كيفية التخلص من بيانات CRM القديمة التي ستعرضك للخطر

يعد الحفاظ على العلاقات مع عملائك جزءًا أساسيًا من عملك.

هذا هو السبب في اختيارك CRM لتسجيل البيانات المهمة ومعرفة المزيد عن احتياجات عميلك.

يمكن أن تكون إدارة علاقات العملاء أدوات قوية للغاية لمساعدتك في الحصول على اليد العليا في جهودك التسويقية ، وتؤدي إلى المزيد من المبيعات. ولكن ، ماذا يحدث مع مرور الوقت عندما تصبح بيانات CRM الخاصة بك قديمة؟

فكر في الأمر. أنت لا ترسل بالبريد كل جهة اتصال في مستودع قاعدة البيانات كل يوم. من المحتمل أن تكون هناك سجلات جهات اتصال لم تكن على اتصال بها منذ عام 2015 ، فكيف تعرف ما إذا كان هؤلاء المستخدمون لا يزالون صالحين؟ من المحتمل أنك لن تكون لديك أي فكرة حتى تحاول إرسال بريد إلكتروني إليهم أو الاتصال بهم.

البيانات القديمة فقط تستهلك مساحة وليست ذات قيمة بالنسبة لك. البيانات القديمة يمكن أن ينتهي بك الأمر في الماء الساخن.

لماذا تعتبر بيانات CRM القديمة خطرة؟

• ارتداد صعب : إذا كنت تقوم بأي تسويق عبر البريد الإلكتروني لقاعدة البيانات الخاصة بك ، فستواجه ارتدادًا صعبًا. يحدث الارتداد عندما تختفي حسابات البريد الإلكتروني ، أو ربما لم تكن البيانات التي جمعتها في البداية صالحة على الإطلاق. قد لا تبدو عمليات الارتداد القوية مثل هذه الصفقة الكبيرة ولكنها قد تؤدي إلى مشاكل في التسليم أو تتسبب في تعليقك من نظامك البريدي. تريد أن تستهدف معدل ارتداد قوي يبلغ 5٪ أو أقل.
• الارتداد الناعم: الارتداد الناعم يحدث عندما ترسل رسالة بريد إلكتروني ، وترتد مرة أخرى. إنها ليست خطيرة مثل الارتداد الصعب ، لكنها ضرورية لإزالتها من قائمتك. يحدث الارتداد الناعم عادةً عندما يكون صندوق بريد المستخدم ممتلئًا. هذا مؤشر أولي على أن المستخدم لم يتحقق من صندوق الوارد الخاص به أو يستخدم حساب البريد الإلكتروني هذا.
• القائمة السوداء والحظر: بمجرد البدء في إرسال رسائل البريد الإلكتروني والحصول على ارتداد قوي ، قد يؤدي ذلك إلى وضع القائمة السوداء. إذا رأى خادم البريد الإلكتروني أنك ترسل بريدًا إلى العديد من المستخدمين الذين يرتدون بشدة من هذا الخادم ، فقد يعتبرك أحد أصحاب الرسائل غير المرغوب فيها. إذا اعتقد الخادم أنك تقوم بإرسال بريد عشوائي ، فسيتم حظره. بمجرد إدراجك في القائمة السوداء ، سيؤثر ذلك على نجاح حملة البريد الإلكتروني بشكل كبير. إليك ما يمكنك فعله إذا أصبحت مدرجًا على القائمة السوداء. من المهم أيضًا مراقبة عناوين IP الخاصة بك لإدراجها في القائمة السوداء لأنه من المهم عدم إرسال أي حملات أثناء إدراجها.
• المستخدمون غير المشتركون: المستخدمون غير المشتركون ، هم الحسابات الموجودة في قاعدة البيانات الخاصة بك والتي لم تفتح أو تنقر على رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها. قد لا تبدو هذه مشكلة كبيرة ، لكنها قد تسبب الكثير من الضرر. سيتحول المستخدمون غير المنخرطين في النهاية إلى شكاوى ضدك من البريد العشوائي. أو ربما تخلوا عن حساب بريدهم الإلكتروني وسيتحولون عاجلاً أم آجلاً إلى ارتداد قوي.
• ضعف التسليم: كما ناقشنا للتو ، سيؤدي كل من الارتداد القوي والقوائم السوداء إلى ضعف التسليم. يريد مزودو خدمة الإنترنت أن يروا أن المستخدمين يتعاملون مع بريدك ، وليس تمييزه كبريد عشوائي. عندما ترسل رسائل بريد إلكتروني إلى معلومات قديمة ، فإنك تلحق الضرر بدرجة المرسل وتضر بأدائك. لذلك ، نشجعك على التدقيق في بياناتك بانتظام وإزالة بيانات الاتصال التي لم تعد مستخدمة.
• فخاخ البريد العشوائي: فخاخ البريد العشوائي هي طريقة يحاول بها مزودو خدمة الإنترنت لمحاربة مرسلي البريد العشوائي. إنها عناوين بريد إلكتروني تم إعدادها وتصميمها لتكون فخًا. فخاخ البريد العشوائي ليست مملوكة للمستخدمين ، ولكن بدلاً من ذلك مملوكة لمزودي خدمة الإنترنت. يمكنهم التعرف على مرسلي البريد العشوائي لأن عنوان البريد الإلكتروني هذا يجب ألا يتلقى أبدًا أي رسائل بريد إلكتروني لأنه لم يتم اختياره رسميًا في أي شيء. لذلك ، إذا بدأت في تلقي الرسائل ، فإنها تعلم أنه يجب عليك شراء بيانات أو كشط البيانات من الويب. آخر شيء تريده لعملك هو أن يتم تصنيفك كمرسل بريد عشوائي.

