5 Prinsip Kaizen yang Mendasari Metodologi

Kita semua ingin meningkatkan, atau kita harus. Rasa puas diri mungkin terasa menyenangkan pada saat itu, tetapi momen itu dengan cepat berlalu. Jangan tertinggal. Pertanyaannya adalah bagaimana seseorang dapat meningkatkan? Ada banyak jawaban, mulai dari pendidikan dan kebugaran jasmani hingga spiritualitas. Tapi apakah ada teori pemersatu perbaikan, dan jika demikian, dapatkah itu dipertahankan?

Pernahkah Anda mendengar tentang kaizen? Ini adalah kata dalam bahasa Jepang yang secara harfiah berarti perbaikan. Itu terasa seperti tempat yang baik untuk memulai pencarian kami menuju peningkatan.

Metodologi Kaizen

Kaizen berarti perbaikan, tetapi lebih dari itu, itu berarti perbaikan terus-menerus. Peningkatan yang tidak mencapai melampaui apa yang dapat dilakukan saat ini bersifat statis.

Kaizen, lebih tepatnya, berarti perubahan menjadi lebih baik (kai is change dan zen is for the better). Dari segi bisnis, kaizen berarti semua kegiatan harus terus ditingkatkan. Itu berarti segala sesuatu dalam organisasi, dari karyawan hingga CEO. Tapi itu tidak hanya berlaku untuk personel, proses juga disertakan.

Idenya dikodifikasikan oleh Masaaki Imai, seorang ahli teori organisasi dan konsultan manajemen, lebih dari 30 tahun yang lalu dengan penerbitan buku ini, Kaizen: Kunci Sukses Kompetitif Jepang. Sejak itu, implikasinya telah melampaui industri dan prinsip-prinsip kaizen telah digunakan untuk membantu dalam perawatan kesehatan, psikoterapi, pemerintahan, perbankan, dan bahkan pembinaan kehidupan.

Metodologi kaizen bekerja pada perbaikan konstan melalui penghapusan pemborosan. Sudah ada di Jepang sejak setelah Perang Dunia II, meskipun dipengaruhi oleh ide-ide manajemen kualitas dari Amerika Serikat. Itu bagian dari The Toyota Way, yang merupakan seperangkat prinsip yang mendukung pendekatan manajemen perusahaan terhadap produksi.

Prinsip Kaizen

Lima prinsip kaizen adalah dasar untuk setiap penerapan kaizen.

1. Kenali Pelanggan Anda: Pengetahuan tentang kepada siapa Anda menjual produk atau layanan adalah bagaimana seseorang menciptakan nilai. Adalah kunci bahwa perusahaan mengidentifikasi minat pelanggan mereka untuk meningkatkan pengalaman mereka.
2. Let It Flow: Hal ini berlaku untuk target pencapaian zero waste. Ini mungkin tujuan yang mustahil, tapi itu kaizen untuk Anda: jika Anda bisa mencapai tujuan itu, perbaikan akan berhenti. Oleh karena itu, setiap orang dalam organisasi bekerja untuk menghilangkan pemborosan dari sudut bisnis mereka sambil juga dalam proses menciptakan nilai.
3. Pergi ke Gemba: Terjemahan literal untuk gemba adalah “tempat yang sebenarnya.” Dalam konteks ini, ini tentang kepemimpinan dan mengetahui apa yang terjadi di setiap tingkat organisasi. Anda dapat menganggapnya sebagai mengikuti tindakan, karena nilai diciptakan di mana sesuatu benar-benar terjadi. Di situlah Anda ingin berada.
4. Memberdayakan Orang: Yang ini diarahkan ke tim dan mengaturnya sedemikian rupa sehingga mendukung prinsip kaizen. Oleh karena itu, kepemimpinan harus menetapkan tujuan untuk timnya yang tidak bertentangan. Mereka harus menawarkan sistem dan alat untuk membantu tim mencapai tujuan ini.
5. Jadilah Transparan: Data adalah faktor penentu terkuat. Ini adalah metrik yang mengukur kesuksesan. Oleh karena itu, kinerja dan peningkatan harus dilacak dengan data nyata

Kaizen beraksi

Prinsip-prinsipnya adalah lampu penuntun, rencana aksi adalah tempat kaizen menyentuh jalan. Ini semua tentang pengorganisasian, sehingga fokusnya selalu pada perbaikan dan targetnya adalah setiap bagian dari organisasi. Setiap orang adalah bagian dari proses. Penerapan yang konsisten dari rencana aksi kaizen mengarah pada perbaikan terus-menerus.

Pertama, ambil setiap sudut organisasi Anda dan cari cara untuk memperbaikinya. Ini akan melibatkan kolaborasi tim dan keterlibatan total dari semua orang. Individu membutuhkan otonomi untuk mengambil tindakan pada perbaikan diri mereka sendiri, yang membangun budaya keterlibatan. Ini dilakukan dengan aliran saran yang berkelanjutan dan kemudian menerapkannya untuk meningkatkan organisasi.

