Jak wyeliminować stare dane CRM, które mogą narazić Cię na niebezpieczeństwo?

Utrzymywanie relacji z klientami jest istotną częścią Twojej firmy.

Dlatego wybrałeś CRM, aby rejestrować kluczowe dane i dowiedzieć się więcej o potrzebach Twojego klienta.

CRM mogą być bardzo potężnymi narzędziami, które pomogą Ci uzyskać przewagę w działaniach marketingowych i doprowadzić do większej sprzedaży. Ale co się dzieje z czasem, gdy dane CRM się starzeją?

Pomyśl o tym. Nie wysyłasz codziennie wszystkich kontaktów w swojej hurtowni danych. Prawdopodobnie są tam rekordy kontaktów, z którymi nie miałeś kontaktu od 2015 roku, więc skąd możesz wiedzieć, czy ci użytkownicy są nadal aktualni? Prawdopodobnie nie będziesz miał pojęcia, dopóki nie spróbujesz wysłać im e-maila lub zadzwonić.

Stare dane po prostu zajmują miejsce i nie są dla Ciebie wartościowe. Stare dane mogą wylądować w gorącej wodzie.

Dlaczego stare dane CRM są niebezpieczne?

• Twarde odbicia: Jeśli prowadzisz marketing e-mailowy w swojej bazie danych, natkniesz się na twarde odbicia. Odbijanie ma miejsce, gdy konta e-mail już nie istnieją lub być może dane, które początkowo zebrałeś, nie były ważne. Twarde odbicia mogą nie wydawać się tak wielkim problemem, ale mogą prowadzić do problemów z dostarczalnością lub spowodować zawieszenie na platformie pocztowej. Chcesz dążyć do twardego współczynnika odrzuceń na poziomie 5% lub mniej.
• Miękkie odbicie : Miękkie odbicie ma miejsce, gdy wyślesz wiadomość e-mail i zostanie ona zwrócona. Nie są tak niebezpieczne jak twarde odbicie, ale należy je usunąć z listy. Miękkie odbicia zwykle występują, gdy skrzynka pocztowa użytkownika jest pełna. Jest to wstępna wskazówka, że ​​użytkownik nie sprawdzał swojej skrzynki odbiorczej ani nie korzystał z tego konta e-mail.
• Czarna lista i blokowanie: Gdy zaczniesz wysyłać e-maile i będziesz otrzymywać twarde zwroty, może to prowadzić do czarnej listy. Jeśli serwer e-mail zauważy, że wysyłasz wiadomości do wielu użytkowników, którzy ciężko odbijają, serwer może uznać Cię za spamera. Jeśli serwer pomyśli, że spamujesz, zostaniesz zablokowany. Gdy znajdziesz się na czarnej liście, będzie to miało znaczący wpływ na sukces Twojej kampanii e-mailowej. Oto, co możesz zrobić, jeśli trafisz na czarną listę. Ważne jest również, aby monitorować adresy IP pod kątem czarnych list, ponieważ ważne jest, aby nie wysyłać żadnych kampanii, gdy są na liście.
• Użytkownicy niezaangażowani: Użytkownicy niezaangażowani to konta w Twojej bazie danych, które nie otwierały ani nie klikały wysyłanych przez Ciebie wiadomości e-mail. To może nie brzmieć jak wielka sprawa, ale może spowodować wiele szkód. Niezaangażowani użytkownicy ostatecznie zamienią się w skargi dotyczące spamu przeciwko Tobie. Mogą też porzucić swoje konto e-mail i prędzej czy później zamienią się w twarde odbicia.
• Słaba dostarczalność: Jak już omówiliśmy, zarówno twarde odrzucenia, jak i czarne listy doprowadzą do słabej dostarczalności. Dostawcy usług internetowych chcą widzieć, że użytkownicy wchodzą w interakcję z Twoją pocztą, a nie oznaczać jej jako spamu. Za każdym razem, gdy wysyłasz e-maile z nieaktualnymi informacjami, obniżasz swój wynik nadawcy i szkodzisz własnej wydajności. Dlatego zachęcamy do regularnego przeglądania swoich danych i usuwania danych kontaktowych, które nie są już wykorzystywane.
• Pułapki spamowe: Pułapki spamowe to sposób, w jaki dostawcy usług internetowych próbują zwalczać spamerów. Są to adresy e-mail, które zostały skonfigurowane i zaprojektowane jako pułapka. Pułapki spamowe nie są własnością użytkowników, lecz dostawców usług internetowych. Mogą identyfikować spamerów, ponieważ ten adres e-mail nigdy nie powinien otrzymywać żadnych wiadomości e-mail, ponieważ nigdy nie został oficjalnie włączony. Dlatego, jeśli zacznie otrzymywać wiadomości, wie, że musisz kupić dane lub zebrać dane z sieci. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz dla swojej firmy, jest bycie oznaczonym jako spamer.

