5 Tecniche di Project Management che ogni PM dovrebbe conoscere

Il mondo del project management è vasto. Copre molti settori e richiede una serie di competenze. Ma il filo conduttore che lega insieme questa disciplina diversificata sono le tecniche che i project manager utilizzano per portare a termine il lavoro.

Le tecniche di gestione dei progetti rendono la pianificazione e la gestione dei progetti più semplice ed efficace. Possono essere applicati a qualsiasi progetto, indipendentemente dal campo o dal settore. E utilizzati insieme al software di gestione dei progetti, aiutano a risparmiare tempo e ridurre i costi.

Ci sono molte tecniche di gestione dei progetti tra cui scegliere. Ecco cinque dei migliori che ogni project manager dovrebbe conoscere per controllare i propri progetti e guidarli verso obiettivi di successo.

1. Struttura di ripartizione del lavoro (WBS)

Progetti grandi e piccoli possono sembrare travolgenti a prima vista. C'è così tanto da fare. L'idea di saltare e imparare a nuotare è come i progetti affogano nel tempo e nei costi persi. Come ogni project manager esperto sa, tutto deve prima essere pianificato prima di metterlo in atto.

Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è un modo per organizzare il lavoro in parti più piccole e più gestibili. Secondo il Project Management Body of Knowledge (PMBOK), WBS è una "scomposizione gerarchica orientata al delivery del lavoro che deve essere eseguita dal team".

Ciò significa che la WBS è una rappresentazione grafica di ogni attività nel progetto. In alto c'è il prodotto finale con una linea che scende nella pagina fino a una o più scatole che rappresentano le attività più grandi che portano a quel progetto completato. Ognuna di queste scatole viene quindi attaccata con linee che vanno sotto di essa per compiti più piccoli.

Dividere e conquistare

L'utilizzo di una struttura di suddivisione del lavoro consente di dividere l'ambito del progetto in parti più piccole su cui il team di progetto può lavorare. Man mano che i livelli scendono più in basso nella WBS, c'è più definizione e dettaglio. Ciò fornisce una sorta di mappa delle attività per il progetto.

La WBS viene creata dall'intero team che identifica i principali deliverable e poi li suddivide in sub-deliverable sempre più piccoli. Questo processo continua fino a quando il team non raggiunge un punto in cui l'attività può essere completata, che riceverà quell'incarico.

Una WBS definisce e organizza un progetto, ma può anche essere utilizzata per analizzare più di semplici attività. I budget possono essere calcolati in base al programma di interruzione e persino ai rischi quando una filiale non è ben definita. Inizia con un modello WBS gratuito.

2. Diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è un'altra tecnica di gestione visiva dei progetti, ma questa ha ancora più applicazioni per un project manager. La creazione di un diagramma di Gantt è una tecnica, ma può essere combinata con uno strumento diagramma di Gantt per rendere quella tecnica molto più facile da eseguire.

I diagrammi di Gantt possono aiutare con più della pianificazione e pianificazione delle attività su uno o più progetti. Puoi anche pianificare e programmare interi progetti, pianificare sprint e pietre miliari, programmare il lavoro dei team e confrontare le tempistiche pianificate con quelle effettive nel tuo progetto.

Se stai utilizzando il diagramma di Gantt online nel ProjectManager, hai la libertà di modificare le pianificazioni secondo necessità e persino di collegare le attività dipendenti, semplicemente facendo clic e trascinando. Le dipendenze delle attività vengono utilizzate quando ci sono attività che non possono essere avviate fino al completamento di un'altra. Possono essere collegati su ProjectManager, in modo che non ci siano tempi di inattività o blocco dei membri del team.

Ogni attività può ora essere assegnata a singoli membri del team e i project manager possono automatizzare le notifiche sulle scadenze imminenti per mantenere il progetto in carreggiata. Quando il team aggiorna il proprio stato, le informazioni vengono immediatamente riflesse in ProjectManager, quindi tutti sono sempre sulla stessa pagina.

3. PERT

PERT è un acronimo che sta per tecnica di valutazione e revisione del programma. È una tecnica di gestione del progetto per aiutare con le stime dei tempi. La pianificazione è fondamentale per completare un progetto in tempo, ovviamente, ma anche entro il budget stabilito. Più a lungo lavori, più paghi.

Quindi, come funziona PERT? Gestisce le probabilità utilizzando molti semplici metodi statistici. PERT scompone le attività in attività dettagliate, utilizzando la WBS discussa sopra, quindi le aggiunge a un diagramma di Gantt per identificare quelle attività che sono interdipendenti. Da quei dati si crea una mappa illustrativa della rete di attività e delle loro interdipendenze.

Correlati: diagramma di Gantt e diagramma PERT e diagramma di rete

Sulla mappa, un nodo rappresenta un evento e le attività sono rappresentate da frecce disegnate da un evento all'altro in base al suo ordine. Da questo, viene calcolato il primo tempo (TE) e l'ultimo tempo (TL) per ciascuna attività, nonché il tempo libero per ciascuna attività.

