Cara Menghilangkan Data CRM Lama Yang Akan Menempatkan Anda Dalam Bahaya

Menjaga hubungan dengan pelanggan Anda adalah bagian penting dari bisnis Anda.

Itulah mengapa Anda memilih CRM untuk mencatat data penting dan mempelajari lebih lanjut tentang kebutuhan pelanggan Anda.

CRM bisa menjadi alat yang sangat ampuh untuk membantu Anda unggul dalam upaya pemasaran Anda, dan menghasilkan lebih banyak penjualan. Tapi, apa yang terjadi seiring waktu ketika data CRM Anda menjadi tua?

Pikirkan tentang itu. Anda tidak mengirimkan setiap kontak di gudang database Anda setiap hari. Mungkin ada catatan kontak di sana yang belum pernah Anda hubungi sejak 2015, jadi bagaimana Anda tahu jika pengguna ini masih valid? Kemungkinan Anda mungkin tidak akan tahu sampai Anda mencoba mengirimi mereka email atau menelepon mereka.

Data lama hanya menghabiskan ruang dan tidak berharga bagi Anda. Data lama bisa membuat Anda terjerumus ke dalam air panas.

Mengapa Data CRM Lama Berbahaya?

• Hard Bounces: Jika Anda melakukan pemasaran email ke database Anda, Anda akan mengalami hard bounce. Bouncing terjadi ketika akun email tidak ada lagi, atau mungkin data yang awalnya Anda kumpulkan tidak pernah valid. Bounce keras mungkin tidak tampak seperti masalah besar tetapi dapat menyebabkan masalah pengiriman atau menyebabkan Anda ditangguhkan dari platform surat Anda. Anda ingin menargetkan rasio pentalan keras sebesar 5% atau kurang.
• Soft Bounces: Soft Bounce adalah saat Anda mengirim email, dan itu akan dipantulkan kembali. Mereka tidak berbahaya seperti bouncing keras, tetapi mereka penting untuk dihapus dari daftar Anda. Pentalan lunak biasanya terjadi saat kotak surat pengguna penuh. Ini merupakan indikasi awal bahwa pengguna belum memeriksa kotak masuk atau menggunakan akun email tersebut.
• Daftar Hitam dan Blokir: Setelah Anda mulai mengirim email dan mendapatkan pantulan yang sulit, ini dapat menyebabkan daftar hitam. Jika server email melihat Anda mengirim surat ke beberapa pengguna yang sulit terpental, server itu mungkin menganggap Anda sebagai spammer. Jika server mengira Anda melakukan spam, Anda akan diblokir. Setelah Anda masuk daftar hitam, itu akan berdampak pada keberhasilan kampanye email Anda secara signifikan. Inilah yang dapat Anda lakukan jika Anda masuk daftar hitam. Penting juga untuk memantau IP Anda untuk daftar hitam karena penting untuk tidak mengirim kampanye apa pun saat terdaftar.
• Pengguna yang Tidak Terlibat: Pengguna yang tidak terlibat, adalah akun di database Anda yang belum membuka atau mengklik email yang Anda kirim. Ini mungkin tidak terdengar seperti masalah besar, tetapi dapat menyebabkan banyak kerusakan. Pengguna yang tidak terlibat pada akhirnya akan berubah menjadi keluhan spam terhadap Anda. Atau, mereka mungkin telah meninggalkan akun email mereka dan cepat atau lambat akan berubah menjadi hard bounce.
• Keterkiriman yang Buruk: Seperti yang baru saja kita bahas, baik pantulan keras maupun daftar hitam akan menghasilkan keterkiriman yang buruk. ISP ingin melihat bahwa pengguna terlibat dengan email Anda, bukan menandainya sebagai spam. Setiap kali Anda mengirim email ke informasi usang, Anda merusak skor pengirim Anda dan merusak kinerja Anda sendiri. Oleh karena itu, Anda dianjurkan untuk secara teratur menyaring data Anda dan menghapus data kontak yang tidak lagi digunakan.
• Perangkap Spam: Perangkap spam adalah cara ISP mencoba memerangi spammer. Mereka adalah alamat email yang telah diatur dan dirancang untuk menjadi jebakan. Perangkap spam tidak dimiliki oleh pengguna, melainkan oleh ISP. Mereka dapat mengidentifikasi spammer karena alamat email itu tidak boleh menerima email apa pun karena tidak pernah secara resmi memilih apa pun. Oleh karena itu, jika mulai menerima pesan, ia tahu bahwa Anda pasti telah membeli data atau menghapus data dari web. Hal terakhir yang Anda inginkan untuk bisnis Anda adalah dicap sebagai spammer.

