Plano de Comunicação Corporativa: O Roteiro para o Sucesso

As empresas de sucesso são estratégicas com a forma como se comunicam. De fato, desenvolver um plano de comunicação corporativa pode ser uma das formas mais importantes de construir uma marca mais forte.

A confiança é criada pelas maneiras pelas quais as empresas compartilham autenticamente sobre si mesmas e como respondem a situações difíceis.

As equipes de comunicação se beneficiam ao colocar muito esforço na maneira como criam mensagens e contam histórias sobre sua marca. E aqueles que estão mais preparados para lidar com os desafios e se adaptar às mudanças são os que têm planos em prática.

Um estudo de 2019 mostrou que 96% das pessoas acham que os negócios com os quais lidam podem melhorar quando se trata de comunicação e gerenciamento de projetos. Então, claramente, isso é algo que mais empresas precisam abordar!

Vamos explorar o que os planos de comunicação corporativa bem-sucedidos incluem e têm em comum e como eles podem beneficiar sua organização.

O que é um Plano de Comunicação Corporativa?

Um plano de comunicação corporativa é a estrutura de como uma empresa compartilha mensagens interna e externamente. Você pode pensar nisso como o roteiro de como uma empresa se comunica com seus stakeholders, funcionários, clientes, mídia e reguladores.

Parte do plano inclui quais informações compartilhar, quem é o público-alvo, com que frequência fornecer atualizações e quais canais são os melhores para transmitir essas mensagens.

Ter um plano definido molda como uma empresa lidará com as comunicações em tempos de crise, mudanças e lançamentos de campanhas e novos produtos.

Quais são os tipos de comunicação corporativa?

Os dois principais tipos de comunicação corporativa são:

Comunicação interna: como uma empresa compartilha informações com seus funcionários, equipes de liderança, gerentes e membros do conselho.

As interações podem ser modos formais de comunicação, como reuniões gerais para discutir iniciativas estratégicas e desempenho, atualizações sobre mudanças organizacionais, boletins da empresa e memorandos internos sobre mudanças de políticas.

Ou eles também podem incluir uma comunicação mais informal, como usar aplicativos de mensagens para colaborar, receber novas contratações, comemorar aniversários de trabalho ou compartilhar detalhes sobre a conquista de novos negócios.

Comunicações Externas: Qualquer informação compartilhada fora da organização.

Seja um comunicado de imprensa formal ou conteúdo de marca nas mídias sociais, essas comunicações constroem a imagem pública da empresa e impactam a percepção de uma marca e seus produtos ou serviços.

O marketing, o conteúdo e a publicidade criados pela empresa para promovê-la estão incluídos como meios de comunicação externa.

Comunicados à imprensa e relatórios financeiros são outra forma de as empresas compartilharem mensagens sobre a organização com o mundo exterior.

Por que é importante ter um plano de comunicação corporativa?

Os planos de comunicação corporativa levam ao compartilhamento de mensagens mais claras e melhores com seu público-alvo.

Quer esse público inclua seus próprios funcionários ou clientes em potencial, você quer ser ouvido no lugar certo e na hora certa. A criação de uma estrutura para alcançar isso é essencial.

Às vezes, você pode se deparar com uma bola curva, e um plano de comunicação ajudará sua empresa a se preparar para quaisquer mudanças ou crises inesperadas que surjam em seu caminho.

Surpreendentemente, uma pesquisa de comunicação do JOTW mostrou que 59% dos comunicadores dizem ter uma estratégia de comunicação elaborada, mas apenas 45% admitem ter um plano de comunicação de crise documentado.

Ter um plano em prática também permitirá uma recuperação mais rápida de quaisquer problemas de relações públicas. Por exemplo, responder a um feedback negativo e ser aberto sobre erros pode criar confiança em sua marca e colocá-lo de volta no caminho certo aos olhos de clientes e clientes em potencial.

Comunicar-se de forma eficaz e transparente mostra que sua marca valoriza o engajamento adotando uma abordagem proativa para ser incluída em conversas sobre sua marca ou setor.

