5 principios Kaizen que sustentan la metodología

Todos queremos mejorar, o deberíamos. La complacencia puede sentirse bien en el momento, pero ese momento pasa rápidamente. No te quedes atrás. La pregunta es ¿cómo se puede mejorar? Hay muchas respuestas, desde educación y aptitud física hasta espiritualidad. Pero, ¿existe una teoría unificadora de la mejora y, de ser así, puede sostenerse?

¿Has oído hablar de Kaizen? Es una palabra japonesa que literalmente significa mejora. Ese se siente como un buen lugar para comenzar nuestra búsqueda hacia la mejora.

Metodología Kaizen

Kaizen significa mejora, pero más que eso, significa mejora continua. La mejora que no va más allá de lo que puede hacer actualmente es estática.

Kaizen, más precisamente, significa cambio para mejor (kai es cambio y zen es para mejor). En términos de negocios, kaizen significa que todas las actividades deben mejorar continuamente. Eso significa todo en la organización, desde los empleados hasta el director general. Pero no solo se aplica al personal, también se incluyen los procesos.

La idea fue codificada por Masaaki Imai, un teórico organizacional y consultor de gestión, hace más de 30 años con la publicación de este libro, Kaizen: la clave del éxito competitivo de Japón. Desde entonces, las implicaciones han ido más allá de la industria y los principios kaizen se han utilizado para ayudar en el cuidado de la salud, la psicoterapia, el gobierno, la banca e incluso el entrenamiento de vida.

La metodología kaizen trabaja en constantes mejoras a través de la eliminación de desperdicios. Ha existido en Japón desde después de la Segunda Guerra Mundial, aunque influenciado por las ideas de gestión de calidad de los Estados Unidos. Es parte de The Toyota Way, que es un conjunto de principios que respaldan el enfoque de gestión de producción de la empresa.

Principios Kaizen

Los cinco principios de kaizen son fundamentales para cualquier aplicación de kaizen.

1. Conozca a su cliente: el conocimiento de a quién le vende un producto o servicio es la forma en que se crea valor. Es clave que las empresas identifiquen los intereses de sus clientes para mejorar su experiencia.
2. Let It Flow: Esto se aplica al objetivo de lograr cero desperdicio. Puede que sea una meta imposible, pero eso es kaizen para ti: si pudieras lograr ese objetivo, la mejora se detendría. Por lo tanto, todos en la organización están trabajando para eliminar cualquier desperdicio de su rincón del negocio mientras también crean valor en el proceso.
3. Ir a Gemba: la traducción literal de gemba es "el lugar real". En este contexto, se trata de liderazgo y saber qué está pasando en cada nivel de la organización. Puede pensar en ello como seguir la acción, ya que se crea valor donde algo realmente está sucediendo. Ahí es donde quieres estar.
4. Empower People: Este está dirigido a equipos y a organizarlos de tal manera que apoye los principios kaizen. Por lo tanto, el liderazgo debe establecer metas para sus equipos que no sean contradictorias. Deben ofrecer un sistema y herramientas para ayudar a los equipos a lograr estos objetivos.
5. Sea transparente: los datos son el factor determinante más fuerte. Es la métrica que mide el éxito. Por lo tanto, el rendimiento y las mejoras deben ser rastreados con datos reales.

Kaizen en acción

Los principios son las luces que guían, el plan de acción es donde kaizen se pone en marcha. Se trata de organizar, de modo que el foco esté siempre en la mejora y su objetivo sean todas las partes de la organización. Todos son parte del proceso. Una aplicación consistente del plan de acción kaizen conduce a mejoras continuas.

Primero, tome cada rincón de su organización y observe las formas en que se pueden mejorar. Esto implicará la colaboración del equipo y la participación total de todos. Las personas necesitan autonomía para tomar medidas sobre las mejoras por sí mismas, lo que genera una cultura de compromiso. Esto se hace con un flujo continuo de sugerencias y luego implementándolas para mejorar la organización.

Cada evento se describe con el acrónimo PDCA, que significa planificar, hacer, verificar, actuar. Comience por establecer objetivos, con documentación y antecedentes. Luego revise cuál es el estado actual con esa parte del negocio y planifique para mejorarlo. Identifique qué mejoras se implementarán e intente corregir lo que no funciona. Reporte los resultados, seguimiento y repetición.

