini düşünün.

İçerik türü de dikkate alınmalıdır - mesaj bir toplantıda mı, e-postada mı yoksa videoda mı paylaşılmalı? İzleyici nasıl tepki verebilir ve duyuru hakkında sorular sorabilir? Bunların tümü, hem iç hem de dış iletişim için içerik oluştururken dikkate alınması gereken sorulardır.

5. Bir kanal stratejisi seçin

Hedeflerinize ulaşmak için iletişiminizin kanallarını ve sıklığını belirlemeniz gerekecek.

Örneğin, iletişim stratejiniz iç iletişim içinse, haberleri paylaşmanın en iyi yolunun bir e-posta mı yoksa toplantı mı olduğunu değerlendirirsiniz.

Ekipler daha kısa, haftalık güncellemeleri mi yoksa ay sonunda daha fazla bilgi almayı mı tercih ediyor? İletişim ritminiz için neyin en anlamlı olduğunu belirlemek için hedef kitlenizden geri bildirim alın.

6. Hedefleri ve ilerlemeyi ölçün

Planınızı uygulamaya başlamadan önce, erişim, açık oranlar ve katılım gibi metriklerle iletişimlerinizin başarısını nasıl ölçebileceğinizi düşünün.

Bu şekilde, içerik stratejinizi ve mesajlaşmanızı sürekli olarak geliştirmeye hazır olacaksınız.

Mesajlarınızı nasıl iyileştireceğiniz konusunda çalışanlardan veya müşterilerden geri bildirim toplayın ve hedef kitlenizi kapatma veya devre dışı bırakma riskine maruz kalmamak için bu değişiklikleri uygulayın.

Kurumsal İletişimin Ana Kanalları Nelerdir?

Şirketler, aralarından seçim yapabilecekleri, iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olabilecek birçok yazılım platformuna ve araca sahiptir. Farklı hedeflere ulaşmak için iletişim kanallarının bir karışımını kullanmak isteyeceksiniz.

Dış iletişim için, sosyal ağlar, medya yayınları ve video konferans, potansiyel müşterilere ulaşmanın ve marka bilinirliğini artırmanın en etkili yollarından bazılarıdır.

Web sitenizde yayınladığınız tüm içerik, markanızın değerlerini ve hedeflerini yansıtır ve potansiyel alıcılara değerli kaynaklar sağlayarak bağlantılar kurmanın güçlü bir yolu olabilir.

Dahili proje iletişimi için, e-posta ve mesajlaşma uygulamaları, insanların bir kuruluşta işbirliği yapmasının en kolay yoludur. Dosyaları ve kaynakları paylaşmayı, iş arkadaşlarından girdi almayı ve proje durumu güncellemelerini izlemeyi kolaylaştırırlar.

Şirket içi bloglar, şirket haber bültenleri ve intranetler, şirketlerin çalışanları bilgilendirmek ve bağlantıda tutmak için kullandıkları yöntemlere örnek olarak verilebilir.

Şirket kültürü ve çalışan bağlılığı oluşturmak için dahili kurumsal sosyal ağ platformları, şirket içeriğini paylaşmak için daha esnek ve kullanımı kolay bir yol sağlar.

Kurumsal iletişim için çalışan savunuculuğu

HerkesSocial gibi çalışan savunuculuk platformları, harici sosyal ağlara bağlanmayı kolaylaştırarak, şirket içi konuşmalar arasındaki boşluğu doldurur ve marka bağlılığını güçlendirmek için bunları harici olarak paylaşır.

Basın bültenleri, duyuruların paylaşılması ve yeni ürünlerin piyasaya sürülmesi için önemli araçlardır. Ve bu çabalar, bu içeriği kendi ağlarında da paylaşmak isteyen çalışanlarınız olduğunda güçlendirilebilir.

İletişim mesajlarını harici olarak dağıtmanın ötesinde,EverySocial, çalışanlarınızı nerede çalışırlarsa çalışsınlar meşgul, bağlı ve bilgili tutan benzersiz özelliklere sahiptir.

Örneğin, iletişim için bazı özellikler şunları içerir:

• Dahili haber bültenleri
• Push bildirimleri
• Mobil uygulamalar
• Gerçek zamanlı mesajlaşma
• Şirket çalışanlarını takip edin
• Çalışanları önemli bilgilere etiketleyin
• Salt okunur içerik

Herkes Sosyal'in kurumsal iletişim planınızı geliştirmek için nasıl kullanılabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Demonuzu bizimle planlayın ve kurumsal müşterilerimizin bazılarının iş gücünü HerkesSosyal ile etkinleştirerek nasıl daha iyi iletişim kurduğunu paylaşalım!