당신을 위험에 빠뜨릴 오래된 CRM 데이터를 제거하는 방법

고객과의 관계를 유지하는 것은 비즈니스의 필수적인 부분입니다.

이것이 중요한 데이터를 기록하고 고객의 요구 사항에 대해 자세히 알아보기 위해 CRM을 선택한 이유입니다.

CRM은 마케팅 활동에서 우위를 점하고 더 많은 판매로 이어지는 데 도움이 되는 매우 강력한 도구가 될 수 있습니다. 그러나 CRM 데이터가 오래되면 시간이 지나면 어떻게 될까요?

그것에 대해 생각해보십시오. 데이터베이스 웨어하우스의 모든 연락처를 매일 메일로 보내는 것은 아닙니다. 2015년 이후로 연락한 적이 없는 연락처 기록이 있을 수 있습니다. 그렇다면 이러한 사용자가 여전히 유효한지 어떻게 알 수 있습니까? 그들에게 이메일을 보내거나 전화를 걸어보기 전까지는 아마 모를 것입니다.

오래된 데이터는 단지 공간만 차지할 뿐 가치가 없습니다. 오래된 데이터는 결국 당신을 뜨거운 물에 빠뜨릴 수 있습니다.

오래된 CRM 데이터가 위험한 이유는 무엇입니까?

• 하드 바운스: 데이터베이스에 대한 이메일 마케팅을 수행하는 경우 하드 바운스가 발생합니다. 이메일 계정이 더 이상 존재하지 않거나 처음에 수집한 데이터가 유효하지 않은 경우 수신 거부가 발생합니다. 하드 바운스는 그렇게 큰 문제가 아닌 것처럼 보일 수 있지만 배달 가능성 문제를 일으키거나 메일링 플랫폼에서 일시 중지될 수 있습니다. 5% 이하의 하드 바운스 비율을 목표로 하고 있습니다.
• 소프트 바운스: 소프트 바운스는 이메일을 보내면 반송됩니다. 하드 바운스만큼 위험하지는 않지만 목록에서 제거하는 데 필수적입니다. 소프트 바운스는 일반적으로 사용자의 사서함이 가득 찼을 때 발생합니다. 이것은 사용자가 받은 편지함을 확인하거나 해당 이메일 계정을 사용하지 않았음을 나타내는 초기 표시입니다.
• 블랙리스트 및 차단: 이메일을 보내고 하드 바운스를 받기 시작하면 블랙리스트로 이어질 수 있습니다. 이메일 서버에서 귀하가 여러 사용자에게 메일을 보내고 있는 것으로 확인되면 해당 서버는 귀하를 스팸 발송자로 간주할 수 있습니다. 서버에서 스팸이라고 생각하면 차단됩니다. 블랙리스트에 오르면 이메일 캠페인의 성공에 큰 영향을 미칩니다. 블랙리스트에 올라갔을 때 할 수 있는 일은 다음과 같습니다. 목록에 있는 동안 캠페인을 보내지 않는 것이 중요하므로 블랙리스트에 대한 IP를 모니터링하는 것도 중요합니다.
• 비참여 사용자: 비 참여 사용자는 귀하가 보낸 이메일을 열거나 클릭하지 않은 데이터베이스의 계정입니다. 이것은 별 것 아닌 것처럼 들리지만 많은 피해를 줄 수 있습니다. 참여하지 않은 사용자는 결국 스팸 신고로 전환됩니다. 또는 이메일 계정을 버리고 조만간 하드 바운스로 전환될 수 있습니다.
• 낮은 전달 가능성: 방금 논의한 것처럼 하드 바운스와 블랙리스트는 전달 가능성을 낮춥니다. ISP는 사용자가 메일을 스팸으로 표시하지 않고 사용하고 있는지 확인하기를 원합니다. 오래된 정보로 이메일을 보낼 때마다 발신자 점수가 손상되고 자신의 성과가 저하됩니다. 따라서 정기적으로 데이터를 살펴보고 더 이상 사용하지 않는 연락처 데이터를 제거하는 것이 좋습니다.
• 스팸 트랩: 스팸 트랩은 ISP가 스팸 발송자와 싸우기 위해 시도하는 방법입니다. 트랩으로 설정되고 설계된 이메일 주소입니다. 스팸 트랩은 사용자가 아니라 ISP가 소유합니다. 이메일 주소는 공식적으로 어떤 이메일도 수신하지 않기 때문에 이메일을 수신해서는 안 되므로 스팸 발송자를 식별할 수 있습니다. 따라서 메시지를 받기 시작하면 웹에서 데이터를 구매했거나 데이터를 스크랩했음을 알 수 있습니다. 귀하의 비즈니스에 마지막으로 원하는 것은 스팸 발송자로 분류되는 것입니다.

