プロジェクト コントロール: クイック ガイド

プロジェクトで何か悪いことが起こる場合、それは時間、コスト、または範囲に関連している可能性があります。 プロジェクト マネージャーはこのことを十分に認識しており、負のリスクとその潜在的な影響を回避するために計画に多くの時間を費やしています。 プロジェクトのリスクを軽減できるツールは数多くありますが、プロジェクト コントロールと呼ばれるスキルも必要です。

名前が示すように、プロジェクト管理とは、プロジェクトを管理し、予算や期限を超えないようにすることです。 プロジェクト管理は、業界や組織によって異なりますが、プロジェクトを成功に導き、コスト、時間、パフォーマンスにメリットをもたらす方法を常に提供します。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理は、プロジェクト マネージャーが適切なタイミングで適切な情報を入手して適切な意思決定を行うのに役立つ一連のツール、プロセス、および人材スキルです。

技術的な定義については、Project Management Institute のプロジェクト管理のバイブルである Project Management Body of Knowledge (PMBOK) があり、次のように述べられています。プロジェクトまたはプログラムの成果。 効果的な管理と意思決定を支援する形式で情報を伝達することを通じて。」

プロジェクト管理は、計画および実行時にプロジェクトをスケジュールどおりに維持し、コストを予算内に抑えるメカニズムと考えてください。 実際、プロジェクトのライフサイクル全体で機能します。

プロジェクト管理では、プロジェクト管理は以下に対処します。

• プロジェクト戦略
• 方法論
• スケジュール
• 費用の見積もり
• 危機管理
• プロジェクト文書
• 一般的な監督
• 品質
• 資力

データの収集と管理、その情報の傾向の発見、進捗状況の報告、学んだことの実践がすべてです。

プロジェクトマネージャーを担当するプロジェクト管理の専門家がいますが、彼らはプロジェクトチーム全体に影響を与えます。 これは、プロジェクト管理が、プロジェクト マネージャーが情報に基づいた説明責任のある決定を下す際の指針となるからです。

プロジェクト管理が重要な理由

プロジェクト管理の範囲はプロジェクト内で大きく、それだけでもその重要性を意味するはずです。 プロジェクトマネージャーの全体的な目的は、プロジェクトの開始から完了までを管理することです。 管理は役職の一部であり、プロジェクト管理はそのためのもう 1 つの手段です。

実際、プロジェクト管理は強力なプロジェクト計画の鍵です。 実行する前に、しっかりした計画を立てる必要があります。プロジェクト管理は、プロジェクト全体を組織のより大きな戦略的目標に合わせるのに役立ちます。 これは、プロジェクトと組織の時間とお金を節約することを意味します。

さらに、プロジェクト管理は、プロジェクトに関する重要な質問に答えるのに役立ちます。 たとえば、プロジェクトの費用、完了までにかかる時間、プロジェクトがもたらす価値や品質は何か?

プロジェクト管理の実装

プロジェクト管理については、抽象的に説明してきました。 それらが何であり、なぜ重要なのかはわかっていますが、実際のプロジェクト管理に適用するにはどうすればよいでしょうか? 前述のように、それらはプロジェクトのライフ サイクルのあらゆる側面に適合します。 その方法を詳しく見てみましょう。

プロジェクト計画

プロジェクト管理は、プロジェクトの開始時にスケジュールを作成し、チームを編成し、タスクを分類し、利害関係者を特定し、プロジェクトの目的を把握するときに必要です。 コントロールが不可欠なのは、プロジェクトのコストと期間の見積もりです。 これら 2 つの制約は、プロジェクトにとって最大のリスクの一部です。 したがって、正確な見積もりを行うことが重要です。

プロジェクト開発

これがゴムが路面に当たりそうなポイントです。 コストの見積もりは予算に発展し、時間の見積もりはプロジェクトのスケジュールになります。 プロジェクト管理が強く必要とされるのは、このプロジェクト フェーズの間です。

プロジェクトの計画とスケジュールの監視と報告に役立ちます。 プロジェクト管理が改善されればされるほど、プロジェクトが軌道から外れていることをより迅速に特定できます 同じことが、経費、パフォーマンス、および予算の監視にも当てはまります。 プロジェクト管理は、リスク管理計画とも連携して、プロジェクトのコストとスケジュールに対するリスクを認識します。

