5 principii Kaizen care stau la baza metodologiei

Cu toții vrem să ne îmbunătățim, sau ar trebui. Complezența s-ar putea simți bine în acest moment, dar acel moment trece repede. Nu fi lăsat în urmă. Întrebarea este cum se poate îmbunătăți? Există multe răspunsuri, de la educație și fitness la spiritualitate. Dar există o teorie unificatoare a îmbunătățirii și, dacă da, poate fi susținută?

Ai auzit de kaizen? Este un cuvânt japonez care înseamnă literal îmbunătățire. Se pare că este un loc bun pentru a începe căutarea noastră spre îmbunătățire.

Metodologia Kaizen

Kaizen înseamnă îmbunătățire, dar mai mult decât atât, înseamnă îmbunătățire continuă. Îmbunătățirea care nu depășește ceea ce poate face în prezent este statică.

Kaizen, mai exact, înseamnă schimbare în bine (kai este schimbare și zen este în bine). În ceea ce privește afacerile, kaizen înseamnă că toate activitățile trebuie să se îmbunătățească continuu. Asta înseamnă totul în organizație, de la angajați la CEO. Dar nu se aplică doar personalului, ci și procesele sunt incluse.

Ideea a fost codificată de Masaaki Imai, un teoretician organizațional și consultant în management, în urmă cu peste 30 de ani, odată cu publicarea acestei cărți, Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success. De atunci, implicațiile au ajuns dincolo de industrie, iar principiile kaizen au fost folosite pentru a ajuta în asistență medicală, psihoterapie, guvernare, bancare și chiar coaching de viață.

Metodologia kaizen lucrează la îmbunătățiri constante prin eliminarea deșeurilor. A existat în Japonia de după al Doilea Război Mondial, deși influențat de ideile de management al calității din Statele Unite. Face parte din The Toyota Way, care este un set de principii care sprijină abordarea de management a companiei asupra producției.

Principiile Kaizen

Cele cinci principii ale kaizen sunt fundamentale pentru orice aplicare a lui kaizen.

1. Cunoaște-ți clientul: cunoașterea cui vinzi un produs sau serviciu este modul în care se creează valoare. Este esențial ca companiile să identifice interesele clienților lor pentru a le îmbunătăți experiența.
2. Lasă-l să curgă: Acest lucru se aplică obiectivului de a atinge zero deșeuri. Ar putea fi un obiectiv imposibil, dar acesta este kaizen pentru tine: dacă ai putea atinge acel obiectiv, îmbunătățirea s-ar opri. Prin urmare, toată lumea din organizație lucrează pentru eliminarea oricăror deșeuri din colțul lor al afacerii, creând, de asemenea, valoare.
3. Accesați Gemba: traducerea literală pentru gemba este „locul real”. În acest context, este vorba despre leadership și despre cunoașterea a ceea ce se întâmplă la fiecare nivel al organizației. Vă puteți gândi la asta ca urmare a acțiunii, deoarece valoarea este creată acolo unde ceva se întâmplă de fapt. Acolo vrei să fii.
4. Împuternicirea oamenilor: Aceasta este îndreptată către echipe și organizarea acestora în așa fel încât să susțină principiile kaizen. Prin urmare, conducerea trebuie să stabilească obiective pentru echipele lor care să nu fie contradictorii. Ar trebui să ofere un sistem și instrumente care să ajute echipele să atingă aceste obiective.
5. Fii transparent: datele sunt cel mai puternic factor determinant. Este metrica care măsoară succesul. Prin urmare, performanța și îmbunătățirile trebuie urmărite cu date reale

Kaizen în acțiune

Principiile sunt luminile de ghidare, planul de acțiune este locul în care kaizen pornește pe drum. Totul este despre organizare, astfel încât accentul să fie întotdeauna pe îmbunătățire și ținta acesteia să fie fiecare parte a organizației. Toată lumea face parte din proces. O aplicare consecventă a planului de acțiune kaizen duce la îmbunătățiri continue.

În primul rând, luați fiecare colț al organizației dvs. și uitați-vă la modalități în care pot fi îmbunătățite. Acest lucru va implica colaborarea în echipă și implicarea totală din partea tuturor. Indivizii au nevoie de autonomie pentru a acționa ei înșiși asupra îmbunătățirilor, ceea ce construiește o cultură a angajamentului. Acest lucru se face cu un flux continuu de sugestii și apoi implementându-le pentru a îmbunătăți organizația.

Fiecare eveniment este subliniat de acronimul PDCA, care înseamnă plan, do, check, act. Începeți prin a stabili obiective, cu documente și fundal. Apoi revizuiți care este starea actuală cu acea parte a afacerii și planificați-o pentru a o îmbunătăți. Identificați ce îmbunătățiri vor fi implementate și încercați să remediați ceea ce nu funcționează. Raportați rezultatele, urmăriți și repetați.