Jak rozpoznać, które kontakty nie są cenne?

Aby utrzymać swój CRM w doskonałym stanie, będziesz chciał wejść i usunąć dane kontaktowe adresów e-mail, które wcześniej zostały odesłane.

Jeśli znasz firmy, które znajdowały się w Twojej bazie danych, a które zbankrutowały, upewnij się, że je usuniesz. W ten sposób nie wyślesz im przypadkowo e-maila, który stworzy dla Ciebie dodatkowe twarde odbicia. Chodzi o to, aby wyeliminować jak najwięcej punktów danych o niskiej jakości przed wysłaniem kolejnej kampanii cyfrowej.

Ręcznie identyfikuj i anuluj subskrypcję kontaktów

Inną metodą usuwania nieaktywnych kontaktów jest analiza historii kampanii e-mail.

Spójrz na adresy e-mail, które nie angażują się od miesięcy. Znajdź użytkowników, którzy nie otworzyli ŻADNEJ z Twoich ostatnich dziesięciu wysłanych e-maili. Po zidentyfikowaniu tych odbiorców wypisz ich z listy.

Zmniejszenie listy może być bitwą, ale gdy to zrobisz, zobaczysz zdumiewające wyniki. Twoje wskaźniki otwarć poprawią się, ponieważ wysyłasz e-maile tylko do zaangażowanych subskrybentów. Oznacza to, że Twój wynik nadawcy będzie się stopniowo poprawiał i uzyskasz lepsze wskaźniki umieszczania w skrzynce odbiorczej, ponieważ większy odsetek użytkowników faktycznie czyta Twoją wiadomość. Dostawcy usług internetowych lubią widzieć, że ich użytkownicy są zainteresowani tym, co wysyłasz.

Dowiedz się, jak Hubspot skorzystał na anulowaniu subskrypcji ponad 250 tys. kontaktów.

Korzystanie z usługi weryfikacji poczty e-mail

Możesz także pominąć pracę ręczną i skorzystać z narzędzia do weryfikacji poczty e-mail, takiego jak XVerify.

Jeśli korzystasz również z Benchmarka do e-mail marketingu, możesz bezpośrednio połączyć swoje konto i pobrać dane z list, które już masz. Proces czyszczenia przeskanuje Twoich subskrybentów i określi, które adresy e-mail są nieprawidłowe lub stanowią zagrożenie. Jest nawet w stanie automatycznie aktualizować posiadane listy za pomocą Benchmark, dzięki czemu proces jest jeszcze bardziej uproszczony.

Weryfikacja adresu e-mail polega na sprawdzeniu nazwy użytkownika i upewnieniu się, że jest ona aktualnie aktywna i zarejestrowana na poziomie domeny. Jeśli konto jest prawidłowe, otrzymasz prawidłową odpowiedź e-mail. Jeśli konto e-mail jest stare lub użytkownik nie zalogował się na swoje konto, prawdopodobnie otrzyma nieprawidłową odpowiedź. Adresy e-mail, które zwrócą się jako nieprawidłowe, to te, które chcesz usunąć z CRM.

Czasami konta są prawdziwe i aktywne, ale nie można bezpiecznie komunikować się z nimi za pośrednictwem poczty e-mail. Jak wcześniej wspomnieliśmy o pułapkach, nie są to konta, na które chcesz wysyłać pocztę. Jednym ze wzorców, który może spowodować czerwone oznaczenie konta jako pułapkę, jest to, że konto e-mail było kiedyś ważne, a następnie stało się nieaktywne, a następnie ponownie stało się aktywne. Nie we wszystkich przypadkach zamieniło się to w pułapkę, ale tak, to dobry powód, aby pominąć rejestracje na ścieżce z takim zachowaniem.

Dbaj o czystość i nieskazitelność danych

Zalecamy czyszczenie list co trzy miesiące.

Pamiętaj, że z czasem dane stają się przestarzałe. Jeśli Twoja firma jest B2B, pamiętaj, że pracownicy opuszczają firmy lub zmieniają stanowiska, co powoduje, że identyfikator e-mail nie jest już legalny. Nawet jeśli prowadzisz firmę B2C, użytkownicy nadal porzucają swoje konta.

Konsekwentne czyszczenie danych będzie najlepszą metodą na utrzymanie dobrej kondycji.

Nie zniechęcaj się, jeśli stwierdzisz, że znaczna część Twoich danych jest nieprawidłowa. Zdarza się to dość często.

Gdy zaczniesz bardziej szczegółowo oceniać jakość danych, zobaczysz, jak bardzo poprawi się jakość.

Czy kiedykolwiek miałeś problemy ze starymi danymi znajdującymi się w Twoim CRM?

Chcielibyśmy usłyszeć o Twoim wyjątkowym doświadczeniu. Nie wahaj się skomentować swojej sytuacji i tego, co zrobiłeś, aby ją poprawić.