Controale de proiect: un ghid rapid

Dacă se va întâmpla ceva rău într-un proiect, probabil că este legat de timp, cost sau domeniu. Managerii de proiect sunt conștienți de acest lucru și își petrec mare parte din timpul planificării pentru a evita riscul negativ și impactul potențial al acestuia. Există multe instrumente care pot atenua riscul într-un proiect, dar este nevoie și de abilități în ceea ce se numește controale de proiect.

După cum sugerează și numele, controalele proiectului se referă la controlul proiectului și la împiedicarea depășirii bugetelor și a termenelor limită. Controalele proiectului pot varia în funcție de industrie și organizații, dar oferă întotdeauna o modalitate de a finaliza un proiect de succes și de a oferi beneficii în ceea ce privește costul, timpul și performanța.

Ce sunt controalele de proiect?

Controalele de proiect sunt un set de instrumente, procese și abilități ale oamenilor care sunt utilizate împreună pentru a ajuta managerii de proiect să aibă informațiile potrivite, la momentul potrivit, pentru a lua decizia corectă.

Pentru definiția tehnică, există biblia privind managementul proiectelor a Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), care afirmă: „Controalele de proiect sunt procesele de colectare a datelor, management și procese analitice utilizate pentru a prezice, înțelege și influența în mod constructiv timpul și costul. rezultatele unui proiect sau program; prin comunicarea informațiilor în formate care să ajute managementul eficient și luarea deciziilor.”

Gândiți-vă la controalele de proiect ca la mecanismul care menține un proiect în termen atunci când planificați și executați, menținând costurile în limita bugetului. De fapt, funcționează pe parcursul întregului ciclu de viață al unui proiect.

În managementul proiectelor, controalele de proiect se referă la următoarele:

• Strategia proiectului
• Metodologie
• Programa
• Costurile estimate
• Managementul riscului
• Documentatia proiectului
• Supraveghere generală
• Calitate
• Resurse

Totul este despre colectarea și gestionarea datelor, găsirea tendințelor în acele informații, raportarea progresului și apoi punerea în practică a ceea ce ați învățat.

Există profesioniști în controlul proiectelor care sunt responsabili pentru managerul de proiect, dar ating întreaga echipă de proiect. Acest lucru se datorează faptului că controalele de proiect ajută la ghidarea managerului de proiect în luarea unor decizii informate și responsabile.

De ce sunt importante controalele proiectului?

Sfera de aplicare a controalelor de proiect este mare într-un proiect: numai asta ar trebui să semnifice importanța acestuia. Întregul scop al unui manager de proiect este de a controla proiectul, de la început până la finalizare. Gestionarea face parte din titlul postului, iar controalele proiectelor sunt doar un alt mijloc în acest scop.

De fapt, controalele proiectului sunt cheia unui plan de proiect puternic. Înainte de execuție, trebuie să existe un plan solid, iar controalele proiectului ajută la alinierea întregului proiect cu obiectivele strategice mai mari ale organizației. Aceasta înseamnă economisirea de timp și bani pentru proiect și organizație.

În plus, controalele de proiect ajută la răspunsul la întrebări importante despre proiect. De exemplu, cât va costa proiectul, cât va dura să fie finalizat și care este valoarea sau calitatea pe care o va oferi proiectul?

Implementarea controalelor de proiect

Am discutat despre controalele proiectului în abstract. Știm ce sunt și de ce sunt importante, dar cum rămâne cu aplicarea lor la managementul proiectelor din viața reală? După cum s-a menționat, ele se încadrează în fiecare aspect al ciclului de viață al unui proiect. Să aruncăm o privire mai atentă pentru a vedea cum.

Planificarea proiectului

Controalele proiectului sunt necesare la începutul proiectului, pe măsură ce vă faceți programul, formați o echipă, defalcați sarcinile, identificați părțile interesate și vă dați seama care este obiectivul proiectului. Este în estimarea costurilor și a duratei proiectului unde controalele sunt esențiale. Aceste două constrângeri sunt unele dintre cele mai mari riscuri pentru proiectul dumneavoastră. Prin urmare, este esențial pentru a face estimări precise.

Dezvoltarea proiectului

Acesta este punctul în care cauciucul este pe cale să iasă pe drum. Estimările costurilor sunt dezvoltate în bugete, iar estimările de timp devin programe de proiect. În această etapă a proiectului, controalele proiectului sunt extrem de necesare.

Aceștia ajută la monitorizarea și raportarea asupra planului și programului proiectului. Cu cât proiectul controlează mai bine, cu atât mai rapid se poate identifica când un proiect este în afara cursului. Același lucru este valabil și pentru monitorizarea cheltuielilor, performanței și bugetelor. Controalele de proiect funcționează, de asemenea, cu planul dvs. de management al riscurilor pentru a recunoaște riscurile pentru costul și programul proiectului.

