5 principi Kaizen che sono alla base della metodologia

Tutti vogliamo migliorare, o dovremmo. L'autocompiacimento potrebbe sentirsi bene in quel momento, ma quel momento passa rapidamente. Non essere lasciato indietro. La domanda è: come si può migliorare? Le risposte sono tante, dall'idoneità educativa e fisica alla spiritualità. Ma esiste una teoria unificante del miglioramento e, in tal caso, può essere sostenuta?

Hai sentito parlare di Kaizen? È una parola giapponese che letteralmente significa miglioramento. Sembra un buon punto di partenza per la nostra ricerca verso il miglioramento.

Metodologia Kaizen

Kaizen significa miglioramento, ma più di questo significa miglioramento continuo. Il miglioramento che non va oltre ciò che può fare attualmente è statico.

Kaizen, più precisamente, significa cambiamento in meglio (kai è cambiamento e zen è in meglio). In termini di business, kaizen significa che tutte le attività devono essere in continuo miglioramento. Ciò significa tutto nell'organizzazione, dai dipendenti al CEO. Ma non si tratta solo di applicare al personale, sono inclusi anche i processi.

L'idea è stata codificata da Masaaki Imai, teorico organizzativo e consulente di gestione, oltre 30 anni fa con la pubblicazione di questo libro, Kaizen: la chiave del successo competitivo del Giappone. Da allora, le implicazioni sono andate oltre l'industria e i principi kaizen sono stati utilizzati per aiutare nell'assistenza sanitaria, nella psicoterapia, nel governo, nel settore bancario e persino nel life coaching.

La metodologia Kaizen lavora al miglioramento continuo attraverso l'eliminazione degli sprechi. È in circolazione in Giappone dal secondo dopoguerra, sebbene influenzato dalle idee di gestione della qualità degli Stati Uniti. Fa parte di The Toyota Way, che è un insieme di principi che supportano l'approccio gestionale dell'azienda alla produzione.

Principi Kaizen

I cinque principi del kaizen sono fondamentali per qualsiasi applicazione del kaizen.

1. Conosci il tuo cliente: la conoscenza di chi stai vendendo un prodotto o servizio è il modo in cui si crea valore. È fondamentale che le aziende identifichino gli interessi dei propri clienti per migliorare la loro esperienza.
2. Let It Flow: si applica all'obiettivo di raggiungere zero sprechi. Potrebbe essere un obiettivo impossibile, ma per te è kaizen: se riuscissi a raggiungere quell'obiettivo il miglioramento si fermerebbe. Pertanto, tutti nell'organizzazione stanno lavorando per rimuovere tutti gli sprechi dal loro angolo dell'attività, creando anche valore nel processo.
3. Vai a Gemba: la traduzione letterale di gemba è "il posto reale". In questo contesto, si tratta di leadership e di sapere cosa sta succedendo a ogni livello dell'organizzazione. Puoi pensare che segua l'azione, poiché il valore viene creato dove qualcosa sta effettivamente accadendo. È lì che vuoi essere.
4. Empower People: questo è diretto ai team e li ha organizzati in modo tale da supportare i principi kaizen. Pertanto, la leadership deve fissare obiettivi per i propri team che non siano contraddittori. Dovrebbero offrire un sistema e strumenti per aiutare i team a raggiungere questi obiettivi.
5. Sii trasparente: i dati sono il fattore determinante più forte. È la metrica che misura il successo. Pertanto, le prestazioni e i miglioramenti devono essere monitorati con dati reali

Kaizen in azione

I principi sono le luci guida, il piano d'azione è dove kaizen colpisce la strada correndo. Si tratta di organizzare, in modo che il focus sia sempre sul miglioramento e il suo obiettivo sia ogni parte dell'organizzazione. Ognuno è parte del processo. Un'applicazione coerente del piano d'azione kaizen porta a continui miglioramenti.

Per prima cosa, prendi ogni angolo della tua organizzazione e guarda i modi in cui possono essere migliorati. Ciò comporterà la collaborazione del team e il coinvolgimento totale di tutti. Gli individui hanno bisogno di autonomia per agire sui miglioramenti stessi, il che costruisce una cultura di coinvolgimento. Questo viene fatto con un flusso continuo di suggerimenti e poi implementandoli per migliorare l'organizzazione.

Ogni evento è caratterizzato dall'acronimo PDCA, che sta per plan, do, check, act. Inizia fissando obiettivi, con documentazione e background. Quindi rivedi qual è lo stato attuale di quella parte dell'attività e pianifica di migliorarla. Identifica quali miglioramenti verranno implementati e prova a correggere ciò che non funziona. Segnala i risultati, segui e ripeti.