Bagaimana Anda Dapat Mengidentifikasi Kontak Yang Tidak Berharga?

Untuk menjaga CRM Anda dalam kondisi prima, Anda akan ingin masuk dan menghapus data kontak dari alamat email yang sebelumnya terpental.

Jika Anda mengetahui perusahaan yang telah berada di database Anda yang gulung tikar, pastikan Anda menghapusnya. Dengan cara ini Anda tidak secara tidak sengaja mengirimi mereka email yang menciptakan bouncing ekstra keras untuk Anda. Idenya adalah untuk menghilangkan sebanyak mungkin titik data berkualitas buruk sebelum Anda mengirimkan kampanye digital berikutnya.

Identifikasi dan Berhenti Berlangganan Kontak Secara Manual

Metode lain untuk menghapus kontak yang tidak aktif adalah dengan menganalisis riwayat kampanye email Anda.

Lihatlah alamat email yang tidak menarik selama berbulan-bulan. Temukan pengguna yang belum membuka APAPUN dari sepuluh email terakhir yang Anda kirim. Setelah Anda mengidentifikasi penerima tersebut, berhenti berlangganan dari daftar Anda.

Perampingan daftar Anda bisa menjadi pertempuran, tetapi begitu Anda melakukannya, Anda akan melihat hasil yang menakjubkan. Tarif terbuka Anda akan meningkat karena Anda hanya mengirim email ke pelanggan yang terlibat. Ini berarti skor pengirim Anda akan meningkat secara bertahap dan Anda akan mendapatkan tingkat penempatan kotak masuk yang lebih baik karena persentase yang lebih signifikan dari pengguna Anda benar-benar membaca pesan Anda. ISP ingin melihat bahwa pengguna mereka tertarik dengan apa yang Anda kirim.

Pelajari bagaimana Hubspot mendapat manfaat dari berhenti berlangganan lebih dari 250 ribu kontak.

Menggunakan Layanan Verifikasi Email

Anda juga dapat melewati pekerjaan manual dan menggunakan alat verifikasi email seperti XVerify.

Jika Anda juga menggunakan Benchmark untuk pemasaran email Anda, Anda dapat langsung menghubungkan akun Anda dan menarik data dari daftar yang sudah Anda miliki. Proses pembersihan akan memindai pelanggan Anda dan mengidentifikasi alamat email mana yang tidak valid, atau berisiko. Itu bahkan dapat secara otomatis memperbarui daftar yang Anda miliki dengan Benchmark membuat prosesnya menjadi lebih sederhana.

Verifikasi email bekerja dengan memeriksa nama pengguna dan memastikannya saat ini aktif dan terdaftar di tingkat domain. Jika akunnya bagus, ini akan menghasilkan respons email yang valid. Jika akun email sudah lama atau pengguna belum masuk ke akun mereka, maka akun tersebut kemungkinan akan menghasilkan jawaban yang tidak valid. Alamat email yang kembali sebagai tidak valid adalah yang ingin Anda hapus dari CRM Anda.

Terkadang akun nyata dan aktif tetapi tidak aman untuk berkomunikasi melalui email. Seperti sebelumnya kami menyebutkan jebakan, itu bukan akun yang ingin Anda kirimi email. Salah satu pola yang dapat menandai akun sebagai jebakan adalah bahwa akun email itu dulu valid, lalu tidak aktif, lalu menjadi aktif kembali. Ini tidak dalam semua kasus yang telah berubah menjadi jebakan tapi ya, alasan yang baik untuk menghilangkan pendaftaran ke corong Anda dengan perilaku itu.

Jaga agar data Anda tetap bersih dan murni

Sebagai rekomendasi, ada baiknya untuk membersihkan daftar Anda setiap tiga bulan.

Ingat seiring waktu data menjadi usang. Jika bisnis Anda adalah B2B, ingatlah bahwa karyawan meninggalkan perusahaan, atau mengubah posisi yang menyebabkan ID email tidak lagi sah. Bahkan jika Anda adalah bisnis B2C, pengguna masih mengabaikan akun mereka.

Menggosok data Anda secara konsisten akan menjadi metode terbaik untuk tetap bereputasi baik.

Jangan berkecil hati jika Anda menemukan sebagian besar data Anda tidak valid. Hal ini cukup umum terjadi.

Saat Anda mulai mengambil pendekatan yang lebih mendetail untuk mengevaluasi kualitas data Anda, Anda akan melihat seberapa banyak peningkatan kualitas Anda.

Pernahkah Anda mengalami masalah dengan data lama yang tersimpan di CRM Anda?

Kami akan senang mendengar tentang pengalaman unik Anda. Jangan ragu untuk mengomentari situasi Anda dan apa yang Anda lakukan untuk memperbaikinya.