Как удалить старые данные CRM, которые могут подвергнуть вас опасности

Поддержание отношений с клиентами - важная часть вашего бизнеса.

Вот почему вы выбрали CRM, чтобы регистрировать важные данные и больше узнавать о потребностях ваших клиентов.

CRM могут быть очень мощным инструментом, который поможет вам получить преимущество в ваших маркетинговых усилиях и приведет к увеличению продаж. Но что происходит со временем, когда ваши данные CRM устаревают?

Думаю об этом. Вы не отправляете по почте все контакты в хранилище базы данных каждый день. Вероятно, там есть контактные записи, с которыми у вас не было контакта с 2015 года, так как же узнать, действительны ли эти пользователи? Скорее всего, вы не будете знать, пока не попытаетесь отправить им электронное письмо или позвонить.

Старые данные просто занимают место и не представляют для вас никакой ценности. Старые данные могут привести к тому, что вы попадете в горячую воду.

Почему опасны старые данные CRM?

• Жесткие отказы: если вы делаете какой-либо электронный маркетинг для своей базы данных, вы столкнетесь с жесткими отказами . Возврат происходит, когда учетные записи электронной почты больше не существуют или, возможно, данные, которые вы изначально собрали, никогда не были действительными. Жесткие отказы могут показаться не такой уж большой проблемой, но могут привести к проблемам с доставляемостью или приостановить доступ к вашей почтовой платформе. Вы должны стремиться к тому, чтобы показатель отказов не превышал 5%.
• Мягкий отскок: мягкий отскок - это когда вы отправляете электронное письмо, а оно возвращается. Они не так опасны, как жесткий отскок, но их необходимо удалить из вашего списка. Мягкие отказы обычно происходят, когда почтовый ящик пользователя заполнен. Это первоначальное указание на то, что пользователь не проверял свой почтовый ящик или не использовал эту учетную запись электронной почты.
• Внесение в черный список и блокировки: как только вы начнете отправлять электронные письма и получать жесткие отказы, это может привести к попаданию в черный список. Если почтовый сервер видит, что вы отправляете рассылку нескольким пользователям, которые не могут отскочить, этот сервер может счесть вас спамером. Если сервер считает, что вы рассылаете спам, вас заблокируют. Как только вы попадете в черный список, это существенно повлияет на успех вашей почтовой кампании. Вот что вы можете сделать, если попадете в черный список. Также важно отслеживать свои IP-адреса на предмет внесения в черный список, поскольку важно не отправлять какие-либо кампании, пока они указаны.
• Незанятые пользователи: Незанятые пользователи - это учетные записи в вашей базе данных, которые не открывали и не нажимали на отправленные вами электронные письма. Это может показаться не таким уж большим делом, но может нанести большой ущерб. Незанятые пользователи в конечном итоге превратятся в жалобы на спам против вас. Или они могли отказаться от своей учетной записи электронной почты и рано или поздно столкнутся с серьезными отказами.
• Плохая доставляемость: как мы только что обсуждали, как жесткие отказы, так и черные списки приведут к плохой доставляемости. Интернет-провайдеры хотят видеть, что пользователи взаимодействуют с вашей почтой, а не помечают ее как спам. Всякий раз, когда вы отправляете электронные письма с устаревшей информацией, вы снижаете оценку отправителя и ухудшаете свою производительность. Поэтому вам рекомендуется регулярно анализировать свои данные и удалять контактные данные, которые больше не используются.
• Спам-ловушки. Спам-ловушки - это способ, которым интернет-провайдеры пытаются бороться со спамерами. Это адреса электронной почты, которые созданы и предназначены для ловушки. Ловушки для спама принадлежат не пользователям, а интернет-провайдерам. Они могут идентифицировать спамеров, потому что на этот адрес электронной почты никогда не должны приходить электронные письма, поскольку он никогда официально не соглашался ни на что. Поэтому, если он начинает получать сообщения, он знает, что вы, должно быть, приобрели данные или скопировали данные из Интернета. Меньше всего вы хотите, чтобы ваш бизнес был отмечен как спамер.

