如何消除會使您處於危險之中的舊 CRM 數據

保持與客戶的關係是您業務的重要組成部分。

這就是您選擇 CRM 來記錄關鍵數據並詳細了解客戶需求的原因。

CRM 可以是非常強大的工具，可以幫助您在營銷工作中佔據上風，並帶來更多銷售。 但是，隨著時間的推移，當您的 CRM 數據變舊時會發生什麼？

想想看。 您不是每天都向數據庫倉庫中的每個聯繫人發送郵件。 那裡可能有自 2015 年以來您沒有接觸過的聯繫記錄，那麼您怎麼知道這些用戶是否仍然有效？ 在您嘗試向他們發送電子郵件或給他們打電話之前，您可能不知道。

舊數據只是佔用空間，對您沒有價值。 舊數據最終可能會讓您陷入困境。

為什麼舊的 CRM 數據很危險？

• 硬退回：如果您對數據庫進行任何電子郵件營銷，您將遇到硬退回。 當電子郵件帳戶不再存在，或者您最初收集的數據可能永遠無效時，就會發生退回。 硬退回郵件可能看起來沒什麼大不了的，但可能會導致送達率問題或導致您的郵件平台被暫停。 您希望將硬跳出率設為 5% 或更低。
• 軟退回：軟退回是指當您發送電子郵件時，它會被退回。 它們不像硬彈跳那麼危險，但它們對於從您的列表中刪除是必不可少的。 當用戶的郵箱已滿時，通常會發生軟退回郵件。 這是用戶尚未檢查其收件箱或使用該電子郵件帳戶的初步跡象。
• 黑名單和阻止：一旦您開始發送電子郵件並收到硬退信，這可能會導致被列入黑名單。 如果電子郵件服務器發現您正在向多個用戶發送郵件，而這些用戶很難退回，則該服務器可能會將您視為垃圾郵件發送者。 如果服務器認為您在發送垃圾郵件，您將被阻止。 一旦您被列入黑名單，它將顯著影響您的電子郵件活動的成功。 如果您被列入黑名單，您可以執行以下操作。 監控您的 IP 是否被列入黑名單也很重要，因為在列出時不要發送任何活動很重要。
• 未參與的用戶：未參與的用戶是您數據庫中尚未打開或點擊您發送的電子郵件的帳戶。 這聽起來可能沒什麼大不了的，但它可能會造成很大的損害。 未參與的用戶最終會變成對您的垃圾郵件投訴。 或者，他們可能已經放棄了他們的電子郵件帳戶，遲早會變成硬退信。
• 可傳遞性差：正如我們剛剛討論的，硬退回和黑名單都會導致可傳遞性差。 ISP 希望看到用戶正在處理您的郵件，而不是將其標記為垃圾郵件。 每當您向過時的信息發送電子郵件時，您都會損害發件人的分數並損害您自己的表現。 因此，我們鼓勵您定期篩選您的數據並刪除不再使用的聯繫數據。
• 垃圾郵件陷阱：垃圾郵件陷阱是 ISP 試圖打擊垃圾郵件發送者的一種方式。 它們是已設置並設計為陷阱的電子郵件地址。 垃圾郵件陷阱不屬於用戶，而是屬於 ISP。 他們可以識別垃圾郵件發送者，因為該電子郵件地址永遠不會收到任何電子郵件，因為它從未正式選擇加入任何內容。 因此，如果它開始接收消息，它就知道您一定是從網上購買了數據或抓取了數據。 您最不希望自己的企業被標記為垃圾郵件發送者。

您如何確定哪些聯繫人沒有價值？

為了讓您的 CRM 保持最佳狀態，您需要進入並刪除之前退回的電子郵件地址的聯繫數據。

如果您知道您數據庫中的公司已經倒閉，請確保將其刪除。 這樣您就不會不小心向他們發送一封電子郵件，這會為您造成額外的硬退信。 這個想法是在您發送下一個數字廣告系列之前盡可能多地消除質量差的數據點。

手動識別和取消訂閱聯繫人

刪除非活動聯繫人的另一種方法是分析您的電子郵件活動歷史記錄。

查看幾個月沒有參與的電子郵件地址。 查找您最近發送的 10 封電子郵件中沒有打開任何一封的用戶。 確定這些收件人後，請從列表中取消訂閱。

縮小清單可能是一場戰鬥，但一旦你這樣做了，你就會看到驚人的結果。 您的打開率會提高，因為您只向參與的訂閱者發送電子郵件。 這意味著您的發件人分數將逐漸提高，並且您將獲得更好的收件箱放置率，因為您的用戶中有更大比例的人實際上正在閱讀您的郵件。 ISP 喜歡看到他們的用戶對您發送的內容感興趣。

了解 Hubspot 如何從取消訂閱超過 25 萬個聯繫人中受益。

使用電子郵件驗證服務

您還可以跳過手動工作並使用 XVerify 等電子郵件驗證工具。

如果您還使用 Benchmark 進行電子郵件營銷，您可以直接連接您的帳戶並從您已有的列表中提取數據。 清理過程將掃描您的訂閱者並確定哪些電子郵件地址無效或存在風險。 它甚至可以使用 Benchmark 自動更新您擁有的列表，從而使過程更加簡單。

電子郵件驗證的工作原理是檢查用戶名並確保其當前處於活動狀態並在域級別註冊。 如果帳戶是好的，這將產生有效的電子郵件響應。 如果電子郵件帳戶較舊或用戶尚未登錄其帳戶，則該帳戶可能會產生無效答复。 返回無效的電子郵件地址是您要從 CRM 中刪除的地址。

有時帳戶是真實且活躍的，但通過電子郵件進行通信並不安全。 正如前面我們提到的陷阱，那些不是您要郵寄到的帳戶。 一種可能將帳戶標記為陷阱的模式是電子郵件帳戶曾經有效，然後變為非活動狀態，然後再次變為活動狀態。 並非在所有情況下它都變成了一個陷阱，但是是的，這是一個很好的理由，可以通過這種行為將註冊忽略到您的漏斗中。

保持您的數據乾淨和原始

作為建議，最好每三個月清理一次您的清單。

請記住，隨著時間的推移，數據確實會過時。 如果您的業務是 B2B，請記住員工離開公司或更改職位導致電子郵件 ID 不再合法。 即使您是 B2C 業務，用戶仍然會放棄他們的帳戶。

始終如一地清理您的數據將是保持良好信譽的最佳方法。

如果您發現大部分數據無效，請不要氣餒。 發生這種情況很常見。

當您開始採用更詳細的方法來評估您的數據質量時，您將看到您的質量提高了多少。

您是否遇到過 CRM 中舊數據的問題？

我們很想听聽您的獨特經歷。 隨意評論您的情況以及您為改善情況所做的工作。