การควบคุมโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

หากมีสิ่งเลวร้ายเกิดขึ้นในโครงการ อาจเกี่ยวข้องกับเวลา ต้นทุน หรือขอบเขต ผู้จัดการโครงการตระหนักดีถึงเรื่องนี้และใช้เวลาส่วนใหญ่ในการวางแผนเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านลบและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น มีเครื่องมือมากมายที่สามารถลดความเสี่ยงในโครงการได้ แต่ก็ต้องใช้ทักษะในสิ่งที่เรียกว่าการควบคุมโครงการด้วย

ตามความหมายของชื่อ การควบคุมโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับการควบคุมโครงการและป้องกันไม่ให้เกินงบประมาณและกำหนดเวลา การควบคุมโครงการอาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและองค์กร แต่จะมีวิธีในการทำโครงการให้สำเร็จและให้ประโยชน์กับต้นทุน เวลา และประสิทธิภาพเสมอ

การควบคุมโครงการคืออะไร?

การควบคุมโครงการคือชุดเครื่องมือ กระบวนการ และทักษะด้านบุคคลที่ใช้ร่วมกันเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ในเวลาที่เหมาะสม เพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง

สำหรับคำจำกัดความทางเทคนิค มีพระคัมภีร์การจัดการโครงการของ Project Management Institute คือ Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ซึ่งระบุว่า: “การควบคุมโครงการคือการรวบรวมข้อมูล การจัดการ และกระบวนการวิเคราะห์ที่ใช้ในการทำนาย ทำความเข้าใจ และมีอิทธิพลอย่างสร้างสรรค์ต่อเวลาและต้นทุน ผลลัพธ์ของโครงการหรือโปรแกรม ผ่านการสื่อสารข้อมูลในรูปแบบที่ช่วยในการจัดการและตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ”

คิดว่าการควบคุมโครงการเป็นกลไกที่ช่วยให้โครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาเมื่อวางแผนและดำเนินการ โดยรักษาต้นทุนให้อยู่ในงบประมาณ อันที่จริง มันใช้งานได้ตลอดวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์

ในการจัดการโครงการ การควบคุมโครงการกล่าวถึงสิ่งต่อไปนี้:

• กลยุทธ์โครงการ
• ระเบียบวิธี
• กำหนดการ
• ประมาณการต้นทุน
• การบริหารความเสี่ยง
• เอกสารโครงการ
• การกำกับดูแลทั่วไป
• คุณภาพ
• ทรัพยากร

มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการรวบรวมและจัดการข้อมูล การค้นหาแนวโน้มในข้อมูลนั้น การรายงานความคืบหน้า จากนั้นนำสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ไปปฏิบัติ

มีผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมโครงการที่รับผิดชอบผู้จัดการโครงการ แต่พวกเขาสัมผัสทีมงานโครงการทั้งหมด นั่นเป็นเพราะการควบคุมโครงการช่วยชี้แนะผู้จัดการโครงการในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและรับผิดชอบ

เหตุใดการควบคุมโครงการจึงมีความสำคัญ

ขอบเขตของการควบคุมโครงการมีขนาดใหญ่ในโปรเจ็กต์ เพียงอย่างเดียวเท่านั้นที่บ่งบอกถึงความสำคัญของโครงการ วัตถุประสงค์ทั้งหมดของผู้จัดการโครงการคือการควบคุมโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น การจัดการเป็นส่วนหนึ่งของตำแหน่งงาน และการควบคุมโครงการเป็นอีกวิธีหนึ่งในการสิ้นสุดนั้น

อันที่จริง การควบคุมโครงการเป็นกุญแจสำคัญในการวางแผนโครงการที่แข็งแกร่ง ก่อนดำเนินการ ต้องมีแผนงานที่มั่นคง และการควบคุมโครงการช่วยจัดโครงการทั้งหมดให้สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่ใหญ่กว่าขององค์กร ซึ่งหมายถึงการประหยัดโครงการและองค์กรเวลาและเงิน

นอกจากนี้ การควบคุมโครงการยังช่วยตอบคำถามที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการอีกด้วย ตัวอย่างเช่น โครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร ใช้เวลานานแค่ไหนจึงจะแล้วเสร็จ และมูลค่าหรือคุณภาพที่โครงการจะมอบให้คืออะไร?