プロジェクトの実施

プロジェクトを実行するということは、チームの集中力を維持して、スケジュールのずれや予算の浪費を防ぐことを意味します。 これを行うには、進行状況の正確な監視と追跡が必要です。

プロジェクト管理は、問題やボトルネックがいつ発生するかを特定する手段として機能します。 チームのキャパシティまたは品質の問題に合わせてリソース割り当てのバランスをとるかどうかにかかわらず、プロジェクト管理は、チームの作業時間と費やした予算などのデータを分析して、どこに問題があるかを確認し、迅速に解決する必要があります。

プロジェクトの終了

もちろん、プロジェクトの最後は、成功した成果物と満足した利害関係者ではありません。 多くの事務処理が必要であり、チームを放棄または再割り当てし、当然のことながら、パフォーマンスに関する情報を収集するためのプロジェクト管理があります。 プロジェクトを棚に置く前のこの最後の大掃除は、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを確認するための事後分析のようなものです。したがって、次のプロジェクトは、学んだことから利益を得ることができます。

プロジェクト管理の人の部分

プロジェクト管理は、多くのものの組み合わせです。 しかし、プロジェクト管理ツールと人という 2 つのグループに分けることができます。 ツールについては、次のセクションで説明します。 ここでは、人々、つまりプロジェクト マネージャーとプロジェクト チームに焦点を当てましょう。

前述のとおり、プロジェクト管理とは、プロジェクトの範囲、コスト、およびタイムラインを管理することです。 つまり、適切なプロジェクト マネージャー、チーム、データ、レビュー、および変更管理を適切に配置する必要があります。 チームには、割り当てられた作業の実行方法に関する専門知識と知識を備えた熟練した経験豊富な作業員を配置する必要があります。 彼らはプロジェクトの管理者であり、多くの場合、プロジェクトで発生する問題を最初に監視します。 プロジェクトマネージャーは、彼らが率いるチームと同じくらい優れています. プロジェクト マネージャーとチームの両方が、プロジェクトの範囲に常に注意を払う必要があります。これは、プロジェクトがコントロールを失う主な原因の 1 つです。

ProjectManager によるプロジェクト コントロール

人々は優れたプロジェクト管理の鍵であり、優れたプロジェクト管理ツールは、人々がより良い仕事をするための鍵です。 ProjectManager はクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアで、プロジェクト マネージャーがプロジェクト管理をより適切に行うために必要な透明性を提供します。

受賞歴のあるガント チャートを使用して、プロジェクト マネージャーはすべてのプロジェクト タスクを計画し、担当者を指定できます。 タスクが完了すると、進行状況がリアルタイムで更新され、マネージャーはすべてが計画どおりに進んでいることを確認できます。 必要に応じて、これらのタスクを再割り当てして、プロジェクトを円滑に進めることができます。

プロジェクトの実行時にチームとタスクの進捗状況をより適切に追跡するためのタイムシート。 チームは、タスクに費やした時間を報告します。これにより、異常や時間のかかるタスクをすばやく見つけることができます。 1 つのタスクに時間がかかりすぎる場合は、ワークロード機能を試してください。 ワークロード機能は、プロジェクト マネージャーがチームのワークロードのバランスを保つのに役立ちます。 チーム メンバーの割り当てが不足しているか過剰に割り当てられているかを確認できます。割り当てられている場合は、再割り当てと再割り当てを行い、作業をスムーズに進めることができます。

ProjectManager ダッシュボードは、プロジェクトの進行状況を随時把握できるため、プロジェクト管理にとって最も重要な機能かもしれません。 差異、正常性、タスクなどの 6 つのプロジェクト メトリックを追跡することで、いつでもどこでもプロジェクトがどこにあるかがわかります。 詳細については、ProjectManager のワンクリック レポート機能を使用してください。 これらのカスタマイズ可能なレポートは、詳細なデータ ダイブや利害関係者のプレゼンテーションのためのより一般的な進捗状況の更新のためにフィルター処理できます。

ProjectManager は単なるプロジェクト管理ツールではありません。 プロジェクト管理のすべてのニーズに対応します。 クラウドベースのソフトウェアは、いつでもどこでもアクセスできるため、リモート チームの管理が容易になり、すべてのチーム メンバーがより生産的に共同作業するためのコラボレーション プラットフォームが提供されます。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの計画、監視、およびレポートを管理し、関係者を最新の状態に保つことができます。 ソフトウェアを無料で試して、次のプロジェクトにどのように役立つかを確認してください。