วิธีกำจัดข้อมูล CRM เก่าที่จะทำให้คุณตกอยู่ในอันตราย

การรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจของคุณ

นั่นคือเหตุผลที่คุณเลือก CRM เพื่อบันทึกข้อมูลที่สำคัญและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้าของคุณ

CRM สามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังมากที่จะช่วยให้คุณได้เปรียบในการทำการตลาด และนำไปสู่การขายที่เพิ่มขึ้น แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปเมื่อข้อมูล CRM ของคุณเก่า

คิดเกี่ยวกับมัน คุณไม่ได้ส่งผู้ติดต่อทุกคนในคลังฐานข้อมูลของคุณทุกวัน อาจมีบันทึกการติดต่อในนั้นที่คุณไม่ได้มีจุดติดต่อด้วยตั้งแต่ปี 2015 ดังนั้นคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าผู้ใช้เหล่านี้ยังใช้ได้อยู่? โอกาสที่คุณอาจจะไม่มีความคิดจนกว่าคุณจะพยายามส่งอีเมลหรือโทรหาพวกเขา

ข้อมูลเก่าเป็นเพียงการใช้พื้นที่และไม่ได้มีค่าสำหรับคุณ ข้อมูลเก่าอาจลงเอยด้วยน้ำร้อน

ทำไมข้อมูล CRM เก่าจึงเป็นอันตราย

• Hard Bounces: หากคุณกำลังทำการตลาดผ่านอีเมลไปยังฐานข้อมูลของคุณ คุณจะต้องเจอกับการตีกลับอย่างหนัก การตีกลับเกิดขึ้นเมื่อไม่มีบัญชีอีเมลแล้ว หรือบางทีข้อมูลที่คุณรวบรวมในตอนแรกอาจไม่ถูกต้อง การตีกลับอย่างหนักอาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่อาจนำไปสู่ปัญหาในการจัดส่งหรือทำให้คุณถูกระงับจากแพลตฟอร์มการส่งจดหมายของคุณ คุณต้องการตั้งเป้าที่อัตราตีกลับอย่างแรงที่ 5% หรือน้อยกว่า
• Soft Bounces: การตีกลับแบบซอฟต์ คือเมื่อคุณส่งอีเมลและถูกตีกลับ พวกมันไม่อันตรายเท่าการตีกลับอย่างหนัก แต่จำเป็นต้องลบออกจากรายการของคุณ การตีกลับแบบนุ่มนวลมักเกิดขึ้นเมื่อกล่องจดหมายของผู้ใช้เต็ม นี่เป็นสัญญาณบ่งชี้เบื้องต้นว่าผู้ใช้ไม่ได้ตรวจสอบกล่องขาเข้าหรือใช้บัญชีอีเมลนั้น
• บัญชีดำและบล็อก: เมื่อคุณเริ่มส่งอีเมลและได้รับการตีกลับอย่างหนัก การดำเนินการนี้อาจนำไปสู่การขึ้นบัญชีดำ หากเซิร์ฟเวอร์อีเมลเห็นว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงผู้ใช้หลายรายที่ตีกลับอย่างหนัก เซิร์ฟเวอร์นั้นอาจถือว่าคุณเป็นนักส่งสแปม หากเซิร์ฟเวอร์คิดว่าคุณกำลังส่งสแปม คุณจะถูกบล็อก เมื่อคุณถูกขึ้นบัญชีดำ มันจะส่งผลต่อความสำเร็จของแคมเปญอีเมลของคุณอย่างมาก นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้หากคุณถูกขึ้นบัญชีดำ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบ IP ของคุณสำหรับการขึ้นบัญชีดำ เนื่องจากเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ส่งแคมเปญใดๆ ในขณะที่อยู่ในรายการ
• ผู้ใช้ที่ไม่มีส่วนร่วม: ผู้ใช้ที่ไม่มีส่วนร่วมคือบัญชีในฐานข้อมูลของคุณที่ยังไม่ได้เปิดหรือคลิกอีเมลที่คุณส่ง นี่อาจฟังดูไม่ใช่เรื่องใหญ่นัก แต่สามารถสร้างความเสียหายได้มากมาย ผู้ใช้ที่ไม่มีส่วนร่วมจะกลายเป็นการร้องเรียนเกี่ยวกับสแปมในท้ายที่สุด หรือพวกเขาอาจละทิ้งบัญชีอีเมลของตนและในไม่ช้าก็จะกลายเป็นฮาร์ดตีกลับ
• การส่งมอบที่แย่: ตามที่เราเพิ่งพูดถึงทั้งการตีกลับอย่างหนักและการขึ้นบัญชีดำจะนำไปสู่การส่งมอบที่ไม่ดี ISP ต้องการเห็นว่าผู้ใช้มีส่วนร่วมกับอีเมลของคุณ ไม่ได้ทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะ เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งอีเมลไปยังข้อมูลที่ล้าสมัย คุณกำลังทำลายคะแนนผู้ส่งและส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพของคุณเอง ดังนั้น ขอแนะนำให้คุณกรองข้อมูลของคุณเป็นประจำและลบข้อมูลติดต่อที่ไม่ได้ใช้อีกต่อไป
• กับดักสแปม: กับดัก สแปมเป็นวิธีที่ ISP พยายามต่อสู้กับนักส่งสแปม เป็นที่อยู่อีเมลที่ได้รับการตั้งค่าและออกแบบให้เป็นกับดัก กับดักสแปมไม่ได้เป็นเจ้าของโดยผู้ใช้ แต่เป็นเจ้าของโดย ISP พวกเขาสามารถระบุผู้ส่งอีเมลขยะได้เนื่องจากที่อยู่อีเมลนั้นไม่ควรได้รับอีเมลใด ๆ เนื่องจากไม่เคยเลือกอะไรอย่างเป็นทางการ ดังนั้นหากเริ่มได้รับข้อความ แสดงว่าคุณต้องซื้อข้อมูลหรือคัดลอกข้อมูลจากเว็บ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการสำหรับธุรกิจของคุณคือการติดป้ายกำกับว่าเป็นนักส่งสแปม

