5 princípios Kaizen que sustentam a metodologia

Todos nós queremos melhorar, ou deveríamos. A complacência pode parecer boa no momento, mas esse momento passa rapidamente. Não fique para trás. A questão é como se pode melhorar? Há muitas respostas, desde educação e aptidão física até espiritualidade. Mas existe uma teoria unificadora de melhoria e, em caso afirmativo, ela pode ser sustentada?

Você já ouviu falar em kaizen? É uma palavra japonesa que significa literalmente melhoria. Parece um bom lugar para começar nossa busca pela melhoria.

Metodologia Kaizen

Kaizen significa melhoria, mas mais do que isso, significa melhoria contínua. A melhoria que não está indo além do que pode fazer atualmente é estática.

Kaizen, mais precisamente, significa mudança para melhor (kai é mudança e zen é para melhor). Em termos de negócios, kaizen significa que todas as atividades devem melhorar continuamente. Isso significa tudo na organização, dos funcionários ao CEO. Mas não se aplica apenas ao pessoal, os processos também estão incluídos.

A ideia foi codificada por Masaaki Imai, um teórico organizacional e consultor de gestão, há mais de 30 anos com a publicação deste livro, Kaizen: a chave para o sucesso competitivo do Japão. Desde então, as implicações foram além da indústria e os princípios kaizen têm sido usados ​​para ajudar na saúde, psicoterapia, governo, bancos e até coaching de vida.

A metodologia kaizen trabalha em melhorias constantes através da eliminação de desperdícios. Ela existe no Japão desde a Segunda Guerra Mundial, embora influenciada por ideias de gestão de qualidade dos Estados Unidos. Faz parte do The Toyota Way, que é um conjunto de princípios que apoiam a abordagem de gestão da empresa para a produção.

Princípios Kaizen

Os cinco princípios do kaizen são fundamentais para qualquer aplicação do kaizen.

1. Conheça seu cliente: O conhecimento de quem você está vendendo um produto ou serviço é como se cria valor. É fundamental que as empresas identifiquem os interesses de seus clientes para aprimorar sua experiência.
2. Deixe fluir: Isso se aplica à meta de atingir o desperdício zero. Pode ser uma meta impossível, mas isso é kaizen para você: se você pudesse alcançar esse objetivo, a melhoria pararia. Portanto, todos na organização estão trabalhando para remover qualquer desperdício de sua área de negócios ao mesmo tempo em que criam valor no processo.
3. Vá para Gemba: A tradução literal para gemba é “o lugar real”. Nesse contexto, trata-se de liderança e saber o que está acontecendo em todos os níveis da organização. Você pode pensar nisso como seguindo a ação, pois o valor é criado onde algo está realmente acontecendo. É onde você quer estar.
4. Empower People: Este é direcionado para equipes e organizá-las de tal forma que apoie os princípios kaizen. Portanto, a liderança deve estabelecer metas para suas equipes que não sejam contraditórias. Eles devem oferecer um sistema e ferramentas para ajudar as equipes a atingir esses objetivos.
5. Seja transparente: os dados são o fator determinante mais forte. É a métrica que mede o sucesso. Portanto, o desempenho e as melhorias devem ser rastreados com dados reais

Kaizen em ação

Os princípios são as luzes orientadoras, o plano de ação é onde o kaizen pega a estrada correndo. É tudo uma questão de organização, para que o foco esteja sempre na melhoria e seu alvo sejam todas as partes da organização. Todos fazem parte do processo. Uma aplicação consistente do plano de ação kaizen leva a melhorias contínuas.

Primeiro, pegue cada canto da sua organização e veja como eles podem ser melhorados. Isso envolverá a colaboração da equipe e o envolvimento total de todos. Os indivíduos precisam de autonomia para agir sobre melhorias, o que constrói uma cultura de engajamento. Isso é feito com um fluxo contínuo de sugestões e, em seguida, implementando-as para melhorar a organização.

Cada evento é delineado pela sigla PDCA, que significa plan, do, check, act. Comece definindo metas, com documentações e antecedentes. Em seguida, revise o estado atual dessa parte do negócio e planeje melhorá-lo. Identifique quais melhorias serão implementadas e tente corrigir o que não está funcionando. Relate os resultados, acompanhe e repita.

