5 zasad Kaizen, które leżą u podstaw metodologii

Wszyscy chcemy się poprawić, a raczej powinniśmy. W tej chwili samozadowolenie może czuć się dobrze, ale ten moment szybko mija. Nie zostawaj w tyle. Pytanie brzmi, jak można się poprawić? Odpowiedzi jest wiele, od wychowania i sprawności fizycznej po duchowość. Ale czy istnieje jednocząca teoria poprawy, a jeśli tak, to czy można ją utrzymać?

Czy słyszałeś o kaizen? To japońskie słowo, które dosłownie oznacza poprawę. Wydaje się, że to dobre miejsce na rozpoczęcie naszych dążeń do poprawy.

Metodologia Kaizen

Kaizen oznacza doskonalenie, ale co więcej, oznacza ciągłe doskonalenie. Ulepszenie, które nie wykracza poza to, co obecnie może zrobić, jest statyczne.

Kaizen, dokładniej, oznacza zmianę na lepsze (kai to zmiana, a zen to lepsze). W biznesie kaizen oznacza, że ​​wszystkie działania muszą być stale ulepszane. Oznacza to wszystko w organizacji, od pracowników po dyrektora generalnego. Ale nie dotyczy to tylko personelu, obejmuje również procesy.

Pomysł został skodyfikowany przez Masaaki Imai, teoretyka organizacji i konsultanta zarządzania, ponad 30 lat temu wraz z publikacją książki Kaizen: klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii. Od tego czasu implikacje wykroczyły poza przemysł, a zasady kaizen zostały wykorzystane do pomocy w opiece zdrowotnej, psychoterapii, administracji, bankowości, a nawet coachingu życiowym.

Metodologia kaizen działa na ciągłe doskonalenie poprzez eliminację marnotrawstwa. Istnieje w Japonii od czasów po II wojnie światowej, choć pod wpływem pomysłów zarządzania jakością ze Stanów Zjednoczonych. Jest to część The Toyota Way, która jest zbiorem zasad wspierających podejście firmy do zarządzania produkcją.

Zasady Kaizen

Pięć zasad kaizen jest fundamentalnych dla każdego zastosowania kaizen.

1. Poznaj swojego klienta: Wiedza o tym, komu sprzedajesz produkt lub usługę, jest sposobem tworzenia wartości. Kluczowe jest, aby firmy identyfikowały zainteresowania swoich klientów, aby poprawić ich doświadczenie.
2. Let It Flow: Odnosi się to do celu, jakim jest osiągnięcie zerowej ilości odpadów. To może być niemożliwy cel, ale to jest dla ciebie kaizen: gdybyś mógł osiągnąć ten cel, poprawa by się zatrzymała. Dlatego wszyscy w organizacji pracują nad usunięciem wszelkich odpadów ze swojego zakątka firmy, jednocześnie tworząc wartość.
3. Przejdź do Gemba: Dosłowne tłumaczenie gemba to „prawdziwe miejsce”. W tym kontekście chodzi o przywództwo i wiedza o tym, co dzieje się na każdym poziomie organizacji. Możesz myśleć o tym jako o podążaniu za działaniem, ponieważ wartość powstaje tam, gdzie coś się dzieje. Właśnie tam chcesz być.
4. Empower People: Ten jest skierowany do zespołów i organizowania ich w taki sposób, aby wspierały zasady kaizen. Dlatego przywództwo musi wyznaczać swoim zespołom cele, które nie są sprzeczne. Powinni oferować system i narzędzia, które pomogą zespołom osiągnąć te cele.
5. Bądź przejrzysty: dane są najsilniejszym czynnikiem decydującym. To miara sukcesu. Dlatego wydajność i ulepszenia muszą być śledzone na podstawie prawdziwych danych

Kaizen w akcji

Zasady są światłami przewodnimi, plan działania to miejsce, w którym kaizen rusza w drogę. Wszystko sprowadza się do organizowania, aby zawsze skupiać się na doskonaleniu, a celem jest każda część organizacji. Każdy jest częścią procesu. Konsekwentne stosowanie planu działania kaizen prowadzi do ciągłych ulepszeń.

Najpierw weź każdy zakątek swojej organizacji i spójrz, jak można je ulepszyć. Wymaga to współpracy zespołowej i całkowitego zaangażowania wszystkich. Jednostki potrzebują autonomii, aby samodzielnie podejmować działania na rzecz ulepszeń, co buduje kulturę zaangażowania. Odbywa się to poprzez ciągły przepływ sugestii, a następnie wdrażanie ich w celu ulepszenia organizacji.

Każde wydarzenie jest opisane skrótem PDCA, który oznacza plan, wykonaj, sprawdź, działaj. Zacznij od ustalenia celów, z dokumentacją i zapleczem. Następnie przejrzyj obecny stan tej części firmy i zaplanuj jej poprawę. Określ, jakie ulepszenia zostaną wdrożone i spróbuj naprawić to, co nie działa. Zgłoś wyniki, obserwuj i powtórz.

Idea ciągłego wprowadzania drobnych ulepszeń nie różni się od szczupłej produkcji, zwłaszcza z naciskiem na eliminację marnotrawstwa. Kaizen, podobnie jak podejście lean lub zwinne, działa z iteracjami. Dzięki temu firmy są elastyczne.

Jak Kaizen i ProjectManager.com współpracują ze sobą

Pomysły są świetne, a metodologie są podstawą ich realizacji. Ale najlepsze plany myszy i mężczyzn często spełzają na manowce, jeśli nie mają narzędzia do zarządzania projektami, aby śledzić ich postępy. ProjectManager.com to dynamiczne i zwinne oprogramowanie, które realizuje czeki wypisane przez kaizen.

ProjectManager.com ma tablice Kanban do śledzenia postępów

ProjectManager.com zapewnia sposób monitorowania tej poprawy. Kanban to kolejne japońskie dzieło, które tłumaczy się jako szyld lub billboard. Wywodzi się również ze sposobu produkcji Toyoty, oferując wizualny przepływ pracy, który zwiększa wydajność, upewniając się, że materiały, których teraz potrzebujesz, są zawsze pod ręką, ale nie więcej, co trzeba przechowywać.

To elegancki system kolumn i kart. Każda kolumna może mieć nagłówek rzeczy do zrobienia, wykonania i wykonania. Pod każdym z tych nagłówków kolumn znajdują się karty, które rejestrują poszczególne zadania. Karty te są następnie przenoszone z kolumny do kolumny, gdy są identyfikowane, opracowywane i uzupełniane.

Tablice te są świetnym sposobem na śledzenie postępów ulepszeń. W ProjectManager.com tablice kanban są jeszcze bardziej przydatne, ponieważ można je przypisać do konkretnych członków zespołu lub całej grupy. Następnie, ponieważ oprogramowanie jest w trybie online, gdy zespoły aktualizują swój status, informacje są natychmiast odzwierciedlane w całym oprogramowaniu.

Pulpit nawigacyjny ProjectManager.com śledzi postępy w czasie rzeczywistym

Kaizen zachęca do współpracy, a ProjectManager.com wspiera pracę zespołową, dając zespołom platformę do komunikacji na poziomie zadań. Dokumenty i obrazy można dołączyć do karty w widoku tablicy naszego oprogramowania, dzięki czemu dostęp do tych ważnych plików jest łatwy. Istnieje okno rozmowy do dialogu z innymi członkami zespołu. Po dodaniu komentarza wszystkie osoby, którym przypisano zadanie, zostaną o tym powiadomione. Jest to szczególnie przydatne, jeśli Twoje zespoły są rozmieszczone w różnych witrynach.

Jednak nie tylko zespoły korzystają z ProjectManager.com. Tak jak kaizen angażuje całą organizację w ciągłe doskonalenie, ProjectManager.com daje również menedżerom narzędzia, których potrzebują do łatwego przypisywania i monitorowania postępu ulepszeń w miarę ich wdrażania.

Chociaż kierownicy projektów mogą przeglądać postęp wdrażania kaizen na tablicy kanban, prawdopodobnie będą potrzebować bardziej szczegółowych informacji. ProjectManager.com posiada pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który zbiera wszystkie dane wprowadzone przez członków zespołu, a następnie analizuje te liczby w serię metryk projektu, które są wyświetlane w jednym miejscu.

Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym zawiera kolorowe i łatwe do odczytania wykresy i wykresy, które śledzą postępy, obciążenie pracą, osie czasu i nie tylko. Można je udostępnić lub wydrukować do prezentacji. Ale w ProjectManager.com wykresy i wykresy można filtrować, aby pokazać tylko potrzebną ilość danych. Oznacza to, że gdy kierownik projektu omawia elementy z zespołem, może zagłębić się w dane, ale jeśli interesariusze potrzebują bardziej ogólnego przeglądu, który można wyświetlić jednym kliknięciem.

Kaizen i ProjectManager.com to połączenie stworzone w raju zarządzania projektami. Ale ProjectManager.com może zrobić o wiele więcej niż tylko pomóc we wdrażaniu zmian. Nasze oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami może planować, monitorować i raportować każdy rodzaj projektu. Wykresy Gantta online ułatwiają planowanie współpracy, a zespoły uwielbiają nasze łatwe w użyciu listy zadań i grafików. Zobacz, jak ProjectManager.com może usprawnić zarządzanie Twoimi projektami już dziś, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.