Premortem sui progetti: come farlo e perché

Potresti aver sentito parlare di un'autopsia. È un incontro dopo la conclusione del progetto, durante il quale i successi e gli insuccessi vengono discussi con il team di progetto. È un ottimo modo per imparare dai tuoi errori e ripetere quelle azioni che hanno funzionato come previsto.

Il problema con un'autopsia è che è dopo il fatto. Sì, è molto utile per impostare il tuo prossimo progetto per rimanere in pista. Ma se ne avessi uno prima di iniziare un nuovo progetto?

I project manager conoscono i rischi inerenti a qualsiasi progetto. Passano il tempo a considerare cosa potrebbe andare storto e a definire un piano per rispondere a tali rischi. La gestione del rischio è importante, ovviamente, ma c'è un processo ancora più rigoroso che può essere fatto per assicurarsi che il progetto rimanga nei tempi previsti, entro il budget e offra qualità. Questo processo è chiamato pre-mortem.

Che cos'è un pre-mortem?

Un pre-mortem è quando una squadra immagina che il loro progetto sia fallito. Questo prima ancora che sia iniziato. Sembra negativo, ma è solo una strategia che consente al team di progetto di lavorare a ritroso da quel punto di errore per determinare cosa potrebbe aver causato il fallimento.

Le discussioni che esplorano i potenziali fallimenti sono mantenute positive, con l'obiettivo esclusivamente di identificare i problemi che hanno causato il deragliamento del progetto. Il project manager analizza quindi i vari scenari e la loro probabilità e intraprende azioni preventive per evitare che tali eventi si verifichino durante il ciclo di vita del progetto.

Nota la differenza tra un pre-mortem e una tipica valutazione o critica del rischio. In quest'ultimo, c'è il presupposto che questo o quello potrebbe andare storto. Tuttavia, con un pre-mortem, il team sta operando partendo dal presupposto che sia successo qualcosa. Non è affrontato come un'astrazione.

Vantaggi e rischi

Se questo suona come fantascienza, c'è la ricerca per sostenerlo. Un articolo di Harvard Business Review ha rilevato uno studio del 1989 condotto da Deborah J. Mitchell, della Wharton School, Jay Russo, di Cornell e Nancy Pennington, dell'Università del Colorado, che ha scoperto che quando un'immagine è già accaduta, aumenta le possibilità di trovare correttamente le ragioni per i risultati futuri del 30 per cento. Questo è ciò che fa un pre-mortem.

C'è il pericolo, ovviamente, che il pre-mortem identifichi minacce o debolezze che non sono reali. Quindi le misure preventive derivanti da questa falsità possono creare un cuneo nella corretta esecuzione del progetto.

Ma i vantaggi di un pre-mortem fatto correttamente sono grandiosi. Offre una prospettiva spesso mancante in un'analisi del rischio pre-lancio, in quanto non è progettata solo per identificare potenziali problemi prima che si verifichino. Fa anche perdere un po' del loro atteggiamento pericoloso a coloro che sono troppo investiti nel progetto. E, come notato in precedenza, dà voce a tutti e rispetta il loro contributo. Tutti possono imparare gli uni dagli altri e sono sensibili a cogliere i problemi prima che si trasformino in problemi.

Come fare un premortem su un progetto

Quindi, come si raccolgono i benefici di un pre-mortem senza subire i pericoli? Inizia guardandolo come faresti con un esercizio di team building. In un certo senso, rafforzerà i legami della tua squadra mentre esplorano il progetto in arrivo come se fosse finito e fallito. Pertanto, l'attività non è solo pratica in termini di migliore pianificazione, ma consolida anche il tuo team, rendendolo più produttivo.

• Preparazione: prima di iniziare, assicurati che l'intero team sia stato informato sul piano del progetto. Quindi un leader assegnato dice al team che il progetto è fallito. Questo leader non è necessariamente il project manager, anche se potrebbe esserlo. Tuttavia, si consiglia di aggiungere il project manager al team per la sua prospettiva unica.
• Perché il progetto è fallito? Concedi al team un'ora o più per sedersi in gruppo e fare un brainstorming su ogni possibilità sul motivo per cui il progetto è fallito o, se preferisci, fallo individualmente. Di' loro di essere il più fantasiosi possibile. Invitali a scriverlo. Qualsiasi idea vale la pena raccogliere, anche se c'è il timore che sia scortese. Nessuno sarà punito per il suo ragionamento se è serio. Questo non è il momento di sentirsi minacciati o trattenersi.
• Condividi il tuo motivo: il leader chiede a ciascun gruppo o individuo di condividere solo uno dei motivi del fallimento del progetto. La persona successiva legge la sua ragione, ma deve essere una diversa da quelle che l'hanno preceduta. Questi motivi sono elencati in un documento o foglio di calcolo.
• Revisione e revisione: il project manager prende questo elenco ed esamina tutti i vari motivi del fallimento del progetto e utilizza queste informazioni per rafforzare il piano di progetto esistente.