A ideia de sempre fazer pequenas melhorias não é diferente da manufatura enxuta, especialmente com a ênfase na eliminação de desperdícios. Kaizen, como uma abordagem enxuta ou ágil, funciona com iterações. Mantém as empresas flexíveis.

Como Kaizen e ProjectManager.com trabalham juntos

As ideias são ótimas e as metodologias são fundamentais para implementar essas ideias. Mas os melhores planos de ratos e homens geralmente se perdem se eles não tiverem uma ferramenta de gerenciamento de projetos para acompanhar seu progresso. ProjectManager.com é um software dinâmico e ágil que desconta o cheque que o kaizen escreve.

ProjectManager.com tem quadros Kanban para acompanhar o progresso

O que ProjectManager.com oferece é uma maneira de monitorar essa melhoria. Kanban é outra obra japonesa, que se traduz como tabuleta ou outdoor. Ele também cresceu a partir do Toyota Way de fabricação, oferecendo um fluxo de trabalho visual que aumenta a eficiência, garantindo que os suprimentos de que você precisa agora estejam sempre à mão, mas não mais que precisam ser armazenados.

É um sistema elegante de colunas e cartões. Cada coluna pode ter um título para fazer, fazer e feito. Sob cada um desses títulos de coluna há cartões, que capturam a tarefa individual. Esses cartões são então movidos de coluna para coluna à medida que são identificados, trabalhados e concluídos.

Esses quadros são uma ótima maneira de acompanhar o progresso das melhorias. Com ProjectManager.com, os quadros kanban são ainda mais úteis, pois podem ser atribuídos a membros específicos da equipe ou a um grupo inteiro. Então, como o software está online, conforme as equipes atualizam seu status, essas informações são refletidas instantaneamente em todo o software.

O painel em tempo real do ProjectManager.com acompanha o progresso

Kaizen incentiva a colaboração e ProjectManager.com apoia o trabalho em equipe, dando às equipes uma plataforma para se comunicar no nível da tarefa. Documentos e imagens podem ser anexados ao cartão na visualização de placa do nosso software, para que esses arquivos importantes sejam de fácil acesso. Há uma caixa de conversa para dialogar com outros membros da equipe. Quando um comentário é adicionado, todos aqueles atribuídos à tarefa são notificados. É especialmente útil se suas equipes estiverem distribuídas em sites diferentes.

Mas as equipes não são as únicas que se beneficiam do ProjectManager.com. Assim como o kaizen envolve toda a organização na realização de melhorias contínuas, o ProjectManager.com também oferece aos gerentes as ferramentas necessárias para atribuir facilmente e monitorar o progresso das melhorias à medida que são implementadas.

Embora os gerentes de projeto possam visualizar o progresso da implementação do kaizen no quadro kanban, eles provavelmente desejarão informações mais detalhadas. ProjectManager.com tem um painel em tempo real que coleta todos os dados de entrada dos membros da equipe e, em seguida, processa esses números em uma série de métricas do projeto que são exibidas em um só lugar.

O painel em tempo real tem gráficos coloridos e fáceis de ler que acompanham o progresso, carga de trabalho, cronogramas e muito mais. Estes podem ser compartilhados ou impressos para apresentação. Mas no ProjectManager.com, os gráficos e tabelas podem ser filtrados para mostrar apenas a quantidade de dados que você precisa. Isso significa que quando um gerente de projeto está discutindo itens com a equipe, eles podem se aprofundar nos dados, mas se as partes interessadas precisarem de uma visão geral mais geral, isso pode ser exibido em um clique.

Kaizen e ProjectManager.com são uma combinação feita no paraíso do gerenciamento de projetos. Mas o ProjectManager.com pode fazer muito mais do que ajudá-lo a implementar mudanças. Nosso software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem pode planejar, monitorar e relatar qualquer tipo de projeto. Os gráficos de Gantt online tornam o agendamento colaborativo e as equipes adoram nossas listas de tarefas e planilhas de horas fáceis de usar. Veja como ProjectManager.com pode melhorar seu gerenciamento de projetos hoje, fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias.