5 принципов Кайдзен, лежащих в основе методологии

Мы все хотим стать лучше, или мы должны. В какой-то момент самодовольство может показаться приятным, но этот момент быстро проходит. Не оставайтесь позади. Вопрос в том, как можно улучшить? Есть много ответов, от образования и физической подготовки до духовности. Но существует ли объединяющая теория улучшения, и если да, то можно ли ее поддерживать?

Вы слышали о кайдзен? Это японское слово буквально означает улучшение. Кажется, это хорошее место для начала нашего пути к совершенствованию.

Методология Кайдзен

Кайдзен означает улучшение, но не только это, это означает постоянное улучшение. Улучшение, которое не выходит за рамки того, что оно может сделать в настоящее время, статично.

Кайдзен, точнее, означает изменение к лучшему (кай — это изменение, а дзен — к лучшему). С точки зрения бизнеса кайдзен означает, что все действия должны постоянно улучшаться. Это означает все в организации, от сотрудников до генерального директора. Но это относится не только к персоналу, сюда также включены процессы.

Эта идея была систематизирована Масааки Имаи, организационным теоретиком и консультантом по вопросам управления, более 30 лет назад в публикации книги «Кайдзен: ключ к конкурентному успеху Японии». С тех пор последствия вышли за рамки промышленности, и принципы кайдзен стали использоваться в здравоохранении, психотерапии, правительстве, банковском деле и даже в лайф-коучинге.

Методология кайдзен работает над постоянным улучшением за счет устранения потерь. Он появился в Японии после Второй мировой войны, хотя на него повлияли идеи управления качеством из Соединенных Штатов. Это часть пути Toyota, представляющего собой набор принципов, поддерживающих подход руководства компании к производству.

Принципы Кайдзен

Пять принципов кайдзен являются фундаментальными для любого применения кайдзен.

1. Знайте своего клиента: знание того, кому вы продаете продукт или услугу, — это то, как вы создаете ценность. Очень важно, чтобы компании определяли интересы своих клиентов, чтобы улучшить их опыт.
2. Let It Flow: это относится к цели достижения нулевых отходов. Это может быть недостижимой целью, но для вас это кайдзен: если бы вы могли достичь этой цели, усовершенствования прекратились бы. Таким образом, каждый в организации работает над удалением любых отходов из своего сектора бизнеса, а также в процессе создания ценности.
3. Отправляйтесь в гемба. Дословный перевод гемба — «настоящее место». В этом контексте речь идет о лидерстве и знании того, что происходит на каждом уровне организации. Вы можете думать об этом как о следовании действию, так как ценность создается там, где что-то происходит. Вот где вы хотите быть.
4. Расширение прав и возможностей людей: этот вопрос направлен на команды и их организацию таким образом, чтобы они поддерживали принципы кайдзен. Поэтому руководство должно ставить цели для своих команд, которые не противоречат друг другу. Они должны предложить систему и инструменты, которые помогут командам достичь этих целей.
5. Будьте прозрачными: данные являются самым сильным определяющим фактором. Это метрика, которая измеряет успех. Поэтому производительность и улучшения должны отслеживаться на реальных данных.

Кайдзен в действии

Принципы — это путеводная звезда, план действий — это то место, где кайдзен отправляется в путь. Все дело в организации, так что в центре внимания всегда находится улучшение, и его целью является каждая часть организации. Каждый является частью процесса. Последовательное применение плана действий кайдзен ведет к постоянным улучшениям.

Во-первых, возьмите каждый угол вашей организации и посмотрите, как их можно улучшить. Это потребует командного сотрудничества и полной вовлеченности каждого. Людям нужна автономия, чтобы самим предпринимать действия по улучшению, что создает культуру взаимодействия. Это делается с помощью непрерывного потока предложений и последующего их внедрения для улучшения организации.

Каждое событие обозначается аббревиатурой PDCA, что означает «планируй, делай, проверяй, действуй». Начните с постановки целей, документации и предыстории. Затем просмотрите текущее состояние этой части бизнеса и спланируйте его улучшение. Определите, какие улучшения будут реализованы, и попытайтесь исправить то, что не работает. Сообщите о результатах, проследите и повторите.

Идея всегда делать небольшие улучшения не отличается от бережливого производства, особенно с акцентом на устранение потерь. Кайдзен, как и бережливый или гибкий подход, работает с итерациями. Это делает компании гибкими.

Как Kaizen и ProjectManager.com работают вместе

Идеи прекрасны, и методологии имеют основополагающее значение для реализации этих идей. Но лучшие планы мышей и людей часто рушатся, если у них нет инструмента управления проектами для отслеживания их прогресса. ProjectManager.com — это динамичное и гибкое программное обеспечение, которое обналичивает чеки, выписанные кайдзен.

ProjectManager.com имеет доски Канбан для отслеживания прогресса

ProjectManager.com предоставляет способ отслеживать это улучшение. Канбан — еще одна японская работа, которая переводится как вывеска или рекламный щит. Он также вырос из пути производства Toyota, предлагая визуальный рабочий процесс, который повышает эффективность, гарантируя, что расходные материалы, которые вам нужны сейчас, всегда под рукой, но не больше того, что необходимо хранить.

Это элегантная система столбцов и карточек. Каждый столбец может иметь заголовки «сделать», «делать» и «сделано». Под каждым из этих заголовков столбцов есть карточки, на которых отражена отдельная задача. Затем эти карточки перемещаются из столбца в столбец по мере их идентификации, обработки и заполнения.

Эти доски — отличный способ отслеживать прогресс улучшений. С ProjectManager.com доски канбан еще более полезны, поскольку их можно назначать конкретным членам команды или целой группе. Затем, поскольку программное обеспечение подключено к сети, когда команды обновляют свой статус, эта информация мгновенно отражается в программном обеспечении.

Панель ProjectManager.com в режиме реального времени отслеживает прогресс

Кайдзен поощряет сотрудничество, а ProjectManager.com поддерживает командную работу, предоставляя командам платформу для общения на уровне задач. Документы и изображения могут быть прикреплены к карте в виде доски нашего программного обеспечения, поэтому эти важные файлы легко доступны. Есть диалоговое окно для диалога с другими членами команды. При добавлении комментария все, кому назначена задача, получают уведомление. Это особенно полезно, если ваши команды распределены по разным сайтам.

Но не только команды получают пользу от ProjectManager.com. Подобно тому, как кайдзен вовлекает всю организацию в непрерывные улучшения, ProjectManager.com также предоставляет менеджерам инструменты, которые им нужно легко назначать и отслеживать ход усовершенствований по мере их внедрения.

Хотя менеджеры проектов могут наблюдать за ходом внедрения кайдзен на доске канбан, им, вероятно, понадобится более подробная информация. ProjectManager.com имеет панель мониторинга в режиме реального времени, которая собирает все данные, вводимые членами команды, а затем преобразует эти числа в серию показателей проекта, которые отображаются в одном месте.

Панель мониторинга в реальном времени содержит красочные и легко читаемые графики и диаграммы, которые отслеживают прогресс, рабочую нагрузку, временные рамки и многое другое. Их можно передать или распечатать для презентации. Но в ProjectManager.com графики и диаграммы можно фильтровать, чтобы отображать именно тот объем данных, который вам нужен. Это означает, что когда менеджер проекта обсуждает элементы с командой, он может углубиться в данные, но если заинтересованным сторонам нужен более общий обзор, его можно отобразить одним щелчком мыши.

Kaizen и ProjectManager.com — это союз, созданный на небесах управления проектами. Но ProjectManager.com может сделать гораздо больше, чем просто помочь вам реализовать изменения. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами может планировать, отслеживать и составлять отчеты по любому проекту. Онлайн-диаграммы Ганта упрощают планирование, и командам нравятся наши простые в использовании списки задач и табели учета рабочего времени. Узнайте, как ProjectManager.com может улучшить управление вашими проектами уже сегодня, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.