كيف يمكنك تحديد جهات الاتصال التي ليست ذات قيمة؟

للحفاظ على CRM الخاص بك في شكل أفضل ، ستحتاج إلى الدخول وحذف بيانات الاتصال الخاصة بعناوين البريد الإلكتروني التي ارتدت سابقًا.

إذا كنت تعرف الشركات الموجودة في قاعدة البيانات الخاصة بك والتي توقفت عن العمل ، فتأكد من إزالتها. بهذه الطريقة لا ترسل إليهم عن طريق الخطأ بريدًا إلكترونيًا مما يؤدي إلى ارتداد قوي إضافي لك. تكمن الفكرة في التخلص من أكبر عدد ممكن من نقاط البيانات ذات الجودة الرديئة قبل إرسال حملتك الرقمية التالية.

تحديد جهات الاتصال وإلغاء الاشتراك فيها يدويًا

هناك طريقة أخرى لإزالة جهات الاتصال غير النشطة وهي تحليل محفوظات حملة البريد الإلكتروني الخاصة بك.

انظر إلى عناوين البريد الإلكتروني التي لم تستخدم منذ شهور. ابحث عن المستخدمين الذين لم يفتحوا أيًا من رسائل البريد الإلكتروني العشر الأخيرة المرسلة. بمجرد تحديد هؤلاء المستلمين ، قم بإلغاء اشتراكهم من قائمتك.

يمكن أن يكون تقليص حجم قائمتك معركة ، ولكن بمجرد القيام بذلك سترى نتائج مذهلة. ستتحسن معدلات فتح حسابك لأنك ترسل رسائل بريد إلكتروني إلى المشتركين المرتبطين فقط. هذا يعني أن درجة المرسل ستتحسن تدريجيًا وستحصل على معدلات أفضل لوضع البريد الوارد لأن نسبة مئوية أكبر من المستخدمين يقرؤون رسالتك بالفعل. يحب مقدمو خدمات الإنترنت أن يروا أن مستخدميهم لديهم اهتمام بما ترسله.

تعرف على كيفية استفادة Hubspot من إلغاء اشتراك أكثر من 250 ألف جهة اتصال.

باستخدام خدمة التحقق من البريد الإلكتروني

يمكنك أيضًا تخطي العمل اليدوي واستخدام أداة التحقق من البريد الإلكتروني مثل XVerify.

إذا كنت تستخدم أيضًا Benchmark للتسويق عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك توصيل حسابك مباشرةً وسحب البيانات من القوائم التي لديك بالفعل. ستقوم عملية التنظيف بفحص المشتركين لديك وتحديد عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة أو التي تنطوي على مخاطر. حتى أنه قادر على تحديث القوائم التي لديك تلقائيًا باستخدام Benchmark مما يجعل العملية أكثر بساطة.

يعمل التحقق من البريد الإلكتروني عن طريق التحقق من اسم المستخدم والتأكد من أنه نشط حاليًا ومسجل على مستوى المجال. إذا كان الحساب جيدًا ، فسيؤدي ذلك إلى استجابة بريد إلكتروني صالحة. إذا كان حساب البريد الإلكتروني قديمًا أو لم يقم المستخدم بتسجيل الدخول إلى حسابه ، فمن المحتمل أن ينتج عن الحساب إجابة غير صالحة. عناوين البريد الإلكتروني التي تظهر على أنها غير صالحة هي ما تريد إزالته من CRM الخاص بك.

في بعض الأحيان تكون الحسابات حقيقية ونشطة ولكنها ليست آمنة للتواصل معها عبر البريد الإلكتروني. كما ذكرنا سابقًا الفخاخ ، فهذه ليست حسابات تريد إرسالها بالبريد. أحد الأنماط التي يمكن أن تضع علامة حمراء على الحساب باعتباره فخًا هو أن حساب البريد الإلكتروني كان صالحًا من قبل ، ثم أصبح غير نشط ، ثم أصبح نشطًا مرة أخرى. ليس في جميع الحالات أنها تحولت إلى فخ ولكن نعم ، سبب وجيه لحذف عمليات الاشتراك في مسار التحويل الخاص بك بهذا السلوك.

حافظ على بياناتك نظيفة ونقية

كتوصية ، من الجيد تنظيف قوائمك كل ثلاثة أشهر.

تذكر مع مرور الوقت تصبح البيانات قديمة. إذا كان عملك هو B2B ، فتذكر أن الموظفين يتركون الشركات ، أو يغيرون مناصبهم مما يجعل معرف البريد الإلكتروني لم يعد شرعيًا. حتى إذا كنت تمثل شركة B2C ، فلا يزال المستخدمون يتخلون عن حساباتهم.

سيكون تنقية بياناتك باستمرار أفضل طريقة للبقاء في وضع جيد.

لا تثبط عزيمتك إذا وجدت أن جزءًا كبيرًا من بياناتك غير صالح. من الشائع جدًا أن يحدث هذا.

عندما تبدأ في اتباع نهج أكثر تفصيلاً لتقييم جودة بياناتك ، سترى إلى أي مدى تتحسن جودتك.

هل سبق لك أن واجهت مشاكل مع البيانات القديمة الموجودة في CRM الخاص بك؟

نود أن نسمع عن تجربتك الفريدة. لا تتردد في التعليق على وضعك وما فعلته لتحسينه.