あなたを危険にさらす古いCRMデータを排除する方法

公開: 2018-06-04

あなたの顧客との関係を維持することはあなたのビジネスの重要な部分です。

そのため、重要なデータをログに記録し、顧客のニーズについて詳しく知るためにCRMを選択しました。

CRMは、マーケティング活動で優位に立ち、売り上げを伸ばすのに役立つ非常に強力なツールです。しかし、CRMデータが古くなると、時間の経過とともに何が起こりますか？

考えてみてください。データベースウェアハウス内のすべての連絡先に毎日メールを送信しているわけではありません。 2015年以降、連絡先がない連絡先レコードがそこにある可能性があります。これらのユーザーがまだ有効であるかどうかをどのようにして知ることができますか？あなたが彼らに電子メールを送るか、彼らに電話をかけようとするまで、あなたはおそらくあなたが知らないでしょう。

古いデータは単にスペースを占有しているだけであり、あなたにとって価値がありません。古いデータは、お湯にあなたを着陸させる可能性があります。

古いCRMデータが危険なのはなぜですか？

ハードバウンス：データベースに対して電子メールマーケティングを行っている場合、ハードバウンスが発生します。 バウンスは、電子メールアカウントが存在しなくなった場合、または最初に収集したデータが有効でなかった場合に発生します。ハードバウンスはそれほど大したことではないように思われるかもしれませんが、配信可能性の問題を引き起こしたり、メールプラットフォームから停止されたりする可能性があります。 5％以下のハードバウンス率を目指したい。
ソフトバウンス：ソフトバウンスとは、メールを送信したときにバウンスされることです。 ハードバウンスほど危険ではありませんが、リストから削除するために不可欠です。ソフトバウンスは通常、ユーザーのメールボックスがいっぱいになると発生します。これは、ユーザーが受信トレイを確認していないか、そのメールアカウントを使用していないことを示す最初の兆候です。
ブラックリストとブロック：メールの送信を開始してハードバウンスを取得すると、ブラックリストにつながる可能性があります。 電子メールサーバーが、ハードバウンスしている複数のユーザーにメールを送信していることを確認した場合、そのサーバーはあなたをスパマーと見なす可能性があります。サーバーがあなたがスパムだと思った場合、あなたはブロックされます。ブラックリストに登録されると、メールキャンペーンの成功に大きな影響を与えます。ブラックリストに登録された場合にできることは次のとおりです。リストされている間はキャンペーンを送信しないことが重要であるため、ブラックリストのIPを監視することも重要です。
エンゲージされていないユーザー：エンゲージされていないユーザーは、送信した電子メールを開いたりクリックしたりしていないデータベース内のアカウントです。これはそれほど大したことではないように聞こえるかもしれませんが、多くの損害を引き起こす可能性があります。関与していないユーザーは、最終的にあなたに対するスパムの苦情に変わります。または、電子メールアカウントを放棄し、遅かれ早かれハードバウンスに変わる可能性があります。
配信可能性の低下：先ほど説明したように、ハードバウンスとブラックリストの両方が配信可能性の低下につながります。 ISPは、ユーザーがメールをスパムとしてマークするのではなく、メールに関与していることを確認したいと考えています。古い情報に電子メールを送信するときはいつでも、送信者のスコアを損ない、自分のパフォーマンスを損なうことになります。したがって、定期的にデータをふるいにかけ、使用されなくなった連絡先データを削除することをお勧めします。
スパムトラップ：スパムトラップは、ISPがスパマーと戦う方法です。これらは、トラップとして設定および設計された電子メールアドレスです。スパムトラップはユーザーが所有するのではなく、ISPが所有します。その電子メールアドレスは公式に何にもオプトインされていないため、電子メールを受信してはならないため、スパマーを特定できます。したがって、メッセージの受信を開始すると、Webからデータを購入したかデータをスクレイピングしたに違いないことがわかります。あなたがあなたのビジネスに望む最後のことは、スパマーとしてラベル付けされることです。

どの連絡先が価値がないかをどのように特定できますか？

CRMを最高の状態に保つために、以前にバウンスした電子メールアドレスの連絡先データにアクセスして削除する必要があります。

データベースに登録されていて廃業している企業を知っている場合は、必ずそれらを削除してください。このようにして、誤ってメールを送信して、余分なハードバウンスが発生することはありません。アイデアは、次のデジタルキャンペーンを送信する前に、できるだけ多くの質の悪いデータポイントを排除することです。

連絡先を手動で識別して登録解除する

非アクティブな連絡先を削除するもう1つの方法は、メールキャンペーンの履歴を分析することです。

何ヶ月も関与していないメールアドレスを見てください。送信された過去10通の電子メールのいずれも開いていないユーザーを検索します。それらの受信者を特定したら、リストからそれらの購読を解除します。

リストのサイズを小さくすることは困難な場合がありますが、一度実行すると、驚くべき結果が得られます。エンゲージメントのあるサブスクライバーにのみ電子メールを送信するため、オープンレートが向上します。これは、送信者のスコアが徐々に向上し、ユーザーのより多くの割合が実際にメッセージを読んでいるため、受信トレイの配置率が向上することを意味します。 ISPは、ユーザーがあなたの送信内容に関心を持っていることを望んでいます。

25万件を超える連絡先の登録を解除することでHubspotがどのようにメリットを得たかをご覧ください。

電子メール検証サービスの使用

手作業をスキップして、XVerifyなどの電子メール検証ツールを使用することもできます。

メールマーケティングにもベンチマークを使用している場合は、アカウントに直接接続して、既存のリストからデータを取得できます。クリーニングプロセスでは、サブスクライバーをスキャンして、無効な電子メールアドレスまたはリスクを特定します。ベンチマークを使用して、所有しているリストを自動的に更新することもでき、プロセスがさらに簡素化されます。

電子メールの検証は、ユーザー名をチェックし、それが現在アクティブであり、ドメインレベルで登録されていることを確認することによって機能します。アカウントに問題がなければ、有効なメール応答が返されます。電子メールアカウントが古いか、ユーザーが自分のアカウントにログインしていない場合、アカウントは無効な回答を返す可能性があります。無効として返される電子メールアドレスは、CRMから削除したいものです。

アカウントは実際にアクティブであるが、電子メールで通信するのは安全ではない場合があります。先にトラップについて述べたように、それらはあなたがメールしたいアカウントではありません。アカウントをトラップとしてレッドフラグを立てる可能性のあるパターンの1つは、電子メールアカウントが一度有効になり、その後非アクティブになり、その後再びアクティブになることです。それが罠に変わったわけではありませんが、そうです、その振る舞いであなたの目標到達プロセスへのサインアップを省略する正当な理由です。

データをクリーンで元の状態に保つ

推奨事項として、3か月ごとにリストをクリーンアップすることをお勧めします。

時間の経過とともにデータは時代遅れになることを忘れないでください。あなたのビジネスがB2Bである場合は、従業員が会社を辞めるか、ポジションを変更して電子メールIDが正当でなくなることを忘れないでください。あなたがB2Cビジネスであっても、ユーザーは自分のアカウントを放棄します。

データを一貫してスクラブすることが、良好な状態を維持するための最良の方法になります。

データのかなりの部分が無効であることがわかっても、がっかりしないでください。これが発生することは非常に一般的です。

データ品質を評価するためのより詳細なアプローチを取り始めると、品質がどれだけ向上するかがわかります。

CRMにある古いデータで問題が発生したことはありますか？

私たちはあなたのユニークな経験について聞いてみたいです。あなたの状況とそれを改善するためにあなたがしたことについて自由にコメントしてください。