Cómo eliminar datos de CRM antiguos que lo pondrán en peligro

Mantener las relaciones con sus clientes es una parte esencial de su negocio.

Es por eso que eligió un CRM para registrar datos cruciales y aprender más sobre las necesidades de sus clientes.

Los CRM pueden ser herramientas muy poderosas para ayudarlo a ganar ventaja con sus esfuerzos de marketing y generar más ventas. Pero, ¿qué sucede con el tiempo cuando sus datos de CRM se vuelven obsoletos?

Piénsalo. No envía por correo a todos los contactos de su almacén de base de datos todos los días. Probablemente haya registros de contacto allí con los que no ha tenido un punto de contacto desde 2015, entonces, ¿cómo saber si estos usuarios aún son válidos? Lo más probable es que no tenga idea hasta que intente enviarles un correo electrónico o llamarlos.

Los datos antiguos simplemente están ocupando espacio y no son valiosos para usted. Los datos antiguos podrían terminar haciéndolo caer en problemas.

¿Por qué son peligrosos los datos de CRM antiguos?

• Rebotes duros: si está haciendo marketing por correo electrónico en su base de datos, se encontrará con rebotes duros. El rebote ocurre cuando las cuentas de correo electrónico ya no existen, o tal vez los datos que recopiló inicialmente nunca fueron válidos. Los rebotes duros pueden no parecer un gran problema, pero pueden provocar problemas de entrega o hacer que te suspendan de tu plataforma de correo. Desea apuntar a una tasa de rebote fuerte del 5% o menos.
• Rebotes suaves: un rebote suave es cuando envía un correo electrónico y se recupera. No son tan peligrosos como un rebote fuerte, pero son esenciales para eliminarlos de su lista. Los rebotes suaves suelen ocurrir cuando el buzón de un usuario está lleno. Esta es una indicación inicial de que el usuario no ha estado revisando su bandeja de entrada o usando esa cuenta de correo electrónico.
• Listas negras y bloqueos: una vez que comienzas a enviar correos electrónicos y recibes rebotes duros, esto podría llevar a la lista negra. Si el servidor de correo electrónico ve que está enviando correos a varios usuarios que están rebotando, ese servidor podría considerarlo como un spammer. Si el servidor cree que está enviando spam, será bloqueado. Una vez que esté en la lista negra, tendrá un impacto significativo en el éxito de su campaña de correo electrónico. Esto es lo que puede hacer si se incluye en la lista negra. También es importante monitorear sus direcciones IP en busca de listas negras, ya que es importante no enviar ninguna campaña mientras esté en la lista.
• Usuarios no comprometidos: los usuarios no comprometidos son las cuentas de su base de datos que no han estado abriendo ni haciendo clic en los correos electrónicos que envía. Puede que esto no parezca tan importante, pero puede causar mucho daño. Los usuarios no comprometidos eventualmente se convertirán en quejas de spam en su contra. O es posible que hayan abandonado su cuenta de correo electrónico y tarde o temprano se convertirán en rebotes duros.
• Baja capacidad de entrega: como acabamos de comentar, tanto los rebotes duros como las listas negras darán lugar a una escasa capacidad de entrega. Los ISP quieren ver que los usuarios interactúan con su correo, no lo marcan como spam. Siempre que envía correos electrónicos con información desactualizada, está dañando su puntuación de remitente y perjudicando su propio rendimiento. Por lo tanto, le recomendamos que revise periódicamente sus datos y elimine los datos de contacto que ya no se utilizan.
• Trampas de spam: las trampas de spam son una forma en que los ISP intentan combatir a los spammers. Son direcciones de correo electrónico que se han configurado y diseñado para ser una trampa. Las trampas de spam no son propiedad de los usuarios, sino de los ISP. Pueden identificar a los spammers porque esa dirección de correo electrónico nunca debería recibir ningún correo electrónico, ya que nunca optó oficialmente por nada. Por lo tanto, si comienza a recibir mensajes, sabe que debe haber comprado datos o datos extraídos de la web. Lo último que desea para su empresa es ser etiquetado como spammer.

