如何消除会使您处于危险之中的旧 CRM 数据

保持与客户的关系是您业务的重要组成部分。

这就是您选择 CRM 来记录关键数据并详细了解客户需求的原因。

CRM 可以是非常强大的工具，可以帮助您在营销工作中占据上风，并带来更多销售。 但是，随着时间的推移，当您的 CRM 数据变旧时会发生什么？

想想看。 您不是每天都向数据库仓库中的每个联系人发送邮件。 那里可能有自 2015 年以来您没有接触过的联系记录，那么您怎么知道这些用户是否仍然有效？ 在您尝试向他们发送电子邮件或给他们打电话之前，您可能不知道。

旧数据只是占用空间，对您没有价值。 旧数据最终可能会让您陷入困境。

为什么旧的 CRM 数据很危险？

• 硬退回：如果您对数据库进行任何电子邮件营销，您将遇到硬退回。 当电子邮件帐户不再存在，或者您最初收集的数据可能永远无效时，就会发生退回。 硬退回邮件可能看起来没什么大不了的，但可能会导致送达率问题或导致您的邮件平台被暂停。 您希望将硬跳出率设为 5% 或更低。
• 软退回：软退回是指当您发送电子邮件时，它会被退回。 它们不像硬弹跳那么危险，但它们对于从您的列表中删除是必不可少的。 当用户的邮箱已满时，通常会发生软退回邮件。 这是用户尚未检查其收件箱或使用该电子邮件帐户的初步迹象。
• 黑名单和阻止：一旦您开始发送电子邮件并收到硬退信，这可能会导致被列入黑名单。 如果电子邮件服务器发现您正在向多个用户发送邮件，而这些用户很难退回，则该服务器可能会将您视为垃圾邮件发送者。 如果服务器认为您在发送垃圾邮件，您将被阻止。 一旦您被列入黑名单，它将显着影响您的电子邮件活动的成功。 如果您被列入黑名单，您可以执行以下操作。 监控您的 IP 是否被列入黑名单也很重要，因为在列出时不要发送任何活动很重要。
• 未参与的用户：未参与的用户是您数据库中尚未打开或点击您发送的电子邮件的帐户。 这听起来可能没什么大不了的，但它可能会造成很大的损害。 未参与的用户最终会变成对您的垃圾邮件投诉。 或者，他们可能已经放弃了他们的电子邮件帐户，迟早会变成硬退信。
• 可传递性差：正如我们刚刚讨论的，硬退回和黑名单都会导致可传递性差。 ISP 希望看到用户正在处理您的邮件，而不是将其标记为垃圾邮件。 每当您向过时的信息发送电子邮件时，您都会损害发件人的分数并损害您自己的表现。 因此，我们鼓励您定期筛选您的数据并删除不再使用的联系数据。
• 垃圾邮件陷阱：垃圾邮件陷阱是 ISP 试图打击垃圾邮件发送者的一种方式。 它们是已设置并设计为陷阱的电子邮件地址。 垃圾邮件陷阱不属于用户，而是属于 ISP。 他们可以识别垃圾邮件发送者，因为该电子邮件地址永远不会收到任何电子邮件，因为它从未正式选择加入任何内容。 因此，如果它开始接收消息，它就知道您一定是从网上购买了数据或抓取了数据。 您最不希望自己的企业被标记为垃圾邮件发送者。

您如何确定哪些联系人没有价值？

为了让您的 CRM 保持最佳状态，您需要进入并删除之前退回的电子邮件地址的联系数据。

如果您知道您数据库中的公司已经倒闭，请确保将其删除。 这样您就不会不小心向他们发送一封电子邮件，这会为您造成额外的硬退信。 这个想法是在您发送下一个数字广告系列之前尽可能多地消除质量差的数据点。

手动识别和取消订阅联系人

删除非活动联系人的另一种方法是分析您的电子邮件活动历史记录。

查看几个月没有参与的电子邮件地址。 查找您最近发送的 10 封电子邮件中没有打开任何一封的用户。 确定这些收件人后，请从列表中取消订阅。

缩小清单可能是一场战斗，但一旦你这样做了，你就会看到惊人的结果。 您的打开率会提高，因为您只向参与的订阅者发送电子邮件。 这意味着您的发件人分数将逐渐提高，并且您将获得更好的收件箱放置率，因为您的用户中有更大比例的人实际上正在阅读您的邮件。 ISP 喜欢看到他们的用户对您发送的内容感兴趣。

了解 Hubspot 如何从取消订阅超过 25 万个联系人中受益。

使用电子邮件验证服务

您还可以跳过手动工作并使用 XVerify 等电子邮件验证工具。

如果您还使用 Benchmark 进行电子邮件营销，您可以直接连接您的帐户并从您已有的列表中提取数据。 清理过程将扫描您的订阅者并确定哪些电子邮件地址无效或存在风险。 它甚至可以使用 Benchmark 自动更新您拥有的列表，从而使过程更加简单。

电子邮件验证的工作原理是检查用户名并确保其当前处于活动状态并在域级别注册。 如果帐户是好的，这将产生有效的电子邮件响应。 如果电子邮件帐户较旧或用户尚未登录其帐户，则该帐户可能会产生无效答复。 返回无效的电子邮件地址是您要从 CRM 中删除的地址。

有时帐户是真实且活跃的，但通过电子邮件进行通信并不安全。 正如前面我们提到的陷阱，那些不是您要邮寄到的帐户。 一种可能将帐户标记为陷阱的模式是电子邮件帐户曾经有效，然后变为非活动状态，然后再次变为活动状态。 并非在所有情况下它都变成了一个陷阱，但是是的，这是一个很好的理由，可以通过这种行为将注册忽略到您的漏斗中。

保持您的数据干净和原始

作为建议，最好每三个月清理一次您的清单。

请记住，随着时间的推移，数据确实会过时。 如果您的业务是 B2B，请记住员工离开公司或更改职位导致电子邮件 ID 不再合法。 即使您是 B2C 业务，用户仍然会放弃他们的帐户。

始终如一地清理您的数据将是保持良好信誉的最佳方法。

如果您发现大部分数据无效，请不要气馁。 发生这种情况很常见。

当您开始采用更详细的方法来评估您的数据质量时，您将看到您的质量提高了多少。

您是否遇到过 CRM 中旧数据的问题？

我们很想听听您的独特经历。 随意评论您的情况以及您为改善情况所做的工作。