Come eliminare i vecchi dati CRM che ti metteranno in pericolo

Mantenere le relazioni con i tuoi clienti è una parte essenziale della tua attività.

Ecco perché hai scelto un CRM per registrare dati cruciali e conoscere meglio le esigenze dei tuoi clienti.

I CRM possono essere strumenti molto potenti per aiutarti a prendere il sopravvento sui tuoi sforzi di marketing e portare a più vendite. Ma cosa succede nel tempo quando i tuoi dati CRM diventano vecchi?

Pensaci. Non stai inviando ogni giorno tutti i contatti nel tuo magazzino di database. Probabilmente ci sono record di contatto con cui non hai avuto un punto di contatto dal 2015, quindi come fai a sapere se questi utenti sono ancora validi? È probabile che non ne avrai idea fino a quando non proverai a inviare loro un'e-mail o a chiamarli.

I vecchi dati semplicemente occupano spazio e non sono preziosi per te. I vecchi dati potrebbero finire per farti finire nei guai.

Perché i vecchi dati CRM sono pericolosi?

• Rimbalzi rigidi: se stai facendo marketing via email sul tuo database, ti imbatterai in rimbalzi rigidi. Il bouncing si verifica quando gli account di posta elettronica non esistono più o forse i dati inizialmente raccolti non erano mai validi. Gli hard bounce potrebbero non sembrare un grosso problema, ma possono portare a problemi di consegna o farti sospendere dalla tua piattaforma di posta. Vuoi puntare a una frequenza di rimbalzo forzata del 5% o meno.
• Soft Bounce : un soft bounce è quando invii un'e-mail e questa viene rimbalzata indietro. Non sono pericolosi come un hard bounce, ma sono essenziali per rimuoverli dalla tua lista. I soft bounce si verificano in genere quando la cassetta postale di un utente è piena. Questa è un'indicazione iniziale che l'utente non ha controllato la propria casella di posta o utilizzato quell'account di posta elettronica.
• Blacklist e blocchi: una volta che inizi a inviare e-mail e ricevi hard bounce, questo potrebbe portare alla blacklist. Se il server di posta vede che stai inviando messaggi a più utenti che stanno effettuando un hard bouncing, quel server potrebbe considerarti uno spammer. Se il server pensa che tu stia inviando spam verrai bloccato. Una volta inserito nella lista nera, ciò avrà un impatto significativo sul successo della tua campagna e-mail. Ecco cosa puoi fare se vieni inserito nella lista nera. È anche importante monitorare i tuoi IP per le liste nere in quanto è importante non inviare alcuna campagna mentre è elencato.
• Utenti non coinvolti: gli utenti non coinvolti sono gli account nel database che non hanno aperto o fatto clic sulle e-mail che invii. Questo potrebbe non sembrare un grosso problema, ma può causare molti danni. Gli utenti non coinvolti alla fine si trasformeranno in reclami di spam contro di te. Oppure, potrebbero aver abbandonato il loro account di posta elettronica e prima o poi si trasformeranno in hard bounce.
• Scarsa deliverability: come abbiamo appena discusso, sia gli hard bounce che le black list porteranno a una scarsa deliverability. Gli ISP vogliono vedere che gli utenti interagiscono con la tua posta, non che la contrassegnano come spam. Ogni volta che invii e-mail a informazioni obsolete, stai danneggiando il punteggio del mittente e le tue prestazioni. Pertanto, sei incoraggiato a setacciare regolarmente i tuoi dati e rimuovere i dati di contatto che non vengono più utilizzati.
• Trappole antispam: le trappole antispam sono un modo in cui gli ISP tentano di combattere gli spammer. Sono indirizzi email che sono stati impostati e progettati per essere una trappola. Le trappole spam non sono di proprietà degli utenti, ma degli ISP. Possono identificare gli spammer perché quell'indirizzo e-mail non dovrebbe mai ricevere alcuna e-mail poiché non ha mai accettato ufficialmente nulla. Pertanto, se inizia a ricevere messaggi, sa che è necessario aver acquistato dati o dati raschiati dal Web. L'ultima cosa che vuoi per la tua attività è essere etichettato come spammer.