L'idea di apportare sempre piccoli miglioramenti non è dissimile dalla produzione snella, soprattutto con l'accento sull'eliminazione degli sprechi. Kaizen, come un approccio snello o agile, funziona con le iterazioni. Mantiene le aziende flessibili.

Come Kaizen e ProjectManager.com lavorano insieme

Le idee sono grandiose e le metodologie sono fondamentali per implementarle. Ma i migliori piani di topi e uomini spesso vanno fuori strada se non hanno uno strumento di gestione dei progetti per tenere traccia dei loro progressi. ProjectManager.com è un software dinamico e agile che incassa l'assegno che kaizen scrive.

ProjectManager.com dispone di schede Kanban per tenere traccia dei progressi

Ciò che ProjectManager.com fornisce è un modo per monitorare tale miglioramento. Kanban è un'altra opera giapponese, che si traduce in cartello o cartellone pubblicitario. È anche cresciuto dal modo di produzione Toyota, offrendo un flusso di lavoro visivo che aumenta l'efficienza assicurandosi che le forniture di cui hai bisogno ora siano sempre a portata di mano, ma non di più che devono essere immagazzinate.

È un elegante sistema di colonne e carte. Ogni colonna può avere un'intestazione da fare, da fare e da fare. Sotto ciascuna di queste intestazioni di colonna ci sono le schede che acquisiscono la singola attività. Queste carte vengono quindi spostate da una colonna all'altra man mano che vengono identificate, elaborate e completate.

Queste schede sono un ottimo modo per monitorare l'avanzamento dei miglioramenti. Con ProjectManager.com, le bacheche kanban sono ancora più utili, in quanto possono essere assegnate a membri del team specifici oa un intero gruppo. Quindi, poiché il software è online, man mano che i team aggiornano il proprio stato, le informazioni vengono immediatamente riflesse nel software.

Il dashboard in tempo reale di ProjectManager.com tiene traccia dei progressi

Kaizen incoraggia la collaborazione e ProjectManager.com supporta il lavoro di squadra fornendo ai team una piattaforma per comunicare a livello di attività. Documenti e immagini possono essere allegati alla scheda nella vista scheda del nostro software, in modo che questi file importanti siano facilmente accessibili. C'è una finestra di conversazione per dialogare con altri membri del team. Quando viene aggiunto un commento, tutti coloro a cui è stata assegnata l'attività vengono avvisati. È particolarmente utile se i tuoi team sono distribuiti in siti diversi.

Ma i team non sono gli unici a beneficiare di ProjectManager.com. Proprio come kaizen coinvolge l'intera organizzazione nell'apportare miglioramenti continui, ProjectManager.com offre anche ai manager gli strumenti necessari per assegnare facilmente e monitorare l'avanzamento dei miglioramenti man mano che vengono implementati.

Sebbene i project manager possano visualizzare lo stato di avanzamento dell'implementazione del kaizen sulla scheda kanban, probabilmente vorranno informazioni più dettagliate. ProjectManager.com dispone di una dashboard in tempo reale che raccoglie tutti i dati immessi dai membri del team e quindi elabora quei numeri in una serie di metriche di progetto che vengono visualizzate tutte in un unico posto.

La dashboard in tempo reale contiene grafici e grafici colorati e di facile lettura che tengono traccia dei progressi, del carico di lavoro, delle sequenze temporali e altro ancora. Questi possono essere condivisi o stampati per la presentazione. Ma in ProjectManager.com, i grafici e i grafici possono essere filtrati per mostrare solo la quantità di dati di cui hai bisogno. Ciò significa che quando un project manager sta discutendo degli elementi con il team, può approfondire i dati, ma se le parti interessate hanno bisogno di una panoramica più generale, può essere visualizzata con un clic.

Kaizen e ProjectManager.com sono una combinazione creata nel paradiso del project management. Ma ProjectManager.com può fare molto di più che aiutarti a implementare il cambiamento. Il nostro software di gestione dei progetti basato su cloud può pianificare, monitorare e creare report su qualsiasi tipo di progetto. I diagrammi di Gantt online rendono la pianificazione collaborativa e i team adorano i nostri elenchi di attività e schede attività facili da usare. Scopri in che modo ProjectManager.com può migliorare la gestione dei tuoi progetti oggi utilizzando questa prova gratuita di 30 giorni.