Implementarea proiectului

Executarea proiectului înseamnă menținerea echipei concentrată pentru a preveni alunecarea din program și epuizarea bugetului. Pentru a face acest lucru este nevoie de o monitorizare și urmărire precisă a progresului.

Controalele proiectelor acționează ca un mijloc de a identifica când există probleme și blocaje. Indiferent dacă echilibrați alocarea resurselor pentru a se potrivi cu capacitatea echipei sau probleme de calitate, aveți nevoie de controale de proiect pentru a defalca datele despre orele de lucru ale echipei în raport cu bugetul cheltuit și mai mult pentru a vedea unde există probleme și a le rezolva rapid.

Închiderea Proiectului

Sfârșitul proiectului nu este, desigur, livrabile de succes și părți interesate mulțumite. Există o mulțime de documente de legat, echipe de renunțat sau realocate și, firește, controale de proiect pentru a aduna informații despre performanță. Această ultimă bucată de curățenie înainte de a pune proiectul pe raft este ca o autopsie pentru a vedea ce a funcționat și ce nu, așa că următorul proiect poate beneficia de ceea ce ai învățat.

Partea Oameni din Controalele proiectului

Controalele proiectelor sunt o combinație de multe lucruri. Dar le puteți împărți în două grupuri: instrumente de management de proiect și oameni. Instrumentele vor fi abordate în secțiunea următoare. Deocamdată, să ne concentrăm pe oameni: managerul de proiect și echipa de proiect.

După cum s-a menționat, controalele proiectului se referă la gestionarea domeniului, costurilor și calendarului proiectului. Aceasta înseamnă că aveți managerul de proiect, echipa, datele și gestionarea revizuirii și schimbărilor potrivite. Echipa ar trebui să fie formată cu lucrători pricepuți și cu experiență, care au experiență și cunoștințe cu privire la modul de a face munca care le este atribuită. Sunt un control al proiectului și adesea primul set de ochi asupra problemelor care apar în proiect. Un manager de proiect este la fel de bun ca echipa pe care o conduce. Atât managerii de proiect, cât și echipele trebuie să fie mereu atenți la amploarea proiectului, unul dintre principalii vinovați pentru că proiectele își pierd controlul.

Controale de proiect cu ProjectManager

Oamenii sunt cheia unui bun management de proiect, iar instrumentele bune de management de proiect sunt cheia pentru a-i ajuta pe acești oameni să lucreze mai bine. ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, care oferă managerilor de proiect transparența de care au nevoie pentru a implementa mai bine controalele de proiect.

Cu diagramele Gantt premiate, managerii de proiect pot planifica fiecare sarcină de proiect și pot desemna responsabili. Pe măsură ce sarcinile sunt finalizate, progresul se actualizează în timp real, iar managerii se pot asigura că totul decurge conform planului. Dacă este necesar, acele sarcini pot fi reatribuite pentru ca proiectul să funcționeze fără probleme.

Foile de pontaj pentru a urmări mai bine evoluția echipei și a sarcinilor atunci când proiectul este executat. Echipele raportează cât timp petrec unei sarcini, ceea ce vă permite să detectați rapid orice anomalie sau sarcini consumatoare de timp. Dacă o sarcină durează prea mult, încercați funcția de sarcină de lucru. Funcția de sarcină de lucru îi ajută pe managerii de proiect să mențină echilibrul volumului de lucru al echipei. Puteți vedea dacă membrii echipei sunt sub sau supraalocați și, dacă da, realocați și reatribuiți pentru a menține munca să avanseze fără probleme.

Tabloul de bord ProjectManager ar putea fi cea mai esențială caracteristică pentru controalele proiectului, deoarece vă ține la curent cu progresul proiectului pe măsură ce se întâmplă. Urmărind șase valori ale proiectului, cum ar fi variația, sănătatea și sarcinile, știți unde se află proiectul oricând și oriunde. Pentru mai multe detalii, utilizați funcția de raportare cu un singur clic a ProjectManager. Aceste rapoarte personalizabile pot fi filtrate pentru analize profunde de date sau actualizări mai generale de progres pentru prezentările părților interesate.

ProjectManager este mai mult decât un instrument de control al proiectului; se adresează tuturor nevoilor dvs. de management de proiect. Software-ul bazat pe cloud este accesibil oriunde și în orice moment, ceea ce facilitează gestionarea echipelor de la distanță și oferă tuturor membrilor echipei o platformă de colaborare pentru a lucra împreună mai productiv. Managerii de proiect pot controla planificarea, monitorizarea și raportarea proiectelor lor și pot menține părțile interesate la curent. Vedeți cum vă poate ajuta următorul proiect, încercând gratuit software-ul nostru.