Como eliminar dados antigos de CRM que o colocarão em perigo

Manter relacionamentos com seus clientes é uma parte essencial do seu negócio.

É por isso que você escolheu um CRM para registrar dados cruciais e aprender mais sobre as necessidades do seu cliente.

Os CRMs podem ser ferramentas muito poderosas para ajudá-lo a obter vantagem em seus esforços de marketing e gerar mais vendas. Mas, o que acontece com o tempo quando seus dados de CRM ficam antigos?

Pense nisso. Você não está enviando todos os dias todos os contatos em seu warehouse de banco de dados. Provavelmente existem registros de contato lá com os quais você não tem contato desde 2015, então como saber se esses usuários ainda são válidos? Provavelmente, você não terá ideia até tentar enviar um e-mail ou ligar para eles.

Dados antigos estão apenas ocupando espaço e não sendo valiosos para você. Dados antigos podem acabar levando você a uma situação difícil.

Por que os dados antigos de CRM são perigosos?

• Hard Bounces: Se você estiver fazendo qualquer marketing por e-mail para seu banco de dados, irá encontrar hard bounces. A rejeição ocorre quando as contas de e-mail não existem mais ou talvez os dados que você coletou inicialmente nunca tenham sido válidos. O hard bounces pode não parecer grande coisa, mas pode levar a problemas de entregabilidade ou fazer com que você seja suspenso de sua plataforma de mala direta. Você quer ter como objetivo uma taxa de rejeição rígida de 5% ou menos.
• Retorno suave: um retorno suave é quando você envia um e-mail e ele é devolvido. Eles não são tão perigosos quanto um salto forte, mas são essenciais para removê-los de sua lista. Os soft bounces geralmente ocorrem quando a caixa de correio de um usuário está cheia. Esta é uma indicação inicial de que o usuário não está verificando sua caixa de entrada ou usando aquela conta de e-mail.
• Lista negra e bloqueios: assim que você começar a enviar e-mails e receber rejeições pesadas, isso pode levar à lista negra. Se o servidor de e-mail perceber que você está enviando mensagens para vários usuários que estão perdendo o controle, esse servidor pode considerá-lo um spammer. Se o servidor achar que você está enviando spam, você será bloqueado. Assim que você entrar na lista negra, terá um impacto significativo no sucesso da sua campanha de e-mail. Aqui está o que você pode fazer se entrar na lista negra. Também é importante monitorar seus IPs para listas negras, pois é importante não enviar nenhuma campanha enquanto estiver listado.
• Usuários não engajados: usuários não engajados são as contas em seu banco de dados que não abrem ou clicam nos emails que você envia. Isso pode não parecer grande coisa, mas pode causar muitos danos. Usuários não engajados acabarão se transformando em reclamações de spam contra você. Ou então, eles podem ter abandonado sua conta de e-mail e, mais cedo ou mais tarde, se transformarão em hard bounces.
• Fraca capacidade de entrega: Como acabamos de discutir, as rejeições bruscas e as listas negras levarão a uma baixa capacidade de entrega. Os ISPs querem ver se os usuários estão interagindo com seu e-mail, não marcando-o como spam. Sempre que você envia e-mails com informações desatualizadas, está prejudicando sua pontuação de remetente e prejudicando seu próprio desempenho. Portanto, você é incentivado a examinar regularmente seus dados e remover os dados de contato que não estão mais sendo usados.
• Armadilhas de spam: as armadilhas de spam são uma forma de os ISPs tentarem combater os spammers. Eles são endereços de e-mail que foram configurados e projetados para serem uma armadilha. As armadilhas de spam não são propriedade de usuários, mas sim de ISPs. Eles podem identificar remetentes de spam porque esse endereço de e-mail nunca deve receber nenhum e-mail, pois nunca foi oficialmente ativado para receber nada. Portanto, se ele começar a receber mensagens, sabe que você deve ter comprado dados ou extraído dados da web. A última coisa que você deseja para sua empresa é ser rotulada como spammer.