การใช้การควบคุมโครงการ

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับการควบคุมโครงการในบทคัดย่อ เรารู้ว่ามันคืออะไรและทำไมมันถึงสำคัญ แต่แล้วการนำสิ่งเหล่านี้มาใช้กับการจัดการโครงการในชีวิตจริงล่ะ? ดังที่กล่าวไว้ สิ่งเหล่านี้เข้ากับทุกแง่มุมของวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์ มาดูกันดีกว่าว่าทำอย่างไร

การวางแผนโครงการ

จำเป็นต้องมีการควบคุมโครงการในช่วงเริ่มต้นของโครงการ เมื่อคุณจัดกำหนดการ รวบรวมทีม แบ่งงาน ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และค้นหาว่าวัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร อยู่ในการประเมินต้นทุนและระยะเวลาของโครงการที่จำเป็นต้องมีการควบคุม ข้อจำกัดทั้งสองนี้เป็นความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับโครงการของคุณ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญในการประมาณการที่แม่นยำ

การพัฒนาโครงการ

ซึ่งเป็นจุดที่ยางกำลังจะชนถนน ประมาณการต้นทุนได้รับการพัฒนาเป็นงบประมาณและประมาณการเวลากลายเป็นกำหนดการของโครงการ ในช่วงของโครงการนี้จำเป็นต้องมีการควบคุมโครงการอย่างมาก

ช่วยในการติดตามและรายงานแผนงานและกำหนดการของโครงการ ยิ่งการควบคุมโครงการดีขึ้นเท่าใด ก็ยิ่งสามารถระบุได้เร็วกว่าเมื่อโครงการอยู่นอกเส้นทาง เช่นเดียวกับการตรวจสอบค่าใช้จ่าย ประสิทธิภาพ และงบประมาณ การควบคุมโครงการยังทำงานร่วมกับแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณเพื่อรับรู้ความเสี่ยงต่อต้นทุนและกำหนดการของโครงการ

การดำเนินโครงการ

การดำเนินโครงการหมายถึงการรักษาให้ทีมมีสมาธิเพื่อป้องกันการหลุดจากกำหนดการและทำให้งบประมาณของคุณเสียไป การทำเช่นนี้ต้องมีการตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าอย่างถูกต้อง

การควบคุมโครงการทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการระบุเมื่อมีปัญหาและคอขวด ไม่ว่าการจัดสรรทรัพยากรให้สมดุลเพื่อให้ตรงกับความสามารถของทีมหรือปัญหาด้านคุณภาพ คุณต้องมีการควบคุมโครงการเพื่อแยกย่อยข้อมูลเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานของทีมเทียบกับงบประมาณที่ใช้ไป และอื่นๆ เพื่อดูว่ามีปัญหาที่ใดและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ปิดโครงการ

การสิ้นสุดโครงการไม่ได้เป็นผลสำเร็จและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่พึงพอใจแน่นอน มีงานเอกสารมากมายที่ต้องผูกมัด ทีมที่ต้องละทิ้งหรือมอบหมายใหม่ และโดยธรรมชาติแล้ว การควบคุมโครงการเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพ การทำความสะอาดบ้านชิ้นสุดท้ายนี้ก่อนวางโปรเจ็กต์บนชั้นวางเป็นเหมือนการชันสูตรพลิกศพเพื่อดูว่าอะไรได้ผลและไม่ได้ผล ดังนั้นโปรเจ็กต์ต่อไปจะได้ประโยชน์จากสิ่งที่คุณได้เรียนรู้

ส่วนคนของการควบคุมโครงการ

การควบคุมโปรเจ็กต์เป็นการผสมผสานหลายๆ อย่างเข้าด้วยกัน แต่คุณสามารถแบ่งพวกเขาออกเป็นสองกลุ่ม: เครื่องมือการจัดการโครงการและผู้คน เครื่องมือจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป สำหรับตอนนี้ มาเน้นที่ผู้คน: ผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการ

ตามที่ระบุไว้ การควบคุมโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการขอบเขตโครงการ ต้นทุน และไทม์ไลน์ นั่นหมายถึงการมีผู้จัดการโครงการ ทีมงาน ข้อมูล และการตรวจสอบและการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสม ทีมงานควรจะมีพนักงานที่มีทักษะและประสบการณ์ที่มีความเชี่ยวชาญและความรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานที่ได้รับมอบหมาย พวกเขาเป็นผู้ควบคุมโครงการและมักเป็นชุดแรกในประเด็นที่เกิดขึ้นในโครงการ ผู้จัดการโครงการจะดีพอๆ กับทีมที่พวกเขาเป็นผู้นำเท่านั้น ทั้งผู้จัดการโครงการและทีมจะต้องตื่นตัวต่อขอบเขตของโครงการ ซึ่งเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของโครงการที่สูญเสียการควบคุม

การควบคุมโครงการด้วย ProjectManager

คนเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการโครงการที่ดีและเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีเป็นกุญแจสำคัญในการช่วยให้คนเหล่านั้นทำงานได้ดีขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีความโปร่งใสที่จำเป็นในการดำเนินการควบคุมโครงการให้ดียิ่งขึ้น

ด้วยแผนภูมิแกนต์ที่ได้รับรางวัล ผู้จัดการโครงการสามารถแมปงานทุกโครงการและกำหนดผู้รับมอบหมายได้ เมื่องานเสร็จสิ้น การอัปเดตความคืบหน้าในแบบเรียลไทม์ และผู้จัดการสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน หากจำเป็น สามารถมอบหมายงานเหล่านั้นใหม่เพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น

แผ่นเวลาเพื่อติดตามความคืบหน้าของทีมและงานได้ดีขึ้นเมื่อดำเนินโครงการ ทีมจะรายงานว่าพวกเขาใช้เวลากับงานมากเพียงใด ซึ่งช่วยให้คุณตรวจจับความผิดปกติหรืองานที่ต้องใช้เวลามากได้อย่างรวดเร็ว หากงานหนึ่งใช้เวลานานเกินไป ให้ลองใช้คุณสมบัติภาระงาน คุณลักษณะภาระงานช่วยให้ผู้จัดการโครงการรักษาภาระงานของทีมให้สมดุล คุณสามารถดูได้ว่าสมาชิกในทีมต่ำกว่าหรือได้รับการจัดสรรโดยรวม และหากเป็นเช่นนั้น ให้จัดสรรใหม่และมอบหมายใหม่เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น

แดชบอร์ด ProjectManager อาจเป็นคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดสำหรับการควบคุมโครงการ เนื่องจากช่วยให้คุณทราบความคืบหน้าของโครงการทันทีที่เกิดขึ้น การติดตามเมตริกโครงการ 6 รายการ เช่น ความแปรปรวน ความสมบูรณ์ และงาน คุณจะทราบว่าโครงการอยู่ที่ใดทุกที่ทุกเวลา สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ใช้คุณลักษณะการรายงานแบบคลิกเดียวของ ProjectManager รายงานที่ปรับแต่งได้เหล่านี้สามารถกรองข้อมูลเชิงลึกหรืออัปเดตความคืบหน้าทั่วไปสำหรับการนำเสนอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ProjectManager เป็นมากกว่าเครื่องมือควบคุมโครงการ มันตอบสนองทุกความต้องการในการจัดการโครงการของคุณ ซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และทุกเวลา ซึ่งทำให้การจัดการทีมระยะไกลทำได้ง่ายขึ้น และให้สมาชิกในทีมทุกคนมีแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ผู้จัดการโครงการสามารถควบคุมการวางแผน การเฝ้าติดตาม และการรายงานเกี่ยวกับโครงการของตน และทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตอยู่เสมอ ดูว่ามันสามารถช่วยโครงการต่อไปของคุณได้อย่างไรโดยลองใช้ซอฟต์แวร์ของเราฟรี