Migliori pratiche pre-mortem

Ci sono altre cose che possono migliorare questi quattro passaggi fondamentali di un pre-mortem ben fatto. Per uno, non generalizzare. Sii sempre il più specifico possibile quando esponi le ragioni del fallimento del progetto. Ma non utilizzare questo esercizio come un forum per sfogarsi o regolare i conti. Tutti i punti devono essere pratici e perseguibili.

Inoltre, i project manager possono assegnare i proprietari a ciascuno dei motivi prioritari e quei membri del team guideranno il compito di trovare soluzioni. Queste risposte dovrebbero considerare i rischi, le opportunità e i piani esistenti e il modo in cui avranno un impatto su di essi.

Pre-mortem vs post-mortem

È importante notare che un pre-mortem e un post-mortem non si escludono a vicenda. Sono due facce della stessa medaglia ed entrambe hanno uno scopo prezioso nel condurre un progetto vincente.

Un'autopsia per la gestione del progetto è un modo per analizzare il progetto finito e vedere cosa è andato storto, quindi è possibile adottare misure nel progetto successivo per evitare gli stessi risultati. La differenza, ovviamente, è che il premortem è un fallimento teorico prima dell'inizio del progetto e un post mortem è dopo la chiusura del progetto.

A differenza della medicina, un'autopsia non significa necessariamente che il progetto sia fallito. Potrebbe averlo fatto, ma un'autopsia può anche seguire una conclusione positiva del progetto. Questo perché ogni progetto ha la sua parte di svolte sbagliate e disavventure, che un'autopsia esamina per capire come non fare gli stessi errori due volte.

Insieme, un pre-mortem e un post-mortem sono strumenti utili per comprendere le correnti sottostanti in un progetto e come lo portano in un modo o nell'altro. Maggiore è la conoscenza che hai di ciò che fa funzionare il tuo progetto, più è probabile che tu possa eseguirlo come un orologio.

ProjectManager può implementare lezioni pre-mortem

Quando si ha a che fare con così tante informazioni, è sempre utile disporre di uno strumento per organizzare i dati. ProjectManager può creare un progetto in cui i risultati del pre-mortem vengono raccolti in un diagramma di Gantt online che può essere condiviso con i membri del team.

Diagrammi di Gantt per la pianificazione

Il diagramma di Gantt online di ProjectManager è utile anche in quanto i project manager possono assegnare attività a membri del team specifici, che possono quindi comunicare a livello di attività, nonché allegare file e immagini rilevanti. Man mano che i piani cambiano, quel processo può essere tracciato e monitorato.

Elenchi di attività per la produttività

Un altro strumento di gestione delle attività che ProjectManager dispone è un elenco di attività che migliora la produttività e consente ai membri del team di rimanere in pista. Può essere visualizzato come un elenco di attività personali o nell'intero progetto. Questi elenchi di attività possono anche filtrare per data, proprietario, progetto e altro.

Schede Kanban per l'esecuzione e la collaborazione

Le attività possono anche essere visualizzate su ProjectManager come bacheche kanban, che forniscono una visualizzazione del flusso di lavoro. Le schede sono suddivise in colonne, che di solito definiscono cosa deve essere fatto, cosa viene fatto e cosa viene fatto. Sotto ciascuna di queste colonne ci sono le carte, che sono compiti individuali. La scheda può anche raccogliere i modi in cui il team di progetto è venuto a risolvere il fallimento del progetto nel pre-mortem.

Ogni scheda ha una sequenza temporale per annotare i progressi e può essere contrassegnata per progetto, tipo, priorità, data di scadenza, ecc. C'è spazio per una descrizione, oltre a un luogo per caricare documenti, fogli di calcolo o immagini. Le carte possono anche essere assegnate a uno o più membri del team, con una finestra di dialogo per catturare eventuali domande o conversazioni in corso dal team.

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