Setiap peristiwa diuraikan dengan akronim PDCA, yang merupakan singkatan dari plan, do, check, act. Mulailah dengan menetapkan tujuan, dengan dokumentasi dan latar belakang. Kemudian tinjau keadaan saat ini dengan bagian bisnis itu dan rencanakan untuk memperbaikinya. Identifikasi perbaikan apa yang akan diterapkan dan coba dan perbaiki apa yang tidak berfungsi. Laporkan hasilnya, tindak lanjuti, dan ulangi.

Gagasan untuk selalu melakukan perbaikan kecil tidak berbeda dengan lean manufacturing, terutama dengan penekanan pada penghapusan pemborosan. Kaizen, seperti pendekatan ramping atau gesit, bekerja dengan iterasi. Itu membuat perusahaan fleksibel.

Bagaimana Kaizen dan ProjectManager.com Bekerja Bersama

Ide-ide itu hebat dan metodologi sangat mendasar untuk mengimplementasikan ide-ide itu. Tetapi rencana terbaik tikus dan manusia sering tersesat jika mereka tidak memiliki alat manajemen proyek untuk melacak kemajuan mereka. ProjectManager.com adalah perangkat lunak dinamis dan gesit yang mencairkan cek yang ditulis kaizen.

ProjectManager.com memiliki Papan Kanban untuk Melacak Kemajuan

Apa yang disediakan ProjectManager.com adalah cara untuk memantau peningkatan itu. Kanban adalah karya Jepang lainnya, yang diterjemahkan sebagai papan nama atau papan reklame. Itu juga tumbuh dari manufaktur Toyota Way, menawarkan alur kerja visual yang meningkatkan efisiensi dengan memastikan bahwa persediaan yang Anda butuhkan sekarang selalu tersedia, tetapi tidak lebih yang harus disimpan.

Ini adalah sistem kolom dan kartu yang elegan. Setiap kolom dapat memiliki heading to do, do, dan done. Di bawah masing-masing judul kolom itu ada kartu, yang menangkap tugas individu. Kartu-kartu ini kemudian dipindahkan dari kolom ke kolom saat diidentifikasi, dikerjakan, dan diselesaikan.

Papan ini adalah cara yang bagus untuk melacak kemajuan perbaikan. Dengan ProjectManager.com, papan kanban bahkan lebih berguna, karena dapat ditugaskan ke anggota tim tertentu atau seluruh grup. Kemudian, karena perangkat lunak sedang online, saat tim memperbarui status mereka, informasi tersebut langsung tercermin di seluruh perangkat lunak.

Dasbor ProjectManager.com Real-time Melacak Kemajuan

Kaizen mendorong kolaborasi dan ProjectManager.com mendukung kerja tim dengan memberi tim platform untuk berkomunikasi di tingkat tugas. Dokumen dan gambar dapat dilampirkan ke kartu di tampilan papan perangkat lunak kami, sehingga file penting ini mudah diakses. Ada kotak percakapan untuk berdialog dengan anggota tim lainnya. Saat komentar ditambahkan, semua yang diberi tugas akan diberi tahu. Ini sangat membantu jika tim Anda didistribusikan di situs yang berbeda.

Tetapi tim bukan satu-satunya yang mendapat manfaat dari ProjectManager.com. Sama seperti kaizen yang melibatkan seluruh organisasi dalam melakukan perbaikan terus-menerus, ProjectManager.com juga memberi manajer alat yang mereka butuhkan untuk menetapkan dengan mudah dan memantau kemajuan perbaikan saat diterapkan.

Sementara manajer proyek dapat melihat kemajuan implementasi kaizen di papan kanban, mereka mungkin menginginkan informasi yang lebih rinci. ProjectManager.com memiliki dasbor real-time yang mengumpulkan semua input anggota tim data dan kemudian menyusun angka-angka tersebut menjadi serangkaian metrik proyek yang ditampilkan semuanya di satu tempat.

Dasbor real-time memiliki grafik dan bagan yang penuh warna dan mudah dibaca yang melacak kemajuan, beban kerja, garis waktu, dan lainnya. Ini dapat dibagikan atau dicetak untuk presentasi. Namun di ProjectManager.com, grafik dan bagan dapat difilter untuk menunjukkan jumlah data yang Anda butuhkan saja. Ini berarti ketika seorang manajer proyek mendiskusikan item dengan tim, mereka dapat masuk jauh ke dalam data, tetapi jika pemangku kepentingan memerlukan gambaran umum yang lebih umum, itu dapat ditampilkan dalam satu klik.

Kaizen dan ProjectManager.com adalah pasangan yang dibuat di surga manajemen proyek. Tetapi ProjectManager.com dapat melakukan lebih dari sekadar membantu Anda menerapkan perubahan. Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud kami dapat merencanakan, memantau, dan melaporkan segala jenis proyek. Bagan Gantt online membuat penjadwalan menjadi kolaboratif dan tim menyukai daftar tugas dan lembar waktu kami yang mudah digunakan. Lihat bagaimana ProjectManager.com dapat meningkatkan manajemen proyek Anda hari ini dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.