Um plano de comunicação corporativa para comunicações internas também ajudará a definir e construir uma cultura de empresa transparente. Isso pode melhorar o envolvimento dos funcionários, mantendo os membros da equipe incluídos nas conversas sobre para onde a empresa está indo e o que ela valoriza.

Se houver mudanças repentinas em uma equipe, você será mais capaz de comunicar as mudanças de uma forma que faça com que os funcionários se sintam confortáveis ​​e cuidados se você tiver um plano de como compartilhar essas informações primeiro para aqueles imediatamente afetados e depois em todo o companhia.

O que um plano de comunicação corporativa deve incluir?

É preciso tempo e consideração para desenvolver um plano de comunicação corporativa eficaz. Você desejará incluir detalhes para os objetivos, abordagem e medidas de rastreamento para as metas de suas mensagens.

Em termos simples, você desejará incluir quem, o quê, quando, onde, por que e como.

Aqui estão os elementos que seu plano de comunicação corporativa precisa:

• Público-alvo – estes são os grupos de partes interessadas que receberão as mensagens. Eles podem ser funcionários, clientes, membros da mídia, investidores, equipes de liderança e gerentes. Idade, localização, nível de trabalho, interesses e estilo de vida são úteis para conhecer os destinatários de suas mensagens.

• Objetivos – a maioria das comunicações é criada com um apelo à ação ou um resultado desejado em mente – esses são seus objetivos ou metas finais. Eles devem estar vinculados às suas metas organizacionais gerais para gerar resultados de negócios.

• Conteúdo da mensagem – o que você quer dizer e o que você está tentando ajudar seus leitores a entender. Tom e personalidade são importantes para formular em sua mensagem para chamar a atenção do seu leitor.

• Estratégia de distribuição – os canais e locais em que suas comunicações serão entregues são um aspecto importante do plano de comunicação. Canais de mídia pagos, ganhos, de propriedade e compartilhados têm diferentes benefícios para alcançar o público.

• Frequência – com que frequência você compartilhará ou atualizará conteúdo para atingir seu público-alvo. Isso dependerá do orçamento e dos recursos da sua equipe, bem como da compreensão do seu público-alvo e da atenção ao cansaço.

• Medidas de avaliação – como você saberá se suas comunicações foram bem-sucedidas. Eles devem estar altamente ligados aos seus objetivos e metas para que você possa acompanhar o progresso e entender as áreas de melhoria.  

Como criar um plano de comunicação corporativa

Você pode seguir estas etapas para criar um plano de comunicação corporativa completo e que leve em consideração as muitas facetas que fazem parte de uma estratégia de comunicação bem-sucedida.

1. Estabeleça metas

Escolha de 3 a 5 metas mensuráveis ​​para o seu plano de comunicação. Eles podem estar conectados ao reconhecimento da marca, como aumentar o tráfego do site ou gerar um certo número de novos leads.

Ou eles podem estar relacionados ao envolvimento dos funcionários, como aumentar a pontuação de satisfação do funcionário em sua próxima pesquisa ou aumentar o número de compartilhamentos de conteúdo de marca.

2. Defina um processo claro

Conhecer as etapas envolvidas para lançar uma campanha de comunicação e ter equipes envolvidas no processo garantirá que seu plano seja escalável.

Documente as etapas envolvidas desde a criação do conteúdo até a distribuição até a coleta de feedback e compartilhe-as com as equipes incluídas na ação.

Você também deve definir funções claras para quem estará envolvido na criação das comunicações e quais partes interessadas precisam estar envolvidas na aprovação de mensagens e conformidade.

3. Identificar e segmentar alvos

Reserve um tempo para pensar em quem será seu público-alvo e como eles podem ser diferentes. Conhecer seu público pode ajudá-lo a adaptar seu conteúdo e tom para atrair o público.

Use a análise do cliente e a escuta social para determinar os canais sociais preferidos do seu público e as melhores formas de conteúdo para incentivar a visibilidade do seu conteúdo.