가치가 없는 연락처를 어떻게 식별할 수 있습니까?

CRM을 최상의 상태로 유지하려면 이전에 반송된 이메일 주소의 연락처 데이터를 삭제해야 합니다.

데이터베이스에 있던 회사 중 폐업한 회사를 알고 있는 경우 해당 회사를 제거해야 합니다. 이렇게 하면 추가 하드 바운스를 생성하는 이메일을 실수로 보내는 일이 없습니다. 아이디어는 다음 디지털 캠페인을 보내기 전에 가능한 한 많은 품질이 떨어지는 데이터 요소를 제거하는 것입니다.

수동으로 연락처 식별 및 수신 거부

비활성 연락처를 제거하는 또 다른 방법은 이메일 캠페인 기록을 분석하는 것입니다.

몇 달 동안 참여하지 않은 이메일 주소를 살펴보십시오. 귀하가 보낸 최근 10개의 이메일 중 하나도 열지 않은 사용자를 찾으십시오. 해당 수신자를 식별했으면 목록에서 수신 거부하십시오.

목록의 크기를 줄이는 것은 전투가 될 수 있지만 일단 수행하면 놀라운 결과를 보게 될 것입니다. 참여하는 구독자에게만 이메일을 보내므로 공개 비율이 향상됩니다. 이는 더 많은 사용자가 실제로 메시지를 읽고 있기 때문에 발신자 점수가 점차 향상되고 받은 편지함 배치 비율이 더 좋아진다는 것을 의미합니다. ISP는 사용자가 귀하가 보내는 것에 관심이 있다는 것을 알고 싶어합니다.

Hubspot이 250,000명이 넘는 연락처를 구독 취소함으로써 어떤 이점을 얻었는지 알아보십시오.

이메일 인증 서비스 사용

수동 작업을 건너뛰고 XVerify와 같은 이메일 확인 도구를 사용할 수도 있습니다.

이메일 마케팅에도 Benchmark를 사용하는 경우 계정을 직접 연결하고 이미 가지고 있는 목록에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 정리 프로세스는 구독자를 검색하여 유효하지 않은 이메일 주소 또는 위험 요소를 식별합니다. Benchmark로 보유한 목록을 자동으로 업데이트하여 프로세스를 더욱 간소화할 수도 있습니다.

이메일 확인은 사용자 이름을 확인하고 현재 활성화되어 있고 도메인 수준에서 등록되어 있는지 확인하여 작동합니다. 계정이 양호하면 유효한 이메일 응답을 받게 됩니다. 이메일 계정이 오래되었거나 사용자가 자신의 계정에 로그인하지 않은 경우 해당 계정에서 잘못된 답변을 얻을 수 있습니다. 유효하지 않은 것으로 다시 표시되는 이메일 주소는 CRM에서 제거하려는 것입니다.

때때로 계정은 실제 활성 상태이지만 이메일을 통해 통신하는 것은 안전하지 않습니다. 앞서 언급한 것처럼 트랩은 메일을 보내려는 계정이 아닙니다. 계정을 함정으로 위험 경고할 수 있는 한 가지 패턴은 이메일 계정이 한 번 유효했다가 비활성화되었다가 다시 활성화되는 것입니다. 모든 경우에 그것이 함정으로 변한 것은 아니지만 그렇습니다. 그러한 행동으로 유입경로에 가입하는 것을 생략하는 좋은 이유가 있습니다.

데이터를 깨끗하고 깨끗한 상태로 유지

권장 사항으로 3개월마다 목록을 정리하는 것이 좋습니다.

시간이 지남에 따라 데이터가 쓸모 없게 됨을 기억하십시오. 비즈니스가 B2B인 경우 직원이 회사를 떠나거나 직위를 변경하여 이메일 ID가 더 이상 적법하지 않다는 점을 기억하십시오. B2C 비즈니스라도 사용자는 여전히 계정을 포기합니다.

지속적으로 데이터를 스크러빙하는 것이 양호한 상태를 유지하는 가장 좋은 방법이 될 것입니다.

데이터의 상당 부분이 유효하지 않은 경우 낙담하지 마십시오. 이런 일이 발생하는 것은 매우 일반적입니다.

데이터 품질을 평가하기 위해 보다 자세한 접근 방식을 취하기 시작하면 품질이 얼마나 향상되는지 알 수 있습니다.

CRM에 있는 오래된 데이터로 인해 문제가 발생한 적이 있습니까?

귀하의 독특한 경험에 대해 듣고 싶습니다. 상황과 이를 개선하기 위해 무엇을 했는지 자유롭게 의견을 말하십시오.