คุณจะระบุได้อย่างไรว่าผู้ติดต่อรายใดไม่มีค่า?

เพื่อให้ CRM ของคุณอยู่ในรูปแบบที่ดีที่สุด คุณจะต้องเข้าไปข้างในและลบข้อมูลติดต่อของที่อยู่อีเมลที่เคยถูกตีกลับ

หากคุณรู้จักบริษัทที่อยู่ในฐานข้อมูลของคุณที่เลิกกิจการไปแล้ว อย่าลืมลบออก วิธีนี้จะทำให้คุณไม่ส่งอีเมลถึงพวกเขาโดยไม่ได้ตั้งใจซึ่งสร้างการตีกลับอย่างหนักเป็นพิเศษให้กับคุณ แนวคิดคือกำจัดจุดข้อมูลคุณภาพต่ำให้ได้มากที่สุด ก่อนที่คุณจะส่งแคมเปญดิจิทัลครั้งต่อไป

ระบุและยกเลิกการสมัครผู้ติดต่อด้วยตนเอง

อีกวิธีหนึ่งในการลบผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานคือการวิเคราะห์ประวัติแคมเปญอีเมลของคุณ

ดูที่อยู่อีเมลที่ไม่ได้มีส่วนร่วมเป็นเวลาหลายเดือน ค้นหาผู้ใช้ที่ยังไม่ได้เปิดอีเมลสิบฉบับล่าสุดของคุณที่ส่ง เมื่อคุณระบุผู้รับได้แล้ว ให้ยกเลิกการสมัครรับจากรายชื่อของคุณ

การลดขนาดรายการของคุณอาจเป็นการต่อสู้ แต่เมื่อคุณทำแล้ว คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่น่าอัศจรรย์ อัตราการเปิดของคุณจะดีขึ้นเนื่องจากคุณส่งอีเมลถึงสมาชิกที่มีส่วนร่วมเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าคะแนนผู้ส่งของคุณจะค่อยๆ ดีขึ้น และคุณจะได้รับอัตราการจัดวางกล่องจดหมายที่ดีขึ้น เนื่องจากผู้ใช้ของคุณกำลังอ่านข้อความในเปอร์เซ็นต์ที่มีนัยสำคัญมากขึ้น ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตต้องการเห็นว่าผู้ใช้ของตนมีความสนใจในสิ่งที่คุณส่ง