¿Cómo puede identificar qué contactos no son valiosos?

Para mantener su CRM en plena forma, querrá ingresar y eliminar los datos de contacto de las direcciones de correo electrónico que han rebotado anteriormente.

Si conoce empresas que han estado en su base de datos que han cerrado, asegúrese de eliminarlas. De esta manera, no les enviarás accidentalmente un correo electrónico que genere rebotes extra duros para ti. La idea es eliminar tantos puntos de datos de mala calidad como sea posible antes de enviar su próxima campaña digital.

Identificar y cancelar la suscripción de contactos manualmente

Otro método para eliminar contactos inactivos es analizar el historial de su campaña de correo electrónico.

Mire las direcciones de correo electrónico que no han sido atractivas durante meses. Encuentre usuarios que no hayan abierto NINGUNO de sus últimos diez correos electrónicos enviados. Una vez que haya identificado a esos destinatarios, elimínelos de su lista.

Reducir el tamaño de su lista puede ser una batalla, pero una vez que lo haga, verá resultados asombrosos. Tus tasas de apertura mejorarán porque estás enviando correos electrónicos solo a suscriptores comprometidos. Esto significa que su puntuación de remitente mejorará gradualmente y obtendrá mejores tasas de ubicación en la bandeja de entrada porque un porcentaje más significativo de sus usuarios está leyendo su mensaje. A los ISP les gusta ver que sus usuarios están interesados ​​en lo que usted envía.

Descubra cómo Hubspot se benefició al cancelar la suscripción de más de 250.000 contactos.

Uso de un servicio de verificación de correo electrónico

También puede omitir el trabajo manual y utilizar una herramienta de verificación de correo electrónico como XVerify.

Si también está utilizando Benchmark para su marketing por correo electrónico, puede conectar directamente su cuenta y obtener datos de las listas que ya tiene. El proceso de limpieza escaneará a sus suscriptores e identificará qué direcciones de correo electrónico no son válidas o representan un riesgo. Incluso puede actualizar automáticamente las listas que tiene con Benchmark, lo que simplifica aún más el proceso.

La verificación de correo electrónico funciona verificando el nombre de usuario y asegurándose de que esté actualmente activo y registrado en el nivel de dominio. Si la cuenta es buena, esto resultará en una respuesta válida por correo electrónico. Si la cuenta de correo electrónico es antigua o el usuario no ha iniciado sesión en su cuenta, es probable que la cuenta arroje una respuesta no válida. Las direcciones de correo electrónico que vuelven como inválidas son las que desea eliminar de su CRM.

A veces, las cuentas son reales y activas, pero no es seguro comunicarse con ellas por correo electrónico. Como mencionamos anteriormente, las trampas no son cuentas a las que desea enviar correos. Un patrón que podría marcar una cuenta como una trampa es que la cuenta de correo electrónico una vez fue válida, luego quedó inactiva y luego se volvió activa nuevamente. No es en todos los casos que se haya convertido en una trampa, pero sí, una buena razón para omitir los registros en su embudo con ese comportamiento.

Mantenga sus datos limpios y prístinos

Como recomendación, es buena idea limpiar tus listas cada tres meses.

Recuerde que con el tiempo los datos se vuelven obsoletos. Si su negocio es B2B, recuerde que los empleados abandonan las empresas o cambian de puesto, lo que hace que la ID de correo electrónico ya no sea legítima. Incluso si es una empresa B2C, los usuarios siguen abandonando sus cuentas.

Limpiar sus datos consistentemente será el mejor método para mantenerse al día.

No se desanime si descubre que una parte importante de sus datos no es válida. Es bastante común que esto suceda.

A medida que comience a adoptar un enfoque más detallado para evaluar la calidad de sus datos, verá cuánto mejora su calidad.

¿Alguna vez ha tenido problemas con los datos antiguos almacenados en su CRM?

Nos encantaría conocer su experiencia única. No dudes en comentar tu situación y lo que hiciste para mejorarla.