Comment éliminer les anciennes données CRM qui vous mettront en danger

Entretenir des relations avec vos clients est un élément essentiel de votre entreprise.

C'est pourquoi vous avez choisi un CRM pour enregistrer des données cruciales et en savoir plus sur les besoins de vos clients.

Les CRM peuvent être des outils très puissants pour vous aider à prendre le dessus sur vos efforts de marketing et à générer plus de ventes. Mais que se passe-t-il au fil du temps lorsque vos données CRM deviennent anciennes ?

Pensez-y. Vous n'envoyez pas tous les jours à tous les contacts de votre entrepôt de base de données. Il y a probablement des enregistrements de contacts là-dedans avec lesquels vous n'avez pas eu de point de contact depuis 2015, alors comment savoir si ces utilisateurs sont encore valides ? Il y a de fortes chances que vous n'en ayez aucune idée jusqu'à ce que vous essayiez de leur envoyer un e-mail ou de leur téléphoner.

Les anciennes données ne font que prendre de la place et ne sont pas utiles pour vous. Les anciennes données pourraient finir par vous plonger dans l'eau chaude.

Pourquoi les anciennes données CRM sont-elles dangereuses ?

• Rebonds durs : si vous faites du marketing par e-mail dans votre base de données, vous allez rencontrer des rebonds durs. Le rebond se produit lorsque les comptes de messagerie n'existent plus, ou peut-être que les données que vous avez initialement collectées n'ont jamais été valides. Les rebonds durs peuvent ne pas sembler si importants, mais peuvent entraîner des problèmes de délivrabilité ou vous faire suspendre de votre plate-forme de diffusion. Vous voulez viser un taux de rebond dur de 5% ou moins.
• Soft Bounces : un soft bounce se produit lorsque vous envoyez un e-mail et qu'il est renvoyé. Ils ne sont pas aussi dangereux qu'un rebond dur, mais ils sont essentiels à retirer de votre liste. Les rebonds logiciels se produisent généralement lorsque la boîte aux lettres d'un utilisateur est pleine. Il s'agit d'une première indication que l'utilisateur n'a pas consulté sa boîte de réception ou utilisé ce compte de messagerie.
• Liste noire et blocage : une fois que vous commencez à envoyer des e-mails et à obtenir des rebonds durs, cela peut conduire à une liste noire. Si le serveur de messagerie voit que vous envoyez des e-mails à plusieurs utilisateurs qui rebondissent dur, ce serveur peut vous considérer comme un spammeur. Si le serveur pense que vous spammez, vous serez bloqué. Une fois que vous êtes sur liste noire, cela va avoir un impact significatif sur le succès de votre campagne d'e-mailing. Voici ce que vous pouvez faire si vous devenez blacklisté. Il est également important de surveiller vos adresses IP pour les listes noires, car il est important de ne pas envoyer de campagnes lorsqu'elles sont répertoriées.
• Utilisateurs non engagés : les utilisateurs non engagés sont les comptes de votre base de données qui n'ont pas ouvert ou cliqué sur les e-mails que vous envoyez. Cela peut ne pas sembler si grave, mais cela peut causer beaucoup de dégâts. Les utilisateurs non engagés finiront par se transformer en plaintes de spam contre vous. Ou, ils peuvent avoir abandonné leur compte de messagerie et se transformeront tôt ou tard en rebonds durs.
• Mauvaise délivrabilité : comme nous venons de le dire, les rebonds durs et les listes noires entraîneront une mauvaise délivrabilité. Les FAI veulent voir que les utilisateurs interagissent avec votre courrier, et non le marquer comme spam. Chaque fois que vous envoyez des e-mails à des informations obsolètes, vous endommagez votre score d'expéditeur et nuisez à vos propres performances. Par conséquent, nous vous encourageons à passer régulièrement au crible vos données et à supprimer les données de contact qui ne sont plus utilisées.
• Pièges à spam : les pièges à spam sont un moyen pour les FAI de lutter contre les spammeurs. Ce sont des adresses e-mail qui ont été configurées et conçues pour être un piège. Les pièges à spam n'appartiennent pas aux utilisateurs, mais aux FAI. Ils peuvent identifier les spammeurs car cette adresse e-mail ne devrait jamais recevoir d'e-mails, car elle n'a jamais officiellement accepté quoi que ce soit. Par conséquent, s'il commence à recevoir des messages, il sait que vous devez avoir acheté des données ou récupéré des données sur le Web. La dernière chose que vous voulez pour votre entreprise est d'être étiqueté comme spammeur.

Comment pouvez-vous identifier les contacts qui ne sont pas précieux ?

Pour garder votre CRM en parfait état, vous allez vouloir supprimer les données de contact des adresses e-mail qui ont déjà rebondi.

Si vous connaissez des entreprises qui figuraient dans votre base de données et qui ont fait faillite, assurez-vous de les supprimer. De cette façon, vous ne leur envoyez pas accidentellement un e-mail qui crée des rebonds supplémentaires pour vous. L'idée est d'éliminer autant de points de données de mauvaise qualité que possible avant d'envoyer votre prochaine campagne numérique.

Identifier et désinscrire manuellement les contacts

Une autre méthode pour supprimer les contacts inactifs consiste à analyser l'historique de votre campagne par e-mail.

Regardez les adresses e-mail qui n'ont pas été engageantes depuis des mois. Trouvez des utilisateurs qui n'ont ouvert AUCUN de vos dix derniers e-mails envoyés. Une fois que vous avez identifié ces destinataires, désinscrivez-les de votre liste.

Réduire la taille de votre liste peut être une bataille, mais une fois que vous le ferez, vous verrez des résultats étonnants. Vos taux d'ouverture s'amélioreront car vous n'envoyez des e-mails qu'aux abonnés engagés. Cela signifie que votre score d'expéditeur s'améliorera progressivement et que vous obtiendrez de meilleurs taux de placement dans la boîte de réception, car un pourcentage plus important de vos utilisateurs lisent réellement votre message. Les FAI aiment voir que leurs utilisateurs s'intéressent à ce que vous envoyez.

Découvrez comment Hubspot a bénéficié de la désinscription de plus de 250 000 contacts.

Utilisation d'un service de vérification des e-mails

Vous pouvez également ignorer le travail manuel et utiliser un outil de vérification des e-mails comme XVerify.

Si vous utilisez également Benchmark pour votre marketing par e-mail, vous pouvez directement connecter votre compte et extraire les données des listes que vous possédez déjà. Le processus de nettoyage analysera vos abonnés et identifiera les adresses e-mail invalides ou présentant un risque. Il est même capable de mettre à jour automatiquement les listes que vous avez avec Benchmark, ce qui simplifie encore plus le processus.

La vérification des e-mails fonctionne en vérifiant le nom d'utilisateur et en s'assurant qu'il est actuellement actif et enregistré au niveau du domaine. Si le compte est bon, cela entraînera une réponse par e-mail valide. Si le compte de messagerie est ancien ou si l'utilisateur ne s'est pas connecté à son compte, le compte produira probablement une réponse invalide. Les adresses e-mail qui reviennent comme non valides sont celles que vous souhaitez supprimer de votre CRM.

Parfois, les comptes sont réels et actifs, mais il n'est pas sûr de communiquer avec eux par e-mail. Comme nous l'avons mentionné précédemment, il ne s'agit pas de comptes auxquels vous souhaitez envoyer des courriers. Un modèle qui pourrait signaler un compte comme un piège est que le compte de messagerie était une fois valide, puis est devenu inactif, puis est redevenu actif. Ce n'est pas dans tous les cas que cela s'est transformé en piège mais oui, une bonne raison d'omettre les inscriptions dans votre entonnoir avec ce comportement.

Gardez vos données propres et vierges

À titre de recommandation, c'est une bonne idée de nettoyer vos listes tous les trois mois.

N'oubliez pas qu'avec le temps, les données deviennent obsolètes. Si votre entreprise est B2B, n'oubliez pas que les employés quittent l'entreprise ou changent de poste, ce qui rend l'identifiant de messagerie non légitime. Même si vous êtes une entreprise B2C, les utilisateurs abandonnent toujours leurs comptes.

Le nettoyage constant de vos données sera la meilleure méthode pour rester en règle.

Ne vous découragez pas si vous trouvez qu'une partie importante de vos données est invalide. Il est assez courant que cela se produise.

Lorsque vous commencerez à adopter une approche plus détaillée pour évaluer la qualité de vos données, vous verrez à quel point votre qualité s'améliore.

Avez-vous déjà rencontré des problèmes avec d'anciennes données dans votre CRM ?

Nous aimerions connaître votre expérience unique. N'hésitez pas à commenter votre situation et ce que vous avez fait pour l'améliorer.