Come puoi identificare quali contatti non sono preziosi?

Per mantenere il tuo CRM in perfetta forma, vorrai entrare ed eliminare i dati di contatto degli indirizzi e-mail che sono stati precedentemente rimbalzati.

Se conosci aziende che sono state nel tuo database e che hanno cessato l'attività, assicurati di rimuoverle. In questo modo non invii loro accidentalmente un'e-mail che crea rimbalzi extra per te. L'idea è eliminare il maggior numero possibile di punti dati di scarsa qualità prima di inviare la tua prossima campagna digitale.

Identifica e cancella manualmente i contatti

Un altro metodo per rimuovere i contatti inattivi è analizzare la cronologia della tua campagna e-mail.

Guarda gli indirizzi email che non sono stati coinvolgenti per mesi. Trova gli utenti che non hanno aperto NESSUNA delle tue ultime dieci email inviate. Una volta identificati quei destinatari, cancellali dalla tua lista.

Ridimensionare la tua lista può essere una battaglia, ma una volta fatto vedrai risultati sorprendenti. I tuoi tassi di apertura miglioreranno perché invii e-mail solo agli abbonati coinvolti. Ciò significa che il punteggio del tuo mittente migliorerà gradualmente e otterrai tassi migliori di posizionamento della posta in arrivo perché una percentuale più significativa dei tuoi utenti sta effettivamente leggendo il tuo messaggio. Agli ISP piace vedere che i loro utenti sono interessati a ciò che invii.

Scopri come Hubspot ha tratto vantaggio dall'annullamento dell'iscrizione a oltre 250.000 contatti.

Utilizzo di un servizio di verifica e-mail

Puoi anche saltare il lavoro manuale e utilizzare uno strumento di verifica della posta elettronica come XVerify.

Se stai utilizzando Benchmark anche per il tuo email marketing, puoi collegare direttamente il tuo account e recuperare i dati dagli elenchi che già possiedi. Il processo di pulizia esaminerà i tuoi abbonati e identificherà quali indirizzi e-mail non sono validi o rappresentano un rischio. È persino in grado di aggiornare automaticamente gli elenchi che hai con Benchmark, rendendo il processo ancora più semplificato.

La verifica dell'e-mail funziona controllando il nome utente e assicurandosi che sia attualmente attivo e registrato a livello di dominio. Se l'account è valido, ciò si tradurrà in una risposta email valida. Se l'account e-mail è vecchio o l'utente non ha effettuato l'accesso al proprio account, è probabile che l'account restituisca una risposta non valida. Gli indirizzi email che risultano non validi sono quelli che vuoi rimuovere dal tuo CRM.

A volte gli account sono reali e attivi ma non è sicuro comunicare via e-mail. Come prima abbiamo menzionato le trappole, questi non sono account a cui vuoi inviare la posta. Un modello che potrebbe contrassegnare un account come una trappola è che l'account e-mail una volta era valido, poi è diventato inattivo, quindi è diventato di nuovo attivo. Non in tutti i casi si è trasformato in una trappola, ma sì, una buona ragione per omettere le registrazioni nella tua canalizzazione con quel comportamento.

Mantieni i tuoi dati puliti e incontaminati

Come raccomandazione, è una buona idea pulire le tue liste ogni tre mesi.

Ricorda che nel tempo i dati diventano obsoleti. Se la tua attività è B2B, ricorda che i dipendenti lasciano le aziende o cambiano posizione causando la perdita di legittimità dell'ID e-mail. Anche se sei un'azienda B2C, gli utenti abbandonano comunque i loro account.

Scrutare i tuoi dati in modo coerente sarà il metodo migliore per rimanere in regola.

Non scoraggiarti se trovi che una parte significativa dei tuoi dati non è valida. È abbastanza comune che ciò accada.

Quando inizi ad adottare un approccio più dettagliato per valutare la qualità dei tuoi dati, vedrai quanto migliora la tua qualità.

Hai mai avuto problemi con i vecchi dati che si trovano nel tuo CRM?

Ci piacerebbe conoscere la tua esperienza unica. Sentiti libero di commentare la tua situazione e cosa hai fatto per migliorarla.