A maneira como sua empresa compartilha informações com os funcionários provavelmente será diferente de como ela se apresenta ao conselho ou aos investidores, por isso é importante segmentar seu público.

4. Desenvolva mensagens-chave

Crie a cópia e os materiais criativos necessários para comunicar efetivamente sua mensagem. Pense no que você está tentando articular e como isso pode ser transmitido da maneira mais clara e compreensível para seu público-alvo.

O tipo de conteúdo também deve ser considerado – a mensagem deve ser compartilhada em uma reunião, e-mail ou vídeo? Como o público pode reagir e fazer perguntas sobre o anúncio? Todas essas são questões a serem consideradas ao criar o conteúdo para comunicações internas e externas.

5. Escolha uma estratégia de canal

Você precisará determinar os canais e a frequência de suas comunicações para atingir suas metas.

Por exemplo, se sua estratégia de comunicação for para comunicações internas, você avaliará se um e-mail ou reunião é a melhor maneira de compartilhar as notícias.

As equipes preferem atualizações semanais mais curtas ou obter mais informações no final do mês? Obtenha feedback de seu público para determinar o que faz mais sentido para sua cadência de comunicação.

6. Meça os objetivos e o progresso

Antes de começar a implementar seu plano, pense em como você pode medir o sucesso de suas comunicações com métricas como alcance, taxas de abertura e engajamento.

Dessa forma, você estará preparado para melhorar continuamente sua estratégia de conteúdo e mensagens.

Colete feedback de funcionários ou clientes sobre como melhorar suas mensagens e faça essas mudanças para que você não corra o risco de desligar ou desengajar seu público.

Quais são os Principais Canais de Comunicação Corporativa?

As empresas têm muitas plataformas de software e ferramentas para escolher que podem ajudar a simplificar as comunicações. Você vai querer usar uma combinação de canais de comunicação para atingir objetivos diferentes.

Para comunicações externas, redes sociais, publicações de mídia e videoconferência são algumas das maneiras mais eficazes de alcançar clientes em potencial e aumentar o reconhecimento da marca.

Todo o conteúdo que você publica em seu site reflete os valores e objetivos de sua marca e pode ser uma maneira poderosa de fazer conexões, fornecendo recursos valiosos para potenciais compradores.

Para comunicação interna de projetos, os aplicativos de e-mail e mensagens são as maneiras mais fáceis de as pessoas colaborarem em uma organização. Eles facilitam o compartilhamento de arquivos e recursos, recebem informações de colegas e acompanham as atualizações de status do projeto.

Blogs internos, boletins informativos da empresa e intranets são alguns exemplos de métodos que as empresas têm usado para manter os funcionários informados e conectados.

Para construir a cultura da empresa e o envolvimento dos funcionários, as plataformas de redes sociais corporativas internas fornecem uma maneira mais flexível e fácil de usar para compartilhar o conteúdo da empresa.

Defesa dos funcionários para comunicações corporativas

Plataformas de defesa de funcionários, como a EveryoneSocial, facilitam a vinculação a redes sociais externas, preenchendo a lacuna entre as conversas internas da empresa e compartilhando-as externamente para fortalecer o engajamento da marca.

Os press releases são ferramentas importantes para compartilhar anúncios e lançar novos produtos. E esses esforços podem ser ampliados quando você tem funcionários que desejam compartilhar esse conteúdo em suas próprias redes também.

Além de distribuir mensagens de comunicação externamente, o EveryoneSocial possui recursos exclusivos que mantêm seus funcionários engajados, conectados e informados, não importa onde estejam trabalhando.

Por exemplo, alguns recursos para comunicações incluem:

• Boletins internos
• Notificações via push
• Aplicativos móveis
• Mensagens em tempo real
• Siga os funcionários da empresa
• Marcar funcionários em informações importantes
• Conteúdo somente leitura

Quer saber mais sobre como o Everyone Social pode ser usado para melhorar seu plano de comunicação corporativa? Agende sua demonstração conosco e compartilharemos como alguns de nossos clientes corporativos estão se comunicando melhor, habilitando sua força de trabalho com o EveryoneSocial!