4. Metodo del percorso critico (CPM)

Il Critical Path Method (CPM) è una pietra miliare delle tecniche di project management. CPM richiede la creazione di un modello di progetto che includa un elenco di tutte le attività o una WBS, la durata del completamento di ciascuna di tali attività, quali eventuali dipendenze collegano le attività e gli endpoint, come tappe e risultati finali, per il progetto.

Con queste informazioni, puoi calcolare il percorso più lungo dalle attività pianificate al loro completamento, inclusa la prima e l'ultima ora in cui queste attività possono iniziare e terminare senza influire sulla pianificazione del progetto. Ora sai quali attività sono fondamentali per il progetto e quali sono mobili o possono essere ritardate senza allungare la sequenza temporale del progetto.

Pertanto, come tecnica di gestione del progetto, CPM è una sequenza di attività che si sommano alla durata complessiva più lunga, indipendentemente dal fatto che vi sia un flottante (flottante, che è un'attività dipendente o un flottante totale, con il progetto complessivo) o meno. Con queste informazioni, puoi capire il tempo più breve necessario per completare il progetto.

Non tutti gli strumenti di gestione dei progetti possono filtrare automaticamente il percorso critico. Devi fare i calcoli da solo. Ma ProjectManager trova il percorso critico con un clic sulla nostra vista Gantt, facendoti risparmiare tempo prezioso. Una volta pianificato il programma, imposta la linea di base sul Gantt. Ciò ti consente di confrontare i tuoi progressi effettivi con lo sforzo pianificato, il che ti aiuta a rimanere in pista.

Il percorso critico migliora la definizione delle priorità e il processo decisionale

CPM è davvero un algoritmo utilizzato per aiutare con il processo decisionale. Prendendo dati specifici (ora di inizio, durata, ora di fine), determina quali attività sono più importanti o critiche per il successo del progetto.

In termini di gestione delle contingenze, che sono sempre dietro l'angolo in qualsiasi progetto, CPM ha qualcosa chiamato tracciamento rapido. Questo è un processo di esecuzione di più attività sul percorso critico in parallelo. Ciò che fa è ridurre il tempo complessivo del progetto. Funziona solo se l'attività non è dipendente. Ma richiede ulteriori risorse e può avere un impatto sulla qualità.

Nel complesso, il CPM aiuta a ridurre i ritardi ottimizzando il lavoro lungo il percorso critico. Può anche visualizzare le dipendenze, il che consente di assegnare priorità alle attività. Il CPM migliora l'organizzazione suddividendo i deliverable in sequenze. Aumenta l'efficienza e aiuta a calcolare il float per distribuire meglio le risorse.

5. Kanban

Kanban è utilizzato nella produzione snella e sembra una serie di carte su una scheda, che viene utilizzata per visualizzare il flusso di lavoro.

Kanban può essere utilizzato come tecnica di gestione dei progetti per aiutare a monitorare e gestire i progetti ponendo l'accento sulla consegna continua senza gravare troppo sul team. Kanban aiuta il team di progetto a lavorare insieme in modo più efficiente.

Il software di gestione dei progetti porta il kanban al livello successivo. ProjectManager ha una visualizzazione bacheca che si sincronizza con tutte le altre visualizzazioni del progetto, consentendo ai team di lavorare come vogliono. Tutti gli aggiornamenti si riflettono in tutto lo strumento. I team adorano il modo in cui possono gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint. I manager ottengono la trasparenza che desiderano per vedere potenziali blocchi e riallocare rapidamente le risorse per mantenere la produzione senza intoppi.

La bacheca del progetto aiuta i membri del team a visualizzare ciò che devono fare oggi, vedendo il loro compito nel contesto più ampio degli altri. Ciò limita la quantità di lavoro in corso (WIP) e bilancia il flusso di lavoro per evitare di sovraccaricare il team. Poiché le carte sul tabellone possono essere prioritarie, il flusso di lavoro è migliorato. Una volta completata un'attività, la carta viene spostata nella colonna successiva e il membro del team inizia sulla carta che si trova in cima alla colonna delle cose da fare.

Questa tecnica di gestione del progetto favorisce un ambiente collaborativo continuo e consente al team di armeggiare e migliorare il flusso di lavoro. Kanban è particolarmente adatto per progetti agili, ma può essere applicato a qualsiasi progetto ed è adottato da più pensatori visivi.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che dispone di funzionalità che migliorano le tecniche di gestione dei progetti e le integra con un dashboard in tempo reale per monitorare e segnalare i progressi. I diagrammi di Gantt online possono caricare WBS e altri progetti MS o fogli di calcolo per darti un maggiore controllo. Mentre le nostre bacheche Kanban visualizzano il flusso di lavoro e aiutano i team a collaborare e lavorare insieme in modo più efficiente. Provalo gratuitamente con questa prova gratuita di 30 giorni.