So entfernen Sie alte CRM-Daten, die Sie in Gefahr bringen

Die Pflege der Beziehungen zu Ihren Kunden ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Geschäfts.

Aus diesem Grund haben Sie sich für ein CRM entschieden, um wichtige Daten zu protokollieren und mehr über die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfahren.

CRMs können sehr leistungsstarke Werkzeuge sein, die Ihnen helfen, bei Ihren Marketingbemühungen die Oberhand zu gewinnen und zu mehr Verkäufen zu führen. Aber was passiert im Laufe der Zeit, wenn Ihre CRM-Daten alt werden?

Denk darüber nach. Sie verschicken nicht jeden Tag jeden Kontakt in Ihrem Datenbank-Warehouse. Es gibt wahrscheinlich Kontaktdatensätze, mit denen Sie seit 2015 keinen Kontaktpunkt hatten. Wie können Sie also wissen, ob diese Benutzer überhaupt noch gültig sind? Wahrscheinlich haben Sie keine Ahnung, bis Sie versuchen, ihnen eine E-Mail zu senden oder sie anzurufen.

Alte Daten nehmen lediglich Platz ein und sind für Sie nicht wertvoll. Alte Daten könnten Sie in heißes Wasser stürzen.

Warum sind alte CRM-Daten gefährlich?

• Hard Bounces: Wenn Sie E-Mail-Marketing für Ihre Datenbank betreiben, werden Sie auf Hard Bounces stoßen. Ein Bouncen tritt auf, wenn die E-Mail-Konten nicht mehr existieren oder die ursprünglich gesammelten Daten nie gültig waren. Hard Bounces mögen keine so große Sache sein, können aber zu Problemen mit der Zustellbarkeit führen oder dazu führen, dass Sie von Ihrer Mailing-Plattform gesperrt werden. Sie möchten eine Hard-Bounce-Rate von 5% oder weniger anstreben.
• Soft Bounces: Ein Soft Bounce ist, wenn Sie eine E-Mail versenden und diese zurückgesendet wird. Sie sind nicht so gefährlich wie ein Hard Bounce, aber sie müssen unbedingt von Ihrer Liste entfernt werden. Soft Bounces treten normalerweise auf, wenn das Postfach eines Benutzers voll ist. Dies ist ein erster Hinweis darauf, dass der Benutzer weder seinen Posteingang überprüft noch dieses E-Mail-Konto verwendet hat.
• Blacklisting und Blocks: Sobald Sie beginnen, E-Mails zu senden und Hard Bounces zu erhalten, kann dies zu Blacklists führen. Wenn der E-Mail-Server sieht, dass Sie E-Mails an mehrere Benutzer senden, die Hard-Bounces durchführen, betrachtet dieser Server Sie möglicherweise als Spammer. Wenn der Server denkt, dass Sie spammen, werden Sie blockiert. Sobald Sie auf die schwarze Liste gesetzt werden, wird dies den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagne erheblich beeinflussen. Folgendes können Sie tun, wenn Sie auf die schwarze Liste gesetzt werden. Es ist auch wichtig, Ihre IPs auf Blacklists zu überwachen, da es wichtig ist, keine Kampagnen zu versenden, während sie aufgelistet sind.
• Nicht engagierte Benutzer: Nicht engagierte Benutzer sind die Konten in Ihrer Datenbank, die keine von Ihnen gesendeten E-Mails geöffnet oder darauf geklickt haben. Das hört sich vielleicht nicht nach einer so großen Sache an, kann aber viel Schaden anrichten. Nicht engagierte Benutzer werden schließlich zu Spam-Beschwerden gegen Sie. Oder sie haben ihr E-Mail-Konto aufgegeben und werden früher oder später zu harten Bounces.
• Schlechte Zustellbarkeit: Wie wir gerade besprochen haben, führen sowohl Hard Bounces als auch schwarze Listen zu einer schlechten Zustellbarkeit. ISPs möchten sehen, dass Benutzer mit Ihrer E-Mail interagieren, und sie nicht als Spam markieren. Immer wenn Sie E-Mails an veraltete Informationen senden, beschädigen Sie Ihren Absender-Score und beeinträchtigen Ihre eigene Leistung. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre Daten regelmäßig zu sichten und nicht mehr verwendete Kontaktdaten zu entfernen.
• Spam-Fallen: Mit Spam-Fallen versuchen ISPs, Spammer zu bekämpfen. Es handelt sich um E-Mail-Adressen, die als Falle eingerichtet und konzipiert wurden. Spam-Fallen gehören nicht den Benutzern, sondern den ISPs. Sie können Spammer identifizieren, da diese E-Mail-Adresse niemals E-Mails erhalten sollte, da sie sich nie offiziell für etwas entschieden hat. Wenn es Nachrichten empfängt, weiß es daher, dass Sie Daten gekauft oder Daten aus dem Internet abgekratzt haben müssen. Das Letzte, was Sie für Ihr Unternehmen wollen, ist, als Spammer gekennzeichnet zu werden.

Wie können Sie erkennen, welche Kontakte nicht wertvoll sind?