Ideea de a face întotdeauna mici îmbunătățiri nu este diferită de lean manufacturing, mai ales cu accent pe eliminarea risipei. Kaizen, ca o abordare lean sau agilă, funcționează cu iterații. Menține companiile flexibile.

Cum lucrează Kaizen și ProjectManager.com împreună

Ideile sunt grozave, iar metodologiile sunt fundamentale pentru implementarea acestor idei. Dar cele mai bune planuri ale șoarecilor și bărbaților se rătăcesc adesea dacă nu au un instrument de management de proiect care să le urmărească progresul. ProjectManager.com este un software dinamic și agil care încasează cecul pe care îl scrie Kaizen.

ProjectManager.com are panouri Kanban pentru a urmări progresul

Ceea ce oferă ProjectManager.com este o modalitate de a monitoriza această îmbunătățire. Kanban este o altă lucrare japoneză, care se traduce prin panou sau panou publicitar. De asemenea, a crescut din modul Toyota de producție, oferind un flux de lucru vizual care crește eficiența, asigurându-se că consumabilele de care aveți nevoie acum sunt întotdeauna la îndemână, dar nu mai multe care trebuie depozitate.

Este un sistem elegant de coloane și carduri. Fiecare coloană poate avea un titlu de făcut, de făcut și de făcut. Sub fiecare dintre aceste titluri de coloană sunt carduri, care surprind sarcina individuală. Aceste cărți sunt apoi mutate din coloană în coloană pe măsură ce sunt identificate, prelucrate și completate.

Aceste plăci sunt o modalitate excelentă de a urmări progresul îmbunătățirilor. Cu ProjectManager.com, panourile kanban sunt și mai utile, deoarece pot fi atribuite anumitor membri ai echipei sau unui întreg grup. Apoi, deoarece software-ul este online, pe măsură ce echipele își actualizează starea, informațiile se reflectă instantaneu în software.

Tabloul de bord în timp real al ProjectManager.com urmărește progresul

Kaizen încurajează colaborarea, iar ProjectManager.com sprijină munca în echipă oferind echipelor o platformă pentru a comunica la nivel de sarcină. Documentele și imaginile pot fi atașate cardului în vizualizarea de tablă a software-ului nostru, astfel încât aceste fișiere importante sunt ușor de accesat. Există o casetă de conversație pentru a dialoga cu alți membri ai echipei. Când este adăugat un comentariu, toți cei cărora li s-a atribuit sarcina sunt notificați. Este deosebit de util dacă echipele dvs. sunt distribuite pe site-uri diferite.

Dar echipele nu sunt singurele care beneficiază de ProjectManager.com. Așa cum kaizen implică întreaga organizație în realizarea de îmbunătățiri continue, ProjectManager.com oferă, de asemenea, managerilor instrumentele de care au nevoie pentru a le atribui cu ușurință și pentru a monitoriza progresul îmbunătățirilor pe măsură ce sunt implementate.

În timp ce managerii de proiect pot vedea progresul implementării kaizen pe panoul kanban, probabil că vor dori informații mai detaliate. ProjectManager.com are un tablou de bord în timp real care colectează toate datele introduse de membrii echipei și apoi stochează acele numere într-o serie de valori ale proiectului care sunt afișate într-un singur loc.

Tabloul de bord în timp real are grafice și diagrame colorate și ușor de citit care urmăresc progresul, volumul de lucru, cronologia și multe altele. Acestea pot fi partajate sau tipărite pentru prezentare. Dar în ProjectManager.com, graficele și diagramele pot fi filtrate pentru a afișa doar cantitatea de date de care aveți nevoie. Aceasta înseamnă că, atunci când un manager de proiect discută elemente cu echipa, acesta poate intra în adâncime în date, dar dacă părțile interesate au nevoie de o privire de ansamblu mai generală, aceasta poate fi afișată cu un clic.

Kaizen și ProjectManager.com sunt o potrivire făcută în raiul managementului de proiect. Dar ProjectManager.com poate face mult mai mult decât să vă ajute să implementați schimbarea. Software-ul nostru de management al proiectelor bazat pe cloud poate planifica, monitoriza și raporta orice tip de proiect. Diagramele Gantt online fac programarea colaborativă, iar echipele adoră listele noastre de sarcini și foile de pontaj ușor de utilizat. Vedeți cum ProjectManager.com vă poate îmbunătăți gestionarea proiectelor astăzi, luând această probă gratuită de 30 de zile.