La idea de hacer siempre pequeñas mejoras no es diferente a la manufactura esbelta, especialmente con el énfasis de eliminar el desperdicio. Kaizen, como un enfoque esbelto o ágil, funciona con iteraciones. Mantiene a las empresas flexibles.

Cómo trabajan juntos Kaizen y ProjectManager.com

Las ideas son geniales y las metodologías son fundamentales para implementar esas ideas. Pero los mejores planes de ratones y hombres a menudo se desvían si no tienen una herramienta de gestión de proyectos para seguir su progreso. ProjectManager.com es un software dinámico y ágil que cobra el cheque que emite kaizen.

ProjectManager.com tiene tableros Kanban para seguir el progreso

Lo que proporciona ProjectManager.com es una forma de monitorear esa mejora. Kanban es otra obra japonesa, que se traduce como letrero o valla publicitaria. También creció a partir de la forma de fabricación de Toyota, ofreciendo un flujo de trabajo visual que aumenta la eficiencia al garantizar que los suministros que necesita ahora estén siempre disponibles, pero no más de lo que debe almacenarse.

Es un elegante sistema de columnas y tarjetas. Cada columna puede tener un encabezado por hacer, haciendo y terminado. Debajo de cada uno de esos encabezados de columna hay tarjetas que capturan la tarea individual. Estas tarjetas luego se mueven de una columna a otra a medida que se identifican, se trabajan y se completan.

Estos tableros son una excelente manera de seguir el progreso de las mejoras. Con ProjectManager.com, los tableros kanban son aún más útiles, ya que se pueden asignar a miembros específicos del equipo o a todo un grupo. Luego, debido a que el software está en línea, a medida que los equipos actualizan su estado, esa información se refleja instantáneamente en todo el software.

El tablero en tiempo real de ProjectManager.com rastrea el progreso

Kaizen fomenta la colaboración y ProjectManager.com apoya el trabajo en equipo al brindar a los equipos una plataforma para comunicarse a nivel de tarea. Se pueden adjuntar documentos e imágenes a la tarjeta en la vista de tablero de nuestro software, por lo que es fácil acceder a estos archivos importantes. Hay una caja de conversación para dialogar con otros miembros del equipo. Cuando se agrega un comentario, se notifica a todos los asignados a la tarea. Es especialmente útil si sus equipos están distribuidos en diferentes sitios.

Pero los equipos no son los únicos que se benefician de ProjectManager.com. Así como kaizen involucra a toda la organización en la realización de mejoras continuas, ProjectManager.com también brinda a los gerentes las herramientas que necesitan para asignar fácilmente y monitorear el progreso de las mejoras a medida que se implementan.

Si bien los gerentes de proyecto pueden ver el progreso de la implementación de kaizen en el tablero kanban, es probable que deseen obtener información más detallada. ProjectManager.com tiene un tablero en tiempo real que recopila todos los datos ingresados ​​por los miembros del equipo y luego procesa esos números en una serie de métricas del proyecto que se muestran en un solo lugar.

El tablero en tiempo real tiene gráficos y cuadros coloridos y fáciles de leer que rastrean el progreso, la carga de trabajo, los plazos y más. Estos pueden ser compartidos o impresos para su presentación. Pero en ProjectManager.com, los gráficos y tablas se pueden filtrar para mostrar solo la cantidad de datos que necesita. Esto significa que cuando un gerente de proyecto está discutiendo elementos con el equipo, puede profundizar en los datos, pero si las partes interesadas necesitan una descripción más general, eso se puede mostrar con un clic.

Kaizen y ProjectManager.com son una combinación perfecta en el paraíso de la gestión de proyectos. Pero ProjectManager.com puede hacer mucho más que ayudarlo a implementar el cambio. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube puede planificar, monitorear e informar sobre cualquier tipo de proyecto. Los diagramas de Gantt en línea hacen que la programación sea colaborativa y a los equipos les encantan nuestras listas de tareas y hojas de tiempo fáciles de usar. Vea cómo ProjectManager.com puede mejorar su gestión de proyectos hoy al realizar esta prueba gratuita de 30 días.