Um Ihr CRM in Topform zu halten, sollten Sie Kontaktdaten von E-Mail-Adressen löschen, die zuvor unzustellbar waren.

Wenn Sie von Unternehmen wissen, die in Ihrer Datenbank enthalten waren und ihre Geschäftstätigkeit eingestellt haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese entfernen. Auf diese Weise senden Sie ihnen nicht versehentlich eine E-Mail, die zusätzliche harte Bounces für Sie erzeugt. Die Idee ist, so viele Datenpunkte mit schlechter Qualität wie möglich zu eliminieren, bevor Sie Ihre nächste digitale Kampagne versenden.

Kontakte manuell identifizieren und abbestellen

Eine andere Methode zum Entfernen inaktiver Kontakte besteht darin, den Verlauf Ihrer E-Mail-Kampagne zu analysieren.

Sehen Sie sich E-Mail-Adressen an, die seit Monaten nicht mehr aktiv sind. Suchen Sie nach Benutzern, die keine Ihrer letzten zehn gesendeten E-Mails geöffnet haben. Nachdem Sie diese Empfänger identifiziert haben, melden Sie sie von Ihrer Liste ab.

Das Verkleinern Ihrer Liste kann ein Kampf sein, aber wenn Sie dies tun, werden Sie erstaunliche Ergebnisse sehen. Ihre Öffnungsraten werden sich verbessern, da Sie E-Mails nur an engagierte Abonnenten senden. Dies bedeutet, dass sich Ihre Absenderbewertung allmählich verbessert und Sie bessere Platzierungsraten im Posteingang erzielen, da ein größerer Prozentsatz Ihrer Benutzer Ihre Nachricht tatsächlich liest. ISPs möchten, dass ihre Benutzer ein Interesse an dem haben, was Sie senden.

Erfahren Sie, wie Hubspot von der Abmeldung von über 250.000 Kontakten profitiert hat.

Verwenden eines E-Mail-Verifizierungsdienstes

Sie können die manuelle Arbeit auch überspringen und ein E-Mail-Verifizierungstool wie XVerify verwenden.

Wenn Sie Benchmark auch für Ihr E-Mail-Marketing verwenden, können Sie Ihr Konto direkt verbinden und Daten aus den bereits vorhandenen Listen abrufen. Der Bereinigungsprozess durchsucht Ihre Abonnenten und erkennt, welche E-Mail-Adressen ungültig sind oder ein Risiko darstellen. Es ist sogar in der Lage, die Listen, die Sie mit Benchmark haben, automatisch zu aktualisieren, was den Prozess noch einfacher macht.

Die E-Mail-Verifizierung funktioniert, indem der Benutzername überprüft und sichergestellt wird, dass er derzeit aktiv und auf Domänenebene registriert ist. Wenn das Konto gut ist, führt dies zu einer gültigen E-Mail-Antwort. Wenn das E-Mail-Konto alt ist oder sich der Benutzer nicht bei seinem Konto angemeldet hat, würde das Konto wahrscheinlich eine ungültige Antwort liefern. Die als ungültig zurückgegebenen E-Mail-Adressen möchten Sie aus Ihrem CRM entfernen.

Manchmal sind Konten real und aktiv, aber die Kommunikation per E-Mail ist nicht sicher. Wie bereits erwähnt, sind dies keine Konten, an die Sie E-Mails senden möchten. Ein Muster, das ein Konto als Falle markieren könnte, ist, dass das E-Mail-Konto einmal gültig war, dann inaktiv wurde und dann wieder aktiv wurde. Es ist nicht in allen Fällen, dass es zu einer Falle geworden ist, aber ja, ein guter Grund, Anmeldungen in Ihrem Trichter mit diesem Verhalten wegzulassen.

Halten Sie Ihre Daten sauber und makellos

Als Empfehlung empfiehlt es sich, Ihre Listen alle drei Monate zu bereinigen.

Denken Sie daran, dass Daten im Laufe der Zeit veraltet sind. Wenn Ihr Unternehmen ein B2B-Unternehmen ist, denken Sie daran, dass Mitarbeiter Unternehmen verlassen oder Positionen wechseln, wodurch die E-Mail-ID nicht mehr legitim ist. Selbst wenn Sie ein B2C-Unternehmen sind, verlassen Benutzer ihre Konten.

Das konsequente Bereinigen Ihrer Daten wird die beste Methode sein, um in gutem Ansehen zu bleiben.

Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie feststellen, dass ein erheblicher Teil Ihrer Daten ungültig ist. Es ist durchaus üblich, dass dies geschieht.

Wenn Sie beginnen, Ihre Datenqualität genauer zu bewerten, werden Sie feststellen, wie sehr sich Ihre Qualität verbessert.

Hatten Sie schon einmal Probleme mit alten Daten in Ihrem CRM?

Wir würden uns freuen, von Ihrem einzigartigen Erlebnis zu hören. Fühlen Sie sich frei, Ihre Situation zu kommentieren und was Sie getan haben, um sie zu verbessern.