Как определить, какие контакты не представляют ценности?

Чтобы ваша CRM оставалась в отличной форме, вам нужно будет зайти и удалить контактные данные адресов электронной почты, которые ранее были возвращены.

Если вы знаете о компаниях, которые были в вашей базе данных и которые прекратили свою деятельность, обязательно удалите их. Таким образом, вы случайно не отправите им электронное письмо, которое создает для вас дополнительные отказы. Идея состоит в том, чтобы исключить как можно больше некачественных данных, прежде чем отправлять следующую цифровую кампанию.

Определение контактов вручную и отказ от подписки

Еще один метод удаления неактивных контактов - это анализ истории вашей почтовой кампании.

Посмотрите на адреса электронной почты, которые не привлекали в течение нескольких месяцев. Найдите пользователей, которые не открывали ни одно из ваших последних десяти отправленных писем. Как только вы определили этих получателей, отмените их подписку из своего списка.

Сокращение вашего списка может быть сложной задачей, но как только вы это сделаете, вы увидите потрясающие результаты. Ваши открытые ставки улучшатся, потому что вы отправляете электронные письма только заинтересованным подписчикам. Это означает, что ваш рейтинг отправителя будет постепенно улучшаться, и вы получите более высокие показатели размещения в почтовом ящике, потому что более значительный процент ваших пользователей на самом деле читает ваше сообщение. Интернет-провайдерам нравится видеть, что их пользователи заинтересованы в том, что вы отправляете.

Узнайте, какую выгоду получил Hubspot, отказавшись от подписки на более 250 тысяч контактов.

Использование службы проверки электронной почты

Вы также можете пропустить ручную работу и использовать инструмент проверки электронной почты, такой как XVerify.

Если вы также используете Benchmark для электронного маркетинга, вы можете напрямую подключить свою учетную запись и получать данные из уже имеющихся списков. Процесс очистки просканирует ваших подписчиков и определит, какие адреса электронной почты недействительны или представляют опасность. Он даже может автоматически обновлять списки, которые у вас есть с помощью Benchmark, что еще больше упрощает процесс.

Проверка электронной почты работает путем проверки имени пользователя и проверки его активности и регистрации на уровне домена. Если учетная запись в порядке, это приведет к действительному ответу по электронной почте. Если учетная запись электронной почты старая или пользователь не вошел в свою учетную запись, учетная запись, скорее всего, даст неверный ответ. Адреса электронной почты, которые возвращаются как недействительные, - это то, что вы хотите удалить из своей CRM.

Иногда учетные записи реальны и активны, но общаться с ними по электронной почте небезопасно. Как мы ранее упоминали о ловушках, это не учетные записи, на которые вы хотите отправлять почту. Один из шаблонов, который может пометить учетную запись как ловушку, заключается в том, что учетная запись электронной почты когда-то была действительной, затем стала неактивной, а затем снова стала активной. Не во всех случаях это превратилось в ловушку, но да, это хорошая причина не включать подписки в вашу воронку с таким поведением.

Держите ваши данные в чистоте и нетронутом состоянии

Рекомендуется очищать списки каждые три месяца.

Помните, что со временем данные действительно устаревают. Если ваш бизнес - B2B, то помните, что сотрудники уходят из компании или меняют должности, в результате чего идентификатор электронной почты становится недействительным. Даже если вы занимаетесь B2C, пользователи все равно покидают свои учетные записи.

Последовательная очистка данных - лучший способ сохранить хорошую репутацию.

Не расстраивайтесь, если вы обнаружите, что значительная часть ваших данных неверна. Это случается довольно часто.

Когда вы начнете более детально подходить к оценке качества ваших данных, вы увидите, насколько улучшится ваше качество.

У вас когда-нибудь возникали проблемы со старыми данными, хранящимися в вашей CRM?

Мы хотели бы услышать о вашем уникальном опыте. Не стесняйтесь комментировать свою ситуацию и то, что вы сделали для ее улучшения.