เรียนรู้ว่า Hubspot ได้ประโยชน์จากการยกเลิกการสมัครรับข้อมูลผู้ติดต่อกว่า 250,000 รายอย่างไร

การใช้บริการยืนยันอีเมล

คุณยังสามารถข้ามการทำงานด้วยตนเองและใช้เครื่องมือยืนยันอีเมล เช่น XVerify

หากคุณใช้เกณฑ์มาตรฐานสำหรับการตลาดทางอีเมลด้วย คุณสามารถเชื่อมต่อบัญชีของคุณได้โดยตรงและดึงข้อมูลจากรายการที่คุณมีอยู่แล้ว กระบวนการทำความสะอาดจะสแกนผ่านสมาชิกของคุณและระบุที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องหรือมีความเสี่ยง นอกจากนี้ยังสามารถอัปเดตรายการที่คุณมีโดยอัตโนมัติด้วยเกณฑ์มาตรฐาน ทำให้กระบวนการง่ายยิ่งขึ้น

การยืนยันอีเมลทำงานโดยการตรวจสอบชื่อผู้ใช้และตรวจสอบให้แน่ใจว่าขณะนี้มีการใช้งานและลงทะเบียนที่ระดับโดเมน หากบัญชีดี จะส่งผลให้มีการตอบกลับอีเมลที่ถูกต้อง หากบัญชีอีเมลเก่าหรือผู้ใช้ไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของตน บัญชีดังกล่าวอาจให้คำตอบที่ไม่ถูกต้อง ที่อยู่อีเมลที่กลับมาไม่ถูกต้องคือสิ่งที่คุณต้องการลบออกจาก CRM

บางครั้งบัญชีเป็นของจริงและใช้งานอยู่ แต่ไม่ปลอดภัยในการสื่อสารทางอีเมล ดังที่ก่อนหน้านี้เราพูดถึงกับดัก บัญชีเหล่านั้นไม่ใช่บัญชีที่คุณต้องการส่งถึง รูปแบบหนึ่งที่อาจทำให้บัญชีเป็นกับดักสีแดงได้ก็คือ บัญชีอีเมลนั้นเคยใช้ได้ จากนั้นจึงไม่มีการใช้งาน จากนั้นก็กลับมาใช้งานได้อีกครั้ง ไม่ใช่ทุกกรณีว่ามันกลายเป็นกับดัก แต่ใช่ เป็นเหตุผลที่ดีที่จะละเว้นการสมัครเข้าสู่ช่องทางของคุณด้วยพฤติกรรมนั้น

รักษาข้อมูลของคุณให้สะอาดและบริสุทธิ์

ตามคำแนะนำ คุณควรล้างรายการของคุณทุกสามเดือน

โปรดจำไว้ว่าข้อมูลเมื่อเวลาผ่านไปจะล้าสมัย หากธุรกิจของคุณเป็น B2B อย่าลืมว่าพนักงานลาออกจากบริษัทหรือเปลี่ยนตำแหน่งที่ทำให้ ID อีเมลไม่ถูกต้องอีกต่อไป แม้ว่าคุณจะเป็นธุรกิจ B2C ผู้ใช้ยังคงละทิ้งบัญชีของตน

การขัดข้อมูลของคุณอย่างสม่ำเสมอจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรักษาสถานะดี

อย่าท้อแท้หากคุณพบว่าข้อมูลส่วนใหญ่ของคุณไม่ถูกต้อง เป็นเรื่องปกติที่สิ่งนี้จะเกิดขึ้น

เมื่อคุณเริ่มใช้แนวทางที่มีรายละเอียดมากขึ้นในการประเมินคุณภาพข้อมูลของคุณ คุณจะเห็นว่าคุณภาพของคุณดีขึ้นมากเพียงใด

คุณเคยประสบปัญหากับข้อมูลเก่าที่อยู่ใน CRM ของคุณหรือไม่?

เราชอบที่จะได้ยินเกี่ยวกับประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครของคุณ อย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณและสิ่งที่คุณทำเพื่อปรับปรุง