Como você pode identificar quais contatos não são valiosos?

Para manter seu CRM em excelente forma, você vai querer entrar e excluir dados de contato de endereços de e-mail que foram devolvidos anteriormente.

Se você souber de empresas que entraram em seu banco de dados e que fecharam as portas, certifique-se de removê-las. Dessa forma, você não envia acidentalmente um e-mail, o que cria rejeições extras para você. A ideia é eliminar o máximo possível de pontos de dados de baixa qualidade antes de enviar sua próxima campanha digital.

Identificar e cancelar a assinatura manualmente de contatos

Outro método de remoção de contatos inativos é analisar o histórico de sua campanha de e-mail.

Veja os endereços de e-mail que não são envolventes há meses. Encontre usuários que não abriram QUALQUER dos últimos dez e-mails enviados. Depois de identificar esses destinatários, cancele sua inscrição na lista.

Reduzir o tamanho da sua lista pode ser uma batalha, mas quando você fizer isso, verá resultados surpreendentes. Suas taxas de abertura irão melhorar porque você está enviando e-mails apenas para assinantes engajados. Isso significa que sua pontuação de remetente irá melhorar gradualmente e você obterá melhores taxas de posicionamento na caixa de entrada, porque uma porcentagem mais significativa de seus usuários está realmente lendo sua mensagem. Os ISPs gostam de ver que seus usuários têm interesse no que você envia.

Saiba como o Hubspot se beneficiou do cancelamento da assinatura de mais de 250 mil contatos.

Usando um serviço de verificação de e-mail

Você também pode pular o trabalho manual e usar uma ferramenta de verificação de e-mail como o XVerify.

Se você também estiver usando o Benchmark para o seu marketing por e-mail, poderá conectar diretamente a sua conta e obter dados das listas que já possui. O processo de limpeza verificará seus assinantes e identificará quais endereços de e-mail são inválidos ou representam um risco. É ainda capaz de atualizar automaticamente as listas que você possui com o Benchmark, tornando o processo ainda mais simplificado.

A verificação de e-mail funciona verificando o nome de usuário e certificando-se de que está ativo e registrado no nível do domínio. Se a conta for boa, isso resultará em uma resposta válida por e-mail. Se a conta de e-mail for antiga ou o usuário não tiver feito login em sua conta, a conta provavelmente gerará uma resposta inválida. Os endereços de e-mail que retornam como inválidos são os que você deseja remover do seu CRM.

Às vezes, as contas são reais e ativas, mas não são seguras para se comunicar por e-mail. Como mencionamos anteriormente, as armadilhas não são contas para as quais você deseja enviar e-mails. Um padrão que pode marcar uma conta como uma armadilha é que a conta de e-mail já foi válida, depois ficou inativa e, em seguida, tornou-se ativa novamente. Nem sempre isso se tornou uma armadilha, mas sim, um bom motivo para omitir inscrições em seu funil com esse comportamento.

Mantenha seus dados limpos e imaculados

Como recomendação, é uma boa ideia limpar suas listas a cada três meses.

Lembre-se de que, com o tempo, os dados se tornam obsoletos. Se o seu negócio for B2B, lembre-se de que os funcionários deixam as empresas ou mudam de cargo, fazendo com que a ID do e-mail não seja mais legítima. Mesmo se você for uma empresa B2C, os usuários ainda abandonam suas contas.

Limpar seus dados de maneira consistente será o melhor método para se manter em situação regular.

Não desanime se você descobrir que uma parte significativa de seus dados é inválida. É bastante comum que isso aconteça.

À medida que você começar a adotar uma abordagem mais detalhada para avaliar a qualidade dos dados, verá o quanto sua qualidade melhora.

Você já teve problemas com dados antigos armazenados em seu CRM?

Gostaríamos muito de ouvir sobre sua experiência única. Sinta-se à vontade para comentar sobre sua situação e o que você fez para melhorá-la.