Элементы управления проектом: краткое руководство

Если с проектом произойдет что-то плохое, это, скорее всего, связано со временем, стоимостью или масштабом. Руководители проектов хорошо знают об этом и тратят много времени на планирование, чтобы избежать негативного риска и его потенциального воздействия. Существует множество инструментов, которые могут снизить риски в проекте, но для этого также требуются навыки в так называемом управлении проектом.

Как следует из названия, средства управления проектами предназначены для управления проектом и предотвращения превышения бюджета и сроков. Средства управления проектом могут различаться в зависимости от отрасли и организации, но они всегда обеспечивают способ успешного завершения проекта и обеспечивают преимущества в отношении затрат, времени и производительности.

Что такое элементы управления проектами?

Средства управления проектами — это набор инструментов, процессов и навыков работы с людьми, которые используются вместе, чтобы помочь менеджерам проектов получать нужную информацию в нужное время для принятия правильного решения.

Для технического определения есть Библия управления проектами Института управления проектами, Свод знаний по управлению проектами (PMBOK), в которой говорится: «Контроль проекта — это сбор данных, управление и аналитические процессы, используемые для прогнозирования, понимания и конструктивного влияния на время и стоимость. результаты проекта или программы; путем передачи информации в форматах, способствующих эффективному управлению и принятию решений».

Думайте о средствах управления проектом как о механизме, который удерживает проект в соответствии с графиком при планировании и выполнении, удерживая затраты в рамках бюджета. По сути, он работает на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В управлении проектами контроль над проектом направлен на следующее:

• Стратегия проекта
• Методология
• Расписание
• Оценки затрат
• Управление рисками
• Документация проекта
• Общий надзор
• Качественный
• Ресурсы

Все дело в сборе данных и управлении ими, выявлении тенденций в этой информации, составлении отчетов о прогрессе и последующем применении полученных знаний на практике.

Есть специалисты по управлению проектами, которые отвечают за менеджера проекта, но они касаются всей проектной команды. Это связано с тем, что элементы управления проектами помогают руководителю проекта принимать обоснованные и ответственные решения.

Почему важно контролировать проект?

Масштабы контроля проекта велики в проекте: уже одно это должно означать его важность. Вся цель менеджера проекта состоит в том, чтобы контролировать проект, от его начала до завершения. Управление — это часть должности, а управление проектами — еще одно средство для достижения этой цели.

На самом деле, контроль над проектом является ключом к надежному плану проекта. Перед выполнением должен быть составлен четкий план, а элементы управления проектом помогают согласовать весь проект с более крупными стратегическими целями организации. Это означает экономию времени и денег проекта и организации.

Кроме того, элементы управления проектами помогают ответить на важные вопросы о проекте. Например, сколько будет стоить проект, сколько времени потребуется для его завершения и какова ценность или качество, которое обеспечит проект?

Внедрение элементов управления проектами

Мы обсуждали элементы управления проектами в общих чертах. Мы знаем, что это такое и почему они важны, но как насчет того, чтобы применить их к реальному управлению проектами? Как уже отмечалось, они вписываются во все аспекты жизненного цикла проекта. Давайте поближе посмотрим, как это сделать.

Планирование проекта

Элементы управления необходимы в начале проекта, когда вы составляете расписание, собираете команду, разбиваете задачи, определяете заинтересованные стороны и выясняете, какова цель проекта. Именно в оценке затрат и продолжительности проекта средства контроля имеют важное значение. Эти два ограничения являются одними из самых больших рисков для вашего проекта. Поэтому важно делать точные оценки.

Разработка проекта

Это тот момент, когда резина вот-вот отправится в путь. Сметы затрат превращаются в бюджеты, а сметы времени становятся графиками проекта. Именно на этом этапе проекта крайне необходимы элементы управления проектом.

Они помогают с мониторингом и отчетностью по плану и графику проекта. Чем лучше контролируется проект, тем быстрее можно определить, когда проект отклоняется от графика. То же самое относится и к мониторингу расходов, производительности и бюджетов. Средства управления проектом также работают с вашим планом управления рисками, чтобы распознавать риски, связанные со стоимостью и графиком проекта.

Реализация проекта

Выполнение проекта означает, что команда должна быть сосредоточена на том, чтобы не отклоняться от графика и не тратить бюджет. Для этого требуется точный мониторинг и отслеживание прогресса.

Контроль над проектом действует как средство выявления проблем и узких мест. Независимо от того, балансируете ли вы распределение ресурсов в соответствии с производительностью команды или вопросами качества, вам нужны элементы управления проектами, чтобы разбить данные о количестве часов, отработанных командой, по сравнению с потраченным бюджетом, и многое другое, чтобы увидеть, где есть проблемы, и быстро их решить.

Закрытие проекта

Конец проекта — это, конечно, не успешные результаты и довольные заинтересованные стороны. Есть много бумажной работы, которую нужно заполнить, команды, которые нужно уволить или переназначить, и, естественно, контроль над проектом для сбора информации о производительности. Эта последняя часть уборки перед тем, как положить проект на полку, похожа на вскрытие, чтобы увидеть, что сработало, а что нет, чтобы следующий проект мог извлечь пользу из того, что вы узнали.

Человеческая часть управления проектом

Элементы управления проектами представляют собой комбинацию многих вещей. Но вы можете разбить их на две группы: инструменты управления проектами и люди. Инструменты будут рассмотрены в следующем разделе. А пока давайте сосредоточимся на людях: руководителе проекта и команде проекта.

Как уже отмечалось, элементы управления проектами связаны с управлением объемом, стоимостью и сроками проекта. Это означает наличие правильного менеджера проекта, команды, управления данными, обзором и изменениями. Команда должна быть укомплектована квалифицированными и опытными работниками, обладающими опытом и знаниями в области выполнения возложенной на них работы. Они контролируют проект и часто первыми видят проблемы, возникающие в проекте. Менеджер проекта хорош ровно настолько, насколько хороша команда, которую он возглавляет. И менеджеры проектов, и команды должны всегда помнить о масштабах проекта, что является одной из главных причин потери контроля над проектами.

Управление проектом с помощью ProjectManager

Люди являются ключом к хорошему управлению проектами, а хорошие инструменты управления проектами помогают этим людям работать лучше. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое обеспечивает менеджерам проектов прозрачность, необходимую им для более эффективного управления проектами.

С отмеченными наградами диаграммами Ганта руководители проектов могут наметить каждую задачу проекта и назначить исполнителей. По мере выполнения задач прогресс обновляется в режиме реального времени, и менеджеры могут убедиться, что все идет по плану. При необходимости эти задачи можно переназначить, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта.

Расписания для лучшего отслеживания команды и выполнения задач при выполнении проекта. Команды сообщают, сколько времени они тратят на задачу, что позволяет быстро выявлять любые аномалии или трудоемкие задачи. Если одна задача выполняется слишком долго, попробуйте функцию рабочей нагрузки. Функция рабочей нагрузки помогает руководителям проектов сбалансировать рабочую нагрузку своей команды. Вы можете увидеть, не используются ли члены команды недостаточно или чрезмерно, и, если это так, перераспределить и переназначить, чтобы работа продвигалась гладко.

Информационная панель ProjectManager может быть наиболее важной функцией для управления проектом, поскольку она позволяет вам быть в курсе хода выполнения проекта по мере его реализации. Отслеживая шесть показателей проекта, таких как отклонение, работоспособность и задачи, вы знаете, где находится проект в любое время и в любом месте. Для получения более подробной информации используйте функцию создания отчетов одним щелчком мыши в ProjectManager. Эти настраиваемые отчеты могут быть отфильтрованы для более глубокого анализа данных или более общих обновлений прогресса для презентаций заинтересованных сторон.

ProjectManager — это больше, чем инструмент управления проектом; он отвечает всем вашим потребностям в управлении проектами. Облачное программное обеспечение доступно в любом месте и в любое время, что упрощает управление удаленными командами и дает всем членам команды платформу для совместной работы для более продуктивной совместной работы. Руководители проектов могут контролировать планирование, мониторинг и отчетность по своим проектам, а также информировать заинтересованные стороны. Посмотрите, как это может помочь вашему следующему проекту, попробовав наше программное обеспечение бесплатно.